Table & Mail Merge Pertemuan 3

TABLE Klik tab insert lalu klik icon table pada grup tables. Lalu sorot banyaknya kolom dan baris yang akan disisipkan. Apabila kolom dan baris pada tabel yang disisipkan dalam jumlah banyak, maka setelah menekan icon table dilanjutkan dengan menekan insert table yang akan menampilkan kotak dialog Insert Table. Pada number of columns, tentukan banyak kolom yang akan disisipkan. Pada number of rows, tentukan banyak baris yang akan disisipkan.

Menyisipkan Baris Atau Kolom Baru Sorot kolom/baris pada tabel yang akan disisipi dengan kolom atau baris baru. Pada Table Tools, klik tab Layout. Pada grup Rows & Columns kita dapat memilih pilihan berikut: Insert Above untuk menyisipkan baris baru diatas baris yang disorot. Insert Below untuk menyisipkan baris baru dibawah baris yang disorot. Insert Left untuk menyisipkan baris baru diatas baris yang disorot.

Menghapus Sel, Baris, Kolom Atau Tabel Sorot kolom atau baris yang akan dibuang. Pada Table Tools, klik tab Layout. Pada grup Rows & Columns, klik perintah delete dan kita dapat memilih pilihan berikut : Delete Cells untuk menghapus sel yang ditempati insertion point. Delete Columns untuk menghapus kolom yang tersorot. Delete Rows untuk menghapus baris yang tersorot. Delete Table untuk menghapus tabel yang ditempati insertion point.

Merubah Perataan/Posisi Teks Pada Setiap Sel Sorot beberapa sel yang akan dirubah perataan/posisinya. Pada Table Tools, di tab Layout dan grup Alligment , kita dapat memilih dengan menekan salah satu bentuk perataan/posisi sesuai dengan keinginan kita.

Mengabungkan sel Sorot beberapa sel yang akan digabung. Klik perintah Merge Cells, pada Pada Table Tools, di tab Layout dan grup Merge.

Sortasi data Sorot data pada tabel yang akan diurutkan. Pada Table Tools, kemudian tab Layout dan Grup Data, klik perintah Sort. Dan akan memunculkan kotak dialog Sort. Pada sort By, kita dapat menentukan kolom mana yang akan diurutkan. Tandai pilihan Ascending untuk mengurutkan dari A s/d Z atau dari terkecil sampai terbesar, dan Descending untuk kebalikannya. Pada then by, bisa digunakan apabila akan mengurutkan dari kolom yang lain. Pada My list has, tandai Header Row apabila tabel akan memakai baris kepala tabel, atau No Header Row apabila tidak akan memakai baris kepala tabel.

MAIL MERGE

Dua bagian penting dalam penggunaan fasilitas Mail Merge Main Document, merupakan dokumen inti atau dokumen utama yang berisi teks dan informasi lain yang tidak berubah dari surat yang akan dibuat. Data Source, merupakan sumber data yang akan digabungkan ke Main Document

Mail Merge Buka file surat yang akan dijadikan Main Document atau siapkan dokumen baru yang masih kosong. Pada tab Mailings, dalam group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Kotak pemilihan pembentukan Mail Merge akan ditampilkan.

Pilih dan klik pembentukan mail merge yang diinginkan. Letters  untuk membuat surat yang akan didistribusikan ke beberapa penerima E-mail Messages  untuk membuat surat yang akan didistribusikan ke beberapa alamat e-mail Envelopes  untuk membuat amplop surat yang alamat tujuannya diambil dari file sumber data (data source)

Labels  untuk membuat label surat yang datanya diambil dari file sumber data. Directory  untuk membuat dokumen tunggal yang berisi katalog atau daftar alamat

Tetapi bila Anda ingin membuat Mail Merge, secara langkah demi langkah dengan bantuan wizard yang disediakan word 2007, pilih dan klik Step by Step Mail Merge Wizard, jendela Task Pane – Mail Merge ditampilkan. Pilih dan klik Letters, kemudian klik Next: Starting document.

Pada bagian Select starting document yang ada di task pane, klik salah satu tombol pilihan penentuan langkah awal penyiapan dokumen. Pada bagian Select Recipients yang ada task pane, klik salah satu tombol pilihan cara penentuan sumber data (Data source) Pada jendela dokumen yang sedang aktif, bila Main document belum siap atau tersedia, Anda dapat mengetikkan format dasar surat yang ingin Anda kirimkan.

Setelah menyiapkan atau mengetikkan dokumen inti yang berisi teks dan informasi lain yang tidak berubah, selanjutnya Anda dapat menempatkan field name yang diambil dari file sumber data (data source). Tempatkan field name dengan cara klik More items. Kotak dialog Insert Mail Merge Field akan ditampilkan.

Pada kotak dialog Insert Merge Field tersebut, pilih dan klik field name yang ingin Anda tempatkan. Kemudian klik tombol perintah insert. Kemudian pilih dan klik Next: Preview your letters yang ada di bawah task pane. Setelah selesai pilih dan klik Next : Complete the merge yang ada dibawah Task Pane

Pada jendela Task Pane – Mail Merge terakhir ini, Anda dapat mencetak Mail Merge yang selesai Anda buat, dengan mengklik Print. Kotak dialog Merge to Printer akan ditampilkan, tentukan record atau penerima yang ingin dicetak ke printer. Kemudian klik OK.

Bila Anda ingin menyimpan surat untuk record atau penerima tertentu, sebagai file dokumen yang terpisah atau berdiri sendiri. Klik Edit Individual Letters. Kotak dialog Merge to New Document akan ditampilkan, tentukan record atau penerima yang ingin disimpan sebagai file dokumen yang terpisah. Kemudian klik OK 12. Simpan Main Document Mail Merge yang sudah Anda Definisikan tersebut.