PENGANTAR MANAJEMEN

AMALUDIN, S.IP, MM

MANAJEMEN Pengertian Kata Dasar : to manage (mengatur) Apa yang diatur? GM + TI Apa tujuan diatur ? Agar lebih berdaya guna dan berhasil guna. Mengapa perlu diatur ? Agar lebih bermanfaat secara optimal dan terorganisasi dengan baik.

Siapa yang mengatur ? Pimpinan Bagaimana mengaturnya ? Dengan melakukan kegiatan fungsi-fungsi manajemen. Alat/tool Manajemen Man Money Machine Material/Bahan Methode/Cara Market Time Information

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Hendri Fayol Perencanaan Pengorganisasian Pemberian Perintah Pengawasan/Pengendalian George Terry Pelaksanaan Pengawasan James A.F. Stoner Memimpin

PENGERTIAN MANAJEMEN James A.F. Stoner “Suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan/pengendalian upaya organisasi dengan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan” Marry Parker Follett “Seni untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain”

Manajemen Dibutuhkan Untuk ? Mencapai tujuan Menjaga keseimbangan diantara pihak-pihak yang saling bertentangan atau pihak-pihak yang saling berkepentingan dalam organisasi a. pemilik dan karyawan. b. pelanggan, konsumen dan lain-lain. Untuk mencapai efesiensi dan efektifitas Efisien adalah melakukan pekerjaan dengan benar (berhasil guna) Efektifitas adalah dapat memilih tujuan, peralatan yang tepat (hasil guna)

Manajer Efisiensi “Seorang manajer yang mencapai hasil produktifitas yang tinggi dibanding dengan masukan yang digunakan (TK, bahan, waktu, uang, dll)” Manajer Efektif “Seorang manajer yang dapat memilih pekerjaan dan metode yang tepat untuk mencapai tujuan”.

MANAJEMEN DAN MANAGER Secara umum manager berarti : “setiap orang yang menpunyai tanggung jawab atas bawahannya dan sumberdaya2 lainnya dalam organisasi” Dua cara penggolongan manager dalam organisasi : Dilihat dari tingkatnya dalam organisasi Dilihat dari lingkup tugas yang dikelola atau lingkup tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

Manager Garis Pertama (first line manager) Manager yang paling rendah, tidak mempunyai manager lain sebagai bawahan. Manager Menengah (midle manager) Manager Puncak (top manager) Yang bertanggungjawab atas keseluruhan organisasi.

Manager Umum Manager yang bertanggungjawab kepada semua aktifitas di dalam organisasi (pimpinan) Manager Fungsional Manager yang bertanggung jawab hanya pada salah satu fungsi atau aktifitas di dalam organisasi / perusahaan. Misalnya : manager keuangan, pemasaran, personalia, dll.

GAMBAR TINGKATAN MANAGER TANGGUNG JAWAB

KETERAMPILAN MANAGER Menurut Robert L. Katz, ada tiga keterampilan dasar yang perlu dimiliki oleh setiap manager, yaitu : Technical Skill (Keterampilan Teknik) Keterampilan seorang manager untuk : Menggunakan alat Mengikuti prosedur dan teknik atau melaksanakan pekerjaan dalam bidang teknik. Human Skill (keterampilan manusiawi) Kemampuan seorang manager untuk : Bekerjasama dengan orang lain Memahami orang lain Mendorong orang lain baik individu / kelompok Copseptual Skill (Keterampilan Konseptual) Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan memadukan seluruh kegiatan dan kepentingan organisasi.

T.S H.S C.S T.M M.M L.M

PERKEMBANGAN KONSEP MANAGEMENT Mahzab Management Ilmiah Klasik NO Pengembang Tahun Kontribusi Terhadap Managemen 1 Robert Owen 1771-1858 Membangun perumahan bagi pekerja. Menyediakan kebutuhan rumah tangga bagi pekerja. Menetapkan mekanisme kerja spesifik Penilaian harian terhadap para pekerja secara terbuka 2 Charles Babbage 1792-1871 Prinsip pembagian kerja sehingga setiap pekerjaan harus dipecah dan setiap pekerja dididik dengan keterampilan spesifik untuk menyelesaikan pekerjaan.

3 Frederick W. Taylor 1856-1915 Penemuan managemen ilmiah dengan prinsip Pengembangan manajemen ilmiah sebenarnya, misalnya metode terbaik untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Seleksi secara ilmiah terhadap para pekerja sehingga pekerja diberi tugas dan tanggung jawab yang cocok. Kerja sama yang bersahabat antara managemen dan pekerja. 4 Hendry L. Gantt 1861-1919 Meningkatkan sistem tarif upah diferensial dan menggantinya dengan motivasi kerja 1. setiap pekerja yang menyelesaikan pekerjaannya diberikan bonus $50 sen 2. Penggambaran jadwal produksi dengan Gantt Chart

Tugas-tugas penting yang dilakukan oleh seorang manager antara lain : Stoner dan Charles Wankel Manager bekerja dengan dan melalui orang lain Manager bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan Manager berpikir secara analisis dan konseptual Manager adalah seorang mediator (penegah) Manager adalah seorang diplomat (utusan) Manager dapat mengambil keputusan-keputusan sulit (menemukan pemecahan masalah dan dapat mengambil keputusan yang akurat) Manager adalah seorang politisi (bujuk rayu---tujuan)

PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Perencanaan adalah “keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang dari hal-hal yang akan dilakukan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Suatu kegiatan untuk menentukan : 1. apa yang akan dikerjakan 2. kapan mulai dilakukan 3. siapa yang akan melakukannya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4 langkah Dasar Dalam Perencanaan Merumuskan suatu tujuan atau beberapa tujuan dengan tegas dan jelas. Definisikan situasi saat ini (saat membuat rencana) Identifikasikan hal-hal yang menghambat dan yang membantu dalam mencapai tujuan. Kembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan (pemilihan alternatif)

Bila kegiatan atau yang diramalkan / direncanakan menyimpang jauh dari kegiatan yang sebenarnya, maka yang harus kita lakukan adalah Merevisi rencana Mengubah kegiatan untuk mendekati hasil yang dikehendaki Mengevaluasi pengawasan (cocok/tepat) untuk rencana dan tujuannya.

Perencanaan terbagi atas dua jenis utama : Perencanaan strategis rencana untuk jangka panjang (bagaimana cara mencapai tujuan) Perencanaan operasional Perincian kegiatatan-kegiatan yang disusun untuk melaksanakan rencana strategis. Perencanaan operasional dibagi menjadi dua : Rencana sekali pakai (single us plans)----program, proyek, anggaran. Rencana tetap (standing plans) peraturan, prosedur, dll

PENGAMBILAN KEPUTUSAN Pengambilan Keputusan adalah proses pengembangan dan pemilihan arah tindakan untuk memecahkan suatu masalah. Pemilihan salah satu alternatif dari beberapa alternatif yang ada.

Kesenjangan / Gap antara teori (dassien) dan praktek (dassolen) MASALAH

Proses penemuan masalah Penyimpangan dari pengalaman yang lampau (penjualan tahun ini lebih, rencana dari tahun lalu, pengeluaran meningkat) Penyimpangan dari rencana ( tingkat laba lebih rendah dari yang direncanakan) - departemen yang melampaui batas anggaran - Suatu proyek yang tidak memenuhi jadwal. Orang lain yang menyajikan masalah - keluhan pelanggan - penguduran diri karyawan Prestasi para pesaing

Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Merumuskan apakah situasi yang dihadapi benar-benar suatu masalah Mengumpulkan data yang relevan dengan masalah. Menganalisa data untuk mengetahui penyebab Ajukan beberapa alternatif pemecahan Menilai dan memilih alternatif untuk dilaksanakan dalam pemecahan masalah.

Management By Objektif (MBO) Sistem MBO dirancang untuk mengelola para manager junior. Perencanaan lebih efektif ( berhasil guna) Sistem MBO adalah suatu sistem di mana : Manager dengan bawahannya bersama-sama merumuskan tujuan sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing. Tujuan yang dirumuskan menjadi pedoman kerja Tujuan yang dirumuskan digunakan untuk menilai dan memonitor dalam pencapaian tujuan organisasi.

Keuntungan bagi para bawahan… Merasa diikutsertakan, sehingga terikat untuk mencapai tujuan, hal ini dapat menimbulkan gairah dalam kerja. Bertanggung jawab untuk mencapai tujuan Berusaha untuk meningkatkan produktifitas.

KOORDINASI DAN RENTANG MANAGEMEN/KENDALI (SPAN OF CONTROL) Koordinasi adalah proses pengintegrasian (penyatuan dari kegiatan-kegiatan yang terpisah dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Tujuan Koordinasi Mencegah terjadinya konflik Menghindari kesimpang siuran kerja Untuk mengisi kekosongan kerja atau jabatan dan mencegah bertumpuknya tugas / unit tertentu.

Usaha-usaha untuk melaksanakan koordinasi yang baik… Menyelaraskan tujuan pribadi dan organisasi Menyadarkan bahwa masing-masing adalah bagian dari keseluruhan Menyadarkan bahwa setiap anggota memahami dan menerima tujuan organisasi.

RENTANG MANAJEMEN Rentang managemen adalah jumlah bawahan yang dapat di awasi secara langsung dengan baik Penentuan jumlah bawahan sangat penting karena mempunyai pengaruh terhadap : - Pemanfaatan para manager secara efisien - Terhadap prestasi secara efektif

Untuk idealnya tugas-tugas yang sederhana dapat di awasi oleh seorang mandor berjumlah 20-30 orang. Menurut V.A. Graicunas, jumlah bawahan seorang manager 5 – 6 orang.

Untuk mencari hubungan kerja potensial antara manager dan bawahan adalah : R = n (2n-1 + n – 1 ) R = Hubungan Kerja n = Jumlah Bawahan Misal : N = 5 R = …..? R = n (2n-1 + n – 1 ) = 5 (25-1 + 5-1) = 5 (24 + 4) = 5 (16 + 4) = 5 (20) R = 100

Hubungan R.M dan Koordinasi Apabila RM Luas maka koordinasinya sulit, karena bawahan yang banyak tidak dapat dilayani dengan baik karena kemampuan terbatas. Apabila RM sempit maka koordinasinya mudah dilaksanakan tetapi pemanfaat manager kurang efisien.

Hubungan RM dengan Struktur Organisasi Apabila RM luas maka struktur organisasi berbentuk datar Apabila RM sempit maka struktur organisasinya berbentuk jangkung/panjang.

PENGORGANISASIAN Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan (wadah, suatu bentuk badan / perusahaan) Pengorganisasian adalah kegiatan untuk melengkapi dan mengatur sedemikian rupa apa yang ada dalam organisasi Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian-bagian komponen dan posisi dalam suatu perusahaan.

Ciri-ciri struktur organisasi… Adanya pembagian kerja Adanya perincian tugas Adanya departemenisasi Adanya pimpinan dan bawahan Adanya tingkatan manager

Langkah-Langkah Dalam Proses Pengorganisasian Merinci seluruh pekerjaan apa yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi Membagi aktivitas Mengkombinasikan pekerjaan (departemenisasi) Menetapkan mekanisme pekerjaan Memonitor efektifitas

MOTIVASI Bahasa Latin ( Movere) dorongan atau pengaruh. Motif adalah suatu perangsang keinginan (want) Motivasi adalah keseluruhan proses dorongan atau rangsangan agar para karyawan melaksanakan tugas dengan penuh kesadaran dan keikhlasan sehingga tujuan dapat dicapai secara efisien.

Metode Motivasi Direct Motivation (motivasi langsung) material / non material. Inderect motivation (motivasi tidak langsung) fasilitas yang mendukung.

Untuk meningkatkan prestasi kerja pegawai dapat diberikan motivasi sebagai berikut : Motivasi moneter Motivasi non moneter Motivasi positif Motivasi negatif Model Motivasi 1. model tradisional (F.W. Taylor) 2. model hubungan manusiawi (Elton Mayo) 3. model SDM (Mc. Gregor-Maslow)

AD Uang ---- memotivasi karyawan Kebutuhan sosial dan membuat karyawan merasa penting dan berguna (kepuasan kerja, dapat mengambil keputusan) Dimotivasi oleh banyak faktor (diberikan tanggungjawab yang lebih luas dalam mengambil keputusan)

Teori Motivasi Teori Petunjuk Teori Isi / content teories Teori Kebutuhan (Need Teories) Teori Proses

Hirarki Kebutuhan Dari Maslow Kebutuhan fisiologis (makan, minum, perumahan)----phisiologis needs Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs) Kebutuhan sosial (social needs) Kebutuhan harga diri (esteem needs)----penghargaan status atau kedudukan Aktualisasi diri (self actualization) ---pengembangan potensi diri

Gaya Kepemimpinan yang efektif dalam penyelenggaraan motivasi adalah “Gaya Face to Face) dengan ciri-ciri sebagai berikut : Sebagai pengayom bawahan (mengutamakan kepentingan karyawan). Mau turun ke bawah. Dalam arti pimpinan selalu aktif mengadakan komunikasi. Bersifat open leadership 1. berani menerima ktitik 2. berani bertanggung jawab dan memikul segala resiko.

KEPEMIMPINAN Pemimpin (satu) Pimpinan (unsur) Martin J. Gannon “Seorang atasan yang mempengaruhi prilaku bawahannya” Sondang P. Siagian “Suatu kegiatan untuk mempengaruhi prilaku orang-orang agar mau bekerja sama menuju tujuan tertentu yang mereka inginkan”

Unsur-Unsur Kepemimpinan Adanya orang yang mempengaruhi (pimpinan) Adanya orang yang dipengaruhi (bawahan) Adanya pengaruh yang diberikan untuk mencapai tujuan tertentu.

Kemampuan Kepemimpinan “Kemampuan untuk memotivasi, mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi” B - B + JENDELA JOHARI 4 1 M + 3 2 M -

Keberhasilan Seorang Pemimpin atau manager dipengaruhi oleh banyak faktor… Menurut Ralph Stogdill 1. Intelegensia dan Kesarjanaan 2. Kondisi Fisiknya 3. Kepribadiannya 4. Status Sosial/Pengalaman 5. Orientasi Pada Tugas/Pekerjaan Menurut Edwin Ghiselli 1. Kemampuan Memutuskan 2. Intelektualnya 3. Orientasi Pada Prestasi 4. Percaya Diri 5. Kemampuan Management

Gaya Kepemimpinan/Tipe “Pola Tingkah Laku Yang Dirancang Untuk Mengintegrasikan Tujuan Organisasi Dan Tujuan Individu Untuk Mencapai Tujuan Bersama” Tipe-Tipe Gaya Kepemimpinan Gaya Otokratis Gaya Militeristik Gaya Paternalistik Gaya Kharismatik Gaya Demokratis

Pendelegasian Wewenang Wewenang adalah hak yang dimiliki seseorang untuk memerintahkan orang lain untuk melakukan atau untuk tidak melakukan. Pendelegasian Wewenang adalah pelimpahan hak atau kekuasaan dari seorang pejabat ke pejabat yang lain (bisa setara)

Fungsi Staffing “Usaha untuk mengisi dan memenuhi tenaga kerja manusia dalam suatu organisasi”. Kegiatan-Kegiatan Staffing Penentuan kebutuhan tenaga kerja (jumlah ataupun mutu tenaga kerja) Penentuan sumber-sumber tenaga kerja yang akan di tarik. Mengadakan seleksi tenaga kerja Melatih tenaga kerja agar memiliki keterampilan yang tinggi. Memberikan balas jasa Mengembangkan kenaikan pangkat

Sumber-Sumber Tenaga Kerja Dari Dalam (Transfer , Teman, Famili) Dari Luar Organisasi ( Iklan, Lembaga Pendidikan, Kantor Tenaga Kerja, Serikat Buruh, dll)

“Proses untuk menjamin bahwa kegiatan sesuai dengan direncanakan” PENGAWASAN “Proses untuk menjamin bahwa kegiatan sesuai dengan direncanakan”

Langkah-Langkah Dalam Pengawasan Menentukan standar dan metode untuk mengukur hasil. Mengukur hasil kerja Membandingkan antara pelaksanaan pekerjaan dengan hasil/standar yang ditetapkan. Mengadakan perbaikan atau pembetulan atas penyimpangan yang terjadi (evaluasi)

Macam-Macam Tipe Pengawasan Ditinjau Dari Obyeknya 1. Pengawasan Pemasaran 2. Pengawasan Produksi 3. Pengawasan Keuangan Ditinjau Dari Subyeknya 1. Pengawasan Intern 2. Pengawasan Ekstern Ditinjau Dari Waktu 1. Pengawasan Preventif 2. Pengawasan Refresif

Syarat Sistem Pengawasan Yang Baik Akurat Tepat waktu Luwes/fleksibel Ekonomis Dapat dimengerti Tekoordinir Diterima dan dimengerti oleh semua anggota organisasi