PROSES MANAJEMEN Luther Gulick memperkenalkan istilah yg terkenal dlm dunia proses manajemen yaitu : POSDCORB; Planning / perencanaan Organising / pengorganisasian Staffing / kepegawaian Directing / pelaksanaan Coordinating / koordinasi Reporting / pelaporan Budgeting / penganggaran

Planning / perencanaan Salah satu tugas kepala perpustakaan yaitu membuat perencanaan. Rencana ad. tindakan yg direncanakan / diproyeksikan pada masa yg akan datang. Perencanaan sistematis mencakup langkah : 1). Pengenalan masalah serta langkah yg diperlukan utk mengatasinya; 2). Mengumpulkan informasi mengenai masalah yg dihadapi; 3). Menilai berbagai pemecahan alternatif serta metode utk memecahkan masalah; 4). Pengambilan keputusan utk bertindak, dan 5). Evaluasi pemecahan masalah berdasarkan pengalaman

Organising / pengorganisasian Pengorganisasian artinya menyusun struktur kekuasaan formal, dg batasan jelas & dikoordinasi utk mencapai objek tertentu. Pola organisasi perpustakaan berbeda antara satu perpust dg perpust yg lain, tergantung : 1). Tujuan perpust; 5). Gedung perpust; 2). Sifat pemakai; 6). Sikap pimpinan; 3). Jenis staf perpust; 7). Pand. hidup Kep. Perpust. 4). Jenis dokumen;  Dlm pemilihan pola organisasi perpust, biasanya dipilih antara Administrai & Jasa Terpusat (sentralisasi) atau Desentralisasi

Staffing / kepegawaian Kepegawaian mrp keseluruhan fungsi personil, yg mencakup : a). Kesempatan kerja & pelatihan; b). Pemantapan lingkungan kerja yg menyenangkan; Tujuan : Menempatkan karyawan yg efisien dlm jumlah cukup, yg masing-2 mampu melaksanakan tujuan perpust.

Directing / pelaksanaan Dlm pelaksanaan pekerjaan, diperlukan pengarahan. Pengarahan mrp tugas berkesinambungan dari pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan mencakup langkah sbb : 1). Mencari kesempatan yg tepat utk mengambil keputusan; 2). Mencari berbagai kemungkinan tindakan (kegiatan desain); 3). Memilih berbagai tindakan (kegiatan pilihan).

Coordinating / Pengkoordinasian Koordinasi artinya berkaitan dg berbagai bag organisasi, utk mencapai pelaksanaan yg harmonis. Ini memerlukan penyesuaian terus menerus antar bag dlm organisasi. Dg dmk semua prosedur, operasi & kegiatan mengarah ke sumbangan maksimal thdp orgnisasi. Sbg contoh, koordinasi antara bag Pengkatalogan dg Referensi. Bag Pengkatalogan perlu menjelaskan akses pada katalog melalui pengarang, judul, & subjek (disertai penjelasan daftar tajuk subjek yg digunakan). Berdsrkan informasi tsb maka bag Referensi akan membantu pemakai bagaimana menemukan informasi secara cepat, tepat dan murah pd katalog perpust.

Reporting / Pelaporan Melalui pelaporan, maka Kepala Perpust melaporkan unjuk kerja & kebutuhan perpust thdp Pimpinan yg lebih tinggi. Dg menggunakan dokumen & hsl penelitian, Kepala Perpust mengumpulkan data. Dg data ini Kepala Perpust mampu menunjukkan pd Pimpinan, seberapa jauh kinerja perpust sekaligus membuktikan efisiensi perpustakaan. Pelaporan pd umumnya juga disebut hubungan masyarakat / public relations. Kegiatan humas ini mrp penghubung antara masyarakat dg perpust. Pelaporan juga sering digunakan sbg gawai utk menilai prosedur & jasa perpust. Pustakawan menggunakan pelaporan sbg media utk melakukan kegiatan.

Budgeting / Penganggaran Penganggaran mrp alat manajemen yg efektif. apabila dlm menentukan anggaran berbagai kebutuhan & sumber perpust dpt ditinjau dan dinilai. Perencanaan yg cermat, akuntansi dan kontrol sangat diperlukan dlm pengangggaran. Kepala Perpust hrs menguji kebutuhan perpust atas dasar kontinuitas, artinya tdk terpaku pd kegiatan tahun pertahun. Dg dmk, Kepala Perpust hrs mencari sumber dana utk membiayai kebutuhan pemakai yg selalu meningkat. Kepala Perpust harus mampu membimbing, mengarahkan & ikut serta dlm menentukan anggaran.

POLA SISTEM ORGANISASI Bila tujuan perpust utk efisiensi, maka pola harus sederhana. Penentuan sistem organisasi yg akan dipilih, tgtg pd berbagai faktor,sbb : 1). Tujuan perpust 2). Jenis pemakai 3). Jenis dokumen 4). Keadaan gedung perpust 5). Personalia perpust 6). Kegiatan otomasi perpust 7). Bantuan keuangan

1). Tujuan Perpus Tujuan perpust mrp faktor penting bagi perencanaan bagian-2 di perpust.  Apa tujuan dibangun perpust?

2). Jenis Pemakai Jenis pemakai yg akan dilayani menentukan pola organisasi. Misalnya perpust khusus utk tuna netra, memerlukan jasa / layanan yg berlainan dg perpust sekolah.

3). Jenis dokumen Jenis dokumen menentukan pola organisasi perpust. Misalnya : perpust yg mengkhususkan diri pada dokumen berupa dokumen kartografis, seperti : peta, atlas dan globe akan memerlukan tenaga dan materi konservasi yg belainan dg perpust yg khusus mengoleksi buku saja.

4). Keadaan gedung Gedung yg direncanakan dg cermat & fleksibel / luwes, akan memudahkan dlm tata ruang.  Tata ruang yg baik yaitu memudahkan pegawai bekerja dan merasa nyaman, demikian juga dg pengguna dpt merasa nyaman ketika berada di perpust

5). Personalia perpust Setiap personil harus sesuai dg pola organisasi yg ditentukan.  Kualitas dan kuantitas personil yg dibutuhkan tergantung pada jenis perpust

6). Kegiatan automasi perpust Automasi perpust menyangkut berbagai aspek shg perlu ditimbang secara masak-2 dlm menentiukan pola perpust. Berbagai jasa perpust dpt dilaksanakan lebih cepat dn efisien jika menggunakan automasi, ttp otomasi juga membutuhkan biaya yg tdk sedikit.

7). Bantuan keuangan Faktor yg sangat menentukan keberlangsungan perpust yaitu tersedianya dana / sumber keuangan.  Dalam menyusun rencana kegiatan tidak lepas dari unsur dana.

POLA ORGANISASI PERPUST Menurut Sulistyo-Basuki, pola organisasi dpt dikelompokkan menjadi 6. 1. Berdasarkan fungsi 2. Berdaarkan subjek 3. Berdasarkan kawasan 4. Berdasarkan pemakai yg dilayani 5. Berdasarkan jenis dokumen 6. Berdasarkan sentralisasi atau desentralisasi

1. Berdasarkan Fungsi Dlm ancangan ini, organisasi perpust dibagi berdsrkan fungsi perpust. Hasilnya adalah : dibentuknya bagian pengadaan, bagian pengklasifikasian & pengkatalogan, jasa referens, bag sirkulasi, bag pemelihaaan & pengawetan. Juga ada yg menambahkan : bag majalah, bag keuangan, bag administrasi, perpust cabang, ruang bacaan, bag koleksi khusus.  Walaupun terbagi dlm bbrp bagian, ttp mereka tdk bekerja otonom.  Dari kasus tsb di atas, kemudian ada kecenderungan antar bag yg berkaitan digabung jadi satu

2. Berdasarkan Subjek