Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Presentasi berjudul: "Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan"— Transcript presentasi:

1 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

2 PP 5 TAHUN 2009 Tujuan Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (Kew.PS-15) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (Kew.PS-22) Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

3 Pemeriksaan Tindakan Ketua Jabatan Ketua Jabatan
Laporan Kedudukan Stok Laporan Pengurusan Stor kepada JKPAK Melantik pegawai untuk laksana pemeriksaan stok Lantik pegawai pemeriksa ke atas stok bernilai rendah yang hendak dilupus Keselamatan dan kebersihan stor Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

4 PP 5 TAHUN 2009 Ketua Jabatan Mengurus Pelantikan Pemverifikasi Stok
Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset (UPA) Ketua Jabatan Penyelarasan Laporan Tahunan (dibentang dalam JKPAK) Mengurus Pelantikan Pemverifikasi Stok Menyelaras Penyediaan Laporan berikut :- i. Kew.PS-13 ii. Kew.PS-14 iii. Kew.PS-15 iv. Kew.PS-16 v. Kew.PS-20 vi. Kew.PS-22 Mengurus kehilangan dan hapuskira stok Mengurus Pelupusan stok Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

5 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

6 Definasi Stor & Stok Definisi PERKARA STOR STOK Tempat melaksanakan :-
- Penerimaan; - Perekodan; - Penyimpanan; - Penyelenggaraan; - Pengendalian; dan - Pengeluaran STOK. Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk :- - Bekalan pejabat - Ubat-ubatan - Alat ganti - Keselamatan - Makmal - Bengkel - Dapur - Sukan - Pertanian - Latihan - Penyiaran - Domestik dll Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

7 Kategori Stor Kerajaan
Berdasarkan Keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor Bersama Perbendaharaan Pada 16 Mac 2011 PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT Definisi Membekalkan stok kepada semua Stor Utama di Kementerian/ Jabatan di bawahnya. Permohonan daripada Stor Utama kepada Stor Pusat menggunakan KEW.PS-10 Mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat ATAU Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan kepada stor unit. Permohonan stok daripada Stor Unit ke Stor Utama guna Kew.PS-10. Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan terus kepada pelanggan. Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama guna Kew.PS-11. Mendapatkan bekalan daripada Stor Utama dan bekalan terus dibuat kepada pelanggan. Tidak membuat perolehan barang-barang Permohonan daripada pelanggan menggunakan Kew.PS-11 Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

8 Tujuan Diwujudkan Kategori Stor
Dapatkan & nilai keseluruhan stok Stor Utama/Pusat Laporan Tentukan Kadar Pusingan Stok Elak simpanan stok berlebihan Pusingan Stok Stor Unit Kuantiti kecil & jangkamasa pendek Pengurusan

9 Kategori Stor Kerajaan
STOR UTAMA STOR PUSAT Stor Unit Pelanggan Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

10 Asas Pengurusan Stor Pengurusan Stor Kawalan Stok Stok sentiasa ada
Menepati kehendak pelanggan Kawalan Stok Stok boleh diguna Kaedah penjagaan & penyelenggaraan yang sempurna Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

11 Fungsi Stor Barang dipesan Sah dan perakukan barang diterima Terima
Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan Mengoptimumkan ruang stor Simpan Stok Jaga & selenggara stok dengan baik Pastikan berfungsi untuk digunakan Penjagaan Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan Selenggara rekod setiap transaksi Pengeluaran Nationally and Internationally benchmarked Rancang & urus penokokan stok Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan Perancangan Nationally and Internationally benchmarked Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

12 Fungsi Stor Pembungkusan Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
Nationally and Internationally benchmarked Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan Barang dipesan Sah dan perakukan barang diterima Pemeriksaan Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan 3K Tindakan pelupusan dilaksanakan Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi keperluan & elak pembaziran Pelupusan Nationally and Internationally benchmarked Dilaksanakan mengikut peraturan Untuk stok yang hilang Hapuskira Nationally and Internationally benchmarked Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

13 Organisasi Stor Stor Pusat / Utama Bhgn Bekalan, Kawalan & Akaun
Rancang & urus pembelian Kawalan Stok Akaun Pengkalan Data Bahagian Terimaan Terima & periksa barang dibekal Bahagian Simpanan Terima, Simpan & Keluar Stok Catat dalam Kad Petak Keselamatan Pengiraan Stok Bhgn Pembungkusan & penghantaran Bungkus & hantar kpd pelanggan Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

14 Pengurusan Stor Katalog Kumpulan Stok Senarai barang piawai
Disediakan oleh Stor Pusat / Utama KEW.PS-6 – Tambahan barang dalam Katalog Mengeluarkan Dari senarai perlu kelulusan Pegawai Melulus Barang Projek pembangunan / Khas dikecualikan Kumpulan Stok Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama Kump. A (30 %) & B (70%) KEW.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok Senarai ikut nilai pembelian utk tempoh dua tahun 30% - pembelian tertinggi Buat setiap awal tahun Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

15 Pengurusan Stor Paras Stok Prestasi Stor
Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi (3 bulan penggunaan) Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok (2 bulan penggunaan) Paras Minimum – kuantiti stok terendah (1 bulan penggunaan) Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12 bulan terakhir Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras Prestasi Stor Kadar Pusingan Stok Pengiraan setiap suku tahun & tahunan Perlu capai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan Lebih tinggi lebih bagus Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obselete) Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira Paras Simpanan Petunjuk pengurusan stor yang baik. Stok tidak melebihi paras simpanan. Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular. Paras Perkhidmatan Stor memenuhi semua pesanan. Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

16 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

17 Penerimaan Istilah Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan aset yang diperolehi Dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai Penerima Pegawai Bertauliah Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu Dilantik oleh Ketua Jabatan Objektif Spesifikasi barang-barang stor Kualiti/Kuantiti Keadaan barang-barang stor Nationally and Internationally benchmarked Objektif Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

18 Penerimaan Daripada Pembekal
Semak butiran (LO / Inbois / Nota serahan dll ) Periksa (kira / ukur / timbang / uji) Terima – Kew.PS-1 (Stor Unit – Kad Petak) Jika tidak sempurna – Kew.PS-2 Perekodan Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB) Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak (catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

19 Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama
Semak butiran (Kew.PS-10 & Kew.PS-12) Semak (sama dengan pesanan) Terima – Kad Petak Jika tidak sempurna – Kew.PS-2 Perekodan Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

20 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

21 Merekod Stok Kad Kawalan Stok & Kad Petak PER. STOR PUSAT STOR UTAMA
STOR UNIT Rekod di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Warna Kad Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Kew.PS-4 (Hijau/ Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Lokasi Kad Ditempatkan bersama stok Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku simpan ditempat berasingan Tatacara Merekod Penerimaan – Pen dakwat merah pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam 1 kad 1 item & no. kad berturutan silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial) Rekod Elektronik Ikut format sama Sentiasa dikemaskini Cannibalize direkod dalam senarai berasingan Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

22 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

23 Penyimpanan Susun Atur Lokasi Penyimpan Stok
faktor keselamatan, pergerakan & kekemasan 50cm daripada siling Penyediaan floor plan Catat lokasi pada KKS & KP Letakan tetap & sementara Amalan MDKD Pembahagian ruang ikut jenis stok (jika boleh) Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Stok Dalam Bekas Asal Kekalkan & pastikan label dapat dilihat Stok Barang Berat Lokasi paling bawah & mudahkan urusan Sediakan palet Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas kuantiti mudahkan kerja Stok Bertarikh Luput Teg Biru diletak pada KKS Kad Petak warna pink Kew.PS-8 Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh Luput) Barang Berharga / Menarik Ikut Peraturan Keselamatan Simpan di tempat selamat Stok Bahan Kimia / Mudah Terbakar Dilabel Simpan berasingan Pengendalian ikut peraturan Stok Mudah Terjejas (Panas/Lembap) Simpan tempat sesuai cth dalam peti sejuk atau bilik kering Stok Tidak Mudah Terjejas (Panas/Lembap) Simpan ditempat lapang & berpagar Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

24 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

25 Pengeluaran “ Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) “ Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan ke Stor Pusat / Utama Satu stok satu permohonan 5 Salinan “ Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Pesanan kepada Stor Unit 2 Salinan “ Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

26 “ Pengeluaran Barang Gunahabis barang kerap digunakan atau Contoh :-
barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau barang tidak ekonomik dikesan. Contoh :- Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu. Barang Gunahabis (Gunasama) Contoh :- Peralatan sukan / uniform sukan disimpan semula selepas digunakan disediakan format khusus mengikut kesesuaian. Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

27 “ Pengeluaran Jualan sisa stok / Barang terpakai
Sisa stok / barang terpakai cth kraftangan,lebihan pembelajaran, penyelidikan dll Dijual dengan kelulusan Ketua Jabatan. Berat < 1000kg jualan terus kpd Sykt berdaftar dengan MOF (ada permit beli barang lusuh) Berat > 1000kg ikut TPA & Peraturan yang berkuatkuasa Hasil jualan dimasukkan dalam Akaun Hasil Kerajaan Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

28 Pemeriksaan Stor Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok Verifikasi Stor
Jenis Pemeriksaan Pemeriksaan Stor Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok Verifikasi Stor Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

29 Pemeriksaan Pengiraan Stok Soalan Jawapan Dimana dilaksana ?
Stor Pusat Stor Utama Stor Unit Bila ? Sepanjang Tahun Bila ada transaksi masuk atau keluar Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan) Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

30 Pemeriksaan Pemeriksaan Stok Soalan Jawapan Dimana dilaksana ?
Stor Pusat Stor Utama Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober Pemeriksaan terhadap semua stok Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai tidak kena mengena dengan stor Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai Pemverifikasi Stor buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa) Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

31 Pemeriksaan Verifikasi Stor Soalan Jawapan Dimana dilaksana ?
Stor Pusat Stor Utama Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember selepas Pemeriksaan stor dibuat Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai Pengawal Tempoh pelantikan 2 Tahun Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan serah kepada KJ Keanggotaan Pemverifikasi Stor Sekurang-kurangnya 2 orang Tidak bertugas di stor Kump. P&P serta sokongan Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

32 Pemeriksaan Tindakan Ketua Jabatan Ketua Jabatan
Tindakan terhadap syor di KEW.PS-14 Kelulusan Pelarasan Stok di penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17) Kemukana KEW.PS-14 & KEW.PS-15 ke Urusetia Tindakan syor di KEW.PS-15 setelah kelulusan pegawai pengawal Buat Pemeriksaan Mengejut sekurang-kurangnya setahun sekali dan direkod dalam Buku AP309 Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

33 Pemeriksaan Pelarasan Stok Soalan Jawapan Pelarasan Stok ?
Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor dilaksanakan Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor Kuasa Melulus Ketua Jabatan Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B) Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang Catat di Kad Petak Tandatangan dan tarikh Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

34 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

35 Tujuan Keselamatan & Kebersihan Suasana stor yang kondusif
Patuhi Arahan Keselamatan Suasana stor yang kondusif Pelabelan yang jelas & mudah difahami Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

36 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

37 Pelupusan Stok bernilai rendah
NPA tidak lebih RM10,000 secara agregat dalam satu permohonan Nilai lebih ikut TPA sepenuhnya Pemeriksaan dibuat oleh Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai Pemeriksa dua orang – P&P atau Sokongan Guna Kew.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai Rendah Tidak perlu Perakuan Pelupusan (PEP) Kuasa melulus ikut P.U (B) 285 bertarikh 6 Ogos 2009 Serah Kew.PA-18 (musnah) atau Kew.PA-19 (hadiah/pindah/jual) Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

38 Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab D - Pengeluaran Bab E - Pemeriksaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan Bab G – Pelupusan Bab H – Kehilangan dan Hapuskira Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

39 Kehilangan & Hapuskira
Stok bernilai rendah NPA tidak lebih RM250 secara agregat. Kekurangan disebabkan susut akibat dipotong, bancuh, bocor, sejat dll Kekurangan disebab kecuaian kena ikut TPA sepenuhnya tanpa kira NPA Guna Kew.PS-21 – Laporan Hapuskira Kekurangan Stok Tidak perlu Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir kecuai kehilangan libatkan jenayah Kuasa melulus ikut P.U (B) 285 bertarikh 6 Ogos 2009 Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011

40 “ Tatacara Pengurusan Stor Peringatan Bersama
Melantik Pegawai Stor, Pegawai Penerima & Pegawai Bertauliah Melantik Pegawai Pemeriksa Stor Melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah (jika perlu) Melaksanakan pemeriksaan 100% stor selepas 1 Oktober tahun semasa * Melaksanakan Pemverifikasian Stor 100 % ** sebelum 31 Disember 2011 dan selepas Pemeriksaan Stor dijalankan (100 % selepas 1 Oktober) Mengemukakan Laporan tersebut kepada PPD/JPN apabila diminta :- KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan Stok Tahun … KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Tahun … KEW.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun .. KEW.PS-16 – Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun … KEW.PS-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun … KEW.PS-22 – Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira Stok Tahun … * Pemeriksaan boleh dilakukan sepanjang tahun tetapi perlu keseluruhan selepas 1 Oktober tahun semasa ** Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011