Sharing Penerapan Audit Internal Ekonomat Keuskupan Agung Jakarta Surabaya, 1 Juli 2013

Laporan Keuangan Paroki adalah suatu kebutuhan dan kewajiban Paroki Tercermin dalam : Arah Dasar Pastoral KAJ : Dilandasi spiritualitas Gembala baik dan pelayanan murah hati; salah satu dari rencana kegiatan tersebut dilaksanakan dengan mengembangkan tata layan pastoral berbasis data. Statuta Regio Jawa Pasal 139 Ayat 7; arahan mentaati Kitab Hukum Kanonik mengenai pengelolaan harta benda gerejawi dengan memberikan Laporan Pertanggungjawaban kepada Uskup. Perubahan Anggaran Dasar PGDP 2008 Pasal 13 mengenai kewajiban menyelenggarakan pembukuan dan menyampaikan laporan keuangan. Surat Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 2302/3.4.0/2003 butir 5; Permintaan Uskup Agung Jakarta kepada PGDP supaya menerapkan Pedoman Keuangan Paroki dan mensosialisasikan kepada perangkatnya, dimaksudkan supaya pengelolaan harta benda Keuskupan di setiap Paroki dapat dilaksanakan secara benar, akurat, dan akuntabel.

Perangkat yang dipersiapkan untuk mewujudkan Laporan Keuangan Paroki Membuat Pedoman Keuangan Paroki (PKP-KAJ), dimulai tahun 2003 yang kemudian dievaluasi dan disempurnakan berdasarkan masukan selama kunjungan/visitasi dan pertemuan-pertemuan dengan PGDP; sampai dengan yang terakhir PKP-KAJ Tahun 2012. Menyediakan perangkat lunak akuntansi sebagai media pembukuan dan memberikan dukungan implementasinya di Paroki. Merekrut Karyawan yang memiliki latar belakang pendidikan akuntansi, yang bertugas melakukan audit laporan keuangan paroki dan pendampingan petugas pembukuan paroki. Mengadakan pelatihan keuangan kepada petugas pembukuan, bendahara paroki, perangkat PGDP, dan Pastor yang berkarya di KAJ. Melakukan visitasi ke paroki untuk sosialisasi dan mengetahui sejauh mana PKP-KAJ diterapkan. Mewajibkan Paroki memiliki petugas pembukuan, dengan memberikan dukungan berupa bantuan penggajian bagi paroki yang tidak mampu secara finansial.

Audit Laporan Keuangan Paroki sebagai sarana dialog mewujudkan tata layan keuangan yang terpadu, kredibel, dan akuntabel. Melalui Audit Laporan Keuangan Paroki: Mendorong Paroki untuk menerapkan sistem dan prosedur keuangan yang sesuai dengan PKP-KAJ, Anggaran Dasar PGDP, dan Ketentuan-ketentuan Uskup Agung Jakarta beserta stafnya dengan menyampaikan temuan, usulan perbaikan kepada Dewan Paroki, dan menerima tanggapan dan komitmen atas usulan perbaikan tersebut. Sebagai sarana PGDP untuk mengungkapkan pertanggungjawaban pengelolaan harta benda paroki secara transparan. Memberikan informasi pengelolaan harta benda dan aktivitas paroki kepada Uskup Agung Jakarta (melalui Ekonom KAJ) dan bagian-bagian dalam Kantor KAJ (Seperti Biro Tanah dan Bangunan, Personalia, dan sebagainya) Memberikan dukungan kepada PGDP untuk menerapkan tata layan keuangan paroki yang mendukung sistem pengendalian internal kepada seluruh perangkat PGDP.

Teknis Pelaksanaan Audit Paroki PGDP yang akan diaudit diberikan informasi tentang pelaksanaan audit pada awal tahun. Pelaksanaan Audit Paroki diawali dengan Preliminary Review untuk mengetahui informasi pengelolaan keuangan paroki yang diperlukan untuk proses audit selanjutnya. Melakukan pemeriksaan dokumen oleh staf internal audit berdasarkan prosedur audit yang telah ditetapkan berdasarkan PKP KAJ, Anggaran Dasar PGDP, dan Ketentuan-Ketentuan Uskup Agung Jakarta beserta stafnya dituangkan dalam daftar temuan dan usulan perbaikan (Management Letter) yang di-review oleh Tim Keuangan Pendamping Internal Audit. Ekonomat KAJ menerbitkan Daftar Temuan dan Usulan Perbaikan yang disampaikan kepada PGDP untuk dibahas dalam rapat PGDP dan disampaikan pada saat Final Review kepada Tim Keuangan (termasuk didalamnya Ekonom KAJ) tanggapan beserta komitmen perbaikan. PGDP wajib menyampaikan tanggapan audit secara tertulis 2 (dua) minggu setelah Final Review, Data tersebut dipergunakan untuk melihat perkembangan paroki 1 (satu) tahun selanjutnya melalui visitasi

Kecemasan PGDP menghadapi pelaksanaan Audit Paroki Anggapan bahwa audit itu menyeramkan, hanya mencari-cari kesalahan saja Pengalaman-pengalaman pribadi anggota PGDP dengan suasana seperti di kantor yang bersangkutan yang dirasa tidak sesuai diterapkan di instansi Gereja. Belum pernah mengalami pemeriksaan/audit, hanya melihat dan mendengar di media. Kekhawatiran jika yang dilakukan salah, menyalahi ketentuan KAJ dan mendapatkan semacam hukuman.

Beberapa Tanggapan Positif dari PGDP mengenai pelaksanaan Audit Paroki Sebagian besar Paroki meminta dilakukan audit setiap tahun. Audit yang dilakukan Ekonomat KAJ tidak mencari-cari kesalahan melainkan menemukan kelemahan sistem pengendalian internal dan memberikan usulan perbaikan untuk penyempurnaan sistem yang telah diterapkan Paroki, selain itu juga mengungkapkan beberapa hal positif yang telah diterapkan oleh Paroki yang membuat bangga Pengurus. Melalui perjumpaan dalam kesempatan audit dan juga hasil temuan yang disampaikan membantu Dewan Paroki mendorong dan memberikan pengertian kepada perangkat PGDP untuk mengimplementasikan sistem yang sesuai dengan PKP – KAJ. Hasil Audit yang disampaikan dijadikan bahan evaluasi oleh PGDP dalam menjalankan tujuan khas pelayanan pengelolaan harta benda gereja berdasarkan KHK 1254 butir 2 (pelayanan ibadat ilahi, kehidupan para pelayan, karya pelayanan suci dan amal kasih, dan perhatian kepada yang berkekurangan)

Pelaksanaan Audit di Paroki Keuskupan Agung Jakarta telah melakukan Audit Laporan Keuangan Paroki sebanyak 48 Paroki, sedang dalam proses audit 3 Paroki, belum dilakukan audit 12 Paroki. Dari 48 Paroki yang diaudit terdapat 5 Paroki yang kesulitan menerapkan PKP KAJ dan memFollow up temuan Audit disebabkan terbatasnya SDM; 14 Paroki sedang berupaya mewujudkan penerapan PKP-KAJ, dan 29 Paroki sudah mengimplementasikan sebagian besar PKP-KAJ. Dari 29 Paroki yang telah sebagian besar mengimplementasikan PKP-KAJ, 19 Paroki mendapatkan penghargaan atas segala upaya dan jerih payahnya menerapkan PKP-KAJ di Paroki. Diharapkan ke-19 Paroki tersebut menjadi sumber motivasi bagi paroki-paroki di dekenatnya, membantu implementasi PKP-KAJ.

Beberapa hasil temuan yang umumnya terdapat di Paroki Kesesuaian/kepatuhan terhadap Anggaran Dasar PGDP. Penerapan Anggaran Dasar PGDP Pasal 9 Tidak memohon ijin tertulis kepada Uskup Agung Jakarta berkaitan dengan penggalangan dana berupa hutang kepada umat paroki. Tidak memohon ijin tertulis kepada Uskup Agung Jakarta berkaitan dengan Pembangunan dan Renovasi Menyimpan uang yang bukan dengan instrumen tabungan, giro, dan deposito (ditempatkan dalam bentuk reksadana menyebabkan uang yang dikelola tidak kembali). Kelalaian dan ketidaktahuan pengurus PGDP tentang hak mewakili segala tindakan atas nama badan gereja adalah Ketua Umum, sekretaris, dan bendahara (biasa terjadi pada saat meminta ijin ke KAJ oleh pengurus Panitia Pembangunan Gereja, penandatangan perjanjian kontrak kerja dengan kontraktor)

Penerapan Pasal 8 Ayat 2 mengenai rangkap jabatan kepengurusan badan gereja tidak diperkenankan (Anggota PGDP merangkap jabatan sebagai anggota PPG) Penerapan Pasal 13 mengenai pembukuan, PGDP belum menyampaikan laporan keuangan tepat waktu kepada Keuskupan Agung Jakarta. Kesesuaian/kepatuhan terhadap Ketentuan Uskup Agung Jakarta beserta stafnya: Kelalaian menerapkan ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 2297/3.4.1/2003 mengenai pengumpulan dana di paroki-paroki KAJ; Huruf E, Butir 5 tidak diijinkan pengumpulan dana khusus melalui kolekte untuk karya kelompok atau organisasi masyarakat katholik trans-parokial. Kelalaian menerapkan ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 2302/3.4.0/2003 mengenai pengurusan harta benda keuangan keuskupan yang ada di paroki, butir 2 mengenai hal yang tidak dibenarkan melakukan penyimpanan uang dalam pengelolaan luar biasa (saham, obligasi, koperasi, reksadana, dsb.) tanpa ijin tertulis dari Uskup Agung Jakarta. Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 0910/3.4.0/99 dan 053/7.17/2008 tentang pengelolaan kas pastoran dan pembukuan kas pastoran, belum semua memahami dan menerapkan.

Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 348/3. 4. 1/2008, No. 319/3. 4 Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 348/3.4.1/2008, No. 319/3.4.1/2009, dan Ketentuan Ekonom KAJ No. 488/3.5.1.5/2008 mengenai hal-hal yang harus dengan persetujuan tertulis dari Uskup Agung Jakarta kurang diperhatikan. Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 103/3.4.0/2008, Ketentuan Ekonom KAJ No. 487/3.5.1.5/2008 dan No. 487/3.5.1.5/2008 tentang pemanfaatan dana papa dan penyampaian laporan dana terikat beberapa paroki belum melaksanakan. Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 320/3.4.1/2009 dan No. 323/3.4.1/2009 mengenai uang saku dan libur imam, beberapa komunitas pastoran belum sesuai penerapannya. Kesesuaian/kepatuhan terhadap Pedoman Keuangan KAJ Laporan Keuangan yang disampaikan tidak tepat waktu dan tidak lengkap. Belum memiliki Tata Layan Keuangan Paroki Tertib Administrasi voucher dan kelengkapan voucher, sistem dan prosedur yang diterapkan lemah dari segi pengendalian internal. Sistem pengarsipan belum sepenuhnya di Paroki. Sistem pengelolaan kas belum sesuai dengan PKP (diantaranya penerapan kas imprest, kas sementara, dan kas besar)

Pengelolaan rekening bank tidak atas nama PGDP dan tidak disertai dengan surat pernyataan kepemilikan rekening bermeterai. Kepemilikan Aset Gereja tidak atas nama PGDP Tidak memiliki daftar aset dan identifikasi aset, serta kontrol aset yang lemah. Belum konsolidasi laporan keuangan stasi, laporan keuangan seksi (seperti St. Yusuf, PSE, Ayo Sekolah) dan laporan panitia pembangunan gereja. Belum mulai disosialisasi kewajiban lingkungan dan kelompok kategorial menyampaikan laporan aktivitas. Pemeriksaan terhadap laporan keuangan paroki Tidak tertib pengelolaan kas, pengelola kas tidak dapat menunjukkan posisi kas per tanggal pemeriksaan fisik kas. Bagian/seksi mengelola dana yang cukup besar, kurangnya pengawasan dari Dewan Paroki menyebabkan penempatan dana diluar ketentuan Uskup Agung Jakarta, setelah dilakukan pemeriksaan, diketahui dana yang dikelola sudah tidak ada. Kurang tertibnya pengelolaan dana, sehingga dana yang sifatnya terikat untuk intensi tertentu tercampur.

Tidak dapat menunjukkan saldo pada laporan keuangan dengan dokumen-dokumen pendukung transaksi seperti (daftar piutang, daftar aset, dana pembangunan, dsb.) disebabkan terbatasnya informasi yang diperoleh dari bagian terkait. Belum diatur pengelolaan dana yang sifatnya ‘menganggur’ untuk kemudian ditempatkan kedalam instrumen lain yang sesuai dengan ketentuan Uskup Agung Jakarta. Kurang-tertibnya pengarsipan dokumen-dokumen kepemilikan aset (khususnya tanah) yang seharusnya disimpan di Biro Tanah dan Bangunan KAJ; dan pengarsipan tanda terima atas dokumen yang diserahkan ke BTB-KAJ.