Chapter 7: Project Cost Management IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Pentingnya Manajemen Biaya Proyek Proyek IT mempunyai track record buruk dalam pencapaian target biaya Rata-rata kelebihan biaya berdasarkan studi oleh CHAOS adalah 189 % dari perkiraan awal pada tahun 1995, dan meningkat menjadi hanya 145 % pada 2001. Pada tahun 1995, proyek IT yang dibataljan di US mencapai 81 billion dollars IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 What Went Wrong? According to the San Francisco Chronicle front-page story, "Computer Bumbling Costs the State $1 Billion," the state of California had a series of expensive IT project failures in the late 1990s, costing taxpayers nearly $1 billion…ironic that the state which leads in creation of computers is the state most behind in using computer technology to improve state services. …The Internal Revenue Service (IRS) managed a series of project failures that cost taxpayers over $50 billion a year—roughly as much money as the annual net profit of the entire computer industry. …Connecticut General Life Insurance Co. sued PeopleSoft over an aborted installation of a finance system. IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Apakah Cost and Project Cost Management? Cost adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti Cost biasanya diukur dalam unit mata uang seperti dollar, rupiah Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Proses Manajemen Biaya Proyek Perencanaan sumber daya: menentukan sumber daya apa dan berapa banyak yang harus digunakan Estimasi Biaya: membuat estimasi biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Cost budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya semuanya ke masing-masing item pekerjaan sebagai garis dasar untuk pengukuran performansi Pengendalian Biaya: pengendalian perubahan terhadap budget proyek IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Prinsip Dasar Manajemen Biaya Kebanyakan CEO dan Board of Directors mengerti lebih banyak Finance daripada IT, jadi Manajer Proyek IT harus bicara dengan bahasa mereka : Keuntungan adalah Penerimaan dikurangi Pengeluaran(Biaya) Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek ditambah biaya perawatan produk yang dihasilkan Analisis Aliran Kas adalah menentukan perkiraan biaya tahunan dan keuntungan dari suatu proyek Keuntungan dan biaya bisa terukur dan tidak terukur, langsung maupun tidak langsung Sunk cost (biaya masa lalu) seharusnya tidak dijadikan kriteria dalam seleksi proyek IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Biaya akibat Software Defects Sangat penting pada proyek IT untuk mengeluarkan uang di awal untuk mencegah mengeluarkan uang lebih banyak kemudian. IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Perencanaan Sumber Daya (Nature) Sifat proyek dan organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan: Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam proyek tersebut ? Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan ruang-lingkup proyek yang akan mempengaruhi sumber daya ? Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan pekerjaan yang sama? Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka mendapatkan orang, peralatan, dan material yang mampu dan tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ? IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Sample Headcount Information to Help Estimate Resource Costs (p.258) Persentase terbesar biaya dari banyak proyek IT adalah biaya sumber daya manusia IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Estimasi Biaya Output penting dari manajemen biaya proyek adalah estimasi biaya Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat dan teknik untuk membantu membuat estimasi biaya tersebut Membuat rencana manajemen biaya yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek juga penting IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Types of Cost Estimates IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya 3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya: Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari proyek yang serupa sebelumnya sebaga dasar estimasi baru bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan jumlah total parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model matematika untuk estimasi biaya IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Constructive Cost Model (COCOMO) Barry Boehm membuat COCOMO model untuk estimasi biaya pembuatan software Parameter yang digunakan mencakup baris kode program atau titik-titik fungsi COCOMO II adalah model komputer yang tersedia di Web Boehm mengatakan bahwa hanya model parametrik yang tidak menderita dari terbatasnya pembuatan keputusan oleh manusia IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Typical Problems with IT Cost Estimates Membuat estimasi untuk proyek software yang besar adalah sesuatu yang sangat kompleks yang membutuhkan jumlah usaha yang signifikan. Kebanyakan orang melakukan estimasi dengan hanya pengalaman yang sangat kurang. Orang mempunyai pandangan yang bias yang menuju kepada underestimate. Review estimasi dan tanyakan pertanyaan penting untuk menjamin estimasi tidak bias Manajemen ingin angka sebagai bahan tawar-menawar, buka estimasi riil. Manajer proyek harus negosiasi dengan sponsor proyek untuk membuat estimasi biaya yang realistis IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Business Systems Replacement Project Cost Estimate Overview - Example IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Business Systems Replacement Project Cash Flow Analysis IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Cost Budgeting Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya proyek ke masing-masing item pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya Sebagai contoh, dalam proyek Business Systems Replacement, total estimasi biaya pembelian untuk tahun 97 adalah $600,000 dan tambahan $1.2 million untuk Information Services and Technology Jumlah tersebut dialokasikan ke budget yang bersesuaian IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Business Systems Replacement Project Budget Estimates for FY97 and Explanations IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Pengendalian Biaya Pengendalian Biaya Proyek mencakup : Mengawasi kinerja biaya Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang tepat yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya yang direvisi Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai perubahan yang disetujui yang akan memeperngaruhi biaya Konsep “Earned value management” adalah alat penting untuk pengendalian biaya IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Earned Value Management (EVM) EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan biaya Berdasarkan garis dasar (rencana original plus perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan seberapa baik proyek mencapai tujuannya Kita harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk bisa menggunakan EVM. IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Istilah-istilah dalam Earned Value Management The planned value (PV), disebut juga budget, adalah bagian dari estimasi biaya total yang telah disetujui yang direncanakan untuk digunakan untuk suatu aktivitas pada waktu tertentu Actual cost (AC), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian pekerjaan pada waktu tertentu The earned value (EV), adalah estimasi nilai dari pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Earned Value Calculations IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Rules of Thumb for Earned Value Numbers Negative numbers for cost and schedule variance indicate problems in those areas. The project is costing more than planned or taking longer than planned CPI and SPI less than 100% indicate problems IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Earned Value Calculations for a One-Year Project After Five Months IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Earned Value Chart IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Manajemen Portofolio Proyek Banyak organisasi mengumpulkan dan mengendalikan semua proyek atau investasi sebagai satu set aktivitas yang berkaitan di dalam portofolio 5 tahap dalam manajemen portofolio proyek: Simpan semua proyek di dalam satu database Prioritaskan project anda dalam database Bagi proyek anda ke dalam dua atau tiga budgets berdasarkan tipe investasi Otomasi respositori Gunakan teori portofolio modern, termasuk perangkat risk-return yang memetakan resiko proyek ke dalam kurva IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Using Software to Assist in Cost Management Spreadsheets adalah perangkat yang umum dalam perencanaan sumber daya, estimasi biaya, cost budgeting, dan pengendalian biaya Banyak perusahaan menggunakan software canggih software finansial yang yang Many companies use more sophisticated and centralized financial applications software for cost information Project management software has many cost-related features IT Project Management, Third Edition Chapter 7

Sample Enterprise Project Management Screen IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Tugas Individu No 1 Lakukan analisis finansial untuk proyek dengan menggunakan format NPV 2 (di File “Sampel Perhitungan NPV.xls “). Asumsikan perkiraan cost/biaya dan benefit/keuntungan disebar dalam 4 tahun sbb: - Estimasi Cost : $100000 u/ tahun 1, $25000 u/ tahun 2, 3 dan 4 - Estimasi Benefit : $ 0 u/ tahun 1, $ 80000 u/ tahun 2, 3 dan 4 - Discount Rate : 8 % - Tunjukkan NPV, ROI dan tahun dimana proyek mulai untung - Tulis satu paragraph menjelaskan apakah anda akan merekomendasikan investasi untuk proyek ini atau tidak, berdasarkan analisis finansial anda IT Project Management, Third Edition Chapter 7

IT Project Management, Third Edition Chapter 7 Tugas individu No 2 Buat Model Skor dengan Pembebanan untuk menetukan nilai akhir dari suatu kuliah. Nilai akhir kuliah didasarkan pada 3 ujian dengan bobot masing-masing 15 %, 20 % dan 25 % , tugas individu bobotnya 20 %, dan tugas kelompok bobotnya 20 %. Masukkan nilai untuk tiga mahasiswa. Asumsikan mahasiswa pertama dapat nilai 100 u/ semua item (ujian dan tugas). Mahasiswa kedua dapat 80 u/ semua ujian, 90 u/ tugas individu, 95 u/ tugas kelompok. Mahasiswa ketiga dapat 90 u/ ujian 1, 75 u/ ujian 2, 80 u/ ujian 3, 90 u/ tugas individu, dan 70 u/ tugas kelompok. Petunjuk: Gunakan format Skor Pembebanan dalam file “Sampel Perhitungan NPV.xls “ IT Project Management, Third Edition Chapter 7