Ir. Michael Tedja, M.T. Manajemen Proyek Pertemuan 2-3 Matakuliah: Manajemen Proyek Tahun: 2006

PLANNING TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 3 Mempersiapkan & menyelesaikan dokumen kontrak 3 Mempersiapkan pelaksanaan & sistem pengawasannya 3 Mempersiapkan prosedur yang dibutuhkan 3 Mempersiapkan anggaran 3 Mempersiapkan jadwal kerja 3 Mempersiapkan kriteria dasar perancangan & spesifikasi umum 3 Mempersiapkan rencana organisasi 3 Meninjau perencanaan & prosedur yang berlaku secara periodik SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman

PLANNING FUNGSI PERENCANAAN :  Memperjelas arah  Kesatuan kepentingan & langkah  Meningkatkan motivasi  Mempermudah pelaksanaan  Alat pengukur hasil kerja  Bukti kepemimpinan

TINGKAT KEAHLIAN PEMIMPIN : PUNCAK KONSEP KERJA MENENGAH SAMA PERTAMA TEKNIS PLANNING

9 KOMPONEN PERENCANAAN :  TARGET  PROGRAM KERJA  JADWAL  ANGGARAN BIAYA  PERAMALAN PERMASALAHAN  ORGANISASI  KEBIJAKAN  PROSEDUR  STANDAR SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 587 Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 587

PLANNING WORK BREAKDOWN STRUCTURE :  Level 1 - Managerial levels : TOTAL PROGRAM : Bangunan TOTAL PROGRAM : Bangunan  Level 2 - Managerial levels : BANGUNAN : Tanah-Pondasi-Struktur BANGUNAN : Tanah-Pondasi-Struktur  Level 3 - Managerial levels : PONDASI : Galian-Tiang-PileCap PONDASI : Galian-Tiang-PileCap  Level 4 - Technical levels : PILE CAP : Bekisting-Besi-Adukan PILE CAP : Bekisting-Besi-Adukan  Level 5 - Technical levels : BESI : Persiapan gambar kerja-Pabrikasi-Pengiriman BESI : Persiapan gambar kerja-Pabrikasi-Pengiriman  Level 6 - Technical levels : BESI : PABRIKASI : Pemotongan-Perakitan BESI : PABRIKASI : Pemotongan-Perakitan SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 609 Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 609

ORGANIZING TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 3 Mengembangkan struktur organisasi 3 Meninjau posisi, tugas, tanggung jawab & kendala yang ada 3 Terlibat dalam pemilihan pengawas inti 3 Mengembangkan sumber daya manusia yang diperlukan 3 Terus meninjau organisasi proyek & merekomendasikan perubahan struktur &sumber daya yang ada bila diperlukan SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 194. Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 194.

ORGANIZING MENENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI :  Identifikasi yang ingin dikerjakan  Tentukan kapasitas pekerjaan dalam tugas untuk dilakukan perorangan/kelompok  Kombinasikan tugas untuk effisiensi  Susun mekanisme untuk koordinasi  Monitor effektivitas dari struktur SUMBER : Stoner, James A.F. & R. Edward Freeman, Management 5 th. Edition, New Jersey: Prentice-Hall International Editions, 1992, halaman 312.

TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 3 Melaksanakan semua pekerjaan sesuai kontrak 3 Mengembangkan & memelihara sistem untuk mengambil keputusan untuk tiap tingkat jabatan 3 Mempromosikan penyelia yang berprestasi 3 Menentukan target untuk tiap penyelia 3 Memelihara & mengembangkan semangat tim 3 Membantu penyelesaian permasalahan antar bagian 3 Mengantisipasi & mencegah permasalahan potensial 3 Mengembangkan strategi yang jelas untuk mengatasi kendala dengan kejelasan orang yang bertanggungjawab SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling & Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195. Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195. DIRECTING

 DELEGATING DELEGATOR RESPONSIBILITY CONTROL ASSIGNEE JOB DESC. AUTHORITY OBLIGATION

DIRECTING  DELEGATING FUNGSI KEPEMIMPINAN : TUJUAN TERCAPAI MEMBANGUN MENGEMBANGKAN KELOMPOKINDIVIDU

DIRECTING  MOTIVATING Maslow’s Hierarchy of needs SELF ACTU- ALIZATION NEEDS ESTEEM NEEDS BELONGINGNESS NEEDS SAFETY & SECURITY NEEDS PHYSIOLOGICAL NEEDS SUMBER : Stoner, James A.F. & R. Edward Freeman, Management 5 th. Edition, New Jersey: Prentice-Hall International Editions, 1992, halaman 443.

DIRECTING  MOTIVATING Model McGregor : Teori X : = Malas -ambisi rendah = Amat perlu perangsang Teori Y : = Rajin - ambisi tinggi = Ingin bekerja dengan suasana yang baik = Mudah diberikan tanggung jawab = Kreativitas tinggi SUMBER : Stoner, James A.F. & R. Edward Freeman, Management 5 th. Edition, New Jersey: Prentice-Hall International Editions, 1992, halaman

CONTROLLING YANG HARUS DIKENDALIKAN :  Pekerjaan BIAYA  ManusiaMUTU  IklimWAKTU PRINSIP PENGENDALIAN :  Ada standard  Ada cara menilai  Buat rencana koreksi & lakukan  Tindakan

CONTROLLING TUGAS & TANGGUNG JAWAB PM : 4 Mengawasi semua aktivitas untuk tercapainya kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan 4 Mengerti, mengkomunikasikan tuntutan kontrak, rencana yang telah disetujui dan prosedur proyek ke pihak klien 4 Mengawasi hal-hal yang dijamin/digaransi pada kontrak 4 Memonitor aktivitas proyek secara ketat untuk meyakinkan adanya kesesuaian dengan ketentuan kontrak 4 Membuat, menyampaikan & mengevaluasi perubahan prosedur 4 Mengawasi & melaporkan kesesuaian biaya, waktu dan mutu 4 Memelihara komunikasi yang efektif dengan klien & pihak lain SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling & Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195. Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 195.

CONTROLLING TANGGUNG JAWAB KANTOR PUSAT : 4 Melakukan penginformasian antara proyek & kantor pusat serta laporan pelanggan 4 Mengendalikan biaya - waktu - mutu untuk menjamin kesesuaian kontrak yang disepakati 4 Menjamin semua pekerjaan didokumentasikan dan didistribusikan ke pihak berkepentingan 4 Menjamin semua pekerjaan telah disetujui dan dilakukan sesuai kontrak SUMBER : Kerzner,Harold, Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 207 Controlling 4 th. Edition, New York : Van Nostrand Reinhold, 1992, halaman 207

CONTROLLING LANGKAH DASAR PENGENDALIAN : BUAT STANDAR UKUR SESUAI TINDAKAN PENILAIAN HASIL STANDAR ? PERBAIKAN TIDAK PERLU TINDAKAN

KUNCI SUKSES KEPEMIMPINAN  Disiplin  Rapi  Menjadi teladan  Rendah hati  Dapat bekerja sama dengan orang lain  Tegas/berwibawa  Terbuka  Senang melakukan pekerjaan tersebut  Berorientasi pada tujuan

KUNCI SUKSES KEPEMIMPINAN  Keyakinan bahwa setiap proyek tidak sama  Kurangi kepemimpinan terpusat  Berikan kesempatan tiap bagian berkembang  Jangan pernah puas terhadap mutu  Mempunyai keahlian : = Kemampuan membuat perencanaan = Analisa & pengambilaan keputusan = Mengendalikan rapat = Komunikasi