MONITORING & PENGENDALIAN PROYEK Muhammad Yusuf Teknik Informatika – Universitas Trunojoyo Http://yusufxyz.wordpress.com Email : yusufxyz@gmail.com

PENGANTAR Ketika jadwal kerja telah dipublikasi dan proyek mulai berjalan, perhatian harus difokuskan pada kemajuan progress Hal diatas membutuhkan monitoring tentang apa yang terjadi, perkembangan pencapaian jadwal dan revisi rencana dan jadwal jika dibutuhkan agar proyek dapat terlaksana sesuai target

FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa target tercapai tergantung pada monitoring scr reguler, mengetahui apa yg terjadi, dan menghitung pencapaian kerja berdasarkan target Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi aktual maka dibutuhkan perencanaan ulang untuk membawa proyek kembali ke target atau target harus direvisi Pada pelaksanaannya, manajer harus menghindari 4 hal yakni : delay pada tanggal target, ketidakseusaian kualitas, fungsionalitas yg tidak mencukupi, biaya jika melebihi target Tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan tercapainya target proyek adalah tergantung pada peran dari Project Steering Commitee atau Project Board. Tanggung jawab sehari-hari ada pada project manajer dan untuk lingkup yg lebih kecil ada pada Team Leader

FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB (2) Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informal Team Leader yg efektif atau project manager akan berinteraksi dengan anggota tim dan berdiskusi mengenai permasalahan-permasalahan yang ada, dan pelaporan secara informal terhadap perkembangan proyek harus dikombinasikan dengan pelaporan secara formal sesuai prosedur Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada interval waktu yang reguler atau waktu yang spesifik. Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secara reguler atau sesuai even yg spesifik

MENGUMPULKAN DATA Manajer harus mem-breakdown aktivitas yang panjang ke dalam tugas-tugas yang dpt dikontrol pada durasi waktu satu atau dua minggu. Hal yang penting adalah mendapatkan informasi tentang aktivitas yang telah diselesaikan dan berapa banyak pekerjaan yang belum diselesaikan. Jika ada produk yang berseri, penyelesaian secara parsial dari aktivitas lebih mudal diperkirakan.

MEMVISUALKAN PROGRESS Jika mengkoleksi data tentang progress proyek, manajer membutuhkan cara untuk mempresentasikan data dan implikasinya. Ada beberapa metode untuk mempresentasikan data, yaitu Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart, Timeline

MONITORING BIAYA Monitoring pengeluaran adalah komponen penting dari kontrol proyek. Hal ini menunjukkan indikasi penyelesaian proyek. Sebuah proyek mungkin tepat waktu tetapi karena lebih banyak uang yang dibelanjakan daripada yg dianggarkan Cost Chart menjadi berguna jika kita menambahkan perhitungan proyeksi biaya dengan menambahkan estimasi biaya dari pekerjaan yang tidak selesai pada biaya yang telah dikeluarkan

KESIMPULAN Perencanaan harus disertai dengan monitoring pelaksanaan rencana Aktivitas yang terlalu panjang harus dibagi-bagi menjadi sub-aktivitas untuk memudahkan pengontrolan Idealnya, progress harus diukur berdasarkan delivery produk-produk dari proyek yang ada Progress harus ditunjukkan secara visual melalui Chart untuk memudahkan mengkomunikasikan informasi scr efektif Biaya harus dimonitor dg baik Proyek yang tertunda harus dibawa kembali ke jalurnya dengan memperpendek waktu aktivitas pada jalur kritis atau melonggarkan batasan-batasan