Workshop Implementasi Program Hibah Kompetisi berbasis institusi Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Mei, 2008 Indikator kinerja dan Pelaporan

KONDISI TAHUN 2008 APR - MEI - JUN EVALUASI TAHUN 2007 EVALUASI TAHUN 2007 PROSES REVISI DIPA – 2008 PROSES REVISI DIPA – 2008 PROSES KONTRAK/PERJANJIAN PROSES KONTRAK/PERJANJIAN JUL – AGS - SEP OKT - NOP - DES EVALUASI THN 2008 EVALUASI THN 2008 PROYEKSI THN 2009 PROYEKSI THN 2009 TARGET 2009 PASTI TARGET 2009 PASTI PROSES DIPA 2009 PROSES DIPA 2009 LAPORAN 2008 IMPLEMENTASI TAHUN 2008

Pelaporan  Implementasi tahap I: hingga September 2008  Evaluasi tahun 2008: September 2008  Proyeksi kebutuhan anggaran 2009: September 2008  Implementasi tahap II: hingga Desember 2008  Laporan akhir tahun 2008: Desember 2008

Pelaporan Setiap penerima hibah wajib membuat laporan Pada prinsipnya, laporan merupakan evaluasi diri yang dilakukan secara berkelanjutan Laporan harus selalu dimulai dengan evaluasi diri Laporan harus dipersiapkan sepanjang tahun selama implementasi, tidak hanya dibuat bila diminta Tidak ada format laporan yang mengikat, namun minimal laporan harus menyampaikan tentang pencapaian indikator kinerja

Indikator kinerja Prinsip Dasar:  Indikator kinerja harus dapat mengukur ketercapaian tujuan yang telah dirumuskan dari suatu program/ kegiatan yang dilakukan. Bila semua indikator yang telah ditetapkan berhasil mencapai tingkat yang diinginkan, maka ia memberi gambaran kualitas ketercapain tujuan.  Tujuan dari suatu kegiatan harus dirumuskan dalam suatu bentuk pernyataan (statement) yang dapat dilihat (observable) dan diukur (measurable)

Indikator kinerja  Indikator kinerja utama (key performance indicators) berkaitan dengan ketercapaian tujuan program merupakan ukuran keberhasilan implementasi program secara menyeluruh (output dan outcome) ketercapaiannya didukung oleh keberhasilan pelaksanaan berbagai kegiatan sebaiknya bersifat kuantitatif dan terukur (quantifiable dan measurable)

Indikator kinerja  Indikator kinerja aktivitas spesifik untuk suatu aktivitas tertentu berkaitan dengan ketercapaian tujuan kegiatan tersebut (output) harus dapat mencerminkan keberhasilan/kegagalan implementasi aktivitas sebaiknya bersifat kuantitatif dan terukur (quantifiable dan measurable) ketercapaian indikator kinerja aktivitas berkontribusi pada ketercapaian indikator kinerja utama

Isi Laporan  Laporan hasil implementasi program Laporan harus dapat memberikan gambaran tentang potret besar hasil pelaksanaan program PHK-I di tingkat institusi, yakni ketercapaian indikator kinerja utama Analisis capaian terhadap tujuan akhir yang telah ditetapkan Outstanding achievement dan kegiatan utama yang paling berkontribusi terhadap pengembangan institusi Hambatan utama pelaksanaan program ditinjau dari sudut institusi dan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan  Laporan capaian fisik  Laporan kemajuan keuangan

 Hasil pelaksanaan yang dimaksud adalah hasil pelaksanaan program/kegiatan, bukan merupakan hasil investasi

Laporan hasil implementasi per aktivitas Uraian laporan untuk setiap aktivitas: Judul aktivitas Tujuan aktivitas Rencana pelaksanaan aktivitas Pelaksanaan aktivitas (implementasi program) Hasil yang diperoleh (bukan hasil investasi) Capaian indikator kinerja (bandingkan terhadap target) Hambatan yang dihadapi dan upaya mengatasinya Rencana perbaikan pada implementasi selanjutnya

Indikator kinerja Indikator harus sesuai dengan tema program Tema PHK-I: A.Peningkatan kapasitas institusional dan mutu manajemen perguruan tinggi B.Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi C.Pengembangan program unggulan

Key Performance Indicators Tema A  Terwujudnya sistem ketatakelolaan yang efektif  Tertatanya sistem rekaman dan pengelolaan data/informasi  Berfungsinya sistem penjaminan mutu  Berfungsinya sistem keuangan yang transparan Indikator ini ditentukan di tingkat Perguruan Tinggi

Key Performance Indicators Tema B  Jumlah lulusan  Proporsi mahasiswa selesai tepat waktu  FTE staff termanfaatkan  Fasilitas termanfaatkan  Daya saing lulusan  Proporsi pendapatan insitusi diluar kontribusi mahasiswa  Proporsi mahasiswa dari keluarga kurang mampu Indikator ini ditentukan di tingkat Jurusan atau Program Studi yang terlibat

Key Performance Indicators Tema C: Unggulan  Proporsi jumlah mahasiswa asing  Status akreditasi oleh badan akreditasi internasional  Jumlah publikasi di jurnal internasional  Jumlah sitasi  Perolehan hibah dari sumber dana internasional Indikator ini ditentukan di tingkat Jurusan atau Program Studi atau unit yang terlibat

Indikator kinerja IndikatorBaseline Kondisi Des 2007 Capaian Sept 2008 Capaian Des 2008 Target Des 2008 Indikator 1 Indikator 2 Indikator n Data yang digunakan harus disampaikan Metoda perhitungan harus dijelaskan Menggunakan metoda pengukuran (misal: average, atau moving average, atau metoda lain yang dipilih) secara konsisten

Indikator kinerja Syarat indikator kinerja:  mengukur output dan/atau outcome yang obeservable dan measurable.  satu indikator harus menggambarkan satu keadaan  tidak menggunakan kata-kata yang tidak dapat diukur atau memiliki pengertian yang ambiguous (“banyak/sedikit”, “sering/jarang” dsb)  menterjemahkan pengertian “banyak/sedikit’, atau ‘sering/jarang’ dsb dalam suatu skala Likert yang kemudian ditentukan dalam bentuk percentage (%) yang ingin diraih  tidak berisi kata yang memiliki pengertian ‘investasi’ (“mendapatkan hibah penelitian”, “mengadakan lokakarya”, “pengiriman tugas belajar”, dsb)  setiap indikator kinerja harus sudah jelas atau diketahui cara pengukuran (metodologi pengukurannya) yang akan dilakukan. Di bagian akhir dari tabel indikator kinerja sebaiknya ada penjelasan mengenai cara pengukuran setiap indikator tersebut

Indikator kinerja Pengukuran:  Pengukuran setiap indikator harus menggunakan alat/ metoda yang dapat dipertanggung jawabkan  Pengukuran setiap indikator minimal dilakukan pada tingkat awal, pertengahan (mid), dan akhir (final) dari setiap program/aktivitas  Pengukuran di tingkat awal dilakukan untuk mengetahui keadaan pada saat sebelum suatu tindakan dilakukan (baseline)  Nilai baseline yang sudah disampaikan dalam RIP: perlu divalidasi

Indikator kinerja Pengukuran:  Setelah baseline, kemajuan (progess) dipantau serta diukur di pertengahan (mid) untuk mendapatkan data seberapa jauh tindakan yang dilakukan mendekati tujuan akhir. Data mid ini berperan sebagai feedback terhadap keberhasilan tindakan yang dilakukan, sehingga bilamana diperlukan dapat dilakukan penyesuaian (modifikasi) terhadap tindakan/kegiatan, khususnya dikaitkan dengan pencapaian tujuan akhir  Bilamana hasil pengukuran mid menunjukkan tingkat pencapaian yang sudah melebihi target (final), maka indikator target harus mengalami penyesuaian

Indikator Kinerja  indikator kinerja yang dimaksud di sini bukan prestasi fisik pengadaan barang, melainkan indikator pencapaian tujuan dari aktivitas terkait.  prestasi fisik dan keuangan dilaporkan pada formulir yang berbeda.  Capaian indikator kinerja dilaporkan pada saat monitoring dan evaluasi. baseline target capaian target capaian target capaian

Indikator kinerja  Average pada saat tertentu  Moving average dengan timeframe yang konsisten

Pelaksana pengukuran indikator kinerja  Nilai indikator kinerja aktivitas harus diukur oleh PIC masing-masing kegiatan berkoordinasi dengan jurusan/program studi/unit internal terkait  Nilai indikator kinerja utama harus diukur oleh penanggung jawab program (secara menyeluruh)  Pemantauan terhadap pencapaian indikator kinerja harus dilakukan oleh tim monevin

Monitoring dan evaluasi  Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh tim monevin institusi dilakukan secara periodik sesuai jadwal yang disepakati  Monitoring dan evaluasi eksternal dilakukan oleh tim monev dari pihak luar atas permintaan institusi dilakukan oleh reviewer independen DPT pada setiap akhir tahun implementasi (menentukan keberlanjutan program pada tahun berikutnya)

PROSES MONEV EKSTERNAL DAN MONEV INTERNAL Monev Eksternal Monev Internal Monev Internal Monev Eksternal Monev Eksternal Monevin dilakukan lebih sering Metode analisa lebih in-depth Monevin merupakan bagian dari sitem pengendalian mutu internal PT i Sinkron dengan Monev Eksternal Kegiatan Monev Internal Kegiatan Monev Eksternal

CAKUPAN ANALISA MONEVIN MASUKAN -Mahasiswa -Dosen -Fasilitas -Kurikulum Resources Development MANAJEMEN PENDIDIKAN KEPEMIMPINAN AKADEMIK Internal Management Development LUARAN -Lulusan -Penelitian -Pengabdian pd masyarakat Output/ Outcomes PROSES PEMBELAJARAN -Belajar – Mengajar -Evaluasi pembelajaran -Penelitian -Pengabdian pada masyarakat Educational Process Development Monevin Berdasarkan kesesuaian dengan rencana dan hasil Pelaksanaan Kegiatan Berdasarkan kesesuaian dengan rencana dan hasil Pelaksanaan Kegiatan