Ir. Michael Tedja, M.T. Manajemen Proyek Pertemuan 2-3 Matakuliah: Manajemen Proyek Tahun: 2006
PLANNING TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 3 Mempersiapkan & menyelesaikan dokumen kontrak 3 Mempersiapkan pelaksanaan & sistem pengawasannya 3 Mempersiapkan prosedur yang dibutuhkan 3 Mempersiapkan anggaran 3 Mempersiapkan jadwal kerja 3 Mempersiapkan kriteria dasar perancangan & spesifikasi umum 3 Mempersiapkan rencana organisasi 3 Meninjau perencanaan & prosedur yang berlaku secara periodik SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman
PLANNING FUNGSI PERENCANAAN : Memperjelas arah Kesatuan kepentingan & langkah Meningkatkan motivasi Mempermudah pelaksanaan Alat pengukur hasil kerja Bukti kepemimpinan
TINGKAT KEAHLIAN PEMIMPIN : PUNCAK KONSEP KERJA MENENGAH SAMA PERTAMA TEKNIS PLANNING
9 KOMPONEN PERENCANAAN : TARGET PROGRAM KERJA JADWAL ANGGARAN BIAYA PERAMALAN PERMASALAHAN ORGANISASI KEBIJAKAN PROSEDUR STANDAR SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 587 Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 587
PLANNING WORK BREAKDOWN STRUCTURE : Level 1 - Managerial levels : TOTAL PROGRAM : Bangunan TOTAL PROGRAM : Bangunan Level 2 - Managerial levels : BANGUNAN : Tanah-Pondasi-Struktur BANGUNAN : Tanah-Pondasi-Struktur Level 3 - Managerial levels : PONDASI : Galian-Tiang-PileCap PONDASI : Galian-Tiang-PileCap Level 4 - Technical levels : PILE CAP : Bekisting-Besi-Adukan PILE CAP : Bekisting-Besi-Adukan Level 5 - Technical levels : BESI : Persiapan gambar kerja-Pabrikasi-Pengiriman BESI : Persiapan gambar kerja-Pabrikasi-Pengiriman Level 6 - Technical levels : BESI : PABRIKASI : Pemotongan-Perakitan BESI : PABRIKASI : Pemotongan-Perakitan SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 609 Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 609
ORGANIZING TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 3 Mengembangkan struktur organisasi 3 Meninjau posisi, tugas, tanggung jawab & kendala yang ada 3 Terlibat dalam pemilihan pengawas inti 3 Mengembangkan sumber daya manusia yang diperlukan 3 Terus meninjau organisasi proyek & merekomendasikan perubahan struktur &sumber daya yang ada bila diperlukan SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 194. Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 194.
ORGANIZING MENENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI : Identifikasi yang ingin dikerjakan Tentukan kapasitas pekerjaan dalam tugas untuk dilakukan perorangan/kelompok Kombinasikan tugas untuk effisiensi Susun mekanisme untuk koordinasi Monitor effektivitas dari struktur SUMBER : Stoner, James A.F. & R. Edward Freeman, Management 5 th. Edition, New Jersey: Prentice-Hall International Editions, 1992, halaman 312.
TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 3 Melaksanakan semua pekerjaan sesuai kontrak 3 Mengembangkan & memelihara sistem untuk mengambil keputusan untuk tiap tingkat jabatan 3 Mempromosikan penyelia yang berprestasi 3 Menentukan target untuk tiap penyelia 3 Memelihara & mengembangkan semangat tim 3 Membantu penyelesaian permasalahan antar bagian 3 Mengantisipasi & mencegah permasalahan potensial 3 Mengembangkan strategi yang jelas untuk mengatasi kendala dengan kejelasan orang yang bertanggungjawab SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling & Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195. Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195. DIRECTING
DELEGATING DELEGATOR RESPONSIBILITY CONTROL ASSIGNEE JOB DESC. AUTHORITY OBLIGATION
DIRECTING DELEGATING FUNGSI KEPEMIMPINAN : TUJUAN TERCAPAI MEMBANGUN MENGEMBANGKAN KELOMPOKINDIVIDU
DIRECTING MOTIVATING Maslow’s Hierarchy of needs SELF ACTU- ALIZATION NEEDS ESTEEM NEEDS BELONGINGNESS NEEDS SAFETY & SECURITY NEEDS PHYSIOLOGICAL NEEDS SUMBER : Stoner, James A.F. & R. Edward Freeman, Management 5 th. Edition, New Jersey: Prentice-Hall International Editions, 1992, halaman 443.
DIRECTING MOTIVATING Model McGregor : Teori X : = Malas -ambisi rendah = Amat perlu perangsang Teori Y : = Rajin - ambisi tinggi = Ingin bekerja dengan suasana yang baik = Mudah diberikan tanggung jawab = Kreativitas tinggi SUMBER : Stoner, James A.F. & R. Edward Freeman, Management 5 th. Edition, New Jersey: Prentice-Hall International Editions, 1992, halaman
CONTROLLING YANG HARUS DIKENDALIKAN : Pekerjaan BIAYA ManusiaMUTU IklimWAKTU PRINSIP PENGENDALIAN : Ada standard Ada cara menilai Buat rencana koreksi & lakukan Tindakan
CONTROLLING TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 4 Mengawasi semua aktivitas untuk tercapainya kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan 4 Mengerti, mengkomunikasikan tuntutan kontrak, rencana yang telah disetujui dan prosedur proyek ke pihak klien 4 Mengawasi hal-hal yang dijamin/digaransi pada kontrak 4 Memonitor aktivitas proyek secara ketat untuk meyakinkan adanya kesesuaian dengan ketentuan kontrak 4 Membuat, menyampaikan & mengevaluasi perubahan prosedur 4 Mengawasi & melaporkan kesesuaian biaya, waktu dan mutu 4 Memelihara komunikasi yang efektif dengan klien & pihak lain SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling & Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195. Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195.
CONTROLLING TANGGUNG JAWAB KANTOR PUSAT : 4 Melakukan penginformasian antara proyek & kantor pusat serta laporan pelanggan 4 Mengendalikan biaya - waktu - mutu untuk menjamin kesesuaian kontrak yang disepakati 4 Menjamin semua pekerjaan didokumentasikan dan didistribusikan ke pihak berkepentingan 4 Menjamin semua pekerjaan telah disetujui dan dilakukan sesuai kontrak SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 207 Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 207
CONTROLLING LANGKAH DASAR PENGENDALIAN : BUAT STANDAR UKUR SESUAI TINDAKAN PENILAIAN HASIL STANDAR ? PERBAIKAN TIDAK PERLU TINDAKAN
KUNCI SUKSES KEPEMIMPINAN Disiplin Rapi Menjadi teladan Rendah hati Dapat bekerja sama dengan orang lain Tegas/berwibawa Terbuka Senang melakukan pekerjaan tersebut Berorientasi pada tujuan
KUNCI SUKSES KEPEMIMPINAN Keyakinan bahwa setiap proyek tidak sama Kurangi kepemimpinan terpusat Berikan kesempatan tiap bagian berkembang Jangan pernah puas terhadap mutu Mempunyai keahlian : = Kemampuan membuat perencanaan = Analisa & pengambilaan keputusan = Mengendalikan rapat = Komunikasi