RAPAT dalam rangka SPJ Centre (pertanggungjawaban terpusat)

tujuan Pengelolaan Belanja Bahan (ATK, Penggandaan - fotocopy, perlengkapan peserta, keperluan sehari-hari perkantoran, computer supply, dll) yang lebih transparan. Penatausahaan Belanja Bahan lebih efektif dan efisien Penggunaan Belanja Bahan lebih tepat sasaran dan lebih optimal. Memudahkan pekerjaan/tugas pengelola/pengadministrasi BMN/Persediaan.

Mekanisme (Langkah I) Menginventaris kebutuhan Belanja Bahan (ATK, Penggandaan - fotocopy, perlengkapan peserta, keperluan sehari-hari perkantoran, computer supply, dll) Membuka penawaran rekanan Memilih rekanan dengan kriteria : penawaran termurah, Kualitas barang sesuai kebutuhan, komitmen penyediaan barang tepat waktu, bayar dibelakang, membuatkan kuitansi serta bayar pajak. Tidak membuat kuitansi fiktif. Perusahaan tersebut menjadi rekanan selama memenuhi kelima kritera diatas sambil dievaluasi jika masih ada penawaran harga yang murah.

Mekanisme (Langkah II) Menunjuk petugas yang meminta Belanja Bahan (setiap Bidang dan Bagian). Menunjuk petugas pemesan Belanja Bahan Menunjuk petugas pengelola gudang/persediaan

Mekanisme (Langkah III) 1. Petugas Bidang mengusulkan permintaan Belanja Bahan minimal 2 minggu sebelum kegiatan 2. Petugas pemesan menerima usulan dan memesan Barang ke rekanan 3. Barang datang dicatat dan distribusikan ke Bidang/Bagian 4. Tiap Bulan/berkala rekanan membawa Kuitansi dan meminta pembayaran ke PUMK Bagian TU 5. Kontrol persediaan oleh petugas persediaan/SIMAK BMN dan melaporkan ke Kapus cc. Kabag TU/Kasubag KU secara berkala

Mekanisme (Langkah IV) 1. Barang yang dipesan di maksimalkan contoh kegiatan Pedoman ANAK anggaran ATK adalah Rp. 2.000.000,- kebutuhan yang dipesan oleh bu Eka adalah ABCDE setelah dihitung oleh bu Padmi ternyata harganya hanya Rp. 1.300.000, atas persetujuan Kasubag KU/Kabag TU maka bu Padmi langsung meminta barang FGH sehingga nilai ATK adalah -+ Rp. 2.000.000. (Kelebihan barang tersebut akan menjadi persediaan). 2. Secara berkala petugas Pesediaan meninformasikan stok barang, sehingga dalam permintaan barang tidak berlebih karena sudah ada tersedia di gudang persediaan. 3. Dengan metoda ini akan kelihatan hasil efisiensi penggunaan ATK dan pesediaan lainnya setelah 4 atau 5 bulan.

Puskomart

Puskomart

Langkah strategis Komitmen pimpinan dan seluruh staf. Membuat aplikasi kecil (software berbasis excel/access) perencanaan permintaan Belanja Bahan agar lebih terkontrol. Memungkinkan pemesanan melalui SMS atau e-mail. Pemilihan rekanan yang baik (jika aplikasi kecil yang dikembangkan cukup baik, sehingga pencatatan yang baik maka bisa pembelian ATK secara Online).

Hasil Rapat TU 1 Petugas yang meminta Belanja Bahan (setiap Bidang dan Bagian). PPKIK : Yoseph dan Agung PMIK : Dini. R TU : Romasari Petugas pemesan Belanja Bahan Padminarsih Petugas pengelola gudang/persediaan Dede dan Padminarsih

Hasil Rapat TU 2 Pembelian dan pertanggungjawaban ATK per Output dan di minta 2 - 3 bulan secara LS. Selama masa transisi (1-2 minggu) pembelian ATK dan keperluan kegiatan Bidang/Bagian diminta langsung dengan menggunakan anggaran keperluan sehari-hari perkantoran. ATK Kebutuhan Bidang dan Bagian (2 bulan ke harus diserahkan ke Padminarsih sampai dengan Rabu Sore/28 Januari. Diharapkan yang punya dan mengetahui Info rekanan untuk di berikan list kebutuhan jenis ATK pusgenkes. Penawaran ATK masuk ke Padminarsih sampai dengan Jumat/30 Januari. Hari Senin/2 Januari diharapkan sudah diketahui rekanan. Barang ATK masuk ke PIK diharapkan Kamis-Jumat.

Hasil Rapat TU 3 Permintaan Fotocopi di minta sesuai kebutuhan. Fotocopy pertanggungjawaban/kuitansi sesuai penggunaan/pemakaian. Kuitansi langsung dari rekanan/lantai 5. Tidak bisa dibuat ulang. Bu dini hubungi Ngko lantai 5.