Pert 06 Database Design Kasus Sistem Informasi Penggajian Matakuliah : M0602/Perancangan Sistem Informasi Tahun : 2006 Versi : 1 Pert 06 Database Design Kasus Sistem Informasi Penggajian

Proses Bisnis PD. PJ adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pabrikasi mebel Mereka melayani konsumen dalam partai besar, kecil maupun eceran. Dengan bertambahnya karyawan maka diperlukan suatu sistem informasi penggajian yang lebih baik. User yang paling berperan dalam sistem informasi penggajian ini adalah personalia. Untuk melakukan penghitungan gaji, bagian personalia membutuhkan data dari bendahara koperasi yaitu berupa data pinjaman para karyawan. Manager PD. PJ bertugas untuk mengontrol dan mengecek kegiatan para karyawan. Pengecekan tersebut dapat dilihat melalui laporan-laporan yang telah dibuat oleh bagian personalia dan bendahara koperasi. Bendahara koperasi bertugas untuk memberikan pinjaman kepada karyawan dan membuat laporan peminjaman yang akan disimpan dalam database laporan pinjaman. Untuk memenuhi syarat peminjaman tersebut, data dapat di peroleh dari database karyawan atau dari bagian personalia untuk lebih lengkapnya.

Bagian personalia bertugas untuk mengentry, merubah dan menghapus data karyawan, data kehadiran karyawan (absensi termasuk lembur), data cuti karyawan, data pembayaran tunjangan, membuat laporan akhir bulan, rekap gaji bulanan dan laporan cuti. Selain itu bagian personalia bertugas untuk mencetak slip gaji, surat permohonan cuti, surat permohonan lembur dan surat permohonan pinjaman. Absensi karyawan Karyawan PD. PJ bekerja mulai pukul 08.00 s/d 17.00. Karyawan absen dengan menggunakan kartu hadir (clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Hasil laporan dari mesin pencatat waktu yang berupa absensi karyawan dapat dilihat dari database absensi karyawan yang telah di entry oleh bagian personalia dan ini digunakan untuk menentukan gaji karyawan. Karyawan yang terlambat masuk minimal ½ jam akan dipotong uang makan dan transport secara otomatis pada proses penghitungan gaji dan hasilnya akan tercetak pada slip gaji karyawan.

Karyawan yang lembur harus sesuai dengan waktu yang ditetapkan oleh perusahaan. Waktu lembur akan dihitung 1 jam sesudah jam pulang kerja tapi jika kurang dari 1 jam maka tidak akan dihitung lembur. Sebelum lembur, karyawan harus mengisi surat permohonan lembur yang akan dicetak dan dientry bagian personalia dan disetujui oleh kepala bagian. Perusahaan hanya akan menghitung jumlah jam lembur yang terkecil yang diambil karyawan tersebut. Jika karyawan yang lembur sudah pulang sebelum waktu yang tercatat dalam surat permohonan lembur maka yang dihitung adalah jam lembur yang terkecil atau jam karyawan tersebut lembur (tidak berdasarkan surat permohonan lembur). Namun jika karyawan yang lembur lebih dari jam yang tercatat dalam surat permohonan lembur maka yang dihitung adalah jumlah jam lembur yang terkecil juga (berdasarkan surat permohonan lembur).

Dengan ini perusahaan diharapkan dapat mengontrol jam lembur karyawan dan hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja regular. Jika tugas karyawan pada waktu lembur tidak selesai maka harus memberitahu alasan yang tepat kepada kepala bagian dikarenakan perusahaan mempunyai suatu target tertentu yang harus tercapai. Jadi karyawan harus dapat menyelesaikan tugas tersebut. Bagian personalia akan mengentry data lembur karyawan untuk digabungkan dengan penghitungan gaji pokok karyawan tersebut. Dari data-data tersebut akan menghasilkan sebuah laporan absensi. Cuti Karyawan Cuti karyawan terdiri dari: cuti hamil dan melahirkan cuti tahunan (bagi karyawan yang masa kerjanya lebih dari 1 tahun)

Karyawan yang ingin cuti harus membuat surat permohonan cuti ke bagian personalia yang diketahui oleh manajer perusahaan. Karyawan yang cuti karena alasan kelahiran, hanya mendapatkan gaji pokok saja dari perusahaan. Cuti hamil dan melahirkan biasanya digabung menjadi satu kali cuti (diambil sekaligus). Masa pengambilan cuti dapat dilakukan seminggu masa kelahiran dan kemudian dilanjutkan setelah melahirkan. Masa cuti hamil dan melahirkan ditentukan berdasarkan ketentuan pemerintah. Untuk cuti tahunan, karyawan mendapat izin cuti sesuai masa kerjanya. Karyawan yang mengambil cuti tahunan tetap mendapatkan gaji. Dan bagi karyawan yang tidak mengambil cuti tahunan dari perusahaan maka karyawan tersebut mendapatkan uang tambahan yang akan dihitung per hari.dan akan dikalikan dengan masa cuti karyawan.

Bonus Karyawan Tunjangan Perusahaan memberikan bonus kepada karyawan berupa bonus tahunan. Bonus diberikan kepada karyawan apabila perusahaan mendapatkan keuntungan besar (omset penjualan meningkat). Tunjangan Tunjangan yang diberikan kepada karyawan adalah THR (Tunjangan Hari Raya). Tunjangan ini diberikan setiap tahunnya dan biasanya karyawan mendapatkan satu bulan gaji.

Uang makan dan transport Diberikan kepada seluruh karyawan. Penghitungannya melalui absensi dari setiap karyawan, dan karyawan yang terlambat lebih dari setengah jam tidak akan mendapatkan uang tersebut. Dan insentive tersebut akan dipotong sebesar 20% jika karyawan tersebut melakukan keterlambatan atau absen sebanyak lebih dari tiga kali. Uang makan dan transport tersebut akan diberikan kepada karyawan pada saat pemberian gaji bulanan. Pajak Untuk pajak penghasilan, pemerintah menetapkan pajak berdasarkan Undang–Undang Perpajakan PPh 21 tahun 1983. Karyawan wajib dikenakan pajak penghasillan yang diperoleh dengan menjumlahkan penghasilan (penghasilan bruto) yang diterima dalam setahun dan dikurangi biaya-biaya jabatan. Tarif yang dikenakan oleh pemerintah sesuai dengan tarif pasal 17 Undang-Undang PPh yang diterapkan atas Penghasilan Kena Pajak (Penghsilan Bruto dikurangi dengan PTKP). Dalam PPh 21 terdapat PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) dan PKP (penghasilan Kena Pajak ). PKP terdiri dari PKP0, PKP1, PKP2, PKP3.

Persentase potongan terdiri 5%, 10%, 15%. Penghasilan Bruto diatas 25 juta ; 5% Penghasilan Bruto diatas 50juta ; 10% Penghasilan Bruto diatas 200 juta ; 15% Perhitungan pajak bagi karyawan dan karyawati berbeda seperti : Karyawan kawin tanpa punya anak dan karyawan kawin punya anak (maksimal 3 orang) Karyawan yang istrinya bekerja (punya penghasilan) Karyawati tidak punya anak (tanggungan orang tua) atau punya anak Untuk penghitungan uang lembur karyawan, potongan PPh pasal 21 atas uang lembur dan penghasilan lain yang sejenis akan diterima bersamaan dengan gaji bulanan yang dihitung dengan cara menggabungkan penghasilan lain dengan gaji bulanan. NPWP (nomor pokok wajib pajak) adalah suatu registrasi yang diberikan oleh pelayanan pajak pemerintah kepada orang pribadi atau badan usaha yang mendaftarkan diri untuk dikukuhkan sebagai wajib pajak.

Asuransi Pinjaman Karyawan Perusahaan PD. PJ memberikan asuransi kepada karyawan berupa asuransi tenaga kerja JAMSOSTEK (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) yang meliputi jaminan kecelakaan dan kematian. Selain itu perusahaan juga menanggung biaya pengobatan para karyawannya sebesar 75%, sehingga karyawan hanya membayar 25% dari biaya pengobatan tersebut dengan membawa bukti kwitansi yang harus diserahkan kepada perusahaannya. Pinjaman Karyawan Jika karyawan ingin melakukan peminjaman, karyawan dapat mengajukan surat permohonan peminjaman kepada kepala bagian koperasi yang didapat dari bagian personalia berupa formulir yang berisikan persyaratan-persyaratan dan data-data karyawan yang bersangkutan. Setelah disetujui oleh bendahara koperasi, maka karyawan akan melaporkan bukti surat permohonan peminjaman tersebut kepada manajer. Setelah itu karyawan dapat memberikan bukti surat permohonan pinjaman yang telah diketahui manajer kepada bendahara koperasi untuk mengambil uang pinjamannya.

bendahara koperasi tidak dapat langsung memberikan uang pinjaman tersebut sebelum mengetahui syarat-syarat peminjaman dari bagian personalia. Karyawan akan menerima pinjaman setelah mendapat persetujuan dan telah memenuhi persyaratan. Pinjaman tersebut akan dibayar melalui gaji tiap bulannya, atau sesuai dengan persetujuan. Di dalam sistem informasi penggajian PD. PJ, aktor yang berhubungan langsung dengan sistem adalah bagian Personalia dan bendahara koperasi. Untuk itu, manajer dan pimpinan PT. PJ berharap sistem informasi penggajian ini bisa menghasilkan informasi Absensi, Cuti, Lermbur, Pajak, Pinjaman, Bonus, THR dan gaji. Dari kasus diatas dan dari hasil DFD pada pert 04, diskusikan dan gambarkan kebutuhan data dan ERD nya.