ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS SIKLUS LOGISTIK 1 ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS

Tujuan Kegiatan Logistik Operasional agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai Keuangan upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya Pengamanan Persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan

SIKLUS LOGISTIK PERENCANAAN PEMUSNAHAN ANGGARAN PENGENDALIAN DISTRIBUSI PENGADAAN PENYIMPANAN

FUNGSI PERENCANAAN Pola Perencanaan Jangka Panjang Jangka Menengah Jangka Pendek

PERENCANAAN KEBUTUHAN SESUAI DENGAN TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK  HARUS DAPAT MENJAWAB PERTANYAAN SBB : APA YANG DIBUTUHKAN DIMANA DIBUTUHKAN KAPAN DIBUTUHKAN JUMLAH YANG DIBUTUHKAN BIAYA/ANGGARAN YANG HARUS DISIAPKAN SIAPA YANG MENGURUS BARANG TERSEBUT, YANG MENGGUNAKAN, YANG BERTANGGUNGJAWAB MENGAPA DIPERLUKAN BARANG TERSEBUT BAGAIMANA CARA PENGADAANNYA

HAL-HAL YG MEMPENGARUHI DALAM PERENCANAAN/PENGADAAN BARANG : DAFTAR BARANG DATA KEBUTUHAN SELURUH UNIT PENGGUNA DATA PERSEDIAAN DI GUDANG DATA LAPORAN PEMAKAIAN POLA PENYAKIT KEBIJAKAN ANGGARAN

Method of Quantification A. Major Option of quantification - comsumption method - morbidity method - adjusted consumption method - service-level projection of budget requirement B. Relative predictive of quantification methods

Comparison of Quantification Methods Source : managing Drug Supply, 1998 p. Uses Essential Data Limitations Consumption First choice for procurement forecasts given reliable data most reliable predictor of future comsumption -Reliable inventory record -Record of Supplier -lead time -Projected (drug) cost -Must have accurate consumption data Can perpetuate irrational use Morbidity Estimating need in new programs or disaster assistance Comparing use with theoretical needs Developing and justifying budgets - Data on population and patient attendances - Actual or projected incidence of health problems - Standards – treatments (ideal, actual) - Projected (drugs) cost -Morbidity data not available for all diseases -Standard – treatments may not really be used

PERENCANAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN : 1.Consumption Metode 2. Morbidity metode 3. Consumption & Morbidity (Combine) MASALAH YG SERING DIJUMPAI DLM PERENCANAAN : MUTU DATA STAF YANG KURANG MEMENUHI SYARAT PEMILIHAN JENIS (OBAT) KURANG TEPAT UTK BEBAN PENY. YG DIHADAPI TERLALU BANYAK/SEDIKIT MEMASUKKAN OBAT2 YG KURANG DIPERLUKAN MEMILIH SEDIAAN YG MAHAL  PADAHAL BENTUK SEDIAAN MURAH TERSEDIA.

KEUNTUNGAN / KELEMAHAN KELEMAHAN METODE KONSUMSI : KEBIASAAN PENGOBATAN TDK RASIONAL SEOLAH-OLAH DITOLELIR DATA TDK AKURAT KEUNTUNGAN METODE KONSUMSI : MUDAH TDK MEMERLUKAN DATA EPIDEMIOLOGI& STAND. PENGOBATAN KELEMAHAN METODE MORBIDITAS : SERINGKALI STAND. PENGOBATAN BELUM TERSEDIA DATA MORBIDITAS TDK ADA. KEUNTUNGAN METODE MORBIDITAS : PERKIRAAN KEBUTUHAN MENDEKATI REALISASI ADA STANDAR TERAPI/PENGOBATAN

PERENCANAAN (1 th) Perencanaan kebutuhan logistik tersebar dalam perencanaan kegiatan / mata anggaran Usulan kebutuhan dari setiap satuan kerja Mencakup setiap jenis bahan logistik Perhitungan kebutuhan berdasarkan Rencana Kegiatan Operasional Pemakaian tahun lalu Persediaan gudang

Disusun menurut time frame (setahun, semester, triwulan, bulanan) Lanjutan ……… Penetapan jenis, jumlah dan spesifikasi berdasarkan kebijakan (Direksi, Ka. Dinas,..) Disusun menurut time frame (setahun, semester, triwulan, bulanan)

HAL HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PERENCANAAN/PENGADAAN BARANG INVESTASI TERLALU BESAR BIAYA MODAL NAIK BEBAN BUNGA NAIK BIAYA PEMELIHARAAN NAIK BIAYA PENYIMPANAN NAIK KEMUNGKINAN RUGI,RUSAK, EXPIRE INVESTASI TERLALU KECIL KEGIATAN RS TIDAK OPTIMAL PENDAPATAN TURUN RS : MORTALITAS & MORBIDITAS DI- RS NAIK

INDEKS KEBUTUHAN Standar Baku Kebutuhan Bahan Logistik Ditetapkan oleh Kepala/ Direktur Direview secara berkala

Alokasi Anggaran Besarnya alokasi untuk pengadaan bahan logistik Sumber anggaran untuk pengadaan bahan logistik Alokasi Kebutuhan Darurat Metode Pengadaan

PENGANGGARAN Dibuat menurut pola baku / kebijakan yang mengatur mekanisme penyusunan anggaran Harga satuan yang digunakan , (bersumber dari Instansi lain/ Daftar Harga dari pemasok (harus cross check) Alokasi anggaran untuk setiap jenis / kelompok jenis, bahan logistik Lanjutan……4)

Antisipasi terjadinya lonjakan harga Lanjutan…… Penetapan sumber anggaran yang akan dipakai untuk pengadaan setiap jenis per kelompok jenis bahan logistik Antisipasi terjadinya lonjakan harga Alokasi Anggaran untuk proses pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian. Alokasi Anggaran untuk Penghapusan

Strategy Pendanaan Hitung dulu rencana pengeluaran / kebutuhan anggaran, baru mencari sumber2 pendapatan untuk membiayai pengeluaran Meningkatkan penerimaan : Upaya meningkatkan subsidi Pemerintah, Bantuan Luar Negeri, Grant dll (RS Pemerintah) Meningkatkan Pendapatan Fungsional dan Non Fungsional Rumah Sakit

I. Meningkatkan Pendapatan Fungsional, dg cara Lanjutan ……. I. Meningkatkan Pendapatan Fungsional, dg cara Meningkatkan jumlah pengunjung dengan : - MENINGKATKAN MUTU JASA (Produk) - MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN (Transaksi, delivery of product, ) - PEMASARAN 2.Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya 3.Menyesuaikan (naik dan turun) tarif, sesuai strategi bersaing.

PENGADAAN Sesuai dengan ketentuan dan kebijakan pengadaan yang berlaku (Keppres/ Perpres Perda, Peraturan Dinkes, Kebijakan intern RS) Waktu pengadaan, berdasarkan pada : 1.Kriteria bahan (Vital, Esensial, Non esensial) 2. Penyerapan penggunaan (Fast and Slow moving item) EOQ, ROP, Lead Time, Buffer Stock

Procurement Cycle Determine quantities needed Reconcile need and fund Choose procurement method Make payment Review and check Monitor Order status Locate and select suppliers Spec ify contract term Review & selection Collect Consumption Information Distribution

Good Procurement Practice Procurement by generic name Procurement limited to essential drug list or formulary list procurement in bulk Formal supplier qualification and monitoring Competitive procurement Sole-source commitment Order quantities based on reliable estimate of actual need Reliable payment and good financial management Transparency and written procedure Separation of key function Product quality assurance program Annual audit with published results Regular reporting on procurement performance (Management Drug Supply, 2000)

Procurement Methods Open tender Restricted tender Direct procurement Competitive negotiation

4 METODE PENGADAAN Metode Tender Terbuka (Open Tender): mendapat harga murah, membutuhkan waktu lama dan monitoring ketat terhadap kemampuan suplier Metode Tender Terbatas (Restrichted Tender): suplier didaftar & disetujui, harga sesuai kehendak, beban kerja lebih ringan Pengadaan negoisasi (Competitive Negotiation): berguna untuk barang tertentu, suplier telah dikenal & dapat didekati secara langsung Pengadaan langsun(Direct Procurement) berdasar harga eceran/ harga grosir, cepat, mudah, paling mahal

Tender (sebaiknya yang SLOW MOVING) Lanjutan ….. Pembelian Tender (sebaiknya yang SLOW MOVING) Barang2 yang Vital dan Esensial yang sifatnya FAST MOVING, dengan pengadaan langsung

PENGADAAN LOGISTIK (PURCHASING) BUYING (Pembelian RENTAL (Penyewaan) BORROWING (peminjaman) GIFT (pemberian/ hibah) EXCHANGE (penukaran) PRODUCTING ( pembuatan) REPAIRING (perbaikan) KONSINYASI Source :Donald Waters, 2003 an Inroduction to Supply Chain management Man_Log1

Tentang Pengadaan barang dan Jasa Pemerintah PEMBELIAN LOGISTIK PEMBELIAN ADA 3 HAL POKOK : Badan Pelaksana Pembelian Jenis dan bentuk pembelian Metode dan cara pembelian (Perpres 54/2010Perpres 70/2012 Tentang Pengadaan barang dan Jasa Pemerintah Ketentuan Umum (Tatacara perencanaan & pengadaan) Organisasi Pengadaan (tugas , fungsi & syarat KPA,PPK,ULP,Panitia Rencana umum Pengadaan Swakelola Metode Pemilihan /Procurement (dokemen, kualifikasi, kontrak, Harga,Jaminan) Penggunaan barang dalam negeri Peran serta usaha kecil Pengadaan secara e procurement Man_Log1

Pengadaan jasa kontraktor Pembelian barang 2.Asal Obyek PENGADAAN LOGISTIK JENIS DAN BENTUK PEMBELIAN DILIHAT DARI : 1.Obyek yang akan dibeli Pembelian jasa Pengadaan jasa kontraktor Pembelian barang 2.Asal Obyek Pembelian dalam negeri Pembelian luar negeri 3.Sumber Pembiayaan Sumber pembiayaan dalam negeri Sumber pembiayaan luar negeri Man_Log1

PENETAPAN HARGA Bagaimana harga tsb ditetapkan : 1. lelang : umum, tertutup, kuota suplier 2 dapat bandingkan antara harga distributor dengan harga eceran 3. bandingkan harga yg diselenggarakan program negara lain (negara tetangga)

Penghitungan volume pengadaan Sesuaikan dengan RENCANA Sesuaikan dengan evaluasi kebutuhan riil saat ini Perhatikan persediaan Perhatikan kapasitas gudang

SYARAT KONTRAK HARUS MAKSIMAL 1.Standar Kualitas spek. Standar & bukti kualitas yang dapat diterima 2.Nomenclatur & pemberian label semua produk diberi label mis : obat dengan nama generik 3.Spesifikasi produk nama yg pasti ,syarat khusus harus dinyatakan dengan jelas ( Lanjutan..4

SYARAT KONTRAK HARUS MAKSIMAL 4.Tanggal pengiriman saat menerima order, suplier setuju untuk mengirimkan barang pada tanggal yg telah ditentukan 5.Nama paten Hak paten menjadi tanggung jawab suplier 6.Pengemasan 7.Tanggal kadaluarsa (bila ada)

TUJUAN PENATAAN SISTEM PENGADAAN YANG BAIK Memperoleh harga paling murah Mendapat sediaan dengan kualitas tinggi Memastikan pengiriman tepat waktu dan dapat dipercaya Membagi beban kerja untuk efektifitas dan efisiensi kerja Mengoptimalkan inventory

KOMPONEN PENTING PENGADAAN Personil yang terlatih Prosedur yang ditata dengan baik Sistem informasi yang berfungsi Struktur organisasi yang sesuai Dana Fasilitas dan peralatan yang memadai

SELEKSI REKANAN LEGAL ASPEC (SIUP, SITU,TDP, IJIN PBF/AK) MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, OHSAS 1001 (K3), SERTIFIKASI DLL) CARACTERISTIC PRODUCT (DURABILITY, STRENGTH,QUALITY, PACKING DLL) CARACTERISTIC PROCESS (ACURACY, HIGHLY ENVOLVED (canggih), AVAILABILITY (ketersediaan), DLL) COMUNICATION (RESPONSE, CONSIDERATE, JUST IN TIME) VALUE FOR MONEY (PRICE, COST OF QUALITY, DISCOUNT, CREDIT PAYMENT) SERVICING , dll

ASESSMENT SUPLIER : 1. Delivery 2. Performance 3. Quality 4. Price 5 ASESSMENT SUPLIER : 1. Delivery 2. Performance 3. Quality 4. Price 5. Responsiveness 6. Services Source :Donald Waters, 2003 an Inroduction to Supply Chain management

KLASIFIKASI KRITERIA SELEKSI KRITERIA SELEKSI REKANAN DIFORMULASIKAN MENJADI SASARAN YG MEMPUNYAI BESARAN KUANTITATIF DIBAGI ATAS 2 BAGIAN : MUTLAK ADA & HARUS DIPENUHI (MUST) Penilaiannya ya atau tidak DAPAT DIPENUHI (DESIRABLE/WANT) Penilaian berdasarkan tingkat kepentingan masing2 kriteria seleksi (bobot)

PENGAMBILAN KEPUTUSAN Menghitung point masing-masing vendor dan faktor resikonya . Contoh : Excellent (10 Very good (9) Good (8) Moderate (7) X BOBOT Bad (6) Very bad (5)

CONTOH : TABEL SKORING KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE LEGAL ASPEK a. SIUP b. SITU c. TDP d. Ijin PBF/AK 2. MANAGEMENT SYSTEM a. ISO 9001 b. OHSHAS ( K3) c. Sertificat

TABEL SKORING KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE 3. CHARACTERISTIC PRODUCT a. Durability b. Strenght c. Quality d. Packing skor : 4. CHARACTERISTIC PROCESS a. Accuracy b. Canggih c. Avaibility

TABEL SKORING KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR COMUNICATION a. Respon b. Considerate c. Just In Time skor : 6. VALUE FOR MONEY a. Price b. Cost Of Quality c. Discount d. Credit Payment

TABEL SKORING KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR 7. SERVICE/ PELAYANAN a. Rekor Partisipasi b. Respon terhadap permintaan c. Waktu Pengiriman d. Ketaatan e. Ketepatan terhadap dokumen f. Pengepakan & labeling g. Kebijakan Expire Date h. Perkiraan Kenaikan Harga Skor :

TABEL SCORING KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR 8. ................ TOTAL NILAI

CARA PENILAIAN Masing – masing kriteria dinilai dengan parameter sbb : exelent (10) very good (9) good (8) moderate (7) bad (6) very bad (5) Setelah dinilai dikalikan bobot ( max =1 ) Setelah muncul skor, dibandingkan mana yang nilainya lebih tinggi

SIKLUS LOG. ANGG ARAN PENERIMAA N PENGA D AAN PENGENDALIAN RENCANA PENGHAP U SAN DISTRIBUSI MANAJEMEN PERENCA-NAAN ? ? ? ? ? ? ? PELAKSA-NAAN ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? PENGEDALIAN

Terima Kasih

Tahapan Pengadaan (Instansi Pemerintah) Melaksanakan Pengadaan 7 Merencanakan Pengadaan 1 Menyusun Jadual Pengadaan 4 Menugaskan Panitia 2 Menyusun Owners’ Estimate/HPS 5 Menyusun Berkas kontrak 8 Menetapkan Sistem Pengadaan 3 Menyusun Dokumen Pengadaan 6 Melaksanakan Kontrak 9 Designed by IkakGP 2003

PROSES PELELANGAN UMUM No Uraian Kegiatan Hari Kerja Ke-   Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Pengumuman lelang 1 hari surat kabar dan minimal 7 hari untuk di internet Pendaftaran dan pengambilan dokumen 1 hari setelah pengumuman s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen Penjelasan (Aanwijzing) paling cepat 4 hr sejak tanggal pengumuman Pemasukan penawaran batas akhir pemasukan, min 2 hari setelah penjelasan Pembukaan dokumen penawaran hari terakhir pemasukkan dok. penawaran Evaluasi dokumen penawaran maksimal 7 hari setelah pembukaan penawaran/pembukaan penawaran harga (dua sampul) Penilaiaan dan pembuktian kualifikasi tidak diatur Usulan calon pemenang Paling lambat 7 hari setelah pembukaan penawaran harga Penetapan pemenang Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah surat penetapan Masa sanggah maks 5 hr sejak pengumuman Penunjukan pemenang (SPPBJ) paling lambat 6 hr sejak pengumuman Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr sejak SPPBJ

Hasil pengadaan Administrasi terpenuhi Penyedia terpercaya & mampu Persyaratan kualifikasi Administrasi terpenuhi Persyaratan administrasi Teknis (jml, mutu, waktu) sesuai Persyaratan teknis Harga murah/ sepadan Penawaran Harga Menguntungkan GUGUR

Strategi memenuhi kebutuhan Standarisasi (spec) Pengadaan bersama (panitia) Framework kontrak (harga satuan) Kontrak jangka panjang (tahun jamak) Kontrak pengadaan bersama

Peraturan Presiden Nomor 54/2010 (Pasal 90) Pelaksanaan kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa dalam Keadaan tertentu Dalam keadaan tertentu, Penunjukkan Langsung untuk pekerjaan Penanggulangan Bencana Alam, dilaksanakan sebagi berikut : 1. PPK menerbitkan SPMK setelah mendapat persetujuan dari PA/KPA dan salinan pernyataan bencana alam dari pejabat yang berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang undangan; 2. Opname dilakukan bersama-sama antara PPK dan Penyedia Barang/ Jasa, sementara proses dan administrasi pengadaan dapat dilakukan secara simultan; 3. Penanganan darurat yang dananya berasal dari dana penanggulangan bencana alam, adalah : a. Dst, b. Dst, c. Dst. D

PENERIMAAN BARANG Periksa Kesesuaian barang dengan surat pesanan Periksa kondisi FISIK Periksa kesesuaian waktu penyerahan barang Buatkan Berita Acara Penerimaan Barang

PENYIMPANAN SISTEM : TUJUAN PENYIMPANAN : Antisipasi fluktuasi kebutuhan Antisipasi fluktuasi harga Menghindari Out of Stock Menjaga kualitas persediaan Menjamin kelancaran pendistribusian SISTEM : FIFO (First In First Out) LIFO (Last In First Out) FEFO (First Expire First Out)

ISTILAH Persediaan Minimal Persediaan Maksimal Persediaan Pengaman Lead Time FIFO, LIFO dan FEFO Bendaharawan Barang dan Penanggung Jawab gudang

Pencatatan dan Pelaporan Buku Besar / Buku Induk Kartu Stok Kartu Gantung / Stelling Laporan Bulanan, Triwulan dan Tahunan

Sentralisasi vs Desentralisasi Gudang JENIS GUDANG : Gudang Farmasi Gudang Perlengkapan / Umum Gudang Gizi Gudang Linen / Loundry Gudang Pemelihara Sarana Medik SENTRALISASI INFORMASI GUDANG

Jenis gudang dapat dibagi berdasarkan (Subagya, 1995; Depkeu, 1980) : a. Bentuk gudang terbuka  lapangan terbuka yang permukaannya diratakan dengan/ tanpa pengerasan - gudang semi tertutup/lumbung (shed)  bangunan beratap tanpa dinding untuk menyimpan barang yang butuh pertukaran udara maksimum dan tidak perlu perlindungan lengkap terhadap udara gudang tertutup  ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding samping dan dinding ujung b. Jenis gudang transit  menyimpan sesaat dalam proses distribusi gudang serba guna  menyimpan semua jenis barang gudang pendingin  menyimpan barang dengan suhu optimal < 150 C gudang penyimpan tahan api/panas  menyimpan barang yang mudah meledak gudang kedap udara  gudang didinginkan dengan udara segar agar barang yang disimpan menjadi tahan lama

PENDISTRIBUSIAN HAL-HAL YG PERLU DIPERHATIKAN : Standarisasi jumlah persediaan di setiap satuan kerja Prosedur Baku Distribusi Internal check Berdasarkan permintaan rutin, berkala atau segera / cito Penyediaan harian oleh petugas gudang, mengganti bahan / barang yang terpakai (floor stock) Approval oleh pejabat yang berwenang

PENGHAPUSAN Tujuan : Membebaskan dari pertanggung jawaban pembukuan/ Bendaharawan Barang Barang yang dihapuskan : Barang yang rusak tidak dapat diperbaiki Biaya perbaikan tidak ekonomis Barang kadaluarsa Barang hilang karena pencurian

Cara Penghapusan Pemusnahan dengan cara Dijual dengan Pelelangan Dibakar Ditanam Dijual dengan Pelelangan Buatkan Berita Acara Penghapusan Disetor ke Kas Negara /Daerah atau ke RS (Swasta)

Terima Kasih