Potensi University Archives Meningkatkan Citra Perguruan Tinggi Ir. Anon Mirmani, SIP, MIM-Arc./Rec. Surabaya, 21 November 2007

Cakupan Presentasi  Pendahuluan  Sekilas manajemen arsip perguruan tinggi  ‘ Lesson learn’ : university archives design  Kesimpulan  Pertanyaan dan Saran

Pendahuluan  Peran rekod/arsip dalam organisasi  Prinsip manajemen rekod/arsip

PERAN REKOD/ARSIP DALAM ORGANISASI  Information  Evidence  Accountability Rekod/arsip adalah mission-critical business resource –harus dan perlu dikelola

Prinsip manajemen rekod/arsip  Pendekatan daur hidup arsip (life cycle records)

LIFE CYCLE PROCESS and RECORDS CONTROL CREATECAPTURE SEND RECEIVE USE FILE SEND TO THE ARCHIVES ARCHIVES INVENTORY PRESERVE DESTROY

Sekilas manajemen rekod/arsip perguruan tinggi / universitas  Fungsi perguruan tinggi : 1. Pendidikan dan pengajaran 2. Penelitian 3. Pengabdian pada masyarakat Helen Samuels: confer credentials, convey knowledge, promote socialization, conduct research, sustain themselves, provide public service and promote culture.

lanjutan…..  Masalah kegiatan dokumentasi di perguruan tinggi adalah yang berhubungan dengan:  jumlah,  duplikasi, (multi format),  sementara dan  tersebar. Diperlukan kontrol yang konsisten dan sistematis terhadap penciptaan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi  Manajemen rekod/arsip

Lanjutan………. Proses manajemen rekod/arsip :  Capture  Registrasi  Klasifikasi  Indeksing  Akses and Tracking  Penyusutan dan pemusnahan

Lesson learn : University Archives Design  Two alternatives  Fungsi University Archives

Two alternatives  Records that you have  Records that the organization should have

Fungsi University Archives  Memori kolektif Universitas  Memberikan bukti semua kegiatan yang telah dilakukan  ‘proses penjaminan mutu akademik’, termasuk akreditasi perguruan tinggi

Lanjutan…….  Identifikasi jenis rekod/arsip perguruan tinggi.  PIC setiap unit  Membangun sistem kearsipan yang menggunakan proses manajemen rekod/arsip

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR ARSIP PERGURUAN TINGGI (1)  Yang telah dibangun dan disosialisasikan adalah Pedoman klasifikasi, jadwal retensi rekod dan kebijakan terpadu  Memiliki kebijakan, pedoman dan prosedur dianggap telah memenuhi persyaratan ‘good corporate governance’.

Kebijakan……..(2)  Sehingga menjadi ciri acuan bahwa telah tercapai luaran manajemen rekod yang memadai : Rekod resmi telah tercipta Rekod resmi telah diperoleh (capture) Rekod resmi telah dimusnahkan secara sistematis Akses ke rekod resmi telah dikelola Rekod resmi dapat ditemukan Rekod resmi dapat diandalkan

Buku II Pedoman klasifikasi  Memberikan acuan untuk pemberkasan arsip  Sistem klasifikasi bisnis perguruan tinggi: pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat  Untuk pengelompokkan dan penyimpanan baik di unit kerja atau di unit kearsipan

Buku III Pedoman Jadwal Retensi Arsip  Memberikan tentang judul, jenis dan bentuk arsip  Memberikan gambaran nilai guna arsip  Memberikan petunjuk berapa lama arsip disimpan baik secara aktif maupun in- aktif  Keterangan ‘nasib akhir’ arsip yang bersangkutan

Kesimpulan  University Archives dengan khasanahnya dapat meningkatkan citra pengabdian perguruan tinggi.

TERIMAKASIH (PERTANYAAN DAN KRITIK)