Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

1 Executive Information Systems Disajikan dalam Kuliah SIM Program Sarjana Magister Universitas Gunadarma Oleh Lily Wulandari MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "1 Executive Information Systems Disajikan dalam Kuliah SIM Program Sarjana Magister Universitas Gunadarma Oleh Lily Wulandari MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS."— Transcript presentasi:

1 1 Executive Information Systems Disajikan dalam Kuliah SIM Program Sarjana Magister Universitas Gunadarma Oleh Lily Wulandari MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS Raymond McLeod, Jr. and George Schell

2 Posisi Eksekutif Eksekutif adalah berbeda - tidak berkaitan dengan karakteristik personal tetapi dalam kaitan dengan pekerjaan dan bagaimana itu dilakukan. Seorang eksekutif bukan sekedar manajer tingkat lebih rendah pada tingkat lebih tinggi! Pekerjaan berubah secara drastis ketika manajer mencapai puncak, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan. Slide 2

3 Slide 3 Marketing information system Manufacturing information system Financial information system Human resource information system Environmental information and data Top-level managers A Firm Without An EIS

4 Penjelasan Gambar 1. Top-level manajer akan menerima semua informasi mereka dari subsistem fungsional, dan eksekutif ini harus menaring serta mensintesa data ke dalam satu bentuk yang akan penuh arti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari pekerjaan tsb. Sistem informasi eksekutif duduk satu puncak sistem fungsional seperti yang diperlihatkan pada gambar 2 dan membuat informasi tersedia untuk eksekutif. Informasi berasal dari keduanya, yaitu di dalam perusahaan dan lingkungan nya. Suatu hal yang diterima secara umum bahwa informasi dari lingkungan terutama penting pada level puncak. Slide 4

5 Slide 5 Environmental Information and data Marketing information system Manufacturing information system Financial information system Human resource information system Executive information system A Firm With An EIS 16-5

6 Apakah Yang Eksekutif Lakukan? Istilah Eksekutif dengan bebas diterapkan - Tidak ada perbedaan yang jelas antara eksekutif dan para manajer lain. Manajer Eksekutif pada level atas dari hirarki organisasi yang menggunakan satu pengaruh kuat terhadap perusahaan Pengaruh tsb ditingkatkan dengan cara mulai bekerja dalam perencanaan strategis dan menentukan kebijakan-kebijakan perusahaan Slide 6

7 Apakah Yang Eksekutif Lakukan? Selain dari pada horison rencana jangka panjang mereka, eksekutif sering bisa dibedakan dari para manajer pada tingkat lebih rendah oleh sikap mereka. Eksekutif memberikan satu nilai lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan dibandingkan bagi kesejahteraan unit individual di dalam perusahaan. Dalam semangat ini, eksekutif adalah berorientasi perusahaan. Beberapa tetapi bukan semua manajer pada tingkat lebih rendah cenderung pertama untuk meletakkan kesejahteraan unit mereka sendiri. Slide 7

8 Fungsi-fungsi Manajemen Fayol Henri Fayol mempercayai bahwa semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama – plan, organize, staff, direct, dan control. Anggapan tersebar luas adalah perencanaan ditekankan kebanyakan pada level eksekutif, sementara fungsi lain lebih kritis pada kinerja tingkat lebih rendah. Itulah alasan mengapa Robert Anthony menggunakan istilah level perencanaan strategis untuk para manajer puncak. Slide 8

9 Peran Menejerial Mintzberg Tingkat manajemen yang berbeda melakukan peran sama tetapi menghabiskan waktu relatif berbeda saat menjalankan peran pengambil keputusan Manajemen level tinggi fokus pada angka panjang, peningkatan dalam hal kewirausahaan bagi perusahaan dan menjawab situasi yang tidak terduga, Slide 9

10 Jaringan Dan Agenda Kotter John P. Kotter, Harvard professor John P. Kotter, Harvard professor Eksekutif mengikuti tiga tahap strategi Eksekutif mengikuti tiga tahap strategi 1. Agenda -- tujuan yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung perkiraan, sedangkan agenda jangka pendek lebih spesifik 2. Jaringan – Eksekutif membangun jaringan. Disini bukan jaringan komputer melainkan hubungan kooperatif antara orang yang menyelesaikan agenda tsb. 3. Lingkungan – Eksekutif bekerja untuk membentuk lingkungan dari norma-norma nilai sedemikian rupa sehingga anggota jaringan bisa bekerja untuk mencapai agenda. Slide 10

11 Bagaimana Eksekutif Berpikir? Profesor Harvard Daniel J. Isenberg menemukan bahwa eksekutif berpikir dengan dua kelas permasalahan umum - bagaimana untuk melakukan sesuatu hal - Cenderung fokus hanya pada beberapa permasalahn. - Lebih perduli terhadap proses dibandingkan solusi - Proses berpikir tidak selalu mengikuti tahap demi tahap pola pendekatan sistem - Intuisi digunakan pada masing-masing tahap pemecahan masalah Slide 11

12 Kebutuhan Informasi Khusus Mintzberg mengidentifikasikan lima aktivitas- aktivitas dasar untuk waktunya CEO: - Desk work - Telephone calls - Unscheduled meetings - Scheduled meetings - Tours Seperti pada gambar 3 berikut: Slide 12

13 Slide 13 Bagaimana CEO Menghabiskan Waktunya (Mintzberg) Desk Work 22% Unscheduled Meetings 10% Telephone Calls 6% Scheduled Meetings 59% Tours 3% Legend: Interpersonal Communication

14 Bagaimana CEO Menghabiskan Waktunya (Mintzberg) Dia menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkan: "Akan nampak bahwa lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan secara efisien dibandingkan mendapatkan informasi secara formal Slide 14

15 Jones and MecLeod Study Studied 5 executives in early 1980s Questions 1) How much information reaches the executive ? 2) What was the information value ? 3) What are the information sources ? 4) What media are used to communicate the information ? 5) What use is made of the information ? Slide 15

16 Jones and MecLeod Study Selama periode dua minggu, eksekutif dan sekretaris mereka membukukan 1454 transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif Transaksi di sini meliputi media : laporan komputer, memo, observational tour, telephone call, letter, meeting, and so on. Eksekutif menerima rata-rata dua puluh-sembilan transaksi informasi per hari. Seperti yang ditunjukan pada gambar 4, terdapat variasi yang patut dipertimbangkan di dalam volume. Slide 16

17 Volume Informasi dari Eksekutif Slide 17 HIGHHIGH HIGH HIGH HIGH AVG LOW AVG LOW AVG LOW AVG LOW Bank CEO Retail Chain CEO Insurance President Vice President of Finance AVG LOW Number of Transactions

18 What was the information value ? Eksekutif memberikan satu nilai mulai dari nol (tidak ada nilai) sampai sepuluh (nilai maksimum) untuk setiap transaksi Gambar 5 berisi satu bar graph yang memperlihatkan distribusi dari nilai untuk semua eksekutif. Eksekutif memberikan 26 persen untuk transaksi yang nilainya sangat rendah - nol (nilai yang sebagian besar sering ditugaskan/diberikan), satu, atau dua. Terdapat juga suatu variasi di tingkatan nilai yang diberikan oleh setiap eksekutif, mulai dari rata-rata 2.9 untuk wakil presiden pajak sampai 5.5 untuk bank CEO Slide 18

19 Nilai Informasi Yang Dicapai Eksekutif Slide 19 Vice President of tax Bank CEO Percentage of transactions Value

20 What Are the Source of the Information? Gambar 6 menunjukkan sumber informasi. Masing-masing sumber ditunjukkan dengan segiempat. Nomor bagian atas dalam satu segi-empat merepresentasikan volume transaksi yang di-supply oleh sumber, dinyatakan sebagai sebuah prosentase total transaksi. Nomor bagian bawah adalah nilai transaksi rata-rata. Beberapa eksekutif membutuhkan 7 tingkat ke bawah untuk mengumpulkan informasi Sumber bisa dari internal dan eksternal perusahaan Sumber Eksternal menyediakan sebagian besar jumlah tetapi juga nilai rata-rata paling rendah Slide 20

21 Slide 21 Environment The executive Committees 1 level down 2 levels down 3 levels down 4 levels down Legend: Percentage of total trans-actions Averagetransactionvalue Sumber informasi yang Dicapai Eksekutif

22 Media yang Digunakan Untuk Komunikasi Media tulisan terhitung 61% transaksi seperti pada gambar 7. Computer reports Computer reports Letters and memos Letters and memos Periodicals Periodicals Media Lisan lebih disukai oleh eksekutif Tours Tours Business meals Business meals Telephone calls Telephone calls Slide 22

23 Slide 23 Written Oral Note: Percentages do not add to 1.00 due to rounding Computer Reports (.03) Noncomputer Reports (.09) Letters (.20) Periodicals (.10) Business Meals (.02) Telephone Calls (.21) Unscheduled Meetings (.06) Scheduled Meetings (.05) Tours (.03) The Media Pie (in Percentages of Total Transactions) Memo (0.19)

24 Slide 24 Medium Mode Average Value Scheduled meetings Oral 7.4 Unscheduled meetings Oral 6.2 Tours Oral 5.3 Social activity Oral 5.0 Memos Written 4.8 Computer reports Written 4.7 Noncomputer reports Written 4.7 Letters Written 4.2 Telephone calls Oral 3.7 Business meals Oral 3.6 Periodicals Written 3.1 Rangking of media by Value

25 Apa Yang digunakan untuk Membuat Informasi? Gambar 8 memperlihatkan distribusi penggunaan transaksi informasi. anda bisa melihat bahwa sebagian besar informasi diharapkan untuk digunakan dalam menangani gangguan, menjadi enterpreneur, dan mengalokasikan sumber-sumber daya. Enam persen transaksi tidak dapat diidentifikasikan dengan peran apapun. Jika eksekutif tidak bisa menghubungkan lembaran informasi dengan satu peran, informasi tsb diberikan satu nilai rendah Slide 25

26 Slide 26 Disturbance handler (.42) Entrepreneur (.32) Resource allocator (.17) Unknown (.06) Negotiator (.03) Information Use by Decisional Role

27 Cara dimana eksekutif memperoleh informasi untuk memainkan peran adalah apapun tetapi sederhana. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 9, informasi berasal dari sejumlah sumber berbeda sebagaimana masing-masing peran dimainkan. Slide 27

28 Slide 28 Disturbance handler.42 Entrepreneur.32 Resource allocator.17 Negotiator.03 Unknown.06 Environment.43 Lower levels.38 Internal support units & individuals.13 Upper levels.05 Committees.02 Sources of Decisional Information 16-28

29 Jones & McLeod Study Findings Sebagian besar informasi untuk eksekutif berasal dari sumber lingkungan, tetapi informasi internal dinilai lebih tinggi Sebagian besar informasi eksekutif berasal dalam bentuk tertulis, tetapi informasi lisan dinilai lebih tinggi Eksekutif menerima sangat sedikit informasi secara langsung dari satu komputer Slide 29

30 Significance of the Study Findings Tidak ada sistem informasi eksekutif yang seluruhnya berdasarkan komputer. Melainkan, komputer akan di-superimpose di atas sekali dari aliran noncomputer. Untuk alasan itu, sistem informasi dari the five study executive melayani satu tujuan penting. Mereka memperlihatkan sifat alami aliran informasi kompleks dimana eksekutif menetapkan untuk memperoleh informasi pemecahan masalah. Slide 30

31 The Rockart and Tracy Study Istilah sistem informasi eksekutif, atau EIS, pertama muncul dalam laporan hasil studi Rockart dan Tracy. Walaupun tidak ada definisi yang tersedia, peneliti mengenali bahwa beberapa fitur sistem: A Central Purpose - Eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan kontrol. A Common Core of Data - Basis data berisi informasi mengenai industri, pelanggan, kompetitor, dan unit pada periode waktu tahun tiga - masa lampau, saat ini, dan masa depan Slide 31

32 The Rockart and Tracy Study Two Principal Methods of Use – Eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan kecenderungan, dan perilaku analisa data menurut selera A Support Organization - Eksekutif dibantu oleh EIS coaches dan EIS chauffeurs. Seorang EIS coaches adalah anggota dari staf eksekutif, layanan informasi, atau konsultan luar organisasi, yang menyediakan bantuan dalam menata sistem. Seorang EIS chauffeur adalah anggota dari staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan untuk eksekutif Slide 32

33 Meletakkan Kegunaan Computer di dalam Perspective Ada satu proporsi lebih kecil dari para pemakai komputer terhadap level eksekutif dibandingkan yang lain. Dua alasan yang mungkin menonjol adalah: 1. Permasalahan di level eksekutif sedikit terstruktur dan oleh karena itu lebih sulit untuk mendukung pemrosesan komputer 2. Eksekutif cenderung bih tua dan lebih sedikit kemungkinan untuk memanfaatkan pelatihan komputer formal. Juga kekurangan pelatihan adalah sesuatu yang bisa dengan mudah diatasi jika eksekutif mempunyai keinginan Slide 33

34 Meletakkan Kegunaan Computer di dalam Perspective Poin penting dalam diskusi ini adalah: 1. Penggunaan komputer adalah sesuatu hal yang personal 2. Informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang dibutuhkan seorang eksekutif. Semua execuives ingin menerima informasi dari sumber manapun. Slide 34

35 Saran untuk Meningkatkan EIS 1. Take an inventory of incoming information transaction 2. Stimulate high-value sources 3. Take advantage of opportunities 4. Tailor the system to the individual 5. Take advantage of technology Slide 35

36 Slide 36 Make corporate information available Information requests Executive database Corporate database Electronic mailboxes Software library Current news, explanations External data and information Information displays Corporate mainframe To other executive workstation To other executive workstation An EIS Model Executive workstation

37 Dialog Antara Eksekutif dan EIS Secara tipikal oleh satu rangkaian menu, keyboarding diminimumkan Secara tipikal oleh satu rangkaian menu, keyboarding diminimumkan Latihan untuk informasi spesifik yang diperlukan dari level ikhtisar Latihan untuk informasi spesifik yang diperlukan dari level ikhtisar Slide 37

38 Slide 38 Product Profitability Analysis Magazines in Europe have been performing poorly. While sales are up, production costs have soared. This is due to the labor disputes in the pulp and paper industry. Starting next month, costs should be back in line with earlier projections. Actual Planned Variance %Variance Newspapers 1,421,709 1,559,184 (137,475) (8.82) Magazines 490, ,687 (27,832) (5.37) Periodicals 1,912,564 2,077,872 (165,308) (7.96) Actual Planned Variance %Variance Newspapers 1,421,709 1,559,184 (137,475) (8.82) Magazines 490, ,687 (27,832) (5.37) Periodicals 1,912,564 2,077,872 (165,308) (7.96) x100x100 MEDIAL INTERNATIONAL GROUP MIG An Information Display That Includes a Computer-Generated Narrative Explanation

39 Incorporation of Management Concepts Faktor-faktor sukses Kritis Faktor-faktor sukses Kritis Manajemen berdasarkan eksepsi Manajemen berdasarkan eksepsi Model Mental Model Mental - Kompresi Informasi Slide 39

40 Slide 40 SALES - $ IN MILLIONS AS OF NOVEMBER 1994 SALES CURRENTHISTORY YEAR TO DATEOVER/ UNDER MB PROGRAM ACTUAL THIS MO LAST MO HERC $861.4 $30.7 $59.1 C-5B OTHER TOTAL $1,882.0 $43.9 $44.4 YEAR-END FORECAST CURRENT FORECAST Y-L O/U MB YR CURRENT O/ U PRIOR $949.8 $ $ $ $ $ COMMENTS FAVORABLE VARIANCE PRIMARILY DUE TO TWO ADDITIONAL HERCULES SALES FORECAST BUDGET ACTUAL SOURCE GLORIA YANDERS BILL BLASS

41 EIS Implementation Decisions Three Key Questions: 1. Apakah kita memerlukan EIS? 2. Apakah perangkat lunak pengembangan- aplikasi tersedia? 3. Haruskah kita membeli prewritten perangkat lunak EIS? Slide 41

42 Keuntungan dari Perangkat Lunak Prewritten 1. Cepat 2. Tidak ada penekanan/ketegangan tentang layanan informasi 3. Dikhususkan kepada eksekutif Slide 42

43 EIS Critical Success Factors Rockart and DeLong 1. Committed/informed executive sponsor 2. Operating sponsor 3. Appropriate information services staff 4. Appropriate information technology (IT) 5. Data management 6. Link to business objectives 7. Manage organizational resistance 8. Manage the spread and evolution Slide 43

44 Slide 44 Purchasing and Performance Systems Information technology standards Information needs Analysis of Organization Information Systems Plan Corporate data model EIS Prerequisite Activities for the EIS

45 Trend EIS di Masa Mendatang Penggunaannya akan menjadi hal biasa Penggunaannya akan menjadi hal biasa Harga perangkat lunak mengalami penurunan Harga perangkat lunak mengalami penurunan Akan mempengaruhi MIS/DSS Akan mempengaruhi MIS/DSS Komputer akan selalu memainkan satu peran pendukung Komputer akan selalu memainkan satu peran pendukung Slide 45


Download ppt "1 Executive Information Systems Disajikan dalam Kuliah SIM Program Sarjana Magister Universitas Gunadarma Oleh Lily Wulandari MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google