STRATEGI TATA LETAK (LAYOUT) OLEH IR. INDRAWANI SINOEM, MS

Tipe Strategi Layout A. PENGERTIAN LAYOUT Layout atau tata letak merupakan satu keputusan yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka panjang. Banyak dampak strategis yang terjadi dari hasil keputusan tentang layout, diantaranya kapasitas, proses, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, kontak konsumen dan citra perusahaan. Layout yang efektif membantu perusahaan mencapai sebuah strategi yang menunjang strategi bisnis yang telah ditetapkan diantara diferensiasi, biaya rendah maupun respon cepat. Dalam semua kasus yang terjadi, layout seharusnya mempertimbangkan bagaimana cara mencapai : 1. Pemanfaatan lebih tinggi atas ruang, fasilitas dan tenaga kerja. 2. Perbaikan aliran informasi, barang atau tenaga kerja. 3. Meningkatkan moral kerja dan kondisi keamanan yang lebih baik 4. Meningkatkan interaksi perusahaan dengan konsumen. 5. Peningkatan fleksibilitas. Dari waktu ke waktu, desain layout perlu dipertimbangkan sebagi sesuatu yang dinamis dan punya fleksibilitas.

B. TIPE LAYOUT Ada 6 (enam) pendekatan layout , yaitu: 1. Layout dengan posisi tetap, biasanya untuk proyek besar yang memerlukan tempat luas seperti pembuatan jalan layang maupun gedung. 2. Layout berorientasi pada proses, untuk produksi dengan volume rendah dan variasi tinggi disebut juga “job shop” 3. Layout perkantoran, bagaimana menempatkan tenaga kerja, peralatan kantor, dan ruangan kantor yang melancarkan aliran informasi. 4. Ritel layout, penempatan rak dan pemberian tanggapan atas perilaku konsumen. 5. Layout gudang, mengefisienkan ruang penyimpanan dan system penanganan bahan dengan memperhatrikan kelebihan dan kekurangannya. 6. Layout berorientasi produk, pemanfaatan tenaga kerja, mesin yang terbaik dalam produksi yang kontinyu atau berulang. Agar dapat menetapkan layout yang efektif maka perlu menetapkan beberapa hal diantaranya adalah: 1. Peralatan penanganan bahan 2. Kapasitas dan persyaratan luas ruangan 3. Lingkungan hidup dan estetika 4. Aliran informasi 5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda

C. LAYOUT POSISI TETAP (FIXED POSITION LAYOUT) Masalah yang dihadapi dalam layout posisi tetap adalah bagaimana mengatasi kebutuhan layout proyek yang tidak berpindah atau proyek yang menyita tempat yang luas (seperti pembuatan jalan layang, gedung). Teknik untuk mengatasi layout posisi tetap tidak dikembangkan dengan baik dan kerumitannya bertambah yang disebabkan oleh 3 faktor yaitu: 1. Tempatnya yang terbatas pada semua lokasi produksi. 2. Setiap tahapan berbeda pada proses produksi dan kebutuhan bahan sehingga banyak hal yang menjadi penting sejalan dengan perkembangan proyek. 3. Volume bahan yang dibutuhkan sangat dinamis. Karena permasalahan pada layout posisi tetap sulit diselesaikan pada lokasi maka strategi alternative yang ada adalah untuk melengkapi proyek ada hal-hal yang dikerjakan diluar lokasi, misalnya pada proyek pembuatan jalan layang maka pembuatan konstruksi besi dilakukan di luar lokasi setelah jadi tinggal melakukan penanamannya di lokasi proyek.

D. LAYOUT BERORIENTASI PROSES (PROCESS ORIENTED LAYOUT) Adalah sebuah layout yang berkaitan dengan proses produksi bervolume rendah dan variasi tinggi. Layout jenis ini marupakan cara tradisional untuk mendukung strategi diferensiasi produk, layout jenis ini adalah yang paling tepat untuk pembuatan produk yang melayani konsumen dengan kebutuhan berbeda-beda. Pada proses yang disebut “job shop” setiap produk dalam kelompok kecil melalui urutan operasi yang berbeda, tiap produk atau pesanan yang sedikit diproduksi dengan memindahkannya dari satu depattemen ke deparetemen lain dalam urutan yang tertentu dari tiap produk. Contoh yang tepat adalah pada rumah sakit atau klinik. Kelebihan utama dari layout ini adalah adanya fleksibilitas peralatan dan penugasan tenaga kerja. Sehingga dengan demikian apabila terjadi permasalahan pada suatu mesin, pekerjaan tidak perlu berhenti dan dapat dialihkan pada mesin lain atau departemen yang sama. Layout ini juga sangat baik diterapkan pada produksi komponen dalam batch kecil atau disebut “job lot” dan untuk produksi komponen dalam ukuran dan bentuk yang berbeda. Kelemahan layout ini ada pada peralatan yang biasanya memiliki kegunaan umum. Waktu produksi jadi lama karena butuh waktu lama untuk berpindah dalam system karena sulitnya penjadwalan, perubahan penyetelan mesin, keunikan penanganan bahan. membutuhkan operator yang trampil dan persediaan barang setengah jadi menjadi lebih tinggi karena ketidakseimbangan proses produksi. Pada akhirnya kebutuhan modal akan semakin banyak

E. LAYOUT PERKANTORAN (OFFICE LAYOUT) Hal yang membedakan antara layout kantor dan pabrik adalah pada kepentingan informasi, namun demikian pada beberapa lingkungan kantor , produksi sangat tergantung pada aliran bahan. Cara penyelesaian layout kantor adalah menggunakan analisa diagram hubungan (relationship chart) seperti yang dicontohkan di bawah ini. Contoh: Suatu kantor memiliki 9 ruangan yaitu untuk: 1. Direktur 6. Pusat arsip 2. Direktur teknologi 7. Lemari peralatan 3. Ruang para insinyur 8. Peralatan fotokopi 4. Sekretaris 9 Gudang 5. Pintu masuk kantor

Penempatan satu ruang dengan ruang lainnya dilakukan dengan cara memberikan nilai yaitu: Nilai Kedekatan : A Absolutely necessary (Sangat perlu) O Ordinary Ok (Boleh) E Especially important (Sangat penting) U Unimportant (Tidak penting) I Important (Penting) X Not desirable (Tidak perlu) Pada layout ini ada dua kecenderungan yang perlu diperhatikan yaitu: 1. Teknologi seperti telepon seluler, pager, fax, internet, laptop PDA menyebabkan layout perkantoran menjadi makin fleksibel dengan memindahkan informasi secara elektronik. 2. Virtual company menciptakan kebutuhan dinamis akan ruang dan jasa. Kedua macam kecenderungan ini mengakibatkan kebutuhan karyawan lebih sedikit berada di kantor.

F. LAYOUT USAHA ECERAN (RITEL LAYOUT) Merupakan sebuah pendekatan yang berkaitan dengan aliran pengalokasian ruang dan merespon pada perilaku konsumen. Layout ini didasarkan pada ide bahwa penjualan dan keuntungan bervariasi kepada produk yang menarik perhatian konsumen. Sehingga banyak manajer ritel mencoba untuk mempertontonkan produk kepada konsumen sebanyak mungkin. Tujuan utama dari layout ini adalah “memaksimalkan keuntungan luas lantai per kaki persegi”. Disamping itu ada juga konsep yang masih diperdebatkan yaitu Biaya Slotting (Slotting Fees) yaitu biaya yang dibayar produsen untuk menempatkan produk mereka pada rak di rantai ritel atau supermarket. Disamping itu ada juga pertimbangan–pertimbangan lain yang disebut dengan “service scapes” yang terdiri dari tiga elemen yaitu: 1. Kondisi yang berkenaan dengan lingkungan 2. Tata letak yang luas dan mempunyai fungsi 3. Tanda-tanda, simbul dan patung

Lima ide yang dapat dimanfaatkan dalam pengaturan toko yaitu: Tempatkan barang-barang yang sering dibeli di sekitar batas luar toko Gunakan lokasi yang strategis untuk produk yang menarik dan mempunyai nilai keuntungan besar seperti kosmetika, asesories. Distribusikan “produk kuat” yaitu yang menjadi alasan utama para pengunjung berbelanja, pada kedua sisi lorong dan letakkan secara tersebar untuk bisa dilihat lebih banyak konsumen. Gunakan lokasi ujung lorong karena memiliki tingkat pertontonan yang tinggi Sampaikan misi toko dengan memilih posisi yang menjadi penghentian pertama bagi konsumen.

G. LAYOUT GUDANG (WAREHOUSE LAYOUT) Merupakan sebuah disain yang mencoba meminimalkan biaya total dengan mencapai paduan yang terbaik antara luas ruang dan penanganan bahan. Manajemn bertugas mamaksimalkan tiap unit luas gudang yaitu mamanfaatkan volume penuhnya sambil mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah. Yang mana biaya penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi barang yang masuk, penyimpanan dan bahan keluar, meliputi : peralatan, tenaga kerja, bahan, biaya pengawasan, asuransi, penyusutan. Layout gudang yang efektif meminimalkan kerusakan bahan di gudang. Manajemen gudang yang modern merupakan suatu prosedur yang otomatis yang menggunakan ASRS (Automated Stirage Retrieval System). Ada 3 konsep yang dikenal dalam layout gudang yaitu: 1. Cross Docking 2. Random Stocking 3. Customizing

1. Cross Docking Adalah cara menghindari penempatan bahan atau pasokan dalam gudang dengan cara memproses secara langsung disaat diterima. Hal ini dilakukan untuk menghindari aktivitas penerimaan secara formal, penghitungan stock/ penyimpanan dan pemilihan pesanan sehingga terjadi penghematan biaya. Cross Docking yang baik membutuhkan : - penjadwalan yang ketat. - pengiriman yang diterima memiliki identifikasi produk yang akurat dengan kode garis. 2. Random Stocking Digunakan di gudang untuk menempatkan persediaan dimana terdapat lokasi yang terbuka. Teknik ini berarti bahwa ruangan tidak perlu dikhususkan untuk barang-barang tertentu dan fasilitas dapat dimanfaatkan dengan lebih baik. Sistim ini jika terkomputerisasi maka akan meliputi tugas-tugas: - Membuat daftar lokasi yang “terbuka” - Membuat catatan persediaan sekarang secara akurat dan juga lokasinya. - Mengurutkan barang-barang dalam urutan tertentu untuk meminimalkan waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk menjemput pesanan. - Memadukan pesanan untuk mengurangi waktu penjemputan - Menugaskan barang atau sekumpulan barang tertentu pada wilayah gudang yang tertentu sehingga jarak tempuh total dalam gudang dapat dimimalkan.

3. Customizing Merupakan penggunaan gudang untuk menambahkan nilai produk melalui modifikasi, perbaikan, pelabelan dan pengepakan. Cara ini biasanya berguna untuk menghasilkan keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat perubahan produk yang sangat cepat. Cara ini sudah banyak dilakukan oleh perusahaan dengan misalkan penyediaan label pada usaha eceran sehingga barang dapat langsung dipajang.

H. LAYOUT BERORIENTASI PRODUK (PRODUCT ORIENTASI LAYOUT) Layout ini disusun di sekeliling produk atau keluarga produk yang sama yang memiliki volume tinggi dan variasi rendah. Produksi yang berulang dan kontinyu. Asumsi yang digunakan adalah: 1. Volume yang ada mencukupi untuk pemanfaatan peralatan yang tinggi. 2. Permintaan produk stabil. 3. Produk distandarisasi atau mendekati fase siklus hidupnya. 4. Pasokan bahan baku dan komponen mencukupi dengan kualitas standar. Dalam layout ini ada 2 jenis yaitu: Lini pabrikasi (fabrication line) membuat komponen seperti ban mobil. Lini ini dipacu oleh mesin dan membutuhkan perubahan mekanis dan rekayasa untuk membuat keseimbangan. Lini perakitan (assembly line) meletakkan komponen yang dipabrikasi secara bersamaan pada sekumpulan stasiun kerja. Lini ini dipacu oleh tugas yang diberikan kepada tanaga kerja atau pada stasiun kerja

Keuntungan layout ini adalah: 1. Biaya variabel per unit rendah yang biasanya dikaitkan dengan produk yang terstandardisasi dan bervolume tinggi. 2. Biaya penanganan bahan rendah. 3. Mengurangi persediaan barang setengah jadi. 4. Proses pelatihan dan pengawasan yang lebih mudah 5. Hasil output yang lebih cepat. Kelemahan layout ini adalah 1. Butuh volume tinggi karena modalnyaa besar. 2. Jika ada penghentian pada satu bagian akan berakibat pada seluruh operasi. 3. Fleksibilitas yang ada kurang saat menangani beragam produk atau tingkat produksi berbeda.

Konsep Perhitungan untuk Beberapa Strategi Layout Adalah taktik untuk menyususn stasiun kerja dengan meminimalkan biaya penenganan bahan, dimana penempatan antar bagian proses yang mempunyai aliran komponen atau orang yang banyak harus berdekatan satu dengan yang lain untuk alasan efisiensi. Biaya yang dikeluarkan sangat tergantung pada: 1. Jumlah muatan atau orang yang harus dipindah antar departemnen selama beberapa waktu. 2. Biaya pemindahan muatan. Biaya diasumsikan sebagai sebuah fungsi jarak antar bagian, tujuan fungsi ini dapat dinyatakan sebagai berikut: n n Biaya Minimum = Σ Σ Xij Cij i=1 i=1 dimana n = jumlah total stasiun kerja atau departemen i,j = masing-masing departemen Xij = jumlah beban yang dipindahkan antar bagian dari i ke j Cij = biaya untuk memindakan beban antar bagian dari i ke j

Fasilitas yang penempatannya berorientasi pada proses mencoba untuk meminimalkan beban atau perjalanan. Untuk mengerjakannya mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1.: Membuat matriks “dari-ke” menunjukkan aliran barang atau bahan dari departemen ke departemen lain. 2.: Menentukan kebutuhan luas ruang tiap bagian. 3.: Membangun sebuah diagram skematis awal yang menunjukkan urutan departemen yang harus dilalui oleh komponen. 4.: Tentukan biaya layout ini dengan menggunakan rumus biaya minimum . 5. Dengan cara “coba-coba” atau dengan pendekatan “program computer yang canggih” cobalah untuk memperbaiki layout untuk pengaturan bagian yang cukup baik dalam arti efisien. 6.: Menyiapkan rencana detail untuk mengatur bagian agar sesuai dengan bentuk bangunan atau wilayah yang tidak dapat dipindahkan (seperti toilet, tangga). Sering langkah ini meliputi proses yang memastikan bahwa rencana akhir dapat memenuhi persyaratan listrik, estetika atau faktor lainnya.

Contoh: Sebuah perusahaan mempunyai 6 departemen yang masing-masing ditempatkan pada ukuran ruang yang sama dengan luas gedung sebesar (24 x 12) meter persegi sehingga ukuran ruang masing-masing (8 x 6) meter persegi. Gunakan konsep minimize cost untuk layout berorientasi proses apabila martriks aliran prosesnya adalah sebagai berikut:   Biaya pemindahan untuk ruang yang berdekatan sebesar Rp 1.000,- sedangkan yang tidak berdekatan sebesar Rp 2.000,- Departemen Dept.A Dept.B Dept.C Dept.D Dept.E Dept.F 50 100 20 30 10

Layout : Apabila layout adalah sebagai berikut : Ruang 1 Ruang 2 Ruang 3 Dept A Dept B Dept C Dept D Dept E Dept F Ruang 4 Ruang 5 Ruang 6

Biaya: 1-2 = 50 x Rp 1.000,- = Rp 50.000,- 1-3 = 100 x Rp 2.000,- = Rp 200.000,- 1-6 = 20 x Rp 2.000,- = Rp 40.000,- 2-3 = 20 x Rp 1.000,- = Rp 20.000,- 2-4 = 50 x Rp 1.000,- = Rp 50.000,- 2-5 = 10 x Rp 1.000,- = Rp 10.000,- 3-4 = 30 x Rp 2.000,- = Rp 60.000,- 3-6 = 100 x Rp 1.000,- = Rp 100.000,- 4-5 = 50 x Rp 1.000,- = Rp 50.000,- Rp 570.000,- Layout seperti tersebut diatas belum tentu efisien, sehingga silahkan coba sendiri untuk layout yang lain.

Hal –hal yang berkaitan dengan layout berorientasi proses: 1. Software Komputer untuk Layout Berorientasi Proses Pendekatan grafis dengan contoh diatas hanya dapat diterapkan untuk permasalahan sederhana, tetapi untuk masalah yang lebih besar perlu Software computer untuk membantu menyelesaikan persoalan tersebut, diantaranya: a. CRAFT (Computerized Relative Allocation of Facilities Technique) Merupakan teknik pencaian yang secara sistematis menguji alternative departemen untuk mengurangi biaya penanganan total. b. ALDEP (the Automated Layout Design Program) c. CORELAP (Computerized Relationship Layout Planning) d. Factory Flow Digunakan untuk mengoptimalkan layout berdasarkan aliran bahan, frekuensi dan biaya 2. Sel Kerja Tujuan Sel Kerja adalah untuk mengatur ulang orang dan mesin yang biasanya tersebar pada departemen proses yang beraneka ragam dan suatu saat mengaturnya dalam kelompok kecil, sehingga dapat berkonsentrasi dalam membuat satu produk atau atau beberapa produk yang saling berkaitan dalam kelompok kecil.

Keunggulan Sel Kerja adalah: a. Mengurangi persediaan bahan baku, bahan setengah jadi dan barang jadi b. Kebutuhan ruang lebih sedikit. c. Menghemat biaya tenaga kerja langsung d. Meningkatkan partisipasi karyawan e. Meningkatkan penggunaan peralatan dan mesin f. Mengurangi jumlah mesin dan peralatan yang dibutuhkan   Akan tetapi ada sejumlah persyaratan yang harus dipenuhi diantaranya: a. Menggunakan kode untuk identifikasi product family b. Membutuhkan Pelatihan dan fleksibilitas karyawan yang cukup tinggi c. Perlu dukunbga staff atau karyawan yang imajinatif. d. Pengujian di tiap stasiun dalam sel.

Cara sederhana yang biasa dilakukan untuk memperbaiki layout berorientasi proses dengan menggunakan sel kerja. Contoh Memperbaiki layout dengan beralih pada Konsep Sel Kerja: 1. Sebelum diperbaiki bentuk layout dua buah lingkaran: Para pekerja berada dalam wilayah yang tertutup, tidak dapat meningkatkan output tanpa adanya pekerja ketiga. Setelah diperbaiki dengan layout berbentuk U: Pekerja dapat saling membantu, mungkin dapat ditambahkan pekerja ketiga. 2. Sebelum diperbaiki bentuk layout lurus yang membuat proses penyeimbangan tugas menjadi sulit karena para pekerja tidak dapat membagi tugas secara merata. Setelah diperbaiki dengan bentuk setengah lingkaran para pekerja mempunyai akses lebih baik. 3. Pusat Kerja yang terfokus adalah pengaturan mesin dan karyawan yang berorientasi pada produk, baik secara permanent ataupun semi permanent. Jika pusat kerja yang terfokus berada pada fasilitas yang terpisah, maka sering disebut pabrik yang terfokus (focused factory). Dengan cara ini perusahaan menyeimbangkan lini perakitan untuk memenuhi permintaan produksi yang berubah, sebagai akibatnya layout berubah berkali-kali setiap hari. Fasilitas terfokus pada usaha manufaktur dan jasa terlihat lebih dapat menyesuaikan diri dengan konsumen mereka untuk menghasilkan produk yang berkualitas dan untuk beroperasi pada keuntungan yang lebih tinggi.

B. LAYOUT BERORIENTASI PRODUK Konsep perhitungan pada layout ini adalah pada “Penyeimbangan Lini Perakitan” yaitu meminimalkan ketidakseimbangan antara mesin dan tenaga kerja dan memenuhi output yang dibutuhkan dari lini perakitan. Cara kerjanya adalah sebagai berikut: 1. Hitung unit yang dibutuhkan per hari (tingkat permintaan atau tingkat produksi) dan dibagi menjadi waktu produksi yang tersedia per hari (dalam menit atau detik) Operasi ini memberikan siklus waktu yaitu waktu maksimal dimana produk dapat tersedia pada setiap stasiun kerja. Waktu produksi yang tersedia per hari Waktu siklus = ----------------------------------------------- Unit yang diproduksi per hari 2. Hitung jumlah stasiun kerja minimal secara teoritis. Σ Waktu pengerjaan tugas i Jumlah stasiun kerja minimum = ------------------------------------- Waktu siklus

Seimbangkan lini perakitan dengan memberikan tugas perakitan tertentu pada setiap stasiun kerja. Keseimbangan yang efisien adalah yang dapat melengkapi perakitan yang dibutuhkan, mengikuti urutan yang telah ditentukan dan menjaga waktu kosong pada setiap stasiun kerja menjadi minimal. Prosedur formalnya adalah : - Identifikasi tugas utama - Hilangkan tugas yang telah diberikan pada stasiun kerja tertentu - Hilangkan tugas yang memiliki hubungan prioritas yang tidak dapat dipenuhi. - Hilangkan tugas-tugas yang tidak cukup waktunya untuk dilaksanakan pada stasiun kerja. - Gunakan konsep “heuristic” penyeimbang untuk mencari solusi optimal.   4.Hitung efisiensi dengan rumus : Σ waktu pengerjaan tugas Efisiensi = ---------------------------------------------------- x 100 % (jumlah stasiun kerja aktual) x (waktu siklus)

Contoh: Data dari sebuah lini perakitan adalah sebagai berikut: Tugas Waktu (menit) Tugas yang harus mengikut tugas berikut A 10 - B 11 A C 5 B D 4 B E 12 A F 3 C,D G 7 F H 11 E I 3 G,H Total waktu = 66 menit waktu produktif sehari 8 jam = 480 menit untuk menghasilkan 40 unit produk. 480 menit Waktu Siklus = ----------------- = 12 menit / unit 40 unit 66 Jumlah stasiun kerja minimal = --------- = 5,5 atau 6 stasiun kerja 12

Dengan 6 stasiun kerja maka : Stasiun kerja I = A Stasiun kerja II = B Stasiun kerja III = E Stasiun kerja IV = C,D,F Stasiun kerja V = H Stasiun kerja VI = G,I 66 menit Efisiensi = -------------------------- x 100 % = 91,7 % (6 stasiun)x(12 menit)