Pekerjaan Sekretaris Meneriman tamu kata tamu dalam bahasa Indonesia dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang ke perjamuan. untuk memberikan pelayanan pada tamu ada beberapa hal yang harus diketahui dan dilaksanakan, yaitu:

Ketahuilah maksud para tamu dan maksud kedatangannya. Hendaknya setiap tamu diberikan pelayanan sebaik-baiknya. Berikanlah kesan yang baik dan mendalam agar good will dapat diperoleh Pada saat berbicara dengan tamu sebaiknya resepsionis dapat menjaga diri, tahu apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu Apabila majikan atau pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersinggung

Usahakan agar tamu merasa comfortable (merasa senang) apabila harus menunggu. Sediakanlah beberapa bahan bacaan (koran majalah) di ruangan tamu Berikan perhatian sebesar-besarnya kepada setiap tamu Bicaralah secara sopan dan ramah Ambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa(bagian, pimpinan) tamu tersebut dapat dihubungkan sehingga masalah tamu dapat diselesaikan seandainya pimpinan tidak ada di tempat

2. Menerima telepon menurut kamus administrasi perkantoran, telepon adalah penyampaian warta dari satu piahak kepada pihak lain di dalam organisasi sendiri ataupun keluar kantorn (atau keluar kota yang jauh jaraknya) dengan memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung dari kedua belah pihak.

Hubungan teleon akan terjadi apabila: Ada pihak yang menyampaikan berita lewat pesawwat telepon yang disebut communicator Ada berita yang disampaikan, yang disebut message Ada sarana yang digunakan untuk menyampaikan berita, yaitu pesawat telepon Ada pihak yang menerima berita dengan melalui pesawat telepon disebut communicant Ada tanggapan dari pihak penerima berita, yang disebut respon

Agar penelpon merasa nyaman dan dihargai, ada beberapa hal yang perlu diperhartikan oleh seorang sekretaris saat menerima telepon: Memahami dan menerapkan etika bertelpon, yaitu sopan, ramah, dan menjawab telepon sesegera mungkin Menggunakan bahasa yang jelas dengan intonasi dan speed yang tepat, serta artikulasi. Selalu menyiapkan alat tulis untuk mencatat nama penelpon sekaligus mencatat pesannya. Jika pimpinan tidak berada di tempat, atau karena satu dan lain hal tidak bisa menerima telepon, pastikan anda mencatat nomor telepon penelpon agar bisa menelpon balik sesegera mungkin.

jika ada orang yang bisa menerima delegasi atau mewakili pimpinan untuk menerima telepon, segera sambungkan telepon yang masuk ke orang tersebut. Jika pimpinan tidak berada di tampat, anda juga bisa meminta penelpon untuk menelpon kembali.

3. Korespondensi Pengarsipan korespondensi merupakan tugas dan kegiatan rutin sehari-hari sekretaris, karena secanggih apapun teknologi perkantoran, korespondensi tetap ada dan diperlukan. Dalam bidang korespondensi, pekerjaan sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut:

Menerima dan menyortir surat masuk, baik yang datang melalui kurir Mem-follow up surat masuk dengan menyampaikan langsung kapada pimpinan atau kepada orang yang bisa mendapat izin mewakili pimpinan Membuat dan menyusun surat keluar yang sesuai dengan konsep atau petunjuk pimpinan

Untuk menertibkan kegiatan pengarsipan , berikut cara-carnya: Bersihkan meja secara kontinu dari ceceran arsip-arsip. Buat jadwal pengarsipan, misalnya menyisihkan separuh hari setiap dua minggu atau sehari dalam sebulan untuk pengarsipan Buat arsip “gantung” untuk dokumen yang tidak begitu penting untuk diarsipkan sekarang.

Dalam penyimpanan arsip terdapat enam sistem penyimpanan arsip yang bisa digunakan dalam pengelolaan arsip, yaitu: Sistem penyimpanan arsip menurut nomor Sistem penyimpanan arsip menurut abjad Sistem penyimpanan arsip menurut pokok masalah. Sistem penyimpanan arsip menurut lokasi atau wilayah. Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, baik tanggal terima arsip maupun tanggal dibuatnya arsip

4. Pengelolaan rapat rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan memimpin rapat:

Memahami tujuan rapat 2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin 3. Memahami setiap acara rapat 4. Memahami perencanaan prosedur rapat 5. Menghubungi dan menyiapkan notulen rapat 6. Mengatur petugas konsumsi dan akomodasi 7. Memeriksa ruangan rapat 8. Mempersiapkan perlengkapan rapat

5. Pengaturan jadwal pimpinan dalam pengaturan jadwal pimpinan, sekretaris dapat menerapkan tahapan manajemen secara umum, dari perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasiaan, sampai evaluasi dan pengawasan. Perencanaan dalam merencanakan jadwal pimpinan, ada beberapa hal yang perlu diperatikan oleh sekretaris: Jadwal harus jelas Fleksibel Realistis Berkesinambungan

2. Pengorganisasian Pada intinya, dalam pengorganisasian jadwal, sekretaris harus mahir dan cermat mengidentifikasi dan mengklasifikasi tugas pimpinan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. 3. Pengoordinasian pangoordinasiaan dalam hal ini berarti sekretaris harus bisa membantu memperlancar pelaksanaan tugas pimpinan. Jika perlu dengan melibatkan bantuan staf lain sehingga diperlukan cooperatif sekretaris dengan staf lain sehingga pelaksanaan tugas bisa lebih mudah

5. Pengawasan dan Evaluasi sekretaris harus mengamati dan mengawasi pelaksanaan jadwal kegiatan pimpinan sudah sesuai dengan yang direncanakan atau belum, jika belum, dievaluasi dan dicari tahu penyebanya. Tujuan evaluasi diantaranya untuk mengontrol kegiatan yang tidak bisa dilakukan sesuai dengan jadwal, mencari penebanya, sehingga menjadi bahan pertimbangan untuk penentuan jadwal pimpinan selanjutnya.