Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Disampaikan Dalam Kegiatan Diklat Kearsipan, di Unit Arsip IPB Darmaga Bogor Selasa, 04 November 2014 SILVIA Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor

Materi yang akan kita bahas : Pengertian Arsip Jenis-Jenis Arsip Proses dan Prinsip Pengelolaan Pengertian Arsip Inaktif Penyimpanan Arsip Inaktif Sarana Penemuan Kembali Pelayanan dan Peminjaman Penyusutan

DASAR DASAR HUKUM KEARSIPAN Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Uandang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Surat Edaran Ketua BEPEKA Nomor 1.1263 / ED / 11 / 1971 Jo SE BEPEKA Nomor 321/5/4/1974, tanggal 14 April 1971, tentang Pemusnahan Dokumen-dokumen Tata Keuangan Negara. Keputusan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN Nomor 01/2000 dan 22/2000, tanggal 10 Mei 2000, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 18 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Lanjutan ...... 3

Lanjutan....... Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 39 Tahun 2013 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 18 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Peraturan Daerah Kota Bogor Nomor 7 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor. 4

Arsip terbagi dalam beberapa jenis : Arsip Dinamis; Arsip Vital; Pengertian Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip terbagi dalam beberapa jenis : Arsip Dinamis; Arsip Vital; Arsip Aktif; Arsip In Aktif; Arsip Statis; Arsip Terjaga; dan Arsip Umum 5

Pengertian : Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip In Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6

Arsip Umum adalah Arsip yang tidak masuk dalam kategori arsip terjaga. Pengertian : Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan; Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya; dan Arsip Umum adalah Arsip yang tidak masuk dalam kategori arsip terjaga. 7

PROSES PENGELOLAAN ARSIP Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) ARSIP DINAMIS Arsip yang memiliki Nilai Guna Kesejarahan, telah habis retensinya, telah diverifikasi oleh ANRI/Lembaga Kearsipan Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun ( ARSIP INAKTIF ) ARSIP STATIS Sebagian arsip dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna 8

Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi : Arsip Vital; Arsip Aktif; dan Arsip In Aktif. Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip Pengelolaan Arsip Statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan. Pencipta Arsip adalah Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis 9

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan : Kepastian Hukum; Lembaga Kearsipan adalah Lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan : Kepastian Hukum; Keautentikan dan Keterpercayaan; Keutuhan; Asal Usul (Principle of Provenance); Aturan Asli (Principle of Original Order); Keamanan dan Keselamatan; Keprofesionalan; Keresponsifan; Keantisipatifan; Kepartisipatifan; 10

Akuntabilitas; Kemanfaatan; Aksesibilitas; dan Kepentingan Umum. 11

PENGERTIAN ARSIP INAKTIF Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun (Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan) (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.)

PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Prinsip asal-usul (provenance) adalah ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip yang harus memperhatikan lembaga pencipta arsip sebagai provenance. Penerapan prinsip provenance berarti tidak mencampuradukkan antara arsip yang berasal dari unit/lembaga pencipta yang satu dengan lainnya.

Sarana dan Prasarana Kearsipan : 2. Prinsip Aturan Asli (original order) adalah ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip yang harus sesuai dengan sistem penataan ketika arsip masih aktif atau ketika arsip masih dalam proses pelaksanaan administrasi. Sarana dan Prasarana Kearsipan : 1. Gedung Depo / Ruang Simpan 2. Roll Opek 3. Rak Arsip 4. Boks Arsip 5. Fielling Cabinet 6. Fielling Kartu

MENENTUKAN FASILITAS RUANG PENYIMPANAN Pilihan Utamanya Menggunakan ruangan yang ada di dalam gedung kantor yang sesuai untuk ruang penyimpanan arsip. Ruang seperti ini cocok untuk organisasi yang memiliki kuantitas volume arsip yang relatif tidak banyak; dapat juga digunakan untuk untuk ruang penyimpanan sementara arsip semi-aktif yang tidak sering diakses tetapi perlu disimpan di gedung yang sama untuk temu balik secara cepat Menyewa fasilitas ruang penyimpanan arsip dalam ruang gudang tersendiri yang lebih murah daripada disimpan di gedung kantor. Fasilitas ruang penyimpanan tersebut sering disebut sebagai pusat arsip inaktif (records centre). Pusat arsip inaktif seperti itu dapat menyimpan volume arsip yang besar dengan staf yang bekerja penuh setiap hari, menyediakan ruang penyimpanan, layanan temu balik dengan staf yang terlatih, serta menyediakan fasilitas bagi organisasi yang akan mengurus arsipnya sendiri

Sasaran Utama Pusat Arsip Inaktif (Records Centre) Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah memasuki masa inaktif Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila diperlukan) Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang ada dalam suatu organisasi

Informasi yang perlu Dikumpulkan Berapa volume arsip yang akan disimpan dan bagaimana pertumbuhannya? Memperkirakan pertumbuhan sangat sulit – beberapa organisasi berkembang dan pada tingkat yang mengkhawatirkan akan mengalami merger, diambil alih dan mengalami perubahan pasar Jenis arsip apa yang akan disimpan? Kertas, microfilm, media komputer, slides, foto, rancangan? Kondisi lingkungan yang bagaimana (misalnya suhu dan tingkat kelembaban) yang diperlukan untuk jenis arsip yang berbeda Seberapa sering arsip diperlukan? Berapa rata-rata perkiraan temu balik? Seberapa cepat arsip ditemukan kembali baik dalam situasi rutin maupun situasi penting?

Seberapa sering pengguna mencari berbagai arsip/informasi atau dapatkah mereka menemukan berkas atau magnetic tape atau item lain secara tepat? Tingkat keamanan yang seperti apa yang diperlukan oleh arsip?Apakah ada perbedaan tingkatan kerahasiaan arsip? Tingkat layanan seperti apa yang diperlukan? Apakah ruang penyimpanan arsip yang sederhana dan layanan temu balik yang sesuai atau apakah organisasi memerlukan layanan lain juga, misalnya temu balik arsip atau informasi tertentu dari arsip Berapa lama arsip perlu disimpan? Bagaimana perbandingan arsip yang bernilaiguna panjang

Rak Bergerak (Mobile Shelving) Rak bergerak merupakan pilihan yang baik untuk menyimpan arsip inaktif dengan volume yang kecil

Tangga Tangga harus memenuhi standar keamanan. Tangga sebaiknya mudah dipindahkan dan masuk ke lorong. Juga, sebaiknya tangga mempunyai tempat di atasnya untuk menempatkan dan memilih boks Boks Boks arsip harus sesuai dengan standar yang telah dikeluarkan oleh ANRI dalam Keputusan Kepala ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip Ukuran Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm) Boks arsip kecil 37 9 27 Boks arsip besar 19

Bok berisi arsip yang siap dipindahkan

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF Persiapan Penataan Penerimaan Penataan arsip inaktif mencakup kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip inaktif melalui proses identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, pemberkasan/pengelompokan arsip

4) Pendeskripsian Arsip Pemberkasan Pemberkasan ulang arsip dilaksanakan jika pada waktu arsip inaktif dalam kondisi tidak teratur 4) Pendeskripsian Arsip Pendeskripsian arsip dilakukan setiap jenis/series arsip, oleh karena itu sebelum dilakukan pendeskripsian terlebih dahulu dilaksanakan pemberkasan arsip Catatan: Pendeskripsian terhadap setiap lembaran arsip hanya dilakukan terhadap arsip yang benar-benar sudah terpisah dan tidak dapat dikelompokkan menjadi file atau jenis/series arsip

Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman atau mencatat informasi tertentu pada arsip ke dalam kartu deskripsi ukuran 15 x 10 cm, minimal meliputi unsur-unsur: a) bentuk redaksi b) isi ringkas c) tahun d) tingkat perkembangan e) jumlah arsip f) keterangan

Contoh kartu deskripsi Laporan (a) Hasil Briefing staf (b) 2005-2010 (c) Asli (d) 1 sampul (e) n.b. kertas kuning (f)

Pembuatan skema pengaturan/penataan arsip  merupakan kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokkan kartu deskripsi arsip secara sistematis dan logis berdasarkan data arsipnya (berdasarkan fungsi organisasi atau klasifikasi arsip). Pengelompokan kartu sesuai skema dan diberi nomor definitif/tetap dilanjutkan dengan menyatukan fisik arsip dalam satu folder/map dan diberi nomor tetap sesuai pada kartu deskripsi. 6) Memasukkan arsip ke dalam boks dan pelabelan

Pembuatan Daftar Arsip Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dalam Daftar Arsip (DA). DA memuat nomor berkas, deskripsi (seri/jenis arsip), tahun, jumlah, tingkat perkembangan, nomor boks dan keterangan/status

PENATAAN ARSIP

Pemeliharaan Arsip Inaktif Dalam melakukan penyimpanan arsip, Pusat Arsip juga harus melakukan pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip. Pemeliharaan arsip meliputi: Melengkapi alat deteksi panas, asap & pemadam api di ruang Pusat Arsip serta water hydrant di luar gedung Pusat Arsip Menjaga sirkulasi & kelembaban udara di ruang simpan Menghindari sinar langsung ultra violet/cahaya matahari Menaburkan kapur barus pada rak-rak arsip Membersihkan arsip & rak-rak arsip dari debu/kotoran lain secara berkala Melakukan termite / rodent control secara berkala Dilarang merokok, makan & minum di Pusat Arsip 29

Sarana Penemuan Kembali: - Daftar Arsip Inaktif Pelayanan dan Penggunaan Kewenangan Penggunaan Arsip Inaktif 1) Arsip inaktif hanya digunakan untuk kepentingan dinas 2) Kewenangan penggunaan arsip inaktif didasarkan atas tinggi rendahnya jabatan dan atau tugas dan fungsi 30

PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN ARSIP INAKTIF Permintaan Pencarian Penggunaan tanda keluar (out indicator) Pencatatan Pengambilan/pengantaran Pengendalian  berapa lama arsip dipinjam Penyimpanan kembali 31

a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 Penyusutan Arsip adalah merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; c) Penyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 32

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif Pengelompokkan Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita Acara Pemindahan Pelaksanaan pemindahan arsip 33

Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Instruksi yang jelas perlu diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks, seperti: pemindahan arsip dari pembungkus yang keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang akan dimusnahkan di luar boks, pembuatan daftar isi boks dengan nomor berkas dan boks, pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di dalam boks (jangan terlalu padat) Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan Arsip, pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar arsip inaktif, daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu penyimpanan arsip 34

Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan Instansi: Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks 1 2 3 4 5 35

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. ……………………………………… Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip Inaktif dari unit pengolah … 1. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkanseperti tercantum pada Daftar Pertelaan terlampir Bogor, ………….. Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP

Prosedur Pemusnahan Arsip Pemeriksaan  JRA Pendaftaran memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan

3) Pembentukan Panitia Pemusnahan Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun. Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip 4) Penilaian dan Persetujuan Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

5) Pembuatan Berita Acara 6) Pelaksanaan pemusnahan : - dicacah Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN 5) Pembuatan Berita Acara 6) Pelaksanaan pemusnahan : - dicacah - dibakar - menggunakan bahan kimia - di daur ulang

Catatan: Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan

Ketentuan Pemusnahan Arsip: Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan organisasi Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional Tidak ada perundang-undangan yang melarang Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Nilaiguna Arsip Nilaiguna Primer : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi. Nilaiguna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & / atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional.

Daftar Arsip yang Dimusnahkan Instansi: Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks 1 2 3 4 5

Berita Acara Pemusnahan Arsip No. ………………………….. Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Dengan cara: a. Pembakaran b. Pencacahan c. Peleburan secara kimia Saksi-saksi: Pimpinan unit kearsipan 1. Jabatan ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP 2. Jabatan ttd nama terang

Prosedur Penyerahan Arsip Statis 1). Pemeriksaan memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di kolom keterangan JRA) 2) Pendaftaran memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah, rangkap 2 3) Penilaian dan Persetujuan 4) Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis 5) Pelaksanaan Penyerahan

Berita Acara Penyerahan Arsip Statis No. ……………………………. Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, bertempat di … kami yang bertandatangan di bawah ini: 1. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan instansi … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. 2. Nama : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi … yang memiliki nilaiguna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir untuk disimpan di ANRI. Bogor …………… Pihak Kedua Pihak Pertama Kepala ANRI Kepala KAPD ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP

Terimakasih