“IDENTIFIKASI DAN MONITORING PROYEK” Matakuliah : S0174 / Evaluasi dan Manajemen Proyek Tahun : 01 Februari 2006 “IDENTIFIKASI DAN MONITORING PROYEK” KULIAH : EVALUASI DAN MANAJEMEN PROYEK (Evaluasi Proyek) Dosen : Ir. Dwi Dinariana,MT Pertemuan 17
IDENTIFIKASI Banyak pihak yang menyatakan bahwa dalam merintis, menjalankan ataupun mengembangkan suatu proyek harus didasarkan pada perhitungan yang baik dan benar serta dengan menggunakan teknik evaluasi seperti lazim dipakai dalam kebanyakan evaluasi proyek, yaitu perhitungan atau analisis yang didasarkan pada penilaian: a. analisis finansial, b. analisis ekonomi, c. analisis sosial, d. analisis dampak lingkungan.
IDENTIFIKASI Untuk mencakup keempat hal tersebut pada prinsipnya para analisis perlu pula mengiden-tifikasikan proyek berdasarkan tiga macam pertanyaan sebagaimana berikut. l. Apakah proyek tersebut secara teknis dapat dilaksanakan (technically feasible)? 2. Apakah proyek tersebut secara ekonomis menguntungkan (economically profitable)? 3. Apakah proyek tersebut secara sosial dapat diterima oleh masyarakat (socially acceptable)?
IDENTIFIKASI Dalam pelaksanaan suatu proyek terlebih dahulu dilakukan studi awal dalam mengidentifikasi persoalan-persoalan yang perlu dipertimbangakan baik secara teknis, ekonomis, sosial, maupun lingkungan. Beberapa hal yang menyangkut identifikasi dalam kaitannya dengan studi awal proyek, memunculkan beberapa aspek pertanyaan: 1. bagaimana identifikasi dapat dilakukan pada berbagai masalah yang mungkin dapat diangkat sebagai proyek yang bermanfaat bagi masyarakat luas? 2. bagaimana identifikasi dapat dilakukan dengan beberapa pilihan atas dasar skala prioritas proyek?
Untuk itu perlu diperhatikan dua hal yang menjadi dasar pertimbangan studi awal untuk identifikasi: a. apakah usulan proyek yang akan dirumuskan itu merupakan follow-up atau merupakan kelanjutan dari proyek yang telah ada? b. apakah usulan proyek itu merupakan usulan proyek yang baru?
IDENTIFIKASI Kedua tipe usulan proyek ini memerlukan tahapan pekerjaan yg relatif sama, hanya saja apabila proyek tsb meneruskan proyek yg lama maka diperlukan tahap review atas semua dokumen proyek, terutama evaluasi proyek yg pernah dilaku-kan. Jadi di sini beberapa pekerjaan yg perlu diperhatikan adl sbb. 1. Review dokumen proyek yang akan diusulkan untuk diteruskan. 2. Kaitkan dengan kepentingan nasional atau regional dan identifikasi kemungkinan kegiatan yang perlu diteruskan.
3. Dari beberapa kemungkinan tersebut, identifikasikan sampai seberapa besar instansi yang relevan ikut dalam usulan proyek tersebut, 4. Buatlah penilaian sementara terhadap rencana usulan proyek tersebut dengan cara with or without project untuk masa mendatang. 5. Spesifikasikan lebih konkrit usulan proyek yang akan diajukan, terutama dengan menjelaskan kendala-kendala yang ada dan manfaat positif bila proyek tersebut dilanjutkan atau dilaksanakan.
IDENTIFIKASI Untuk proyek pembangunan yang berkelanjutan (sustainability), pemahaman dokumen proyek secara keseluruhan sangatlah penting. Beberapa manfaat proyek lanjutan ini adalah sbb: 1. Lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna proyek yang telah ada. 2. Ada kelangsungan aktivitas dari proyek yang sudah dibangun sebelumnya. 3. Proyek tidak menjadi sepotong-potong dan untuk menyusun usulan relatif lebih mudah daripada membuat usulan baru. 4. Biaya proyek relatif lebih murah.
IDENTIFIKASI CONTOH Bila proyek yang akan diusulkan adalah proyek pertanian, maka perlu dibahas beberapa hal, khususnya yang berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut. a. Diskripsi daerah proyek, khususnya uraian tentang kendala sumber daya alam dan lingkungan (luas dan penggunaaan lahan, irigasi, cuaca). b. Diskripsi aktivitas ekonomi, baik kondisi ekonomi petani maupun aktivitas ekonomi yang mempengaruhi petani di dalam mengambil keputusan (keadaan pasar, organisasi ekonomi, harga). c. Diskripsi aktivitas sosial, baik kondisi sosial petani maupun aktivitas sosial yang mempengaruhi petani di dalam mengambil keputusan (organisasi sosial, adat istiadat, resiko, don ketidakpastian).
d. Diskripsi kebijakan (policy) dan strategi yang ada dan diterapkan oleh para pembuat keputusan. Diskripsi, indikator ekonomi dan sosial yang berkaitan dengan pengembangan proyek. Khusus di dalam menuliskan diskripsi, kebijaksanaan dan strategi, perlu dilihat terlebih dahulu kebijakan dan strategi yang merupakan penjabaran dari peraturan tersebut.
PEMBUATAN USULAN PROYEK Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat usulan proyek yaitu sbb: Pentingnya proyek tersebut bagi kepentingan nasional dan regional. Perlu dijelaskan beberapa informasi yang relevan dalam menjelaskan pentingnya dan relevansinya dengan proyek tersebut. Penetapan goals (tujuan umum yang ingin dicapai) dan objectives (tujuan khusus atau tujuan operasional yang ingin dicapai).
4 Mengidentifikasi komponen-komponen proyek, baik komponen produksi, lembaga pendukung, sosial ekonomi maupun penjadwalan proyek. 5 Penetapan manajemen (pengelolaan) proyek. 6 Penetapan estimasi biaya yang diperlukan. 7 Menuliskan tahapan pertama s/d keenam tersebut dalam bentuk laporan yg nantinya mungkin akan digunakan sebagai bahan diskusi di antara anggota tim kerja, dengan pimpinan atau sponsor.
PEMBUATAN USULAN PROYEK (Penjelasan) Pentingnya proyek tersebut bagi kepentingan nasional dan regional. Perlu kiranya dirumuskan pentingnya proyek tersebut bagi kepentingan nasional dan regional (daerah). Dalam menuliskan tujuan proyek dalam konteks pembangunan daerah, maka hendaknya dilakukan secara singkat dan jelas. Uraian tidak boleh terkesan dibuat-buat (artificial), tetapi harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan (needs) masyarakat. Variabel apa yang harus dituliskan sangat bergantung pada jenis proyek. Bila proyek tersebut proyek irigasi misalnya, maka variabel yang perlu dibahas adalah yang berkaitan dengan proyek irigasi tersebut, seperti:
peningkatan produksi pertanian, penyerapan tenaga kerja, peningkatan pendapatan petani, peningkatan pembangunan daerah:
PEMBUATAN USULAN PROYEK (Penjelasan) Perlu dijelaskan beberapa informasi yang relevan dalam menjelaskan pentingnya dan relevansinya dengan proyek tersebut. Adapun caranya dapat dilakukan studi pustaka, wawancara dengan policy makers, hasil penelitian, dan sebagainya. Variabel yang dikumpulkan adalah variabel sosial ekonomi dan variabel-variabel lain yang relevan. Informasi (data) yang lebih terperinci dapat dikumpulkan dengan penelitian formal (dengan prosedur sebagaimana sebuah penelitian, misalnya menggunakan teknik sampling), atau non-formal yang informasinya digunakan sebagai pelengkap penelitian tersebut. Cara ini biasanya digunakan untuk menggali data kualitatif dan yang sulit dikumpulkan dengan teknik pengumpulan data dengan daftar isian.
Penetapan goals (tujuan umum yang ingin dicapai) dan objectives (tujuan khusus atau tujuan operasional yang ingin dicapai). Dalam menuliskan objectives hendaknya sudah disinggung siapa target grup proyek tersebut. Goals dapat diartikan sebagai tujuan utama yang ingin dicapai. Dikatakan demikian karena sifatnya yang ideal dan untuk mencapainya diperlukan berbagai tujuan operasional (objectives). Jadi tujuan operasional merupakan penjabaran dari tujuan utama (goals) tersebut. Penetapan goals dan objectives ini sangat penting. Oleh karena itu, draft yang sudah disiapkan hendaknya didiskusikan berkalikali dengan tim kerja atau dengan pihak lain yang dipandang perlu.
PEMBUATAN USULAN PROYEK (Penjelasan) 4. Mengidentifikasi komponen-komponen proyek, baik komponen produksi, lembaga pendukung, sosial ekonomi maupun penjadwalan proyek. Macam komponen proyek sangat tergantung dari tipe proyek. Komponen proyek pembangunan koperasi pedesaan misalnya, akan berbeda dengan proyek pembangunan irigasi. Jadi pengertian komponen di sini adalah variabel yang paling erat hubungannya dengan pelaksanaan proyek.
5. Penetapan manajemen (pengelolaan) proyek 5. Penetapan manajemen (pengelolaan) proyek. Pengelolaan proyek akan melibatkan kegiatan perencanaan dan pengawasan dari semua aktivitas yang ada pada proyek tersebut. Di negara berkembang pada umumnya, termasuk Indonesia, masalah pengelolaan proyek agak sensitif karena sering melibatkan beberapa pihak, baik yang berkepentingan secara langsung rnaupun tidak.
PEMBUATAN USULAN PROYEK (Penjelasan) 6. Penetapan estimasi biaya yang diperlukan. Dalam menetapkan biaya proyek, diperlukan ahli masalah-masalah finansial proyek. Pada dasarnya penetapan biaya proyek ini adalah untuk melihat cost-effectiveness (pembiayaan yang efektif) dari proyek tersebut, karena perhitungannya melibatkan nilai uang. Untuk itu perlu adanya pembedaan analisis finansial dan analisis ekonomi. Pembedaan kedua analisis ini terletak pada perlakuan terhadap variabel harga. Pada analisis finansial digunakan data harga riil, sedangkan pada analisiss ekonomi digunakan data harga bayangan (shadow price). Selanjutnya untuk melakukan dua macam analis tersebut, perlu dicari beberapa variabel yang antara lain sbb :
Semua komponen pengeluaran yang dinilai dengan uang, baik pengeluaran riil (yang benar-benar dikeluarkan dalam bentuk yang dapat dinilai dengan upah) maupun non riil (yang tidak dapat dinilai langsung dengan rupiah tetapi dapat dinilai melalui pendekatannya), serta pengeluaran ekstra pun perlu dihitung: Semua komponen pemasukan juga perlu dihitung. Nilai pemasukan ini berupa besarnya rupiah yang diterima masyarakat yang berdomisili di sekitar proyek tersebut, baik yang merupakan akibat langsung dari adanya proyek maupun yang merupakan akibat tidak langsung. Penerimaan langsung ini misalnya saja nilai tambah produksi yang disebabkan karena adanya proyek. Penerimaan tidak langsung misalnya air irigasi yang dapat digunakan sebagai penggerak listrik yang selanjutnya dapat digunakan untuk penerangan rumah atau usaha peternakan ayam.
Komponen lainnya adalah pengeluaran atau pemasukan yang tidak terduga Komponen lainnya adalah pengeluaran atau pemasukan yang tidak terduga. Pengeluaran yang tidak terduga ini misalnya biaya kunjungan mendadak orang-orang tertentu, tambahan pengeluaran yang disebabkan faktor yang tidak diduga sebelumnya. Begitu pula halnya dengan penerimaan tambahan yang disebabkan oleh proyek, yang kadang-kadang muncul tanpa diduga sebelumnya.
PEMBUATAN USULAN PROYEK (Penjelasan) 7. Menuliskan tahapan pertama sampai dengan keenam tersebut dalam bentuk laporan yang nantinya mungkin akan digunakan sebagai bahan diskusi di antara anggota tim kerja, dengan pimpinan atau sponsor.
MONITORING Pengertian monitoring atau laporan sering disamakan dengan evaluasi, karena kurangnya pengertian perbedaan antara monitoring dan evaluasi, menyebabkan kedua istilah tersebut sering dijadikan satu sehingga muncul kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan dalam waktu yang bersamaan seperti yang disebut dengan project benefit monitoring and evaluation (PBME).
MONITORING Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk memonitor kegiatan pelaksanaan suatu proyek. Cara tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu sbb : a. Pendekatan langsung. b. Pendekatan tidak langsung.
MONITORING PENDEKATAN LANGSUNG Pendekatan langsung dilaksanakan dengan mengunjungi lokasi proyek, dan melakukan kegiatan monitoring, yaitu sebagai berikut. 1. Mengumpulkan data dengan bantuan instrumen yang berupa daftar isian atau instrumen yang lain. 2. Mencatat hal-hal yang sekiranya tidak dapat diisikan di dalam daftar isian. Misalnya, peristiwa-peristiwa yang khas yang sulit dituliskan secara umum karena khawatir akan memberikan dampak yang tidak diinginkan. Sebagai contoh, terjadinya penyimpangan rencana yang disebabkan adanya biaya yang digunakan tidak pada tempatnya.
3. Mengolah data secara langsung di lapangan, data yang diperoleh pada kegiatan ini tentu saja data yang disederhanakan karena diperlukan secara mendadak. Misalnya, menghitung alokasi penggunaan dana, apakah dana yang dikeluarkan sehingga pekerjaan monitoring tersebut telah dilakukan sesuai yang direncanakan atau apakah pengeluaran dana tersebut sudah sesuai dengan items-items yang ada. 4. Pengamatan secara langsung di lapangan akan memudahkan pekerjaan monitoring karena dengan monitoring dapat diketahui apa dan bagaimana kejadian di lapangan secara pasti.
MONITORING PENDEKATAN LANGSUNG Seperti halnya penelitian yang lazim dilakukan dengan menggunakan wawancara langsung dan melihat kejadian di lapangan, cara seperti ini juga memiiiki kelebihan dan kekurangan: Kelebihannya: a. Data yang dikumpulkan akan lebih baik karena data tersebut digali dengan melihat kejadian yang sebenarnya. b. Sasaran monitoring dapat dengan mudah dan cepat ditemukan. c. Waktu yang diperlukan menjadi lebih singkat.
d. Laporan yang ditulis akan menjadi lebih baik dan hal ini sekaligus menghindarkan laporan di belakang meja (laporan yang dituliskan tanpa mengetahui kejadian langsung di lapangan) Kelemahannya: Adapun kelemahan secara tidak langsung adalah relatif mahal biaya yang harus dikeluarkan karena cara ini memerlukan banyak tenaga kerja.
MONITORING PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG Pada pendekatan tidak langsung ini monitoring dilakukan tanpa mengunjungi lokasi proyek, tetapi dengan mengirimkan format isian yang harus diisi. Cara demikian memang kurang dibenarkan arena pemonitor akan sulit menggambarkan apa yang terjadi di lapangan. Disamping itu pemonitor juga tidak dapat mengecek kebenaran data yang ada di daftar isian dan tidak dapat mencatat hal-hal penting yang ada di lapangan.
Keuntungan, yaitu biaya dapat ditekan. Kelemahannya, pemonitor tidak dapat mengecek data yang terkumpul dan tidak dapat mencatat hal-hal penting yang khas yang muncul di lapangan. Di samping itu cara ini juga memakan waktu yang relatif panjang.