PENYUSUNAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH PARADIGMA BARU PENYUSUNAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH   Oleh: Dr. Ulung Pribadi

Pendahuluan * Patologi birokrasi: swollen (membengkak/tambun), sluggish (melempem), cumbersome (tidak praktis), redtape (pemeras), inefficient (boros), routine (stagnan), rigid (kaku), narrow (tidak berwawasan), arrogance (sombong), complex procedures (berbelit-belit), dan formal measures (mengutamakan formalitas). - Tumpang-tindih fungsi2 yg sama yg diemban oleh beberapa SKPD - kepentingan penyesuaian dg nomenklatur (kepentingan anggaran) - ketidakcocokan SKPD yg terbentuk dg kondisi dan potensi daerah -

Praktek Empiris "Kelembagaan di daerah seharusnya ditata kembali, jangan terlalu gemuk. Dinas-dinas daerah jangan meniru yang ada di pemerintahan pusat. Misalnya saja, ada pemda yang mempunyai dinas pemakaman dan transmigrasi. Sebenarnya, pemakaman kan tidak perlu diurusi sebuah dinas, begitu pula dengan daerah di pegunungan yang mempunyai dinas kelautan. Dinas daerah yang terlalu banyak, memboroskan anggaran untuk biaya birokrasi. ....”

Kerangka Teoritik Division of labor/works spesialisasi (basis of grouping) high ------------------------------------------------- low Departmentalization basis (unit grouping) homogeneous ----------------------------------- heterogeneous Span of control Number (unit size) narrow ---------------------------------------------wide Authority delegation centralized ----------------------------------------decentralized Bureaucratic Decentralistic Collaborative org structure org structure org structure (Weber) (Osborn & Gaebler) (Denhardt)

Kebijakan OPD UU 22/1999; PP 84/2000; Kepmendagri 50/2000; SE Mendagri 061/729/TJ Tgl. 21 Maret 2001 ; PP 8/2003; UU 32/2004; PP 41/2007; Permendagri 57/2007; UU 23/2014

Pokok-pokok Pikiran Teknis Penyusunan OPD Berparadigma Baru A. Identifikasi urusan-urusan yang dijadikan dasar pertimbangan pembentukan OPD (division of labors/ division of works atau basis of grouping) Hal ini berkaitan dengan apa saja organization functions yang harus diidentifikasi? Bagaimana cara melakukannya? Identifikasi urusan-urusan dengan berpijak pada paradigma baru berarti sebagai usaha untuk memerinci secara detil seluruh urusan yang mesti dikerjakan oleh pemerintah dengan pengutamaan berupa urusan-urusan pelayanan publik sesuai dengan potensi dan kebutuhan masyarakat setempat.

Dalam hal ini sumber data yang digunakan meliputi seluruh komponen, baik dokumentasi, survei, maupun delpi. Dokumentasi meliputi: urusan-urusan pemerintahan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan (PP 38/2007; UU 23/2014), isu-isu strategis dalam dokumen RPJPD dan RPJMD, Renstra SKPD, dan hasil analisis jabatan (Anjab) dan analisis beban kerja (ABK). Survei meliputi penyebaran kepada masyarakat umum secara sampling untuk mengetahui derajat kebutuhan pelayanan publik dari kacamata masyarakat. Delpi dilakukan dengan cara wawancara mendalam terhadap beberapa tokoh terpilih dalam masyarakat sebagai pembanding berkaitan dengan hirarki kebutuhan masyarakat dan potensi unggulan daerah. Langkah seperti ini oleh Mintzberg disebut buttom-up dalam proses rearragement of organizational structure. Pengolahan data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik, ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan SIM Penataan OPD secara computerized. Langkah pertama ini menghasilkan hirarki urusan pemerintahan yang inherent sebagai kebutuhan pelayanan publik bagi masyarakat dan potensi unggulan daerah.

B. Menentukan besaran organisasi (departmentalization/ unit grouping/ basic parts of organization) Hal ini berkaitan dengan apa saja macam Dinas, Badan, dan SKPD lainnya yang mesti dibentuk? Bagaimana cara melakukannya? Menentukan besaran organisasi menggunakan pertimbangan-pertimbangan yang ada: (1) perumpunan urusan: urusan wajib dan pilihan diwadahi dalam bentuk Dinas dan urusan penunjang diwadahi dalam bentuk Badan); (2) menerima ketentuan bahwa basic parts of organization meliputi: Perangkat Daerah Provinsi: sekretariat daerah; sekretariat DPRD; inspektorat; dinas; dan badan. Perangkat Daerah Kab/Kota: sekretariat daerah; sekretariat DPRD; inspektorat; dinas; badan; dan Kecamatan.

(3) menerima ketentuan tentang klasifikasi Dinas dan Badan (Klasifikasi Dinas: tipe A (beban kerja besar, tipe B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja kecil) yg didasarkan perhitungan jumlah penduduk, luas wilayah, besaran urusan pemerintahan, kemampuan keuangan daerah, potensi, tenaga kerja, pemanfaatan lahan; dan Klasifikasi Badan: tipe A (beban kerja besar, tipe B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja kecil) yg didasarkan pada perhitungan jumlah penduduk, luas wilayah, kemampuan keuangan daerah, cakupan tugas (fungsi penunjang: perencanaan, keuangan, kepegawaian dan diklat, litbang, fungsi lain).

(4) memadukannya dengan langkah pertama yang menghasilkan hirarki urusan pemerintahan yang inherent sebagai kebutuhan pelayanan publik bagi masyarakat dan potensi unggulan daerah. Pengolahan data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik, ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan SIM Penataan OPD secara computerized. Hasil dari langkah kedua ini adalah penentuan SKPD-SKPD yang di dalam masing-masing unit organisasi itu berisi works yang sama/sejenis.

C. Menentukan Susunan organisasi (unit size atau span of control) Hal ini berkaitan dengan berapa Bidang (organizational sub-units) yang berada di bawah Kepala Dinas? Berapa Seksi (organizational sub-sub units) yang berada di bawah Kepala Bidang? Kalau menganut PP 41/2007 jumlahnya sudah ditentukan secara absolut. Tapi kalau mengacu pada perhitungan menurut LAN maka akan ditemukan unit-unit organisasi yang ideal. Kelemahan LAN adalah hanya memaksudkannya untuk analisis beban kerja bagi pegawai secara personal. Maka untuk kepentingan penataan OPD pelajaran dari LAN itu harus dimodifikasi, yakni bukan untuk perhitungan beban kerja pegawai, tapi beban kerja untuk unit organisasi terkecil (sub-sub unit atau disebut Seksi pada Dinas).

Berdasarkan langkah kedua menghasilkan sejumlah Rincian Pekerjaan dalam sebuah SKPD, kemudian tentukan Norma Waktunya (waktu penyelesaian rata-rata (jam) untuk 1 pekerjaan) (jam kerja efektif per hari: 5 jam 30 menit untuk 5 hari kerja dan 4 jam 30 menit untuk 6 hari kerja), kemudian tentukan Jumlah/Volume Beban Kerja (per tahun) (berapa kali kegiatan itu dilaksanakan dalam satu tahun), kemudian tentukan Jumlah Beban Kerjanya (Norma waktu x Volume Beban Kerja). Idealnya: 1 atasan membawahi 5 bawahan. Dalam konsteks kelembagaan berarti 1 Kepala Seksi membawahi 5 pegawai. 1 pegawai idealnya 1.300 jam/tahun; maka satu Seksi terdiri dari 6 orang; jadi 6x1.300=7.800 jam/tahun.

Kemudian dari seluruh rincian pekerjaan dalam satu SKPD tadi (mungkin bisa ratusan atau ribuan rincian pekerjaan) dihitung berapa jam/tahunnya, kemudian dibagi angka minimal (7.800 jam/tahun), sehingga ketemu berapa Seksi yang harus dibentuk. Setelah selesai menentukan jumlah Seksi, kemudian secara buttop-up menentukan berapa Bidang dilakukan dengan cara yang sama. Pengolahan data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik, ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan SIM Penataan OPD secara computerized.

D. Pendelagasian wewenang (delegation of authority) Delegasi otoritas menurut Gibson bukan sekedar pelimpahan tugas dan wewenang tapi lebih jauh adalah penyerahan kekuasaan untuk membuat keputusan. Hal ini berkaitan dengan diferensiasi horizontal dan diferensiasi vertikal yakni menyerahkan kekuasaan untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilaksanakannya. Dari masing-masing Rincian Pekerjaan pada langkah-langkah sebelumnya mestinya bisa dikenali di SKPD mana pekerjaan itu harus diselesaikan, maka di situlah pembuatan keputusan dilakukan. Kalau hal itu dilaksanakan secara konsisten, maka tidak akan ada lagi keluhan, misalnya di Dinas Perizinan, bahwa keputusan ada di Dinas teknis. Memang ini harus didukung SDM. Prinsipnya SDM mengikuti struktur organisasi. Artinya struktur organisasi membutuhkan SDM dengan kualifikasi apa, maka ya harus dipenuhi.

Langkah-langkah praktis Apa yg bisa dilakukan sekarang sambil menunggu keluarnya Peraturan Pemerintah? A.Semua SKPD mengidentifikasi dan mengumpulkan data dan memerinci pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan: Faktor umum: jumlah penduduk, luas wilayah, APBD, jumlah wilayah bawahan Faktor teknis: ketersediaan SDM, sarana dan prasarana tugas, luas cakupan pelaksanaan tugas, potensi tingkat pertumbuhan dan pengembangan yang dicapai sesuai potensi dan karakteristik daerah. B. Mengidentifikasi potensi unggulan daerah dari RPJPD dan RPJMD C. Mengadakan survei ke masyarakat tentang kebutuhan pelayanan publik. D. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh stakeholders di Kabupaten untuk meminta pendapat mereka tentang kebutuhan utama yang mesti diwadahi dalam bentuk SKPD-SKPD unggulan.