Data Processing in Office Applied Database II

Office Application Review OBJEKCIRIAKSI File (Dokumen)Nama, ekstensiNew Open Save, Save As... Print Setup.. Page (Halaman)Size (Ukuran) Margin (top, bottom,left, right) dan isinya Header Footer Nomor halaman Page break Menentukan dan mengubah ciri ybs WORD PROCESSOR Application to manage documents dominated by texts. Several levels in using word processor –Common typing machine - Typing machine “plus” –Formatter - Automation wrong typing correction –Automation change appearance setter –Organizing to One full document - Mail-merge Managed objects, features, and actions taken

Managed objects, feature, and action OBJEKCIRIAKSI ParagraphIndentation First line (hanging,...) Spacing (before, after) Line spacing Alignment (left, center, justified,..) Border, shading Text flow control : widow, orphan, break,keep together Mengubah ciri Line (baris)Line Spacing Line hard break Menentukan dan mengubah ciri. Character (huruf)Font : type, style, size, effect Colour Menentukan dan mengubah ciri Blok (sekumpulan teks)Ciri teks, paragraphMenentukan blok Copy Cut Paste Mengubah ciri Gambarlihat ciri gambarSesuai aksi terhadap gambar TabelHeadings Row (height, ciri isi) Column (wieight, ciri isi) Cell Format (grid, column,...) Sesuai operasi isi sel yang berupa teks Konversi teks ke tabel dan sebalinya Menggabung/split

SPREAD SHEET Processor Application to manage documents that contain spread sheet, a document organized in row and column that forms a cell Example in using spread sheet –Simple spread sheet –Data processing tool Managed objects, features, and actions taken OBJEKCIRIAKSI File (Buku)Nama, ekstensiNew Open Save, Save As... Print Setup.. SheetNamaMembuat baru Mengedit isinya RowHeight Header Menambah/men yisipkan Menghapus ColumnWeightMenambah/men yisipkan Menghapus

Managed objects, features, and actions taken OBJEKCIRIAKSI ColumnWeightMenambah/menyisipkan Menghapus CellAlamat : baris dan kolom Isi (text, numeric, formula) Format isi Border Shading Mengetik isinya Operasi terhadap isi sesuai dengan isi: Cut/paste, copy, move Range (sekumpulan sel)Alamat : alamat sel terkiri atas dan terkanan bawah Menentukan blok Copy isi Cut/Paste isi Move isi Mengubah ciri isi GrafikSumbu X dan Y serta judul Jenis tampilan (line, batang, pie) Range data yang hendak digambar Warna dan efek lain Membuat/menentukan Mengubah ciri Menampilkan Page (Halaman) Utk pencetakan Size (Ukuran) Margin (top, bottom,left, right) dan isinya Header Footer Nomor halaman Menentukan dan mengubah ciri ybs

Database Processor Used to manage data organized to data table that contain fields and rows. Relational database, key SQL Presentation Processor Application to process a document contains presentation material Document organized in slides Brief text appearance but the contain is compact, completed with illustration graphics, image, etc.

Data Transfer between Office Application Data types and the characteristics DOKUMENSPREAD SHEETTABEL BasisDataSarana Presentasi  Dokumen  Page  Section  Paragraph  Line  Word/token  Character  Book  Worksheet  Range  Cell  Table  Rows (record)  Columns (fields)  Slide : teks, gambar, animasi  Notes  Outline

Operation can be taken on each object OBJEKCIRIAKSI FileFormatnya sesuai dengan jenis aplikasi yang mengelolanya. Satu aplikasi dapat menyimpan beberapa format file, atau dapat melakukan imprt/eksport ke format file yang lain New Open Save, Save As... Print Setup.. TEKSFont: type, size, style, efek, cases, colourMenunjuk Mengetik Mengubah ciri lain Menentukan blok : sekumpulan teks Menyalin: Copy Memindahkan teks : Cut, paste Mencetak GAMBARGaris : ketebalan, arah, warna Bentuk : garis, segi empat, elips, lingkaran, poligon tertutup Group : sekumpulan bentuk Fill pattern : warna, grey level Lapisan : Back, front Posisi di layar Alignment beberapa bentuk Menunjuk Membuat Mengubah ukuran Rotasi Algnment beberapa bentuk Menyatukan, mengurai beberapa bentuk Memindahkan posisi, menggeser Menyalin : Copy Menggunting/tempel : Cut/Paste Mengubah letak lapisan (Back, front,..)

Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada saat mengetik dengan Word dan menimbulkan persoalan : Mengetik setiap baris diakhiri dengan line break Mengetik “blank” lebih dari satu kali Tidak memanfaatkan tabulasi Melakukan justifikasi secara manual Tidak memberikan identifikasi kepada file, halaman sehingga sulit untuk mencari softcopynya Untuk dapat melakukan transfer dengan “mulus”, sebaiknya suatu objek pada sebuah aplikasi diketik sesuai dengan “sifat”, “kaidah” yang berlaku.

Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada saat mengetik dengan Excel dan menimbulkan persoalan : Mengetik suatu teks “panjang” yang seharusnya dalam satu cell menjadi beberapa cell (pemula tidak tahu bagaimana ganti baris dalam satu cell, atau tidak melakukan alignment “Merge” cell menjadi sifat alamiah spreadsheet menjadi “luntur” Tidak memberikan identifikasi kepada file, halaman sehingga sulit untuk mencari softcopynya Data hasil perhitungan suatu formula harus dipikirkan jika dibawa ke aplikasi lain, apakah menjadi datanya atau dengan formula. Formula yang saling bergantung mungkin menimbulkan persoalan (mengacu ke sheet/file lain)

Transfer data antar aplikasi office : Teks murni selalu dapat dibawa dari dan ke semua aplikasi. Tetapi karakteriistik akhir baris mungkin menimbulkan masalah Tabel bisa dibawa dari Word ke Excel dan sebaliknya Data Excel bisa dieksport ke MS Access dan sebaliknya

Data Processing in Excel Benefit –Simple, –More practice if data volume is small Data Processing –Calculating with formulation –Sorting –Table look up –Filter –Pivot –Count, making simple statistics