KURSUS INDUKSI UMUM KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL SERTA SOKONGAN 1 KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARA MALAYSIA 10 MEI 2006 HINGGA 29 MEI 2006.

Presentasi berjudul: "KURSUS INDUKSI UMUM KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL SERTA SOKONGAN 1 KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARA MALAYSIA 10 MEI 2006 HINGGA 29 MEI 2006."— Transcript presentasi:

1 KURSUS INDUKSI UMUM KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL SERTA SOKONGAN 1 KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARA MALAYSIA 10 MEI 2006 HINGGA 29 MEI 2006

2 MOHD SAAD HJ. DIN B.Sc (Hons) Matematik Sarjana Pentadbiran Awam, USM Timbalan Pengarah (Pengurusan) Institut Perubatan dan Pergigian Termaju Suites 121 & 141, Kompleks Eureka Universiti Sains Malaysia 11800 USM, Pulau Pinang Tel: Fax:

3 SURAT- MENYURAT DAN FAIL
Pentadbiran pejabat kebanyakannya diuruskan melalui rekod bertullis dan surat menyurat merupakan satu aspek yang paling penting. 2. PENERIMAAN SURAT 2.1 Melayani surat-surat yang diterima Surat masuk diberi perhatian segera.

4 2.3 Memasukkan surat ke dalam fail
2.2 Memeriksa Mel Masuk a. Surat-surat yang diterima dari luar patut diberi kepada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab pada hari itu. b. Jika surat itu dialamatkan untuk perhatian seorang pegawai tertentu maka ia hendaklah dihantar terus kepadanya tanpa dibuka. c. Tiap-tiap surat masuk hendaklah terlebih dahulu dicop atau ditulis di atasnya tarikh diterima. 2.3 Memasukkan surat ke dalam fail

5 3. REKOD SURAT-SURAT MASUK
3.1 Daftar Mel (AP.71) 3.2 Cara merekodkan surat berpengkelasan peringkat keselamatan a) direkodkan tarikh tandatangan pengirim surat , dan b) juga nombor fail yang surat-surat itu telah dimasukkan.

6 4. MINIT FAIL 4.1 Menulis Minit 4.2 Cara-cara menulis Minit
Kertas minit disediakan untuk merekodkan surat keluar/masuk dan untuk menulis minit. 4.2 Cara-cara menulis Minit a) Semua perenggan b) Minit dalam tulisan tangan ditulis dengan jelas dan terang. c) Minit yang panjang hendaklah ditaip. d) Dalam memulakan minit, hanya perlu menyebut ringkasan jawatan pegawai yang diminit, dan minit diakhiri dengan tandatangan penuh dan ringkasan jawatan penulis.

7 a) Minit hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungannya;
4.3 Minit untuk mendapat keputusan / tindakan a) Minit hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungannya; b) Surat dan fail yang dirujuk dicatitkan dalam minit dan disertakan sekali; c) Pandangan jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut; dan d) Pendapat penulis minit tentang keputusan/ tindakan yang diperlu.

8 5. Bentuk surat a) JELAS b) KEPALA SURAT RASMI c) SALAMAN - Surat rasmi dimulakan dengan perkataan ‘Tuan’ atau ‘Puan’ diakhiri dengan ‘Saya Yang Menurut Perintah’ sebelum tandatangan pegawai. d) NOMBOR RUJUKAN FAIL - mustahak bagi mengesan surat-surat dan untuk mengambil tindakan lanjut yang diperlukan. Sebutkan rujukan surat yang dibalas itu.

9 e). TAJUK –Tajuk itu sebaik-baiknya membayangkan
e) TAJUK –Tajuk itu sebaik-baiknya membayangkan kandungan surat yang berkenaan. f) NOMBOR PERENGGAN DAN LAMPIRAN - Semua perenggan surat, melainkan perenggan pertama, hendaklah diberi nombor yang berturutan. Nomborkan tiap-tiap muka surat, demikian juga bagi lampiran yang disertakan misalnya ‘Lampiran 1’ atau ‘Lampiran A’. g) SATU PERKARA - Lazimnya tiap-tiap surat hendaklah dihadkan kepada satu perkara sahaja. Mencampurkan beberapa perkara di dalam sepucuk surat boleh menimbulkan beberapa masalah. h) Lampiran-lampiran ditandakan. i) Tanda nama ringkas penulis/jurutaip.

10 6. KIRIMAN SURAT a) JABATAN LAIN - dialamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan. Jika kandungan surat perlu ditujukan kepada pegawai tertentu, boleh dialamatkan untuk perhatiannya. “u.p: Encik ” b) ORANG RAMAI atau PERSEORANGAN ditulis dengan jelas nama dan alamat penerima pada surat dan sampul surat sebutkan pangkat gelaran kebesaran, jika ada, didahului dengan kata hormat yang sesuai sebelum gelaran itu.

11 surat menyurat hendaklah melalui peguamnya dan
c) FIRMA / BADAN BERKANUN / PERTUBUHAN d) Orang awam atau firma yang menggunakan PEGUAM segala surat menyurat hendaklah melalui peguamnya dan bukannya orang perseorangan atau firma itu.

12 PENGELASAN KESELAMATAN BAGI SURAT-SURAT KE LUAR
a) Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan keselamatan mengikut peringkat keselamatan fail surat-surat itu; b) Cara-cara pengirimannya hendaklah mengikut ‘Panduan Keselamatan’; dan c) Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk menentukan keselamatan surat-surat yang dihantar supaya rahsia-rahsia kerajaan terjamin dari dibocorkan.

13 8. REKOD SURAT-SURAT KE LUAR
a) dihantar dengan tangan - surat direkodkan dalam buku kiriman tangan dan tandatangan penerima diperolehi. b) Secara berdaftar - perlu direkodkan dalam buku surat - surat berdaftar.

14 SISTEM FAIL 1. Apakah Sistem Fail 1.1 Satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod, supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki. 1.2 Seorang Pengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyimpanan fail dan rekod-rekod pentadbiran juga perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan, peralatan yang patut diberi dan kakitangan yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail.

15 2.1 Abjab 2. Sistem Pengkelasan Fail
2.2 Nombor 2.3 Abjad dan nombor Keperluan Terhadap Sistem Fail Yang Baik 3.1 Kepadatan Seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima. 3.2 Asesibiliti - Mudah untuk dirujuk.

16 3. 3. Ekonomi. -. Menentukan sistem. penyimpanan fail adalah
3.3 Ekonomi Menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yang minima. 3.4 Keanjalan - Bagi maksud pembesaran ruang di masa hadapan. 3.5 Lokasi - Hendaklah diletakkan ditempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah.

17 3. 6. Rujukan Silang. -. Supaya memberi. kemudahan dalam
3.6 Rujukan Silang - Supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. 3.7 ‘Retention’ - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan. 3.8 Klasifikasi - Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.

18 PUSAT PENDAFTARAN Fungsinya:-
4.1 Menerima mel/surat masuk dan memasukkannya dalam fail-fail yang berkaitan. 4.2 Membahagikan fail-fail kepada pegawai berkenaan untuk tindakan. 4.3 Mengawal pergerakan semua fail. 4.4 Menyimpan fail-fail dengan selamat. 4.5 Mendaftar semua fail dengan memberi siri-siri nombor dan mengadakan indeks bagi setiap fail.

19 4.7 Menghantar mel/surat keluar.
4.6 Simpan dalam perhatian untuk dikemukakan kepada pegawai berkenaan bagi tindakan di masa akan datang. 4.7 Menghantar mel/surat keluar. 4.8 Mengesan fail-fail apabila dikehendaki oleh pegawai-pegawai yang mengambil tindakan. 4.9 Memindahkan fail-fail lama dan tidak digunakan lagi ke Arkib Negara.

20 5. ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN
5.1 Kebaikan Pusat Pendaftaran 5.1.1 Memudahkan kawalan yang berkesan. 5.1.2 Penggunaan peraturan dan kaedah yang standard. 5.1.3 Tanggungjawab dapat dipastikan. 5.1.4 Mengelakkan dokumen-dokumen bertindih.

21 5.2.2 Kemungkinan fail hilang kerana ramai menggunakannya.
5.2 Keburukan 5.2.1 Fail sukar dikesan dengan cepat. 5.2.2 Kemungkinan fail hilang kerana ramai menggunakannya. 5.2.3 Kelewatan mungkin berlaku kerana bilangan fail dikendalikan terlalu banyak.

22 5.3 Kebaikan Pusat Pendaftaran dipecahkan
5.3.1 Perkhidmatan yang lebih licin dan cepat. 5.3.2 Bilangan fail yang dikehendaki adalah kecil dan kawalan adalah lebih kemas 5.3.3 Mudah dikesan.

23 PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN
1. Apakah dia Rekod-Rekod Kerajaan? Termasuklah surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

24 i) sebagai bahan sejarah.
Kegunaan Rekod i) sebagai bahan sejarah. ii) proses pentadbiran. iii) sebagai bukti. iv) sebagai rujukan. v) membuat penyelidikan/kajian.

25 i) Melantik seorang pegawai kanan sebagai pegawai Rekod Jabatan.
3. Tanggungjawab Mengendalikan dan Menjaga Rekod-Rekod Kerajaan i) Melantik seorang pegawai kanan sebagai pegawai Rekod Jabatan. ii) Setiap rekod-rekod Kerajaan hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik. iii) Ada satu Jabatan/Badan yang khas tugasnya menyimpan dan memelihara rekod-rekod Kerajaan yang bernilai. iv) Membuat pemeriksaan/kajian terhadap rekod- rekod Kerajaan yang tidak digunakan lagi. v) Adakan perbekalan undang-undang mengenai rekod yang bernilai.

26 4. Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan
4.1 Satu cara saintifik untuk merekod dan mengawal maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan. 4.2 Satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod-rekod yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat dan tepat.

27 4.3 Cara-cara menguruskan rekod:
i) Memelihara semua rekod yang kekal. ii) Memisahkan dan memindahkan serta menghapuskan semua rekod-rekod yang tidak berguna lagi. iii) Mengadakan jadual untuk menunjukkan tempoh penggunaan rekod. iv) Mengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk rekod.

28 v) Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasi.
vi) Adakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduan. vii) Menyelia dan melatih kakitangan- kakitangan rekod. viii) Mengulangkaji dari semasa ke semasa sistem rekod dalam organisasi.

29 5. Memelihara Rekod-Rekod
i) Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, atap bocor, dinding berlobang dan cukup pusingan udara. ii) Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari. iii) Awasi dari bahaya tikus dan lain- lain serangga. iv) Bersihkan dengan alat ‘vacum cleaner’ supaya habuk tidak terkumpul.

30 v) Rekod-rekod yang basah dianginkan kering.
vi) Rekod-rekod yang koyak diperbaiki / ditampal. vii) Sediakan Alat Pemadam Api. viii) Bilik rekod jangan digunakan sebagai tempat makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak petrol.

31 MENJAGA DAN MENYIMPAN REKOD
Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan Seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1966, tugas Pengarah Arkib Negara “untuk memeriksa rekod-rekod dalam simpanan mana-mana Pejabat Kerajaan dan menasihatkannya berkenaan dengan simpanan dan pemeliharaan rekod-rekod tersebut”

32 Menjaga Rekod-rekod Pegawai-pegawai Rekod Jabatan bertangungjawab mengurus supaya kesemua rekod-rekod dijagai dengan baik dan tidak mengalami apa-apa kerosakan. Tempat simpanannya janganlah dimasuki air dan pancaran matahari yang terus menerus.

33 3. Pertukaran Udara Untuk Tempat Simpanan Rekod
Jika boleh, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin yang dipasang setiap masa, pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari panas dan kipas-kipas siling dan kipas mengeluarkan udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap itu hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut.

34 4. Membersihkan Tempat Simpanan Rekod
Mestilah sentiasa bersih dan teratur, dan dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurang seminggu sekali. Memeriksa Tempat Simpan Rekod Dan Kawasannya Tiap-tiap enam bulan, tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di sekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga.

35 6. Penggunaan Racun Serangga
Tiap-tiap bulan, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah disembor dengan racun serangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D.D.T. Dieldrin, pyrethrum, gaama benzene hexachloede. 7. Mengawasi Daripada Anai-anai. 8. Larangan Makan.

36 Mengawasi daripada Api 10. Menyimpan Rekod-rekod Di Tempat Sesuai
Rekod-rekod Yang Tidak Dipakai. Hendaklah juga dijaga dengan cara yang sama tetapi disimpan berasingan. Rekod-rekod ini hendaklah disenaraikan dan dipindahkan ke Pusat Perkhidmatan Rekod, Arkib Negara Malaysia.

37 12. Menjaga Fail 13. Menyelitkan Semula Fail Tertanggal Membaiki Muka Surat Yang Koyak. Membersih Rekod-rekod Langkah-langkah Menghapuskan Serangga Dan Lapok Mengeringkan Rekod Basah 18. Menyelamatkan Rekod-rekod Terendam Air.

38 Kawalan Rahsia Kerajaan dan Keselamatan Pejabat
ARAHAN PERKHIDMATAN Kawalan Rahsia Kerajaan dan Keselamatan Pejabat

39 KAWALAN RAHSIA KERAJAAN
Memberi perlindungan secukupnya terhadap suratan dan maklumat rasmi kerajaan dari: • Dapat diketahui atau dilihat oleh orang- orang yang tidak berhak mengetahui atau melihat • Kebocoran • Kecurian • Kebakaran

40 MAKLUMAT RASMI Pengetahuan mengenai perkara rasmi, walau bagaimana sekali pun diperolehi termasuk: • Jenis atau kandungan apa-apa dokumen rasmi atau sebagainya. • Jenis kegunaan dan komposisi bahan-bahan. • Kaedah-kaedah, cara menghasilkan serta teknik-teknik dan proses yang akan digunakan untuk pengeluaran. • Proses saintifik terutama berkenaan dengan pembuatan senjata dan kelengkapan. • Butir-butir kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan.

41 RAHSIA RASMI Apa-apa suratan yang dinyatakan di dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan-bahan berhubung dengannya dan termasuk apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan-bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT dan TERHAD mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau mana-mana Pegawai Awam yang dilantik mengikut seksyen 2B.

42 SEKSYEN 2B “Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri boleh melantik mana-mana Pegawai Awam melalui satu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelas apa-apa suratan rasmi, maklumat rasmi atau bahan-bahan sebagai RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT atau TERHAD mengikut mana yang berkenaan”.

43 DOKUMEN RASMI Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi termasuk:- 1. Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak juga draf dan buangan perkara itu. 2. Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman. 3. Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan anika jenis carta. 4. Huruf cetak, huruf cetak atur, blok litografer, acuan, stensel, proses plat dan lain-lain yang digunakan untuk membuat dokumen- dokumen rasmi.

44 JENIS DOKUMEN RASMI Terbahagi Kepada Dua: 1. Dokumen Terperingkat Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi terperingkat dan ditanda dengan peringkat keselamatannya. 2. Dokumen Tidak Terperingkat Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan peringkat keselamatan. Walaupun tidak terperingkat tetapi sebagai ‘Hak Kerajaan’ perlu diberi perlindungan.

45 PERINGKAT KESELAMATAN
Perkara-perkara terperingkat, hendaklah di peringkat seperti berikut: 1. Rahsia Besar 2. Rahsia 3. Sulit 4. Terhad

46 RAHSIA BESAR Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. Contoh:- (i) Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan perkara- perkara politik dan ekonomi; (ii) Maklumat-maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan angkatan tentera jika berlaku perang; (iii) Surat-menyurat dengan Kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang amat penting; (iv) Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan- pertubuhan perisikan Malaysia dan kaedah- kaedahnya.

47 RAHSIA Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Contoh:- (i) Arahan-arahan penting untuk perwakilan- perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dalam negara asing; (ii) Maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan- pemasangan tentera; (iii) Maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan- pertubuhan subversif dan kegiatan-kegiatannya; (iv) Surat-menyurat antara Jabatan mengenai perkara- perkara dasar yang penting.

48 SULIT Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan kuasa asing. Contoh:- (i) Laporan-laporan perisikan biasa; (ii) Dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis; (iii) Maklumat-maklumat yang mungkin membolehkan pendapatan faedah kewangan daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

49 TERHAD Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain daripada yang diperingkatkan RAHSIA BESAR, RAHSIA atau SULIT tetapi perlu diberi tahap perlindungan. Contoh:- (i) Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan; (ii) Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan; (iii) Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat kelengkapan biasa tentera dan polis.

50 ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN
Punca Ancaman 1. Subversif : kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan/perseorangan tidak sampai kepada peperangan. 2. Espionaj : kegiatan memperolehi perkara terperingkat secara tersembunyi bertujuan memudaratkan keselamatan dan kepentingan negara. 3. Sabotaj : perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal.

51 4. Kelemahan. Manusia. :. suka menunjuk-nunjuk,. cuai mematuhi arahan,
4. Kelemahan Manusia : suka menunjuk-nunjuk, cuai mematuhi arahan, tidak cermat bila bercakap dan ketagih dadah/arak. 5. Pemasaran : kerana hutang kerana seks rasuah kelakuan latarbelakang

52 Surat-Surat Atau Dokumen-Dokumen Terperingkat Diancam Oleh:
1. Penyuluh-penyuluh rahsia yang memperolehi kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran. 2. Individu-individu subversif yang memperolehi kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran dan cuba membuat kerajaan dalam keadaan serba salah. 3. Kebocoran. 4. Kealpaan.

53 SEKSYEN 17A – Pembelaan Sedia Ada Kepada Pegawai Awam
Mana-mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan di bawah Akta ini tidaklah boleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itu dalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

54 SEKSYEN 8 (2) (Baru) - Penalti
Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka kesalahannya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih dari tujuh tahun.

55 KEGIATAN PENGITIPAN Dengan Cara:
1. Menyamar diri sebagai penjawat awam. 2. Memasuki pejabat (menceroboh) bagi tujuan mencuri, menyalin atau mengambil gambar. 3. Memintas, mencuri atau menyalin dokumen terperingkat semasa dalam perjalanan pos atau pembawa. 4. Memeras, mendesak atau memujuk orang-orang yang dibenarkan ekses kepada maklumat-maklumat terperingkat untuk mendapatkannya. 5. Mencuri dengan percakapan telefon atau menggunakan alat-alat pandang dengar dan rakaman untuk mendapat maklumat-maklumat terperingkat.

56 KECUAIAN DAN KELALAIAN YANG KERAP BERLAKU
1. Bercakap mengenai perkara terperingkat melalui telefon. 2. Bercakap mengenai perkara terperingkat di tempat-tempat awam. 3. Menyampaikan maklumat terperingkat kepada sahabat handai atau saudara mara. 4. Mengurus perkara terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan seperti gagal mematuhi peraturan menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat. 5. Menyimpan perkara-perkara terperingkat di tempat yang tidak sesuai.

57 6. Gagal mengunci peti-peti keselamatan yang mengandungi perkara-perkara terperingkat apabila meninggalkan pejabat. 7. Memusnahkan buangan-buangan terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan atau cuai mengendalikannya 8. Membenarkan orang yang tidak dibenarkan ekses mengurus perkara-perkara terperingkat 9. Mendedahkan perkara-perkara terperingkat kepada orang-orang yang tidak dibenarkan (contoh: tidak menutup fail terperingkat bila ada tamu) 10. Kecuaian pengawal-pengawal keselamatan menjalankan kewajipan mereka

58 KAWALAN KESELAMATAN PERIBADI 1. Undang-Undang * Akta Rahsia Rasmi 1972
* Akuan Penjawat Awam/Aku Janji * Langkah berjaga-jaga 2. Tapisan Keselamatan * Tapisan Keselamatan Kasar * Tapisan Keselamatan Halus

59 3. Pendidikan * Kursus 4. Prinsip ‘Perlu Mengetahui’ * Langkah berjaga-jaga * Pengasingan tempat

60 KAWALAN KESELAMATAN DOKUMEN 1. Pengurusan Dokumen Terperingkat
* Pendaftaran Rahsia * Pendaftaran Kecil Rahsia 2. Peringkat Keselamatan * Rahsia Besar * Rahsia * Sulit * Terhad

61 3. Tanda-Tanda Keselamatan * Berjilid Kekal * Berjilid Tidak Kekal
* Lukisan, tekapan, foto, negatif dll * Warna Kulit Fail 4. Penyimpanan * Tempat menyimpan * Tidak boleh dibawa pulang 5. Penghantaran * Borang jadual * Sistem satu lapis dan dua lapis sampul surat * Beg berkunci * Utusan Selamat

62 6. Pelepasan Perkara Terperingkat * Kenegaraan lain
– tidak dibenarkan tanpa izin * Kepada orang awam * Siaran akhbar – tidak dibenarkan 7. Pemusnahan * Minta kebenaran pemula * Catatan dalam Buku Daftar * Rujuk pihak tertentu * Mengikut prosedur tertentu

63 TANDA KESELAMATAN 1. Dokumen Kekal Berjilid Huruf Cerai Atau Cop Huruf Besar tidak kurang daripada 7mm • sebelah luar kulit hadapan dan belakang • di muka tajuk • di muka surat pertama dan penghabisan • penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan

64 2. Dokumen Tidak Kekal Berjilid
Dicop, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan sebelah bawah 3. Lukisan, Tekapan, Negatif Foto dan Gambar Foto ditanda di sebelah belakang

65 KAWALAN KESELAMATAN FIZIKAL 1. Kawasan Terperingkat • Mewartakan • Pagar, Lampu Keselamatan • Pintu Keluar Masuk • Papan Kenyataan • Sistem Pas Keselamatan

66 • cadangan pembinaan/ubahsuai • menghadkan jalan keluar masuk
KAWALAN KESELAMATAN FIZIKAL 2. Keselamatan Bangunan • cadangan pembinaan/ubahsuai • menghadkan jalan keluar masuk • mengadakan kaunter • tingkap/pintu kukuh dan kunci • alat kalis bunyi • tempat khas untuk pelawat • pengawal keselamatan

67 KAWALAN KESELAMATAN FIZIKAL 3. Pas Masuk • pas keselamatan
• kad pengenalan jabatan • kad pelantikan

68 2. Laporkan kepada Ketua Jabatan
KEHILANGAN Hendaklah: 1. Cari dengan segera 2. Laporkan kepada Ketua Jabatan 3. Laporkan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Sertakan: • taksiran bahaya dari segi keselamatan • pandangan Ketua Jabatan • Syor Ketua Jabatan

69 • Taksiran risiko dari segi keselamatan
KEHILANGAN Pegawai Keselamatan: • Taksiran risiko dari segi keselamatan • Tindakan menyelamat dan pembetulan 4. Laporkan kepada Polis jika terdapat salah laku atau jenayah

70 PETI KESELAMATAN Jenis-Jenis Peti Keselamatan 1. Bilik Kebal atau bilik kebal yang diubahsuai 2. Peti Besi 3. Kabinet Keluli 4. Almari Keluli 5. Peti yang dibuat bagi tujuan khas 6. Peti atau beg berkunci

71 PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT
1. Jabatan yang menghantar dokumen terperingkat hendaklah mendapatkan satu resit akuan terima. Borang Jadual LG. 2. Semak Borang Jadual – pastikan resit diterima semula. 3. Hantar melalui peti atau beg berkunci. 4. Hantar melalui sistem dua lapis sampul surat. 5. Hantar melalui Utusan Selamat. 6. Hantar melalui A.R. Berdaftar. 7. Keluar negeri – melalui Pendaftaran Rahsia, Kementerian Luar Negeri.

72 WARNA KULIT FAIL TERPERINGKAT
1. RAHSIA - Warna Kuning berpalang BESAR Merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang 2. RAHSIA - Warna Merah Jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang 3. SULIT - Warna Hijau 4. TERHAD - Warna Putih

73 SEKSYEN 2C Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau Pegawai Awam yang dipertanggungkan boleh pada bila-bila masa mengelas semula apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan di luar jadual. Suratan, bahan atau maklumat tersebut terhenti menjadi Rahsia Rasmi.

74 SEKIAN, TERIMA KASIH