Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Lessons Learned: Evaluasi Proposal PHK A1 Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Mei, 2005.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Lessons Learned: Evaluasi Proposal PHK A1 Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Mei, 2005."— Transcript presentasi:

1 Lessons Learned: Evaluasi Proposal PHK A1 Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Mei, 2005

2 2/18 Kelompok Masuk PTNPTS TO- TAL Umum Kependidikan Seni448 Vokasi95968 Hasil Desk Eval KelompokMasukLolosPTNPTS TO- TAL PTNPTS Umum Kependidikan Seni Vokasi Hasil Desk Eval KelompokMasukLolosGagalPTNPTS TO- TAL PTNPTS PTNPTS Umum Kependidikan Seni Vokasi Hasil Desk Eval Program A-1 Hibah Kompetisi 2005 Disediakan : 150 hibah

3 3/18 Beberapa kelemahan proposal (1) Jumlah halaman melebihi ketentuan (> 75 lbr) Jumlah halaman melebihi ketentuan (> 75 lbr) Tidak dilengkapi lampiran copy akreditasi terakhir Tidak dilengkapi lampiran copy akreditasi terakhir Akreditasi > C Akreditasi > C Memalsukan akreditasi Memalsukan akreditasi Diusulkan oleh unit yang salah (mis: Program Studi) Diusulkan oleh unit yang salah (mis: Program Studi) Tidak ada lembar pengesahan pimpinan PT Tidak ada lembar pengesahan pimpinan PT Administrasi:

4 4/18 Beberapa kelemahan proposal (1) Halaman tidak lengkap Halaman tidak lengkap Bab/pasal hilang atau meloncat Bab/pasal hilang atau meloncat Cover tidak sesuai Cover tidak sesuai Tabel tidak urut dan penomeran tidak sistematis Tabel tidak urut dan penomeran tidak sistematis Halaman tak bernomor Halaman tak bernomor Administrasi:

5 5/18 Beberapa kelemahan proposal (2)  Kepemimpinan dan Komitmen PT: Tidak diungkapkan visi, misi dan renstra institusi Tidak diungkapkan visi, misi dan renstra institusi Tidak ada/lemahnya dukungan/komitmen pimpinan Tidak ada/lemahnya dukungan/komitmen pimpinan Pengembangan Jurusan tidak mengacu RENSTRA pengembangan PT Pengembangan Jurusan tidak mengacu RENSTRA pengembangan PT  draft Renstra jika ada  jika PT tidak/belum menyusun Renstra ?  kesepakatan langkah pengembangan oleh jurusan Kebijakan pimpinan dalam pengusulan Jurusan ke program A-1 tidak jelas Kebijakan pimpinan dalam pengusulan Jurusan ke program A-1 tidak jelas  tidak dilakukan seleksi internal  apakah ada dukungan dari keputusan Senat ?, dll Substansi:

6 6/18 Task Force kurang kompeten & kurang melibatan civitas academica Task Force kurang kompeten & kurang melibatan civitas academica  kualitas proposal rendah  pemikiran terlalu sempit atau terlalu luas, hipotetikal atau bedasar rumor (tanpa dukungan analisis objektif)  Task Force dapat menjadi embryo pembaharu didalam Jurusan atau institusi  anggota TF pilihan terbaik yang penuh dedikasi untuk mengembangkan institusi  Team work dalam TF penting dikembangkan  hindari dominansi pendapat perorangan yang subjective atau groundless ideas tanpa hasil analisis data Meng-copy proposal Jurusan/Fakultas lain Meng-copy proposal Jurusan/Fakultas lain  mengandalkan ‘konsultan’ tidak akan meningkatkan kapasitas internal dan akumulasi pembelajaran (accumulated learning capacity)  niche atau local needs tidak sama antara satu dengan lain jurusan/fakultas Beberapa kelemahan proposal (3)

7 7/18 Beberapa kelemahan proposal (4)  Kualitas Evaluasi Diri: Data sangat minim dan tidak akurat/konsisten Data sangat minim dan tidak akurat/konsisten  data hasil rekayasa (“karangan”)  jangan dilakukan  bisa digolongkan sebagai kecurangan  Data  Data yang saling bertentangan/tidak konsisten  nomor tabel, hasil-hasil analisis data sebagai referensi tidak tepat diacu dalam SE  Mengacu pada tabel yang salah Analisis data tidak comprehensive atau lack of in-depth analysis  Analisis data tidak comprehensive atau lack of in-depth analysis   Paparan hanya menarasikan data, tidak disertai analisa  tidak ada alur yang jelas (benang merah antara SE – identified problems – alternative solutions – proposed activities  tidak ada alur yang jelas (benang merah ) antara SE – identified problems – alternative solutions – proposed activities  Pernyataan/analisa yang tidak berdasar (jumping into conclusion)  titipan aktivitas dari dekan atau pimpinan lain  bukan berbasis rumor tapi sebagai hasil dari involvement of all elements (internal stakeholders)

8 8/18 Tidak mampu mengenali permasalahan utama dan penyebabnya (yang terkait dengan LIMO) yang dihadapi Jurusan  Tidak mampu mengenali permasalahan utama dan penyebabnya (yang terkait dengan LIMO) yang dihadapi Jurusan   prioritas permasalahan, pemilahan permasalahan porsi jurusan, fakultas atau institusi  penyesuaian dengan objektif A1 Penetapan solusi alternatif untuk menyelesaikan permasalahan tidak tepat  Penetapan solusi alternatif untuk menyelesaikan permasalahan tidak tepat   tidak mempunyai implikasi (terkait) langsung pada penyelesaian masalah  superficial  tidak menyelesaikan akar masalah  tidak dapat diukur  quantitative dan qualitative performance indicators Beberapa kelemahan proposal (4)

9 9/18 Beberapa kelemahan proposal (5)  Permasalahan utama tidak terkait dengan judul dan usulan program   pemilihan dan pemilahan permasalahan yang sesuai dengan obyektif PHK A1  prioritas permasalahan  sesuai dengan dana dan waktu

10 10/18 Beberapa kelemahan proposal (5)  Program yang Diusulkan: Tidak fokus pada perbaikan kapasitas institusional (internal management & organization serta leadeship) sesuai tujuan A-1 Tidak fokus pada perbaikan kapasitas institusional (internal management & organization serta leadeship) sesuai tujuan A-1  diskusi, analisis SWOT terhadap permasalahan atau elaborasi SE mengarah/fokus pada objective coverage PHK A1 Usulan program tidak terkait dengan hasil Evaluasi Diri  Usulan program tidak terkait dengan hasil Evaluasi Diri   Tidak memanfaatkan kekuatan diri dan peluang yang ada  Tidak memperbaiki kelemahan diri dan hambatan yang ada  dikerjakan tim berbeda tanpa komunikasi intensif  diperlukan ‘conductor’  check and recheck  final touch oleh ‘conductor’

11 11/18 Tidak berbasis aktivitas namun lebih ke arah investasi, misalnya membeli peralatan inventaris kantor yang tidak terkait dengan aktivitas penyelesaian masalah. Tidak berbasis aktivitas namun lebih ke arah investasi, misalnya membeli peralatan inventaris kantor yang tidak terkait dengan aktivitas penyelesaian masalah. Indikator kinerja tidak mengukur keberhasilan aktivitas yang terkait dan implikasinya pada objektif PHK A1 namun mengukur hasil kuantitatif investasi saja (mis : jumlah buku, alat, dll.) Indikator kinerja tidak mengukur keberhasilan aktivitas yang terkait dan implikasinya pada objektif PHK A1 namun mengukur hasil kuantitatif investasi saja (mis : jumlah buku, alat, dll.) Tidak ada keterpaduan (atau kesinambungan) program Tahun 1 dan Tahun 2  summay table untuk 2 tahun Tidak ada keterpaduan (atau kesinambungan) program Tahun 1 dan Tahun 2  summay table untuk 2 tahun Strategi untuk menjaga keberlangsungan program tidak jelas  umumnya :’akan menggunakan dana rutin universitas’ – perlu inovasi dan kreativitas Strategi untuk menjaga keberlangsungan program tidak jelas  umumnya :’akan menggunakan dana rutin universitas’ – perlu inovasi dan kreativitas Beberapa kelemahan proposal (6)

12 12/18 Beberapa kelemahan proposal (7) Mekanisme dan rancangan tidak menggambarkan tahapan pekerjaan yang runtun Mekanisme dan rancangan tidak menggambarkan tahapan pekerjaan yang runtun  skedul aktivitas menempati rentang selama 1 tahun  singular tidak punya kaitan dengan aktivitas lain  tidak jelas sub-aktivitas yang menunjukkan step-by-step mencapai tujuan aktivitas Kaitan antara latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal, sumberdaya tidak jelas Kaitan antara latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal, sumberdaya tidak jelas Estimasi anggaran tidak berdasar (terlalu tinggi atau terlalu rendah) Estimasi anggaran tidak berdasar (terlalu tinggi atau terlalu rendah)

13 13/18 Tips and Tricks (1)  Diskusi dalam Task Force atau staff meeting : demokratis  ketua TF atau pimpinan rapat listening more and speaking less dominansi 1-2 orang akan mengakibatkan proposal kurang komprehensif dan objektif  Data yang belum ada diungkapkan (menyadari kekurangan, indikasikan sebabnya dan ungkapkan rencana perbaikannya)  Perlu dilakukan kajian bolak-balik antara permasalahan   akar permasalahan   isu strategis   solusi alternatif  perlu ketelitian memilih dan memilah dan mengelompokkan pada kelompok yang tepat  Solusi alternatif atau usulan aktivitas lebih melembaga, sustainable dan menjadi embryo pengembangan aspek lain  hasil-hasil PHK A1 menjadi fondasi pengembangan Jurusan selanjutnya  harus mempunyai sustainability yang tinggi

14 14/18  Aktivitas merupakan satu kesatuan kegiatan yang mempunyai output dan outcome yang jelas dan dapat diukur dengan suatu indikator kinerja tertentu  ‘pengumpulan data akademik’ bukan aktivitas ‘mengembangkan sistem administrasi akademik’ adalah aktivitas  Sebuah aktivitas dapat mengandung beberapa sub-aktivitas yang relevan  jika terdapat kesamaan sub-aktivitas dengan aktivitas lain berarti kedua aktivitas mungkin dapat digabungkan  kaji kembali aspek-aspek usulan program aktivitas dalam bentuk NARASI aspek TUJUAN dalam usulan aktivitas tidak dinyatakan dengan indikator kinerja (mis TUJUAN : - untuk meningkatkan persentase kehadiran dosen, mencapai IPK optimal, tersusunnya kalender akademik, dll) Tips and Tricks (2)

15 15/18  Jika akar permasalahan bersifat sangat umum (general)  alternative solutions menjadi tidak fokus  kontribusi aktivitas terhadap penyelesaian masalah sangat kecil. Sebaliknya akar permasalahan yang sangat spesifik dapat menyebabkan kaburnya antara aktivitas dengan sub-aktivitas cakupan dan implementasi aktivititas sesuai kebutuhan dan kapasitas jurusan sendiri  efisien dan efektif. pemanfaatan TA seminimal mungkin substansi aktivitas yang sesuai dengan obyektif PHK A1  Indikator kinerja setiap aktivitas bisa kualitatif atau kuantitaif asalkan mampu mengukur implikasi dari aktivitas terkait. Harus dibedakan antara indikator kinerja dengan kemajuan (pencapaian) program (progress report)  mis : final : 100% berarti program selesai dilaksanakan  bukan indikator kinerja student’s dan staff’s satisfaction dapat digunakan sebagai indikator kinerja Tips and Tricks (3)

16 16/18  Perlu memperhatikan tahap evaluasi dan pengkajian (atau ujicoba) jika aktivitas yang diusulkan merupakan sebuah sistem (SOP, SIM, peraturan) yang akan digunakan sebagai bagian Internal Management Procedure dan mempengaruhi Governance jurusan secara keseluruhan  robustness (kehandalan) dan up to date (baru atau ketinggalan jaman ?) sustainability (keberlanjutan) dan up-dating model (pembaharuan)  Rencana pendanaan program perlu memperhatikan kewajaran unit cost selain batasan yang tertera dalam guidelines perlu survai pasar  realistis bagi rekanan tender  OE yang baik akan mengurangi kemungkinan dana sisa sedangkan mark-up akan merugikan diri sendiri program tidak dimaknai sebagai income tambahan bagi dosen atau institusi dana DRK dimanfaatkan secara optimal  data dan laporan pemakaian dana DRK akan diperiksa secara khusus Tips and Tricks (4)

17 17/18  Inga-inga!: proposal merupakan satu-satunya alat komunikasi antara pengusul dan reviewer  tulislah dengan bahasa dan argumen hasil analisa yang baik (ringkas dan jelas)  mintalah orang lain untuk membaca dan mereview proposal sebelum dikirim Yakinkan bahwa apa yang ditulis difahami oleh reviewer Yakinkan bahwa apa yang ditulis difahami oleh reviewer  Cek kembali seluruh copy proposal apakah halaman dan syarat-syaratnya sudah lengkap (tidak ada halaman yang tercecer di tempat foto copy, sampul sudah benar – lihat check list dalam panduan)  Pastikan proposal final sudah siap seminggu sebelum batas akhir pengumpulan dan pastikan proposal tiba di tangan panitia sebelum batas akhir (18 Juli 2005 pukul WIB) Tips and Tricks (5)


Download ppt "Lessons Learned: Evaluasi Proposal PHK A1 Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Mei, 2005."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google