SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL Materi kuliah dapat didownload di : http://tugasku2014.wordpress.com/

DEFINISI SISTEM PENGARSIPAN DEFINISI ARSIP Naskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi DEFINISI SISTEM PENGARSIPAN adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abdjad, numerik/nomor, huruf maupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait

TUJUAN ARSIP 1. Sebagai referensi 2. Memberikan data / informasi pada pimpinan untuk pengambilan keputusan 3. Memberi Keterangan Vital, misal bukti hukum

MACAM ARSIP MACAM ARSIP ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS Arsip InAktif Tidak dipergunakan secara langsung dlm penyelenggaraan Administrasi ARSIP DINAMIS Langsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi Arsip InAktif Frekuensi penggunaannya mulai menurun Arsip Aktif Dipergunakan langsung dan terus menerus

Untuk arsip dinamis, dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap, cukup berrnakna, komprehensif dan tidak melanggar hukum. Dokumen sendiri dapat dibagi menjadi beberapa kategori sebagai berikut. Dokumen adrninistrasi, meliputi :dokumentasi prosedur dan korespondensi. Dokumen akutansi, meliputi: laporan, formulir, korespondensi terkait. Contohnya laporan tagihan dan rekening bank. Dokumen proyek,meliputi: nota.dokumentasipengembangan produk, dan dokumen lain yang berkaitan dengan proyek tertentu. Berkas kasus, meliputi : dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

NILAI GUNA ARSIP (ALFRED) Administrative Value KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES, Kartu Keluarga Legal Value Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB Fiscal Value Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan Research Value Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat Educational Value Ijazah, Sertifikat Training Documentary Value Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD

SIKLUS ARSIP Tahap penciptaan Sebagai media informasi untuk perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi Arsip Internal ( terkendali ) Tahap pemanfaatan Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya tinggi Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang Tahap penyimpanan To file and to find Tahap pemindahan Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif Tahap pemusnahan Dibuang ke tempat sampah Menggunakan mesin

GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF Sulit mencari arsip yg diperlukan Hilangnya arsip penting Kondisi “Banjir Arsip” Ruang Kantor Tersita untuk menyimpan arsip

DEFINISI PENGARSIPAN (FILING) Proses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika dibutuhkan

5 Sistem Filling Sistem Abdjad/ Sistem Alphabetis Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporan Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat, barang Sistem filing subjek Masalah² dikelompokan jadi satu subjek. misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji ) Sistem nomor Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi Sistem geografis Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis Sistem kronologis Arsip disusun menurut tanggal masuk dan keluar Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan

PERALATAN FILING Filing cabinet ( Almari arsip ) Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal berderet kebelakang Perlu ruangan untuk memindahkan keluar masuknya arsip surat Guide Sebagai petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bisa berupa karton tebal segi empat berukuran sama dengan folder. Folder Tempat untuk menempatkan arsip dalam file Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup

PENYIMPANAN (FILING) ARSIP Pemeriksaan arsip Diperiksa apakah sudah ada instruksi untuk disimpan Surat yang masih dalam proses jangan disimpan. Mengindeks Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan Sistem abjad nama pengirim Sistem numerik angka, dsb Memberi tanda Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap Surat mudah disortir Mensortir Arsip Mengelompokan surat untuk disimpan Menyimpan arsip di filing cabinet

PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL) Peminjam Mengisi Formulir: - nama peminjam - nomor arsip - tanggal harus kembali - pengesahan petugas Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder) a. Identifikasi arsip sedang dipinjam b. Penyimpanan mudah Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang simpan + ambil arsip Tindak lanjut menagih + mengingatkan pada peminjam

Rasio Penemuan. = Jumlah arsip ditemukan. x 100%. Jumlah arsip Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan x 100% Jumlah arsip Arsip dicari = 60 Arsip ditemukan = 56 Ratio penemuan = 97,7 % a. > 99,5 % = arsip disimpan baik b. 97 % - 99,5% = arsip kondisi memuaskan c. < 97 % = arsip perlu dibenahi Modern Office Administration

1. Dasar Pemindahan Arsip PENYUSUTAN ARSIP 1. Dasar Pemindahan Arsip Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang dipakai). Ada Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip Cara Pemindahan: a. Pemindahan Kontinue Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek b. Pemindahan Periodik Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu

Pemusnahan Arsip Pemusnahan Arsip diperhatikan = a. Arsip tidak penting Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan sebaiknya dimusnahkan mis : pengumuman, undangan b. Arsip Yang Membantu Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi, misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun. c. Arsip Penting Berguna untuk kelangsungan usaha misal: data laporan keuangan d. Arsip Vital Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat dimusnahkan misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta, mahasiswa, murid

Contoh Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip GOL. ARSIP JENIS ARSIP UMUR ARSIP KET. AKTIF INAKTIF Vital 1. Akte Pendirian Perusahaan - abadi 2. Daftar Saham 3. Akta Tanah 4. SK. Pengangkatan Penting 1.Pertanggungjawaban Keuangan 5 th 25 th musnah 2. Cek Bekas 3. Surat Perjanjian Sesuai keperluan Mem-bantu 1. Laporan tahunan 2 th 10 th 2. Neraca Tidak Penting Pengumuman 1 bulan 2. Undangan