Organizational Behavior Komunikasi dan keputusan kelompok M-6 Tony Soebijono

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.  Kendala utama dalam berkomunikasi adalah  pemaknaan yang berbeda terhadap lambang yang sama / persepsi Tony Soebijono

Definisi komunikasi Process of transmitting meaningful symbols between individual < William Albig > Process of passing information and understanding from one person to another < Keith Davis > Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown) Tony Soebijono

PENTINGNYA BERKOMUNIKASI DENGAN JELAS “WE CANNOT NOT COMMUNICATE” (Bateson, 1972) Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Fakta : Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka untuk berkomunikasi – menulis, membaca, berbicara, mendengar Komunikasi yang buruk merupakan sumber konflik antar personal Sebuah ide betapapun hebatnya tidak berguna hingga dapat disampaikan dan dipahami orang lain KESIMPULAN : Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman Makna Tony Soebijono

MISKOMUNIKASI “Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal” Tony Soebijono

FUNGSI, PROSES DAN ARAH KOMUNIKASI Kontrol Motivasi Ekspresi Emosi Informasi Tony Soebijono Sumber : Richard D. Irwin 1976

PROSES KOMUNIKASI Sumber : D.K. Berlo, Process of Communication, 1960 Tony Soebijono Sumber : D.K. Berlo, Process of Communication, 1960

ARAH KOMUNIKASI Sumber : R.L. Simpson. 1959 Ke Bawah Ke Atas Lateral (horizontal) Contoh : Instruksi, Arahan kerja,Informasi kebijakan dan prosedur kerja Contoh : Feedback, Kuesioner Contoh : Antar Individu yang setara. Tony Soebijono Sumber : R.L. Simpson. 1959

KOMUNIKASI ANTAR PERSONAL Lisan Tertulis Non Verbal Sarana Utama Komunikasi Contoh : Pidato, diskusi, desas-desus informal Komunikasi dalam bentuk tulisan/simbol Contoh : Memo, Fax, email, buletin. Pelengkap Komunikasi Meliputi gerakan tubuh, intonasi, mimik, jarak fisik Tony Soebijono Sumber : Robbins. 2007

KOMUNIKASI ORGANISASI Formal Jaringan Rantai Jaringan Roda Seluruh Saluran Informal (grapevine) Berbantuan Komputer Email Instant Messaging Video Conference Intranet / Ekstranet Knowledge Management Tony Soebijono Sumber : Robbins, 2007

PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI Laporan formal, buletin Pidato yg direkam sebelumnya Kelompok kerja Pidato langsung Konferensi video Kekayaan saluran rendah Kekayaan saluran tinggi Memo, surat E-mail Voice mail Percakapan Telepon Percakapan tatap muka Tony Soebijono Sumber : Robbins, 2007 hal 26

HAMBATAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Hambatan Komunikasi Penyaringan / Filtering Persepsi Selektif Kelebihan Informasi Emosi Bahasa Kesulitan Komunikasi Tony Soebijono Sumber : Robbins, 2007

Kategori komunikasi 1. Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama. 2. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi. Tony Soebijono

Kategori komunikasi 3. Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik. Tony Soebijono

Mengapa komunikasi sulit ? Karena: - Beda latar belakang - Beda tingkat pendidikan - Beda pengalaman / paradigma - Beda pekerjaan, kebutuhan - Beda kedudukan - Beda gaya …..Dsb. Tony Soebijono

Meningkatkan komunikasi TERBUKA MENDENGAR KONFIRMASI ( 2 Ways ) EMPHATY NON VERBAL Tony Soebijono

Tips mendengarkan dengan baik Berhenti berbicara Hilangkan Ketegangan Tunjukkan Perhatian Anda Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian. Tunjukkan Empathy Bersikaplah Sabar Tidak Bersikap Emosional Ajukan pertanyaan secara kritis Tony Soebijono

Komunikasi non vebal BAHASA TUBUH BAHASA MIMIK / WAJAH BAHASA ISYARAT INTONASI Tony Soebijono

Body Language Tony Soebijono

What are These Facial Expression Saying ? Tony Soebijono

Eye Behavior to Express Emotions Tony Soebijono

Proses keputusan kelompok Proses kelompok adalah satu set dari langkah – langkah yang diikuti oleh kelompok tersebut sebagai keterlibatan dalam aktivitas pemecahan masalah. Proses kelompok dapat diklasifikasikan menjadi synthetic, interactive, dan silent reflective . Tony Soebijono

1. Synthetic group process Metode ini mengumpulkan judgment dari orang – orang tanpa bertemu muka. Dua cara dapat dilakukan yaitu melalui: pendekatan survey dan teknik Delphi. Tony Soebijono

Survey dapat dilakukan kepada decision maker atau staf. a. Survey. Survey dapat dilakukan kepada decision maker atau staf. Survey kepada decision maker digunakan untuk melihat seberapa besar keahlian atau kekuatan , kedalam dan keluar organisasi , untuk menindaklanjuti pilihan. b. Teknik Delphi Survey Delphi adalah meminta dan membandingkan pendapat ( Dalky, 1967) Survey Delphi dilakukan dengan menggunakan kuesioner Awal dari kuesioner Delphi menanyakan pertanyaan terbuka dan kuesioner selanjutnya dibangun untuk merespon kuesioner sebelumnya. Tony Soebijono

2. Interactive group process. Traditional face to face Mempunyai format diskusi konvensional. Diskusi bebas – mengalir, terbuka dan kemudian diakhiri b Brainstorming Group Branstorming group adalah interacting groups yang digunakan untuk membangun ide . Pimpinan menantang grup untuk menumbuhkan ide, mengundang ide baru dan modifikasi ide. Tony Soebijono

3. Silent reflective Proses refleksi diam dianjurkan untuk mengatasi kendala-kendala terhadap partisipasi kelompok dan untuk mendorong pertimbangan bijaksana tentang tugas pengambilan keputusan. Beberapa proses kelompok yang menggunakan refleksi diam yaitu: teknik nominal group (Delbecq dan Van de Ven, 1971), brainwriting (Gueschka, Shaude, dan Schlicksupp, 1975), teknik nominal-interacting (atau NT) (Souder, 1980), dan teknik kiva. Tony Soebijono

a. Nominal Group Technique (NGT). Kegiatan kelompok ditujukan untuk mengidentifikasi kriteria atau menetapkan norma-norma, untuk memperoleh informasi, dan untuk menentukan pilihan-pilihan solusi. Empat langkah teknik kelompok nominal (NGT) : Mencatat ide-ide dengan diam; Mendaftarkan ide-ide, bergiliran tiap anggota, hingga ide-ide itu habis; Mendiskusikan ide-ide tersebut untuk mengkonsolidasikan daftar tersebut dan membagi informasi tentang manfaat dari masing-masing ide; Memberikan suara (voting) untuk menyeleksi atau menentukan prioritas. Tony Soebijono

b. Brainwriting Technique Proses brainwriting (Nutt, 1984c) : Pemimpin memprakarsai suatu sidang pengambilan-keputusan kelompok dengan menaruh lembaran kertas yang mengandung beberapa isyarat tertulis (misalnya, ide-ide yang terfokus pada perhatian kelompok). Para peserta diminta untuk mengambil selembar, membacanya, dan menambahkan ide-ide mereka. Apabila para anggota kehabisan ide, atau menginginkan rangsangan ide orang lain, maka mereka dapat menukarkan daftar yang ada pada mereka dengan satu di tengah-tengah meja tersebut. Setelah meninjau daftar baru, ide-ide ditambahkan dan prosedur itu dilanjutkan hingga ide-ide habis. Tony Soebijono

c. Nominal-Interacting Technique. Rapat kelompok diselenggarakan menggunakan langkah-langkah Nominal Group Technik (NGT) atau brainwriting dan diselingi proses lobbying untuk saling berbagi pandangan. Proses Nominal-Interacting Technique adalah sebagai berikut : Babak 1 : Langkah 1 : Pendaftaran reflektif diam (NGT atau brainwriting) Langkah 2 : Pencatatan round-robin Langkah 3 : Anteroom lobbying Langkah 4 : Diskusi kelompok Langkah 5 : Anteroom lobying Langkah 6 : Prioritisasi Awal Langkah 7 : Diskusi anteroom Langkah 8 : Prioritisasi akhir Babak 2 : Ulangi langkah 3 sampai 8 pada hari lainnya. Tony Soebijono

d. Kiva Technique. Proses kiva ditemukan oleh orang Indian untuk mengambil keputusan-keputusan suku yang penting. Proses kiva dimulai dengan badan pengambil keputusan utama, misalnya para ketua suku,  pengambilan keputusan pendahuluan. 2. Badan utama ini dikelilingi oleh beberapa cincin (ring) para anggota suku yang mendengarkan diskusi tersebut. 3. Setelah diskusi, dewan suku pindah ke cincin luar (outer ring) dan semua anggota lainnya memindahkan satu ring ke arah pusat 4. Proses ini berulang hingga dewan suku berada lagi dalam cincin tengah tersebut. Para ketua suku, dibantu dengan refleksi-refleksi lainnya, kemudian mempertimbangkan kembali keputusan-keputusan mereka setelah memperhatikan usulan refleksi. Tony Soebijono

thx Tony Soebijono