Ragam Teknik Evaluasi Investasi Teknologi Informasi

Investasi suatu dana yang dikeluarkan dalam mencapai suatu tujuan tertentu di mana dengan investasi yang dilakukan, perusahaan akan mendapatkan benefit di masa mendatang

Investasi Ada empat faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam melakukan suatu investasi, yaitu: Modal yaitu berapa banyak dana yang diperlukan untuk melakukan investasi sampai perusahaan dapat memperoleh keuntungan yang melebihi dari investasi yang dikeluarkan. Tingkat pengembalian yaitu berapa persen tingkat keuntungan yang bisa diperoleh dari modal yang dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu. Tingkat resiko yaitu berapa besar kemungkinan terjadinya kerugian yang dapat mengurangi jumlah modal bahkan menghabiskan modal perusahaan. Arus dana yaitu seberapa cepat dana dalam bentuk uang kas secara fisik yang dapat ditarik dari modal yang sudah disetor.

Teknologi Informasi Teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan mengggunakan informasi dalam segala bentuknya.

Investasi TI investasi TI adalah investasi yang terdiri dari biaya siklus hidup total keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan TI, termasuk biaya operasional paska-proyek sistem yang diterapkan.

Tujuan Investasi TI Tujuan dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut Richardus Eko Indrajit (2004, p30): Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. Untuk memperbaiki efisiensi dan efektifitas perusahaan. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain.

Manfaat Investasi TI Manfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut menurut Richardus Eko Indrajit (2004, p41): Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan (cost displacement) Menghindari biaya yang harus dikeluarkan (cost avoidance) Memperbaiki kualitas yang diambil (decision analysis) Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact analysis)

Bagaimana jenis investasi yang berbeda dapat dilakukan Tujuan investasi Jenis investasi Evaluasi/ pengukuran Kelangsungan bisnis Harus dilakukan Melanjutkan/menghentikan bisnis Peningkatan efisiensi Penting / inti Biaya manfaat Peningkatan efektivitas Kritikal / inti Analisis bisnis Halangan kompetitif Strategis / prestise Analisis strategi Infrastruktur Arsitektur/ harus dilakukan Istilah yang luas

Karakteristik Investasi TI Struktur biaya (cost structure) Biaya langsung (direct cost) Biaya tidak langsung (indirect cost) Intangibility Intangible asset Dampak dari struktur organisasi (impact on organizational structures) Keuntungan jangka panjang (long-term benefits) Kesempatan bisnis baru (newbusiness opportunities) Perubahan organisasi (organizational changes) Ketidakpastian (uncertainly) Ketidakpastian keuntungan (benefits uncertainly) Ketidakpastian biaya (cost uncertainly)

Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Alasan utama dalam melakukan evaluasi TI yaitu karena adanya keraguan yang pantas dipertimbangkan di dalam banyak area di mana investasi dalam bidang teknologi informasi telah terbukti secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan melakukan evaluasi teknologi informasi, perusahaan akan mempelajari bagaimana cara menggunakan dananya dengan baik. Ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan mengerti bagaimana suatu teknologi informasi dapat digunakan lebih baik dalam proses bisnis perusahaan, dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi di mana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan- keputusan yang lebih baik di lain waktu.

Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Mengevaluasi biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh perusahaan pada investasi yang dilakukan dalam peralatan, layanan, aplikasi dan teknologi dasar.

Metode-Metode Evaluasi Investasi TI Cost-Benefit Analysis (CBA) Return of Investment (ROI) Multi-Objective, Multi-Criteria (MOMC) Boundary Values Return-On-Management (ROM) Information Economics (IE) Experimental Method

Cost-Benefit Analysis (CBA)

Cost-Benefit Analysis (CBA) Secara umum, Cost Benefit Analysis (CBA) menurut Siegel dan Shimp (1994, p110) adalah: “Cara untuk menentukan apakah hasil yang menguntungkan dari sebuah Alternatif, akan cukup untuk dijadikan alasan dalam menentukan biaya pengambilan alternatif. Analisa ini telah dipakai secara luas dalam hubungannya dengan proyek pengeluaran modal”.

Komponen Biaya Menurut Frederick H. Wu dalam bukunya Accounting Information Systems, Theory and Practice, komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam empat kategori4, yaitu : Procurement Cost Start Up Cost Project Related Cost Ongoing and Maintenance Cost

Procurement Cost Procurement Cost atau biaya pengadaan adalah semua biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan hardware. Diantaranya adalah seperti : biaya konsultasi pengadaan hardware, biaya pembelian hardware, biaya instalasi hardware, biaya fasilitas (ruang, ac, dll.), biaya modal untuk pengadaan hardware, biaya manajerial dan personalia untuk pengadaan hardware. Biaya pengadaan ini biasanya dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum system dioperasikan, kecuali apabila pengadaan hardware dilakukan dengan cara leasing.

Start Up Cost Start Up Cost atau biaya persiapan operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan sebagai upaya membuat sistem siap untuk dioperasionalkan. Biaya-biaya persiapan operasional meliputi: biaya pembelian software system informasi berikut instalasinya, biaya instalasi perangkat komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya manajerial dan personalia untuk persiapan operasional. Sama dengan biaya pengadaan, biaya persiapan operasional ini juga merupakan “initial cost”.

Project Related Cost Project Related Cost atau biaya proyek adalah biaya yang berkaitan dengan biaya mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya. Biaya proyek diantaranya adalah : biaya analisis system; seperti biaya untuk mengumpulkan data, biaya dokumentasi (kertas, fotocopy, dll), biaya rapat, biaya staff analis, biaya manajerial dalam tahap analisis sistem; biaya disain sistem; seperti biaya dokumentasi, biaya rapat, biaya staff analis, biaya staff pemrograman, biaya pembelian software aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain sistem, biaya penerapan sistem; seperti biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya pelatihan sumber daya manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem. Bila sistem dikembangkan secara “outsourcing” dengan menggunakan konsultan dari luar perusahaan, maka diperlukan biaya tambahan, yaitu biaya konsultasi.

Ongoing and Maintenance Cost Ongoing and Maintenance Cost atau biaya operasional adalah biaya untuk mengoperasikan sistem agar sistem dapat beroperasi dengan baik. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya untuk merawat sistem dalam masa pengoperasionalannya. Yang termasuk biaya operasi dan perawatan sistem adalah : biaya personalia (operator, staff administrasi, staff pengolah data, staff pengawas data), biaya overhead (telepon, listrik, asuransi, keamanan, supplies), biaya perawatan hardware (reparasi, service), biaya perawatan software (modifikasi program, penambahan modul program), biaya perawatan peralatan dan fasilitas, biaya manajerial dalam operasional sistem, biaya kontrak untuk konsultan selama operasional sistem, biaya depresiasi. Biaya operasional dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama usia operasional sistem.

Komponen Manfaat Umumnya manfaat dibagi menjadi dua kelompok dasar yaitu manfaat yang berwujud (tangible benefit) dan manfaat yang tidak berwujud (intangible benefit). Manfaat yang berwujud cenderung terlihat jelas dalam mengevaluasi dan manfaat yang tidak berwujud sulit untuk diukur, seperti memberikan informasi yang baik, atau dapat meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan seorang individu dan sulit untuk mengetahui keuntungan akhir dalam peningkatan profitabilitas perusahaan.

Tangible Benefits Tangible Benefits atau manfaat keuntungan yang berwujud adalah keuntungan penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat di ukur secara kuantitatif dalam bentuk satuan nilai moneter/uang. Diantaranya adalah: keuntungan dari pengurangan biaya operasional, keuntungan dari pengurangan kesalahan-kesalahan proses, keuntungan dari pengurangan biaya telekomunikasi, keuntungan akibat peningkatan penjualan, keuntungan akibat pengurangan biaya persediaan, dan keuntungan akibat pengurangan kredit yang tidak tertagih.

Intangible Benefits Intangible Benefits atau manfaat keuntungan yang tidak berwujud adalah nilai keuntungan yang sulit atau tidak mungkin di ukur dalam bentuk satuan nilai moneter/uang. Diantaranya adalah seperti : keuntungan akibat peningkatan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, keuntungan akibat peningkatan kepuasan kerja sumber daya manusia yang ada, dan keuntungan akibat peningkatan pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik. Intangible benefits sulit untuk diukur dalam satuan nilai moneter/uang, karena itu cara pengukurannya dapat dilakukan dengan menggunakan penaksiran. Sebagai contoh : kualitas pelayanan kepada pelanggan yang menjadi lebih baik merupakan salah satu bentuk intangible benefits. Dan tentu saja akan sulit untuk mengukur dalam satuan nilai uang peningkatan pelayanan yang lebih baik tersebut. Dan untuk itu dapat dilakukan analisis seperti yang dicontohkan berikut ini.

Metode-metode yang digunakan dalam cost & benefits analysis Payback Period Method, Return on Investment Method, Net Present Value Method, Internal Rate of Return Method

Metode cost & benefits analysis Payback Period Method Penilaian proyek investasi menggunakan metode ini didasarkan pada lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk, dan faktor bunga tidak dimasukan dalam perhitungan ini. Return On Investment Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Sedangkan return on investment dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus:

Metode cost & benefits analysis c. Net Present Value Method Metode nilai sekarang bersih merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi cash inflow atau arus dari uang. Berbeda dengan metode payback period dan return on investment yang tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money. Dalam metode ini satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari, karena uang tersebut dapat diinvestasikan atau ditabung atau didepositokan dalam jangka waktu tertentu dan akan mendapatkan tambahan keuntungan dari bunga. Net present value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV dirumuskan sebagai berikut :

Metode cost & benefits analysis Internal Rate of Return Method Sama seperti NPV metode tingkat pengembalian internal atau IRR juga merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedangkan pada metode IRR, kita justru akan menghitung tingkat bunga tersebut. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap cash inflow yang didiskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow atau nilai proyek. Dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan. Dengan mengetahui tingkat bunga impas ini, maka dapat dibandingkan dengan tingkat bunga pengembalian atau rate of return yang diinginkan, jika lebih besar berarti investasi menguntungkan dan bila sebaliknya investasi tidak menguntungkan. Misalnya IRR yang dihasilkan oleh sebuah proyek adalah 25% yang berarti proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga 25%. Bila rate of return yang diinginkan adalah 20%, maka proyek dapat diterima kelayakannya.

Permasalahan Analisis Kebutuhan Biaya dan Manfaat PIECES Diagam Tulang Ikan Analisis Kebutuhan Fungsional (Diagram Use Case) Non Fungsional Biaya dan Manfaat Matriks Sistem Kandidat Matriks Sistem Kelayakan

Matriks Sistem Kandidat Matriks Sistem Kelayakan Kebutuhan Matriks Sistem Kandidat Matriks Sistem Kelayakan

Langkah-langkah Menentukan Manfaat Nyata (tangible benefit) dan Manfaat Tidak Nyata (intangible benefit) Langkah-langkah menentukan manfaat nyata (tangible benefit), yaitu: Memecah upaya berdasarkan fungsi kerja yang dipengaruhi oleh implementasi. Untuk setiap fungsi yang terkena dampak, mengidentifikasi perubahan, penambahan, atau eliminasi yang terkait dengan proses pekerjaan tertentu. Menentukan biaya melakukan pekerjaan. Kategori-kategori biaya termasuk tenaga kerja, kontrak, peralatan, fasilitas, materi, dan persediaan. sumber biaya termasuk anggaran organisasi dan fungsi atau proyeksi berdasarkan waktu, volume, dan biaya tenaga kerja. Menentukan dampak biaya tidak langsung yang disebabkan oleh perubahan, seperti persediaan membawa biaya dan pajak properti. Menentukan perubahan pekerjaan proses karena proyek baru, sistem, atau perangkat tambahan. Menentukan biaya dari proses setelah modifikasi. Menentukan di mana biaya tambahan akan terjadi di masa depan jika tidak terjadi perubahan dalam proses kerja. Menghitung selisih antara melakukan proses cara lama dan cara baru. hasil perhitungan ini akan menjadi manfaat nyata yang diharapkan atau biaya tambahan dalam melakukan bisnis.

Menurut Remenyi, Artur Money, Michael Sherwood Smith, Zahir Irani (2001, p69), langkah yang terlibat dalam mengukur manfaat tidak nyata (intangible benefit): Membuat konsep rantai peristiwa sebab dan akibat yang mungkin timbul dari pengenalan sistem. Mengidentifikasi bagaimana akan mungkin untuk menetapkan perubahan yang mungkin terjadi sebagai hasil dari pengenalan sistem informasi disini fokusnya adalah pada arah perubahan. Mempertimbangkan bagaimana ukuran perubahan mungkin diukur. Dimana pengaruh dari sistem sudah jelas, sehingga analis dapat melanjutkan tiga langkah selanjutnya. Mengukur besaran perubahan. Meletakkan nilai moneter pada perubahan yang telah diamati. Menggunakan teknik pengembalian seperti; ROI, NPV, IRR, dan lain-lain untuk mengakses apakah sistem informasi investasi akan menghasilkan tingkat pengembalian yang memadai untuk membenarkan dan melanjutkan.

Tahapan Dalam Cost Benefit Analysis Define Problem Identify Costs and Benefits Quantify Costs and Benefits Compare Alternatives Perform Sensitivity

Keunggulan CBA Memasukkan keuntungan dan biaya sosial Sebagai dasar yang kuat guna mempengaruhi keputusan dalam hal ini legislatif atau sumber dana dan meyakinkan mereka untuk mengivestasikan dana dalam berbagai proyek.

Kelemahan CBA Terdapat kesulitan dalam menghitung biaya dan manfaat sosial secara kuantitatif. Manfaat dan biaya yang berwujud (tangible) lebih mudah untuk dihitung, akan tetapi yang bersifat tidak berwujud (intangible) relatif lebih sulit dihitung. Membutuhkan sumber daya manusia dengan kemampuan dan pengetahuan yang baik untuk melakukan perhitungan CBA. Tidak ada standar dalam kuantifikasi manfaat.

Contoh perhitungan CBA Pemerintah Kabupaten Madani membangun Sekolah Tinggi Cyber Indonesia (STCI) Investasi untuk pembangunan sekolah ini Rp 10 miliar. Setiap tahun STCI menerima 300 mahasiswa. Biaya kuliah per tahun yang dibebankan kepada mahasiswa sebesar Rp 2.000.000 per tahun. Biaya operasional sekolah ini Rp 1.000.000.000 per tahun.

Benefit selain pendapatan operasional kampus yang didapat dari STCI adalah : Bibit unggul daerah setiap tahun (300 mahasiswa) dengan kemampuan khusus di bidang teknologi informasi setelah lulus dari STCI dan kemampuan ini dikuantifikasi sebesar Rp 20 juta per tahun per siswa. Warga sekitar kampus STCI dapat meningkatkan pendapatan dengan membuka warung makan, usaha fotokopi, jasa kos-kosan, jasa laundry. Menurut proyeksi berdirinya STCI akan meningkatkan pendapatan 1.000 warga 50% dan rata-rata pendapatan sebelumnya Rp 2.000.000 per tahun. Tingkat diskonto sosial 12% per tahun, rata-rata lama belajar mahasiswa adalah 3 tahun,

Benefit STCI : Biaya Pendidikan Rp 2.000.000 per tahun dari 300 siswa per angkatan (ada 3 angkatan) = Rp 1.800.000.000 per tahun. Manfaat bibit unggul dalam bidang teknologi informasi (mulai tahun kelima) 300 siswa x Rp 20 juta = Rp 6.000.000.000 per tahun Manfaat warga = Rp 1.000.000.000 per tahun

Biaya STCI : Biaya investasi awal Rp 10.000.000.000 Biaya operasional Rp 1.000.000.000 per tahun

  Tahun Manfaat 1 2 3 4 5 Pendapatan kampus Rp 600 Rp 1.200 Rp 1.800 Bibit unggul Rp 6.000 Manfaat warga Rp 1.000 Rp1.000 Biaya Investasi awal Rp10.000 Operasional

Manfaat Nilai Sekarang (Present Value) Pendapatan Kampus Rp4.939 Bibit Unggul Rp7.218 Manfaat Warga Rp3.605 Biaya Investasi Awal Rp 10.000 Operasional Rp 3.605 Manfaat Bersih Rp2.157

Multi-Objective, Multi-Criteria (MOMC)

Return of Investment (ROI)

Return of Investment (ROI) Return on Investment (ROI) atau yang sering juga disebut dengan “return on total assets” merupakan pengukuran kemampuan perusahaan secara keseluruhan di dalam menghasilkan keuntungan dengan jumlah keseluruhan aktiva yang tersedia di dalam perusahaan.

Return of Investment (ROI) Return on investment (ROI) yang dikemukakan oleh Suad Husnan dan Enny Pudjiastuti (2002 : 74) sebagai berikut : “Return on investment (ROI) adalah rasio yang mengukur seberapa banyak laba bersih yang bisa diperoleh dari seluruh kekayaan yang dimiliki perusahaan”.

Return of Investment (ROI) Mamduh M. Hanafi, MBA dan Abdul Halim, MBA., Akt., (2003 : 84) mengemukakan bahwa : “Return On Total Asset (ROA) disebut juga Return On Investment (ROI) adalah rasio yang mengukur kemampuan perusahaan menghasilkan laba bersih berdasarkan tingkat aset yang tertentu”. Sedangkan menurut Lukman Syamsudin (2002 : 63) mengatakan bahwa : “Return on Investment (ROI) adalah merupakan pengukuran kemampuan perusahaan secara keseluruhan di dalam menghasilkan keuntungan dengan jumlah keseluruhan aktiva yang tersedia di dalam perusahaan”.

IRR (Internal Rate of Return) PV (Present Value) NPV (Net Present Value)

Komponen-komponen Return On Investment (ROI) Profit margin perbandingan antara “net operating income” dengan “net sales”, perbandingan mana dinyatakan dalam persentase rasio yang mengukur seberapa banyak keuntungan operasional bisa diperoleh dari setiap rupiah penjualan Turnover of operating assets (tingkat perputaran aktiva usaha) kecepatan berputarnya operating assets dalam suatu periode tertentu. Turnover tersebut dapat ditentukan dengan membagi net sales dengan “operating assets

Faktor-faktor yang mempengaruhi Return on Investment (ROI) Menurut Mamduh M. Hanafi, MBA., dan Abdul Halim, MBA., Akt. (2003:90). Untuk meningkatkan Return on Investment (ROI) sebuah perusahaan, maka perusahaan harus mampu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Perusahaan harus meningkatkan/menaikkan profit margin dan mempertahankan perputaran aktiva. Perusahaan harus meningkatkan/menaikkan perputaran aktiva dan mempertahankan profit margin. Perusahaan harus meningkatkan/menaikkan profit margin dan perputaran aktiva secara bersamaan

Analisis Return on Investment (ROI)

Salah satu kekuatan metode IRR terletak pada kemudahan bagi para pengambil keputusan dalam menentukan apakah investasi terhadap proyek teknologi informasi perlu dilakukan atau tidak. Kelemahannya adalah banyak sekali elemen ketidakpastian di kemudian hari terkait dengan manfaat yang akan diperoleh melalui implementasi teknologi informasi. Hal ini selain disebabkan karena banyaknya manfaat yang bersifat kualitatif dan intangible, perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat (eksponensial) dan kompetisi yang sedemikian tajam, akan sangat sulit dalam menentukan nilai atau manfaat yang akan diperoleh dikemudian hari (sifatnya teramat sangat relatif).