RENCANA AKSI PERUBAHAN PANDUAN TAHAP TAKING OWNERSHIP RENCANA AKSI PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV Coach : Drs. Surjadi, M.Si. CV

DOKUMEN TAHAP TAKING OWNERSHIP PROJECT CHARTER DOKMEN YANG TERKAIT : Hasil Diagnostic Reading; Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada); Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan yang diadakan dll yang dipandang relevant. FORM ISIAN UNTUK MENTOR FORM ISIAN UNTUK COACH FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau ada). Lnjt

DIAGNOSTIC READING Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang DIDIAGNOSA bukanlah tubuh manusia, melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih dahulu menilai kinerja organisasi saat ini, menemukan area yang bermasalah, kemudian melakukan intervensi agar kinerja organisasi meningkat. .................

DR……. Kemampuan mendiagnosa organisasi secara akurat menentukan berhasil tidaknya pemimpin dalam membawa perubahan bagi organisasinya. Diklatpim pola baru menghasilkan pemimpin perubahan (adaptif) dan asumsi yang dirujuk adalah peserta diklatpim telah memiliki pengetahuan, sehingga diklatpim diarahkan untuk menggali tacit knowledge.

DR……. Diklatpim lebih menekankan pada keterampilan memimpin dari pada memberikan pengetahuan tentang teori dan instrumen. Agenda diagnostik organisasi diarahkan untuk melakukan identifikasi area perubahan dan stakeholder agar dapat dilaksanakan intervensi menuju organisasi berkinerja tinggi.

MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK DIAGNOSTIC READING 1. MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN 2. TENTUKAN SASARAN REFORM TAHAPAN DIAGNOSTIC READING PERTAJAM FOKUS SASARAN 4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORM

NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN Ingat Area Perubahan ? Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ? Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading, yaitu Solusi Alternatif yang dipilih untuk memecahkan masalah organisasi yang dipilih untuk diselesaikan; JUDUL  “AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN + SASARAN PERUBAHAN”

CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN SASARAN REFORM CONTOH CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Mendorong pegawai meningkatkan pelayanan yang berorientasi hasil yg Prima. TENTUKAN SASARAN REFORM Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam memperoleh Pelayanan Kesehatan dengan kualitas pelayanan yang prima. PERTAJAM FOKUS SASARAN Percepatan Waktu Pendaftaran Pelayanan kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit, sehingga terwujud perbaikan Standar Pelayanan Publik. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN Terwujudnya percepatan waktu pendaftaran pasien dari 30 menit menjadi 8 menit . (Meningkatkan Kualitas Pelayanan Rawat Jalan Di Rumah Sakit Melalui Percepatan Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Sebagai Upaya Perbaikan Standar Pelayanan Publik).

Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum” CONTOH LAIN LOKUS : KECAMATAN Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum” CONTOH IDENTIFIKASI KONDISI YANG DIHARAPKAN : Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%) biaya berdasar Perda (100%); Petugas trampil, menerapkan 3S (80%); Terpenuhinya sarana pelayanan (80%); Terpenuhinya prasarana yang representatif (80%) Kepastian hukum (80%).

IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG CONTOH IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%) biaya berdasar Perda (50%); Petugas trampil, menerapkan 3S (45%); Terpenuhinya sarana pelayanan (55%); Terpenuhinya prasarana yang representatif (55%) Kepastian hukum (50%).

MEMBANDINGKAN KONDISI YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG CONTOH PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KANTOR KECAMATAN KONDISI YANG DIHARAPKAN KONDISI SEKARANG PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN TEPAT. BIAYA BERDASAR PERDA. PETUGAS TRAMPIL, MENERAPKAN 3S TERPENUHINYA SARANA PELAYANAN TERPENUHINYA PRASARANA YANG REPRESENTATIF KEPASTIAN HUKUM (85%) (100%) (80%); (80%) (80%). (30%) (50%) (45%) (55%)

PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN SASARAN REFORM CONTOH PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Meningkatnya Prosedur Pelayanan Adm. Um. cepat, mudah dan tepat TENTUKAN SASARAN REFORM Terwujudnya kecepatan, kemudahan dan ketepatan waktu pelayanan PERTAJAM FOKUS SASARAN Menyederhanakan persyaratan dari 7 form menjadi 5 form MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN Meningkatkan IKM dari 65 % menjadi 75 % Judul : (Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan Pelayanan).

FORMAT PROJECT CHARTER 1.0 iDENTITAS PROYEK NAMA Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan Pelayanan. DESKRIPSI Berdasar identifikasi masalah , isu strategis yang diusulkan adalah : Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat , kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 % SPONSOR Atasan Langsung (Mentor) PROJECT LEADER Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat) SUMBER DAYA TIM Sumber Daya Kunci : Dukungan Stake holder yang dilegitimasi oleh Mentor. Penanggungjawab proyek meyakinkan kepada stake holder dan mentor bahwa proyek perubahan ini layak untuk ditindaklanjuti dan mendapat dukungan. CONTOH

FORMAT RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading) LEMBAR KERJA RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV N ama Peserta : NDH : Instansi : Jabatan : Area Perubahan : Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading) Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan (Nama Proyek Chater) : (Area Perubahan + Fokus Perubahan + Sasaran Perubahan )

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL JUDUL : Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan. LATAR BELAKANG : Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi PERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa): Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. Masalah inti yang menjadi perhatian utama. Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN) PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN : Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang diinginkan. Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan. Menjelaskan keuntungan dan kerugian. Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi. Menjelaskan strategi pelaksanaan.

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN) STAKE HOLDER : Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder. RENCANA AKSI: Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan. Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILAN Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN PENUTUP.

RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter) ( Lampiran : 1 ) 01. IDENTITAS PROYEK NAMA Nama Proyek Perubahan yang akan dilakukan DESKRIPSI Gambaran singkat mengenai Proyek Perubahan. SPONSOR Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung Proyek Perubahan. PROJECT LEADER Penanggung Jawab Proyek Perubahan SUMBER DAYA TIM Sumber dukungan dan legitimasi bagi Tim untuk menjalankan Proyek Perubahan Penjelasan Singkat Penanggung Jawab Pro.Per. Sehingga mendapatkan dukungan yang legitimate.

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM) Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi. Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil Identifikasi Masalah. 03. TUJUAN Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah (satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV) Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.

04. MANFAAT Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung jawab Instansinya. 05. RUANG LINGKUP Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

(Key Project Deliverables) 06. 0UTPUT KUNCI (Key Project Deliverables) NAMA DESKRIPSI Nama output kunci yang akan dihasilkan; Output berupa Output Antara (yang akan dicapai Jangka Pendek dan Menengah) dan Output Akhir (yang akan dicapai Jangka Menengah). Penjelasan singkat Output yang hendak dihasilkan dalam Proyek Perubahan.

07. PENTAHAPAN (Milestone) No. TAHAP UTAMA WAKTU Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-2 yang sangat penting, sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengn Time Schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada Laporan Breakthrough-2; Milestone bisa dibedakan antara tahapan Jangka Pendek dan Panjang. Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)

08. TATA KELOLA PROYEK STRUKTUR DESKRIPSI Gambaran Struktur Tim / orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Contoh : Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Sponsor : Project Leader : Pokja : Coach : Sponsor Project Leader Coach Pokja Pokja

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER 09. ANGGARAN JUMLAH DESKRIPSI (Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan) 10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER No. Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi) atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di luar Instansi Peserta.

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH No. DESKRIPSI Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan. 12. RESIKO Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target waktu, yang telah ditetapkan.

13. KRITERIA KEBERHASILAN 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK) Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb. 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK) Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu. 15. DISETUJUI Project Sponsor (Atasan Peserta) (tanda tangan) Tempat, tgl. / bulan / tahun.

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL JUDUL PROYEK PERUBAHAN : Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek). Kata Pengantar Daftar Isi Bab I : Pendahuluan Latar Belakang Area dan Fokus Proyek Perubahan Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan Ruang Lingkup Proyek Perubahan Kriteria Keberhasilan

Lanjutan……… Bab II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN Output Kunci Proyek Perubahan Pentahapan Proyek Perubahan Tata Kelola Proyek Perubahan Steakholder Proyek Perubahan Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/ persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan) Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.

Lanjutan……… BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan Hasil Capaian Proyek Perubahan Kendala Implementasi Proyek Perubahan (Internal dan Eksternal) Strategi Mengatasi Kendala

LANJUTAN ………… Bab IV : Penutup Kesimpulan Rekomendasi Lampiran

PENJELASAN BAB-PERBAB

BAB I : PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil terjadi (didukung dengan data dan fakta) Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini penting untuk menentukan fokus proyek perubahan) Kembangkan dari uraian latar belakang yang ada pada Project Charter B. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN Area Proyek Perubahan adalah Program Instansi yang telah dipilih pada waktu Diagnostic Reading Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading yang dijadikan Judul/Nama Project Charter Beri penjelasan seperlunya.

Lanjutan ……….. C. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 3.0 dan 4.0 D. RUANG LINGKUP Ruang Lingkup Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 5.0 Beri uraian seperlunya ! E. KRITERIA KEBERHASILAN Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat kuantitatif/measurable/dapat diukur (indikator kinerja program) Usahakan berupa Outcome / hasil kegiatan Ambil dari Project Charter Point 13.

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN Output kunci adalah output yang akan dihasilkan dalam proyek perubahan, baik output jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang; Diambil dari Project Charter Point 6.0. PENTAHAPAN Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat sasaran Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang Diambil dari Project Charter Point 7.0

Lanjutan ………… TATAKELOLA PROYEK PERUBAHAN Berisi struktur peran masing-masing tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan; Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan berikan uraian tatalaksananya. STEAKHOLDER PROYEK PERUBAHAN Ambil dari Project Charter Point 10 Beri penjelasan peran, pengaruh dan hubungan kerjanya. E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu Diambil dari Project Charter Point 14

Lanjutan …………………… F. TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN Berisi target hasil yang ingin dicapai oleh Proyek Perubahan; Target ini bersifat kuantitatif sehingga dapat diukur tingkat keberhasilannya; Berdasarkan ukuran output kunci dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan Contoh *) G. HASIL ADOPSI BENCHMARKING Berisi best practice yang dapat diadopsi dari kegiatan benchmarking dan sesuai dengan Fokus Proyek Perubahan.

BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PENYAJIAN PENGALAMAN MEMIMPIN PROYEK PERUBAAN Perhatikan pelaksanaan selama memimpin proyek perubahan; Perhatikan pelaksanaan pentahapan proyek perubahan (Bab II B); Perhatikan pelaksanaan pengelolaan proyek perubahan (dipandu tata kelola proyek perubahan- Bab II C); Perhatikan peran steakholder (internal dan eksternal) dalam mendukung pelaksanaan proyek perubahan (Bab II D);

Lampirkan bukti proses pelaksanaannya. Lanjutan ………… PENYAJIAN …………… Perhatikan pelaksanaan dari setiap kegiatan sebagaimana telah direncanakan pada Proyek Charter (No.5 : Ruang Lingkup) atau pada Bab I Pendahuluan Huruf D (Ruang Linfkup); Berapa jumlah aktivitas yang ada pada rencana jangka pendek yang harus dilaksanakan dan bagaimana prosesnya dan bagaimana realisasi pelaksanaannya (bandingkan dengan rencana); Lampirkan bukti proses pelaksanaannya.

Perhatikan Hasil Capaian Proyek Perubahan; Lanjutan ………… B. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN Perhatikan Hasil Capaian Proyek Perubahan; Perhatikan realisasi pencapaian target proyek perubahan sebagaimana target yang telah ditetapkan pada Bab II Huruf F *); Lampirkan bukti hasil pencapaian output kunci.

Hasil Capaian Proyek Perubahan No Uraian Kinerja Bobot Target Realisasi 1 Lokakarya Pengembangan Sistem dan Inovasi Program Diklat Teknis dan Fungsional dilingkungan LAN 10 % ? 2 Tahap Penyusunan Sistem dan Program Diklat baru 3 Penyusunan Rancangan Peraturan Kepala LAN 4 Sosialisasi dan Diseminasi ke Steakholder 5 Uji Coba 20 % 6 Implementasi Program Baru Pusdilat Teknis dan Fungsional 40 %

Identifikasi Kendala Internal Organisasi dan Eksternal Organisasi ; Lanjutan ………… C. IDENTIFIKASI KENDALA IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN Identifikasi Kendala Internal Organisasi dan Eksternal Organisasi ; Kendala internal dapat berasal dari keterbatasan SDO, terganggunya bekerjanya sistem, kurangnya dukungan steakholder internal, perubahan situasi dan kondisi unit kerja, adanya kegiatan lain yang memerlukan perhatian khusus, adanya tugas-tugas baru dari pimpinan dll.

Lanjutan ………… C. IDENTIFIKASI ………...................... ………….. Kendala Eksternal Organisasi Dapat Berupa Adanya Tantangan Dan Ancaman (Threath) Yang Langsung Berpengaruh Terhadap Pelaksanaan Proyek Perubahan, Kurangnya Dukungan Steakholder Eksternal, Situasi Poleksosbudtramtib, Dll

Lanjutan ………… C. IDENTIFIKASI ………...................... ……… Berbagai Kendala Yang Diprediksi Pada Project Charter (No. 11) Perlu Mendapatkan Perhatian Seksama, Karena Kemampuan Mempredksi Ini Mempunyai Pengaruh Yang Signifikan Terhadap Keberhasilan Proyek Perubahan.

Daftar dan klasifikasi kendala yang ada (hasil identifikasi kendala); Lanjutan ………… D. STRATEGI MENGANTISIPASI KENDALA IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN Daftar dan klasifikasi kendala yang ada (hasil identifikasi kendala); Identifikasi dampak kendala (Urgency, Seriousness dan Growth); Konsepsi rencana pencegahan; Exit Strategy.

BAB IV : PENUTUP KESIMPULAN Berisi kesimpulan (bukan ringkasan) tentang keberhasilan implementasi proyek perubahan; Keberhasilan sesuai target aouput kunci dan kriteria keberhasilan.

Lanjutan ………… REKOMEN DASI Berisi rekomendasi untuk mencapai tujuan jangka menengah proyek perubahan Berisi rekomendasi untuk peningkatan peran unit kerja project leader, steakholder internal dan eksternal LAMPIRAN Bukti-bukti fisik keberhasilan implementasi proyek perubahan

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP ( Lampiran : 2 ) 1. Nama Peserta : 2. Instansi 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta : Rekomendasi : Surabaya, ………………………………. MENTOR, ( )

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP ( Lampiran : 3 ) 1. Nama Peserta : 2. Instansi 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta : Rekomendasi : Surabaya, ………………………………. COACH, ( )

suryadi_widyaiswara@yahoo.co.id No. HP – 0811362496 LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb. suryadi_widyaiswara@yahoo.co.id No. HP – 0811362496 SATU DAFTAR R.A.P LENGKAP DENGAN NAMA, NO. HP & INSTANSI ASAL KERJA MASING-MASING PESERTA DENGAN FORM : “RENCANA AKSI PERUBAHAN”

Add your company slogan Thank You ! Add your company slogan