Ferdial Ricardo Chandra (122121040) MANAGEMEN KUALITAS SIX SIGMA Oleh : R. Wendy F. Anbiya (122121094) Sutarjo (122121150) Ferdial Ricardo Chandra (122121040)  Fanny Gita (122121038) Noviani Mira Sari (122121038) Indah Dewi M. (122121052) Ruth Diana Tambunan (122121107) MAGISTER MANAGEMEN UNIVERSITAS TRISAKTI

PENDAHULUAN Dalam beberapa tahun terakhir, perubahan teknologi dan inovasi telah meningkat secara signifikan.Upaya untuk memberikan yang lebih baik, lebih murah dan lebih cepat dari produk dan jasa dalam rangka untuk mencapai kepuasan pelanggan telah sangat meningkat (Raharjo, 2007). Six Sigma sebagai salah satu perbaikan yang paling efektif di antara sejumlah besar organisasi-organisasi multinasional dan menunjukkan tren kenaikan (Desai, 2006). Sejak awal 1990-an, inisiatif Six Sigma yang memanfaatkan koleksi quality manajemen dan kualitas alat statistik yang telah diperkenalkan dan dipraktekkan sebagai kualitas sistem manajemen (Antonius dan Banuelas, 2002; Goh dan Xie, 2004) Tujuan Pembahasan Untuk memeriksa/menguji strategi dan konsep – konsep Six Sigma dan untuk meneliti apakah Six Sigma dapat di aplikasikan pada industri dan dapat membawa manfaat bagi organisasi yang telah mengaplikasikannya dengan sukses.

Six Sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif. Secara harfiah, Six Sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta produk/jasa. Menurut Brue (2006), Six Sigma adalah pemecahan masalah teknologi yang menggunakan data, pengukuran, dan statistik untuk mengidentifikasi beberapa faktor penting yang akan secara dramatis mengurangi limbah dan cacat sambil meningkatkan hasil diprediksi, kepuasan pelanggan, keuntungan, dan nilai pemegang saham. Ada lima langkah-langkah dalam penerapan Six Sigma yang disebut Six Sigma DMAIC, yaitu Definition-Measurement-Analysis-Improvement-Control (Eckes, 2002).

Perbedaan Six Sigma dan Total Quality Management (TQM) Thomas Pyzdek, Dalam bukunya "The Six Sigma Handbook", Thomas Pyzdek menjelaskan adanya perbedaan penting antara Six Sigma dan TQM yaitu, TQM hanya memberikan petunjuk secara umum (sesuai dengan istilah manajemen yang digunakan dalam TQM). Petunjuk untuk TQM begitu umumnya sehingga hanya seorang pemimpin bisnis yang berbakat yang mampu menterjemahkan TQM dalam operasional sehari-hari. Secara singkat, TQM hanya memberikan petunjuk filosofis tentang menjaga dan meningkatkan kualitas, tetapi sukar untuk membuktikan keberhasilan pencapaian peningkatan kualitas. Ada beberapa kelemahan yang muncul pada pelaksanaan Total Quality Control yaitu: Terlalu fokus pada kualitas dan tidak memperhatikan isu bisnis kritis lainnya. Implementasi Total Quality Control menciptakan pemahaman bahwa masalah kualitas adalah masalahnya departemen Quality Control, padahal masalah kualitas biasanya berasal dari ketidakmampuan departemen lain dalam perusahaan yg sama. Penekanan umumnya pada standar minimum kualitas produk, bukan pada bagaimana meningkatkan kinerja produk.

Lanjuta Perbedaan Perbedaan Six Sigma dan Total Quality Management (TQM) Sementara Six Sigma dalam pelaksanaannya menunjukkan hal-hal menjadi solusi permasalahan di atas : Menggunakan isu biaya, cycle time dan isu bisnis lainnya sebagai bagian yg harus diperbaiki. Six sigma tidak menggunakan ISO 9000 dan Malcolm Baldrige Criteria tetapi fokus pada penggunaan alat untuk mencapai hasil yg terukur. Six sigma memadukan semua tujuan organisasi dalam satu kesatuan. Kualitas hanyalah salah satu tujuan, dan tidak berdiri sendiri atau lepas dari tujuan bisnis lainnya. Six sigma menciptakan agen perubahan (change agent) yg bukan bekerja di Quality Department. Ban hijau (Green Belt) adalah para operator yg bekerja pada proyek Six Sigma sambil mengerjakan tugasnya.

Six sigma dapat dijelaskan dalam dua perspektif, yaitu perspektif statistik dan perspektif metodologi Perspektif statistik sigma dalam statistik dikenal sebagai simpangan baku (bahasa Inggris: standard deviation) yang menyatakan nilai simpangan terhadap nilai tengah. Suatu proses dikatakan baik apabila berjalan pada suatu rentang yang disepakati. Rentang tersebut memiliki batas, batas atas atau USL (Upper Specification Limit) dan batas bawah atau LSL (Lower Specification Limit'') proses yang terjadi di luar rentang disebut cacat. Proses Six Sigma adalah proses yang hanya menghasilkan 3.4 DPMO (defect permillion opportunity).

Perspektif metodologi Six Sigma merupakan pendekatan menyeluruh untuk menyelesaikan masalah dan peningkatan proses melalui fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). DMAIC merupakan jantung analisis six sigma yang menjamin voice of costumer berjalan dalam keseluruhan proses sehingga produk yang dihasilkan memuaskan pelanggan. Define adalah fase menentukan masalah, menetapkan persyaratan-persyaratan pelanggan, mengetahui CTQ (Critical to Quality). Fase ini tidak banyak menggunakan statistik, alat-alat (tools) statistik yang sering dipakai pada fase ini adalah diagram sebab-akibat (Cause and Effect Chart) dan Diagram Pareto (Pareto Chart). Kedua alat (tool)statistik tersebut digunakan untuk melakukan identifikasi masalah dan menentukan prioritas permasalahan. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan masalah adalah Spesifik, menjelaskan secara tepat apa yang salah, bagian proses mana yang salah dan apa salahnya. Dapat diamati, menjelaskan bukti-bukti nyata suatu masalah. bukti-bukti tersebut dapat diperoleh baik melalui laporan internal maupun umpan balik pelanggan. Dapat diukur, menunjukkan lingkup masalah dalam suatu ukuran. Dapat dikendalikan, masalah harus dapat diselesaikan dalam rentang waktu tertentu. Apabila masalah terlalu besar maka dapat dipecah-pecah sehingga dapat lebih dikendalikan.

Measure adalah fase mengukur tingkat kinerja saat ini, sebelum mengukur tingkat kinerja biasanya terlebih dahulu melakukan analisis terhadap sistem pengukuran yang digunakan. Masalah yang muncul dalam pengukuran adalah variabilitas pengukuran yang dinyatakan dalam varian (variance). Varian total suatu pengukuran berasal dari varian yang ditimbulkan oleh produk (part to part) dan varian akibat kesalahan pengukuran (gage). Sumber variability dalam hasil pengukuran adalah :

Analyze adalah fase menganalisis faktor-faktor penyebab masalah/cacat. Ada tiga langkah penting untuk analisis akar penyebab harus dilakukan dengan benar: Diagram pareto digunakan untuk melakukan prioritas terhadapa masalah-masalah yang harus ditangani dengan aturan pengelompokan 80-20, 20% dari kecacatan akan menyebabkan 80% masalah. Diagram sebab-akibat ( Cause & Effect Chart) digunakan untuk mengorganisasi hasil informasi brainstorming dari sebab-sebab suatu masalah. Diagram ini sering disebut juga dengan diagram fishbone karena bentuknya yang mirip dengan tulang ikan, atau diagram ishikawa untuk menghormati sang penemu. Uji hipotesis rata-rata, umumnya uji hipotesis rata-rata digunakan untuk menetapkan faktor kausatif dengan cara menginformasikan sumber-sumber variasi. Disamping itu, digunakan juga untuk menunjukan perbedaan yang signifikan antara data awal (baseline) dengan data yang diambil setelah perubahan (improvement), dilakukan.

Pengembangan (Improve) adalah fase meningkatkan proses dan menghilangkan sebab-sebab cacat. Pada fase pengukuran (measure) telah dinetapkan variabel faktor dan untuk masing-masing variabel respons. Sedangkan pada fase pengembangan (improve) banyak melibatkan uji perancangan percobaan ( Design of Experiment ) atau disingkat DoE. DoE merupakan suatu pengujian dengan mengubah variabel faktor sehingga penyebab perubahan pada variabel respon diketahui. Langkah-langkah yang terlibat dalam fase ini adalah merancang rencana perbaikan, memilih prioritas rencana perbaikan, dan menggambar proses perbaikan. Pengendalian (Control) adalah fase mengendalikan kinerja proses dan menjamin cacat tidak muncul kembali. Alat (tool) yang umum digunakan adalah diagram kontrol (Control chart). Fungsi umum diagram kontrol adalah, sebagai berikut : Membantu mengurangi variabilitas. Memonitor kinerja setiap saat. Memungkinkan proses koreksi untuk mencegah penolakan.

Studi Kasus PENERAPAN KONSEP SIX SIGMA UNTUK MENINGKATKAN PROSES PERAMALAN PENJUALAN PADA PERUSAHAAN DISTRIBUSI (STUDI KASUS PT. BOGASARI FLOURMILLS DIV. PASTA )

PT. Bogasari Flour Mills Divisi Pasta Proses perencanaan persediaan memiliki peranan yang sangat penting untuk dapat memenuhi kepuasan pelanggan Permasalahan: Memperkirakan kebutuhan pasar nasional akan pasta, dimana penyimpangan didalamnya cukup berpengaruh sehingga mengakibatkan kekosongan/ kelebihan barang produksi, yang akhirnya juga berpengaruh terhadap pemenuhan pesanan.

Six Sigma Define (Definisi): Menentukan Critical To Quality (CTQ) Measure (Pengukuran): Pengukuran terhadap data-data existing & current process. Data peramalan penjualan dan data aktual penjualan tahun 2002-2005. Analyze (Analisa) Analisa Data: Software Minitab Diagram boxplot, grafik runchart , kapabilitas proses (nilai sigma dan DPMO) Analisa Proses: Metode Failure Modes and Effects Analysis (FMEA). Improve (Perbaikan) Peramalan penjualan dengan metode dekomposisi untuk peramalan penjualan dalam 1 tahun dan membuat order form distributor serta program sederhana input order untuk penyesuaian peramalan penjualan per bulannya. Control (Kontrol)

FISHBONE

QFD

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) Proses-proses yang ada pada proses peramalan penjualan adalah sbb: Penentuan target penjualan. Pengumpulan data historis. Breakdown production per bulan. Adjustment production per bulan.

Dari proses-proses tersebut dapat dianalisa: Potensi kegagalan dari setiap proses. Efek kegagalan tersebut bagi Bogasari. Penyebab kegagalan tersebut. Proses pencegahan dan pengendalian yang sedang berjalan untuk mencegah terjadinya kegagalan tersebut. Tindakan yang dilakukan untuk mengurangi kesulitan atau meningkatkan identifikasi dini. Siapa yang bertanggung jawab dari setiap tindakan yang diambil.

Improvement (Perbaikan) Metode Peramalan Penjualan Order Form Pelanggan (Check-list) Sumber: Adlan, Denny Michels. Devitha, Anastasia. Wibowo, Satrio. Satriago, Handry. Penerapan Konsep Six Sigma Untuk Meningkatkan Proses Peramalan Penjualan Pada Perusahaan Distribusi (Studi Kasus Pt. Bogasari Flourmills Div. Pasta). Jakarta: Universitas Bina Nusantara. 2005

Terimakasih

Sesi Tanya Jawab Dapatkah Six Sigma diterapkan pada suatu perusahaan dan apa dampak manfaat penerapan Six Sigma tersebut? Oleh Isralliananda (122121059) Bagaimana proses untuk mendapatkan kualifikasi Six Sigma Dream Bell? Oleh Sapta Okta (122121112) Apa kelemahan Six Sigma? Oleh Simin (122121115)

Jawaban Pertanyaan 1. Dapatkah Six Sigma diterapkan pada suatu perusahaan dan apa dampak manfaat penerapan Six Sigma tersebut? Jawab : Dapat, ada beberapa perusahaan yang telah menerapkan Six Sigma, seperti Allied Signal (1994, target 5 s : 200), Asea Brown Boveri (1993), General Electric (targer 6 s : 2000), Polaroid (target 6 s : 2001) dll. Manfaat penerapan Six Sigma bagi perusahaan : a. Mempertahankan kelangsungan usaha Meningkatkan Market share Customer Retention Meningkatkan Profit dan Investor Relations Meningkatkan hubungan dengan Supplier b. Adanya kejelasan performance yang harus dicapai oleh setiap anggota organisasi

Jawaban Pertanyaan … (2) c. Mempercepat kegiatan improvement: Process Improvement: Defect reduction, Cycle time reduction, metodologi desain proses Meningkatkan Produktifitas Product/service Improvement Cost Reduction d. Mendorong budaya belajar di dalam organisasi Meningkatkan skill karyawan dalam memperbaiki proses e. Mendorong dilakukannya perubahan yang bersifat strategis Culture Change Manfaat penerapan Six Sigma bagi pelanggan : Meningkatkan “value to customer” Produk / service yang bermutu tinggi Biaya yang murah  harga murah

Jawaban Pertanyaan ... (3) 2. Bagaimana proses untuk mendapatkan kualifikasi sertifikasi Six Sigma Dream Belt? Megikuti prosesi modul yang diselenggarakan oleh SSCX, sebuah asosiasi yang menyelengarakan pelatihan dan pengembangan kemampuan Six Sigma. 3. Apa kelemahan Six Sigma? Six Sigma tidak memiliki kelemahan, namun jika ada yang berpandangan ada hal yang menjadi kelemahan dalam Six Sigma bisa jadi justru hal tersebut yang merupakan kelebihan Six Sigma.

Kelompok Six Sigma Noviani Mirasari – (122121087) Kiri – Kanan : Ferdial Ricardo Chandra (122121040) – Indah Dewi M. (122121052) – Fanny Gita (122121038) – Sutarjo (122121150) – R. Wendy F. Anbiya (122121094)