efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.

Presentasi berjudul: "efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja."— Transcript presentasi:

1 efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.
ANALISIS BEBAN KERJA ( ABK ) Permendagri No. 12 Th. 2008 ABK : Teknik Manag. Yg dilakukan secara sistematis utk memperoleh informasi ttg efisiensi & efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.

2 LATAR BELAKANG Utk Meniungkatkan efisiensi & Efektifitas penyelgg pemrthn & Pembgn melalui penataan kelembagaan, ketatalaksn & kepegw berdasarkan ABK. MAKSUD & TUJUAN Utk mengukur & Menghitung beban kerja setia jabatan/ unit kerja hingga diperoleh informasi ttg. Efisiensi & e fektifitas kerja orgns. Utk meningkatkan kapasitas orgns yg profesional, transparan, profesional, rasional dlm rangka mewujudkan kepemerintahan yg baik (Good Governance)

3 PENGERTIAN : BEBAN KERJA : Besaran pekerjaan yg hrs dipikul oleh
suatu jab. Yg merupakan hasil kali Volume Pekerjaan & Norma Waktu ABK : Teknik Manag. Yg dilakukan secara sistematis utk memperoleh informasi ttg efisiensi & efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja. VOLUME KERJA : Sekumpulan tugas yg hrs diselesaikan selama 1 tahun EFEKTIVITAS & EFISIENSI : Perbandingan antara Beban Kerja dgn Jam Kerja Efektif dlm rangka penyelsn tugas & fungsi orgns. NORMA WAKTU : …………………….. 

4 NORMA WAKTU : Waktu yg wajar & nyata- nyata digunakan secara efektif dlm kondisi normal oleh seorang pemangku jab. JAM KERJA EFEKTIF : Jam kerja yg hrs digunakan utk berproduksi. STANDAR PRESTASI KERJA : Nilai baku kemampuan hasil kerja pejabat/unit kerja secara normal

5 PELAKSANA ABK : Lingkup DDN : Unit Orgnss Eselon II 2. Lingkup Pemda Prov : Unit Orgnss Eselon II 3. Lingkup Pemda Kab/Kota : Unit Orgnss Eselon III

6 TIM ABK : Susunan Tim : Pusat = Kepmen; Prov = Kepgub;
1. Ketua, 2. Sekretaris, 3. Anggota (Tenaga Analis Jab) Ditetapkan Oleh : Pusat = Kepmen; Prov = Kepgub; Kab/Kota = Kepbup/Wakota.

7 HASIL ABK Informasi Jabatan berupa : Beban Kerja Jabatan/Unit Kerja
Standar Norma Waktu Kerja Kebutuhan Pegawai Prestasi Jabatan/Unit Kerja Tk. Efektifitas & Efisiensi Jabatan/Unit Kerja Tambahan: * Standar Sarpras Kerja

8 HASIL ABK dimanfaatkan:
Penataan SOTK Penilaian Prestasi Kerja Jabatan/Unit K Penyusunan Daftyar Susunan Peg ( DSP) Bahan penetapan Eselonisasi Jab. Penyusunan Kebutuhan Peg. Program mutasi & Promosi pegawai Reward & Phunisment Pejabat  Tambahan: Penyusnn Standar Sarpras Kerja

9 RUANG LINGKUP ABK Tupoksi Beban Kerja
Setiap Jabatan dlm Satuan Kerja orgnss ASPEK-ASPEK DLM ABK Norma Waktu : (Variabel Tetap) Waktu yg digunakan utk menghasilkan/selesaikan produk/hsl kerja. Ditetapkan dlm standar norma waktu kerja, dgn asumsi tdk ada perubahan yg menyebabkan norma waktu berubah  Perubahan Norma Waktu dimungkinkan krn: Perubahan kebijakan Perubahan peralatan Perubahan kualitas SDM Perubahan Orgnss & sisdur

10 Perbulan 5 Hr Kerja: 20 hr X 330 Mn = 6.600 Mn ( 110 jam)
HARI KERJA EFEKTIF: * 5 Hr Kerja: 365 Hr dikurangi: - Libur sabti/minggu : 104 hr - Libur resmi : 14 Hr - Cuti : 12 Hr 130 Hr  235 Hari * 6 Hr Kerja: 365 Hr dikurangi: - Libur sabti/minggu : 52 hr 78 Hr  287 Hari

11 2. VOLUME KERJA: (Variabel Tdk tetap)
Diperoleh dr target pelaks tugs utk memperoleh hasil kerja/ produk  berbeda – antar jab/Unit Misal: Hr Kerja Efektif 1 Th ( 5 hr kerja) = 235 Hr. Berapa Vovule kerja Kasubag Program di Dindik selama th utk membuat Lap. Bulanan dan La. Mingguan ? Lap. Bulanan = 235 : 20 = 11,75  12 Frequensi Lap. Mingguan = 235 : 5 = 47 Frequensi 3. JAM KERJA EFEKTIF: Jam Kerja yg hrs digunakan utk berproduksi; jadi merupakan jam kerja formal dikurangi waktu kerja yg hilang krn tdk bekerja (Allowance = rata-rata 25 %). Merupakan alat ukur yg valid, konsisten & Universa, yg harus diisi dgn rindak kerja utk menghasilkan produk, baik yg bersifat kongkrid (Benda) maupun abstrak (Jasa) Kepres 68/1995  jam Kerja PNS: 37,5 jam/minggu Jam Kerja Efektif: - Perhari  5 Hr Kerja : 75 % X 37,5 Jam = 337 Mn  330 Mn = 5,5 jam  6 Hr Kerja : 75 % X 6,25 jam = 280 Mn  275 Mn = 4,5 Jam - Perminggu  5 Hr Kerja : 5 X 330 = 1650 Mn  27,5 Jam = 28 jam  6 Hr Kerja : 6 X 275 jam = 1600 Mn  27, = 28 Jam

12 METODE PUL DATA ABK METODE LAH DATA ABK
Pengisian Form Wawancara Pengamatan langsung Referensi METODE LAH DATA ABK Rekap Jml BK Perhit: Kebut SDM, TK Efiseiansi Jab & Prestasi Kerja Jab/Unit Rekap: Kebut SDM, Tk Efs. Jab & Pres Kerja Jab/Unit

13 TAHAPAN ABK Pengumpulan Data Beban Kerja Pengolahan Data
Penelaahan Hasil Olahan Penetapan ABK

14 PUL DATA BEBAN KERJA Pengkajian Orgns. Utk memperoleh: - Tupoksi
- Rincian Tugas - Rincian Kegiatan Pul Data Melalui: - Penyebaran Form A & Form B - Interveiw - Observasi Sebelum pengiriman Form utk Responden, agar semua Responden (Peg) dikumpulkan & diberi penjelasan cara memahami pengisian form Yg mengisi ( Yg di ABK) adalah semua Peg (PNS /Non PNS)  sensus Utk Pejabat Struk, yg dituangkan dlm Form bukan Tupoksi, tetapi TUGAS YG DIKERJAKAN dlm melaks Tupoksi Jika Form yang sudah diisi Responden sdh dikumpulkan, chek Item yg dituangkan terkait dgn : Apakah semua pelaks tugas sbg penjabaran Tupoksi sdh ditulis semua. Apakah Rincian kegiatan sdh menggambarkan tahapan / proses yg dilakukan dlm menyelskn tugas (Hsl kerja) Aapakah ……….

15 Apakah serapan waktu kerja layak & wajar
Apakah Volume / frequensi kerja layak & wajar Apalah peralatan kerja (peralatan khusus) sdh benar Dari 5 Form ABK berdasarkan Permendagri 12/2008, Pengembangan Instrumen Prov Jateng  ada 8 Form: - Form Bantu Pul Data Jab Struk - Form Bantu Pul Data Jab Non Struk - Form Gabungan

16 Apakah serapan waktu kerja layak & wajar
Apakah Volume / frequensi kerja layak & wajar Apalah peralatan kerja (peralatan khusus) sdh benar Dari 5 Form ABK berdasarkan Permendagri 12/2008, Pengembangan Instrumen Prov Jateng  ada 8 Form: - Form Bantu Pul Data Jab Struk - Form Bantu Pul Data Jab Non Struk - Form Gabungan

17 PENGOLHN DATA BEBAN KERJA
Lah Data ABK menurut Permendagri 12/2008  ada 3 Form: Form C : Perhitungan dr jumlah serapan waktu kerja X Vol / Freq. Dihitung tiap-2 tugas yg dilaksanakan Masing-masing Jabatan dijumlah Form D : Perhitungan Keb. Peg; Efisiensi Jab (EJ) & Persts Kerja Jab ( PJ). Form E : Perhitungan Keb. Peg; Efisiensi JUnit (EU) & Persts Kerja Unit ( PU).

18 6 MACAM FORM ABK

19 PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN STRUKTURAL
FORMULIR A.1 PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN STRUKTURAL 1. Nama Jabatan : 2. Unit Kerja : 3. Unit Organisasi : URAIAN TUGAS HASIL KERJA RINCIAN KEGIATAN SATUAN VOL NORMA KET WAKTU 2 3 4 5 7 8

20 PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN NON STRUKTURAL
FORMULIR A.2 PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN NON STRUKTURAL 1. Nama Pegawai : 2. Unit Kerja : 3. Unit Organisasi : URAIAN TUGAS HASIL KERJA RINCIAN KEGIATAN SATUAN VOL NORMA KET WAKTU 2 3 4 5 7 8

21 INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN
FORMULIR B INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN 1. UNIT ORGANISASI : 2. SATUAN KERJA : NO NAMA JABATAN GOL. JUMLAH KETERANGAN 1 2 3 4 5

22 FORMULIR C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
(setiap Eselon III dibuatkan Form C ) 1. INIT ORGANISASI : Sekretariat 2. SATUAN KERJA : Badan Kesbang Polinmas Prov Jateng NO NAMA JABATAN JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN ( Vol Kerja X Norma Waktu ) 1 2 3

23 PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ)
FORMULIR D PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) 1. UNIT ORGANISASI : SEKRETARIAT 2. SATUAN KERJA : BADAN KESBANG POLINMAS JML BEBAN PERHITUNGAN JML NO NAMA JABATAN KERJA JUMLAH PEG +/- EJ PJ KET JAB KEB. PEGAWAI YG (jam) ADA 1 2 3 4 5 6 7 8 9

24 KET. PENGISIAN FORM D: Kol. (2) diisi : Nama Jab dr Form C Kol. (3) diisi : jml beban kerja Kol (3) pd Form C Kol. (4) diisi : Jml beban kerja jab Kol. (3) : 1.300 Kol. (5) diisi : Jml Peg/Pejabat sesuai data Fprm B Kol. (6) diisi : Selisish antara Kol (5) dgn Kol. (4), JIka Kol (4) > Kol. (5), maka terdapat kekurangan peg/pejabat, dmkn pula sebaliknya Kol (3) Kol. (7) diisi : Kol (5) X 1.300 Kol. (8) diisi : dgn pedoman pd skala interval: > 1,00 =A (sangat Baik) 0,90 -1,00 = B (baik) 0,70 – 0,89 = C (Cukup) 0,50 – 0,69 = D (sedang) < 0,50 = E (Kurang)

25 REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,
FORMULIR E REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT ( PU ) SATUAN KERJA : UNIT JM BEBAN JML JM NO ORGANISASI KERJA KEB PEG +/- EU PU KET. YG ADA 1 2 3 4 5 6 7 8 9

26 Kol. (3) diisi : jml beban kerja Unit pd Form D
KET. PENGISIAN FORM E: Kol. (3) diisi : jml beban kerja Unit pd Form D Kol. (4) diisi : Jml Keb. Peg/Pjbt dr Fprm D bagian Bawah Kol. (5) diisi : Jml Peg/Pejabat yg ada Form D bag. bawah Kol. (6) diisi : Data Form D bag Bawah Beban Kerja Unit Kol. (7) diisi : Kol (5) X (Form D Bag.Bawah) Kol. (8) diisi : dgn melihat jika EU : > 1,00 = A (sangat Baik) 0,90 -1,00 = B (baik) 0,70 – 0,89 = C (Cukup) 0,50 – 0,69 = D (sedang) < 0,50 = E (Kurang) Jml Kol (3), (4) dan (5) : diisi dgn menjumlahkan angka Kol. Ybs. Kol (6), (4) diisi dr selisih Kol (5) dan Kol. (4), Kol. (7) & Kol. (8) tdk dijumlahkan. Kol. Ket. Diisi utk menjelaskan yg perlu dijeklaskan pd Kol. (2) s/d (5)..

27 PENELAAHAN HSL OLAHAN DATA
Perlu ditelaah utk hsl yg akurat & obyektif Hsl pengukuran yg tdk rasional: - Diatas Normal  adanya mark up pd data Vol Kerja atau norma waktu K - Dibawah normal  kurang lengkapnya produk & Kecilnya waktu yg dianalisis /dilaporkan responeden. Diperlukan analisis yg jeli & teliti dlm menggali data & Informasi dr responden shg mendapatkan data yg valid & akurat. Utk mengurangi deviasi hsl ABK, lakukan observasi, evaluasi dgn mengecek tingkat kesibukan/apakah sering/sepanjang thn. Melaks kerja lembur ygt nyata.

28 PENETAPAN HSL PENGUKURAN BEBAN KERJA
Hsl pengukuran ABK  disampaikan pd Pimp Sat Kerja Pd Prov/Kab/Kota yg dianalisis Srt Pengantar kpd Kepala Daerah melalui Sekda  utk penetapan Keputusannya Sekda menugaskan Unit K yg membidangi ABK utk menelaah hsl ABK Ajukan Hsl telaahan  diajukan kpd Kepala Daerah melalui Sekda, jika sdh memadahi , dibuatkan SK Penetapan dengan Keputusan Kepala daerah Hsl. Penetapan disampaikan kembali pd Sat. Kerja pd Prov/Kab/Kota yg dianalisis Penetapan hsl. ABK  dilaKS dlm rangka peningkatan pendayagunaan SDM yg meliputi Biod. Kelembagaan, Ketatalaks &n Kepegw.

29 Penjabrn Tgs Pokok menjadi Sub Tugas (Jenis/Macam Keg)
CONTOH: Penjabrn Tgs Pokok menjadi Sub Tugas (Jenis/Macam Keg) Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian. TUGAS POKOK : Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan bidang umum dan kepegawaian, hukum, humas, organisasi, tatalaksana, rumah tangga  7 macam. Jenis/Macam Keg(Sub Tgs Pokok): ( 12 macam) a. Surat-menyurat j. Perjalanan dinas b. Kearsipan k. Pelayanan pinpinan c. Perpustakaan l. Pengelolaan barang Inventaris d. Umum kepegawaian m. Barang pakai habis e. Karier Pegawai n. Perawatan Gedung Kantor f. Tata Usaha kepegw o. Pengelolaan kendaraan dinas g. Hukum p. Kebersihan Kantor/lingkungan K h. Humas q. Keamanan Kantor i. Organisasi

30 PEGANGAN POKOK ABK Hakekatnya menghitung BOBOT JABATAN
Yang dihitung TUGAS ( Tindak Kerja ) bukan FUNGSI Ciri-Ciri Tugas : TERUKUR DAN TERATUR (Kecuali hal yg khusus seperti Penanggulangan Bencana, Pelayanan Tamu dll ) Tugas Jabatan Struktural : Yg bersifat MANAGERIAL dan KONSEPTUAL serta sedikit Teknik Tinggi Tugas Jabatan Non Strukural : Yg bersifat TEKNIK TINGGI, TEKNIK MENENGAH dan TEKNIK RENDAH

31 Wassalamu’alaikum Wr Wb
Terima Kasih Wassalamu’alaikum Wr Wb