PERUBAHAN ORGANISASI PERTEMUAN – 3 Mata Kuliah: Manajemen Perubahan

Presentasi berjudul: "PERUBAHAN ORGANISASI PERTEMUAN – 3 Mata Kuliah: Manajemen Perubahan"— Transcript presentasi:

1 PERUBAHAN ORGANISASI PERTEMUAN – 3 Mata Kuliah: Manajemen Perubahan
Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ ; Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

2 MATERI : Ciri-Ciri Organisasi-Organisasi di Masa Depan
Definisi dan Tujuan Perubahan Keorganisasian. Kekuatan yang ’Membantu’ dan yang ’Menghalangi’ Perubahan Keorganisasian. Kategori Perubahan Organisasi. Menganalisis Tingkat-Tingkat Perubahan Keorganisasian. Sumber Persoalan yang Menyebabkan Timbulnya Perubahan Keorganisasian. Jenis-Jenis Perubahan Organisasi. Karakteristik Perubahan. Tipologi Perubahan. Hambatan Perubahan

3 1. Ciri-Ciri Organisasi di Masa Depan
Menurut Kast dan Rosenzweig, organisasi-organisasi masa depan akan menunjukkan sejumlah ciri berikut, yaitu: a. Beroperasi dalam lingkungan penuh persaingan yang ketat dan berisiko, dimana mengharuskan mereka melaksanakan perubahan dan penyesuaian terus menerus. b. Mereka perlu menyesuaikan diri dengan sejumlah nilai-nilai budaya yang makin meningkat pengaruhnya, di dalam lingkungan sosial. c. Orang akan lebih memerlukan peramalan tekonologikal dan sosial. d. Organisasi-organisasi akan terus menerus melakukan perubahan yang bervariasi dalam kegiatan-kegiatan mereka. e. Organisasi-organisasi terus menerus akan menghadapi permasalahan-permasalahan pokok dalam hal mengakumulasi dan memanfaatkan pengetahuan. Akan dititikberatkan kegiatan-kegiatan intelektual. f. Orang akan lebih memerhatikan saran-saran dibandingkan dengan paksaan, yang berlandaskan kekuasaan otoritarianm sebagai alat untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan para partisipan dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

4 Ciri-Ciri Organisasi di Masa Depan
g. Para partisipan pada semua tingkatan di dalam organisasi akan memperoleh lebih banyak pengaruh. h. Akan terjadi pengaruh yang lebih besar dalam suatu nilai-nilai, dan gaya hidup antara orang-orang dan kelompok-kelompok di dalam organisasi-organisasi. Masalah-masalah dalam memenuhi kebutuhan internal antara organisasi-organisasi akan meningkat. Orang akan mengembangkan alat-alat baru untuk mengembangkan koordinasi antara keorganisasian yang efektif. j. Sistem-sistem keputusan informasi yang dikomputerisasi makin banyak dimanfaatkan dalam organisasi. k. Jumlah orang-orang profesional dan para ilmuwan serta pengaruh mereka di dalam organisasi-organisasi akan meningkat. l. Tujuan-tujuan organisasi kompleks akan mengalami peningkatan. Akan lebih diperhatikan upaya untuk mencapai sejumlah tujuan-tujuan, dan bukan upaya memaksimasi bagi sebuah tujuan tunggal. m. Akan terlihat bahwa evaluasi kinerja keorganisasian menjadi makin sulit. Akan dikembangkan banyak teknik-teknik administratif, guna mengevaluasi kinerja pada semua bidang kegiatan.

5 2. Definisi dan Tujuan Perubahan Keorganisasian
Perubahan Keorganisasian (organizational change): merupakan tindakan beralihnya sesuatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini, menuju ke kondisi masa yang akan datang, yang diinginkan guna meningkatkan efektivitasnya. Tujuan dari Perubahan Keorganisasian adalah: a. Menyesuaikan organisasi yang bersangkutan dengan lingkungannya. b. Mengubah perilaku para karyawan.

6 Kekuatan yang Membantu Kekuatan yang Menghalangi
3. Kekuatan yang ’Membantu’ dan yang ’Menghalangi’ Perubahan Keorganisasian Kekuatan yang Membantu Kekuatan yang Menghalangi Kekuatan-kekuatan kompetitif. Kendala-kemdala keorganisasian kekuasaan dan konflik. Kekuatan ekonomi dan politik. * Perbedaan-perbedaan dalam orientasi fungsional. * Struktur mekanistik. Kekuatan-kekuatan global Budaya keorganisasian. Kekuatan-kekuatan demografik dan kekuatan-kekuatan sosial. * Kendala-kendala kelompok. * Norma-norma kelompok. Kekuatan-kekuatan etikal. * Pemikiran kelompok dan komitmen. * Kendala-kendala individual. * Ketidakpastian dan perasaan tidak aman. * Persepsi selektif dan kebiasaan.

7 4. Kategori Perubahan Organisasi
Pada umumnya, ada DUA macam kategori perubahan organisasi, yaitu: a. Perubahan Revolusioner: mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu organisasi. b. Perubahan Evolusioner: berupaya mencari cara baru untuk menjadi efektif.

8 5. Menganalisis Tingkat-Tingkat Perubahan Keorganisasian
Ada DUA macam metode untuk menganalisis tingkat-tingkat perubahan keorganisasian, yaitu: a. Mempelajari tingkat-tingkat individu kelompok dan tingkat keorganisasian. Contoh perubahan tentang perubahan pada tingkat individual adalah perubahan pada penugasan pekerjaan, dipindahkannya karyawan yang bersangkutan ke lokasi yang berbeda, atau perubahan pada kondisi kedewasaan individu yang bersangkutan, yang terjadi dengan berlangsungnya waktu. b. Mempelajari tingkat perubahan yang diperlukan pada kelompok yang dipengaruhi oleh perubahan tersebut. Kelompok dimaksud dapat berupa departemen-departemen, tim-tim proyek, unit-unit fungsional di dalam departemen-departemen, atau kelompok-kelompok kerja informasl. Perubahan-perubahan pada tingkat ini dapat memengaruhi arus pekerjaan, desain pekerjaan, organisasi sosial, sistem-sistem pengaruh dan status, dan pola-pola komunikasi.

9 6. Sumber Persoalan yang Menyebabkan Timbulnya Perubahan Keorganisasian
a. Persoalan Lingkungan. Perubahan organisasi sering distimulasi oleh perubahan-perubahan yang terjadi di dalam lingkungannya. Lingkungan umum di mana organisasi-organisasi sebagai sistem terbuka berada mencakup sisi: teknologikal, ekonomi, hukum, politik, demografik, ekologikal, dan faktor-faktor yang disebut, terjadi dengan kecepatan yang makin meningkat. Di dalam lingkungan umum tersebut, masing-masing organisasi memiliki suatu kelompok faktor-faktor yang lebih spesifik (lingkungan tugasnya) yang bersifat relevan bagi proses pengambilan keputusannya. b. Persoalan Tujuan-tujuan serta Nilai-nilai. Misal: tujuan-tujuan organisasi yang sangat sulit dicapai dan nilai-nilai organisasi yang tidak sesuai lagi dengan perkembangan situasi/lingkungan eksternal, maka dibutuhkan perubahan dalam penetapan tujuan dan nilai-nilai organisasi. c. Persoalan Sistem Teknikal. Misal: sistem, metode, dan peralatan yang digunakan dianggap kurang efektif dalam mencapai tujuan organisasi. Sehingga dibutuhkan perubahan dalam hal metode-metode baru guna memproses bahan-bahan dan/atau informasi. d. Persoalan Struktural. Misal: struktur organisasi yang tidak efisien dan tidak efektif, maka dibutuhkan perubahan struktur organisasi sehingga organisasi semakin lebih efektif dan lebih efisien dalam menjalankan tugas-tugasnya. e. Persoalan Psikososial. Misal: masalah moral serta motivasi dari para individu dan/atau kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Sehingga dibutuhkan perubahan moral. f. Persoalan Manajerial. Misal: gaya dan sikap pemimpin terhadap bawahannya yang kurang perduli, gaya kepemimpinan yang otoriter dan bersifat tertutup, perilaku manajerial, serta dalam hal peran dan tugasnya sebagai pemimpin. Sehingga dibutuhkan perubahan sikap, perilaku, dan gaya kepemimpinan.

10 7. Jenis-Jenis Perubahan Organisasi
Perubahan organisasi dapat dibagi dalam berbagai jenis, yaitu: a. Jenis Perubahan berdasarkan ’Rencana’. b. Jenis Perubahan berdasarkan ’Sifatnya’. c. Jenis Perubahan ditinjau dari ’Skala Perubahan’. d. Jenis Perubahan berdasarkan ’Antisipasi Waktunya’. e. Jenis Perubahan ditinjau dari ’Timbul dalam berbagai Bentuk dan Ukuran’. f. Jenis Perubahan berdasarkan ’Situasi Penyesuaian’.

11 Jenis Perubahan berdasarkan ’Rencana’
Menurut Greenberg dan Baron, jenis perubahan organisasi berdasarkan ’Rencana’ dapat dibagi atas DUA, yaitu: a. Perubahan Terencana (planned change) adalah aktivitas perubahan yang disengaja dan berorientasi pada tujuan. Atau, aktivitas yang dimaksudkan dan sifatnya sengaja dan dirancang untuk memenuhi beberapa tujuan organisasional. Perubahan organisasional berasal dari sebuah keputusan strategis untuk mengubah cara organisasi mengerjakan usahanya. Perubahan organisasional dapat diidentifikasi sebagai perubahan produk atau jasa, perubahan ukuran dan struktur organisasi, perubahan sistem administratif, dan memperkenalkan teknologi baru. b. Perubahan Tidak Terencana (unplanned change) adalah pergeseran aktivitas organisasional karena adanya kekuatan yang sifatnya eksternal , yang berada di luar kontrol/kendali organisasi. Determinan dari suatu perubahan tidak terencana dari suatu organisasi antara lain karena organisasi terpaksa menerima pergeseran dalam tampilan demografis angkatan kerja. Mereka juga harus responsif terhadap kecenderungan globalisasi. Kekuatan lain adalah karena adanya peraturan pemerintah, persaingan ekonomi, dan perbedaan kinerja.

12 Jenis Perubahan berdasarkan ’Sifatnya’
Menurut Hussey, jenis Perubahan organisasi berdasarkan ’Sifatnya’ dapat dibagi atas DUA, yaitu: a. Perubahan bersifat ’Inkremental’: merupakan perubahan yang terjadi dengan sendirinya dan mencakup ratusan situasi yang dihadapi oleh pimpinan/manajer sepanjang karirnya. Termasuk di dalamnya perubahan metode dan proses kerja, tata letak pabrik, peluncuran produk baru, dan situasi lain di mana semua orang melihat kelanjutan dari keadaan lama ke keadaan yang baru. b. Perubahan berifat ’fundamental’: merupakan perubahan yang strategis, visioner, dan transformasional. Perubahan fundamental memberikan dampak yang patut diperhatikan pada organisasi atau bagian organisasi yang sedang menjalankan perubahan. Jika berhasil, perbedaannya dapat diperhatikan di dalam dan diluar organisasi. Perubahan semacam ini biasanya besar, dan secara dramatis memengaruhi operasi/aktivitas masa depan organisasi dan sering kali menyangkut pergolakan penting.

13 Jenis Perubahan ditinjau dari ’Skala Perubahan’
Jenis Perubahan organisasi ditinjau dari ’skala perubahan’, maka perubahan dalam organisasi dibedakan atas DUA, yaitu: a. Perubahan Strategis adalah perubahan yang berdampak luas dan melibatkan dukungan unit organisasi yang terkoordinasi secara menyeluruh. Misal: perubahan transformasi bisnis dari ’product-oriented’ ke ’market-oriented’. b. Perubahan Operasional adalah perubahan-perubahan kecil dan umumnya tidak berdampak besar bagi organisasi. Perubahan operasional biasanya juga mencakup perubahan yang secara rutin dilakukan. Misal: perubahan strategi pemasaran.

14 Jenis Perubahan berdasarkan ’Antisipasi Waktunya’
Berdasarkan ’Antisipasi Waktunya’, Black & Gregersen membagi jenis perubahan organisasi ke dalam TIGA jenis, yaitu: a. Perubahan Antisipatif adalah perubahan yang dilakukan sebelum ada tekanan untuk berubah muncul. Perubahan ini berlangsung saat semua indikator organisasi masih baik. Keputusan untuk berubah diambil berdasarkan perhitungan, visi ataupun intuisi organisasi bahwa akan ada tantangan serius terhadap organisasi yang dipimpinnya di masa mendatang. Jenis perubahan ini membutuhkan biaya paling kecil, namun relatif paling sulit dilakukan karena sebagian besar orang tidak merasakan kebutuhan untuk berubah, atau belum mampu melihat urgensi dari perubahan. b. Perubahan Reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap setiap kejadian baru. Perubahan seperti ini kerap ditemui dan biasanya menghabiskan cukup banyak waktu dan energi tetapi tidak terlalu terencana, sehingga biaya jangka panjangnya lebih besar dibandingkan perubahan antisipatif. c. Perubahan Krisis adalah perubahan yang dilakukan saat kondisi sudah berbahaya. Organisasi tidak punya pilihan lain. Perubahan harus dilakukan. Pada situasi ini resiko perubahan menjadi besar, karena kemungkinan kegagalan juga lebih jelas. Dari segi urgensi, krisis biasanya membuat orang lebih mudah dan mau untuk bergerak, karena bahaya memang sudah di depan mata. Karena itu, perubahan krisis biasanya juga menghabiskan banyak biaya.

15 Jenis Perubahan ditinjau dari ’Timbul dalam berbagai Bentuk dan Ukuran’
Perubahan timbul dalam berbagai bentuk dan ukuran, namun perlu diperhatikan bahwa perubahan dapat disertai dengan dimensi-dimensi berikut ini: a. Perubahan yang ”MENAIK” atau perubahan yang ”RADIKAL”. Perubahan menaik (incremental change) adalah jenis perubahan yang Anda lihat muncul melalui perbaikan secara terus menerus. Langkah-langkahnya kecil tetapi dari waktu ke waktu mereka menjadi kumulatif dan perubahan yang dihasilkan dapat menjadi signifikan. Perubahan radikal, akan sangat terlihat. Tipe perubahan ini sering merupakan hasil dari pembandingan terhadap perusahaan lain atau implementasi rekasya ulang proses bisnis dan melibatkan perubahan satu langkah signifikan. b. Perubahan yang ”BERKELANJUTAN” atau perubahan ”LANGKAH”. Perubahan berkelanjutan (continuous improvement) merupakan perbaikan bertahap secara terus menerus hingga mencapai hasil yang lebih baik. Perubahan langkah merupakan perbaikan yang diambil pada saat kondisi tertentu dalam rangka meraih sesuatu secara cepat. c. Perubahan yang ”TERARAHKAN” atau yang bersifat ”PARTISIPATIF” Perubahan yang ’terarahkan’ merupakan proses perubahan yang membutuhkan ketegasan untuk memerintah orang lain dan untuk membuat perubahan tersebut terjadi. Perubahan partisipatif merupakan proses perubahan yang melibatkan banyak pihak.

16 Jenis Perubahan berdasarkan ’Situasi Penyesuaian’
Saiyadain menyatakan jenis perubahan berdasarkan ’Situasi Penyesuaian’, yaitu: a. Perubahan Struktural (structural change): terjadi kenaikan atau penurunan kuantitatif yang berarti yang menghasilkan perubahan kualitas sehingga memerlukan penyesuaian secara tetap. Apabila tidak merespons perubahan, akan salah melangkah dan timbul kerugian. Contoh: teknologi komunikasi dan informasi semakin maju dan berkembang, sehingga tidak mungkin untuk mundur kembali lagi. b. Perubahan Siklikal (cyclical change): perubahan dapat pula terjadi dari suatu kondisi tertentu atau dari suatu tingkat tertentu setelah melalui periode waktu tertentu, kembali lagi pada tingkat semula. Perubahan siklikal mengikuti pola dalam fluktuasinya, kembali secara reguler pada tahap sebelumnya. Perubahan siklikal hanya memerlukan penyesuaian sementara. Contoh: pada perubahan mode, sifatnya sementara, dan suatu saat akan kembali pada desain lama.

17 8. Karakteristik Perubahan
Costley dan Todd, menyatakan ada TIGA karakteristik perubahan, yaitu: a. Rate atau Speed of Change. Artinya tingkat perubahan atau kecepatan perubahan yang terjadi tidak sama pada semua kondisi. Pada kondisi tertentu berlangsung lambat, sementara pada kondisi lainnya dapat berlangsung cepat. b. Direction of Change. Artinya, kondisi sekarang akan menentukan arah perubahan sehingga mengubah kejadian di masa yang akan datang. Kebutuhan untuk memperkirakan penyebab perubahan secara akurat sangat penting sebagai perkiraan kecepatan perubahan. c. Diffusion of Change : merupakan penyebaran perubahan, dan sering dinamakan sebagai ’domino effect’. Misal: perubahan dalam prosedur pembelian dalam perusahaan, dapat menghasilkan perubahan di beberapa departemen lainnya.

18 9. Tipologi Perubahan Kreitner dan Kinicki mengelompokkan berbagai macam perubahan ke dalam TIGA macam Tipologi, yaitu: a. Perubahan Adaptif (adaptive change): merupakan perubahan yang paling rendah tingkat kompleksitasnya, biaya, dan ketidakpastiannya. Perubahan adaptif menyangkut pelaksanaan perubahan yang berulang di unit organisasi yang sama, atau menirukan perubahan yang sama oleh unit kerja yang berbeda. Di sini diperkenalkan kembali praktik kerja yang sudah terbiasa dilakukan. b. Perubahan Inovatif (innovative change): memperkenalkan praktik baru pada organisasi. Perubahan inovatif berada di tengah kontinum dalam kompleksitas, biaya dan ketidakpastiannya. c. Perubahan Inovatif yang Radikal (radically innovatif change): merupakan jenis perubahan yang paling sulit dilaksanakan dan cenderung paling menakutkan kepercayaan manajerial dan keamanan kerja pekerja. Perubahan ini bersifat ekstrim dimana dalam melakukan perubahan tersebut akan menghadapi tantangan lingkungan yang berat dan tingkat resiko yang tinggi.

19 10. Hambatan Perubahan Peter M. Senge mengingatkan bahwa Peter F. Drucker telah mengidentifikasi adanya TIGA hambatan untuk melakukan perubahan, yaitu: a. Demografis. Perkembangan demografis jangka panjang akan memengaruhi arah perubahan organisasi. Jumlah penduduk, tingkat pertumbuhan penduduk, persebaran penduduk, jenis kelamin, angka kelahiran dan kematian akan memengaruhi kebutuhan mereka. Permintaan akan kebutuhan mereka menjadi semakin bervariasi dengan perkembangan teknologi, informasi dan cita rasa mereka sebagai konsumen. b. Persepsi terhadap Revolusi Informasi. Persepsi orang terhadap perkembangan informasi sangat beragam. Disatu sisi, disambut secara positif sebagai mempermudah pekerjaan dan meningkatkan kinerja individu maupun organisasi. Disisi lain, dilihat dengan ketakutan bahwa peranannya akan digantikan oleh teknologi informasi sehingga terbuka peluang untuk kehilangan pekerjaan. Implikasi dari hambatan terhadap persepsi tentang informasi adalah: Semua organisasi harus belajar tentang bagaimana menerima perubahan; Banyak pengembangan yang mengejutkan; Pemimpin harus belajar menciptakan kesediaan menerima perubahan dengan meninggalkan cara kerja yang lama dan usang. c. Lingkungan dan Sosial. Artinya, pemimpin perubahan harus lebih memerhatikan masalah kelestarian lingkungan dan masalah kesenjangan sosial. Pada hakikatnya, perubahan harus mampu memberikan kesejahteraan kepada masyarakat banyak.

20 SEKIAN & TERIMA KASIH