PANDUAN SATKER DALAM MENGHADAPI ROLLOUT SPAN KPPN JAKARTA VII

Outline Petunjuk Teknis/Pelaksanaan Pemilihan Tipe Supplier Pengisian Alamat Email Pengisian Detail Rekening Penerima Perubahan Data Supplier Transfer ADK SPM ke Dalam Flashdisk Penyampaian ADK Kontrak Pengajuan SPM Gaji Induk Penggunaan Virtual Account Untuk Pembayaran Langganan Daya dan Jasa PT. PLN (Persero) Ketentuan Lain-Lain Permasalahan terkait Supplier dan Kontrak

Petunjuk Teknis/Pelaksanaan Satuan Kerja agar MEMAHAMI dan MEMPEDOMANI Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara.

Pemilihan Tipe Supplier Pemilihan kode tipe supplier pada aplikasi SPM harus tepat, yaitu : Tipe Supplier Jenis Supplier 01 Bendahara Pengeluaran 02 Pihak ketiga/Rekanan 03 Para Pegawai (PNS) 06 Bantuan Sosial, Beasiswa, Pegawai Non PNS 07 SPM-KP, SPM-PP, dan SPM-KBC

Pengisian Alamat Email Alamat email harus diisi dengan email satker yang valid dan aktif (bukan email rekanan) ; Dapat menggunakan semua email (gmail, yahoo, dll) Bagi penggunaan email *.go.id, dikonfirmasi dahulu karena beberapa admin email tersebut secara otomatis akan menolak email masuk selain dari instansi/alamat email yang sama; Apabila tidak mendapat notifikasi via email, cek pada bagian SPAM; Penggantian alamat email tidak perlu menggunakan surat, cukup diganti pada aplikasi SPM/GPP; Pastikan penulisan email benar (huruf besar/kecil, tanda baca misal titik (.) koma (,) dll;

Pencatatan dan Validasi Data Supplier Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan supplier ke dalam data supplier ke dalam database SPAN yang dilakukan terhadap : Data supplier hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi seluruh data supplier berdasarkan tipe supplier tersebut diatas; Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil inventarisasi data supplier kepada satker untuk mendapatkan pengesahan; PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data supplier sebagaimana dimaksud pada huruf b; Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan : Pengesahan data supplier yang dianggap benar dan menyampaikan ke KPPN atau; Perbaikan data supplier apabila ditemukan kesalahan dan menyampaikan data supplier yang benar ke KPPN setelah terlebih dahulu dilakukan pengesahan; Data supplier sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi data awal pada database SPAN;

Pencatatan dan Validasi Data Supplier Data supplier hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk data supplier dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu : Data supplier yang belum dicatat dalam SPAN Penambahan elemen data informasi lokasi dan/atau informasi rekening pada data supplier yang telah dicatat dalam SPAN. Setelah data supplier memenuhi ketentuan validasi dan disetujui KPPN, akan diterbitkan Nomor Register Supplier (NRS)

Pencatatan dan Validasi Data Kontrak Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan kontrak ke dalam data kontrak ke dalam database SPAN yang dilakukan terhadap : Data kontrak hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi seluruh data kontrak yang telah masuk ke KPPN sebelum rollout SPAN; Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil inventarisasi data kontrak kepada satker untuk mendapatkan pengesahan; PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data kontrak sebagaimana dimaksud pada huruf b; Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan : Pengesahan data kontrak yang dianggap benar dan menyampaikan ke KPPN atau; Perbaikan data kontrak apabila ditemukan kesalahan dan menyampaikan data kontrak yang benar ke KPPN setelah terlebih dahulu dilakukan pengesahan; Data kontrak sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi data awal pada database SPAN;

Pencatatan dan Validasi Data Kontrak Data kontrak hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk data kontrak dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu : Data kontrak yang belum pernah dicatat dalam SPAN Perubahan atas data kontrak yang telah tercatat dalam SPAN Setelah data kontrak memenuhi ketentuan validasi dan disetujui KPPN, akan diterbitkan Commitmen Aplication Number (CAN) atau Nomor Register Kontrak (NRK)

Pengisian Detil Rekening Penerima Nomor rekening tidak boleh lebih dari 30 digit; Penulisan rekening tidak boleh mengandung tanda baca/simbol termasuk spasi (hanya dalam bentuk angka); Penulisan rekening harus sama dengan referensi bank, rekening koran bank, atau buku tabungan; Kebenaran pengisian rekening menjadi tanggung jawab satker; Kode bank pusat harus diisi dan benar; Kode nama bank tidak wajib diisi tp wajib menuliskan nama cabang bank pada kolom sebelah kanannya;

Perubahan Supplier Perubahan data supplier dilakukan dengan mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier (Sesuai format) dilampiri : Fotocopy Surat keterangan Domisili Perusahaan; Fotocopy rekening koran bank; Fotocopy NPWP untuk perubahan NPWP; KPPN tidak memproses permintaan yang belum lengkap syaratnya;

Transfer ADK SPM ke dalam Flash Disk ADK SPM yang diajukan ke KPPN dipisahkan perjenis SPM dalam folder terpisah Gaji Induk/kekurangan gaji/gaji terusan/dll; SPM UP/TUP/GUP/Nihil; SPM Kontraktual; SPM Non Kontraktual; Khusus SPM GUP, beberapa SPM dapat dijadikan dalam satu ADK SPM;

SPM Kontraktual Karwas Kontrak disampaikan ke KPPN paling lambat 5 hari setelah penandatanganan kontrak; Teliti dalam pengisian detail karwas kontrak; Pada saat perekaman SPM yang telah didaftarkan Kontraknya harus diisi sebagai SPM-kontraktual dan tidak boleh terekam sebagai SPM-non kontraktual; Tanggal kontrak tidak boleh beda tahun anggaran dengan DIPA (kecuali multiyears); Pengisian data kontrak pada Aplikasi SPM menggunakan pilihan manual bukan persentase untuk menghindari adanya selisih karena pembulatan;

Pengajuan SPM Gaji Induk SPM Gaji Induk disampaikan ke KPPN Paling lambat tanggal 15 setiap awal bulan; Tanggal pada SPM Gaji Induk adalah tanggal pengajuan SPM Gaji Induk ke KPPN, kecuali SPM Gaji Induk Bulan Januari; Pastikan Nama dan Nomor Rekening pada daftar terlampir sudah terisi dengan benar dan rekening dalam posisi aktif; Pastikan pengisian NPWP pegawai adalah NPWP pribadi bukan bendahara dan sesuai dengan kartu NPWP terdiri dari 15 digit angka, apabila masih menggunakan standar lama (14 digit) harap dikonfirmasi ke Kantor Pelayanan Pajak; Kesalahan pengisian data rekening dan NPWP dapat menyebabkan retur dan keterlambatan pembayaran gaji;

Penggunaan Virtual Account Pembayaran langganan daya dan jasa PT. PLN (Persero) dengan mekanisme SPM-LS (langsung) agar menggunakan Virtual Account; Nomor Virtual Account agar dikonfirmasi terlebih dahulu ke PLN setempat; Bagi yang satker yang belum mempunyai Virtual Account, agar segera menghubungi PLN untuk mendapatkan Virtual Account; Apabila informasi Virtual Account berbeda dengan yang ada pada tagihan dari PT. PLN, segera diinformasikan ke KPPN Jakarta VII;

Ketentuan Lain-lain Untuk SPM-GUP Nihil dan SPM-PTUP menggunakan tipe supplier 1 (satker) dengan uraian penerima pada SPM GUP Nihil dan SPM- PTUP yaitu “Bendahara Pengeluaran ...(diisi nama satker)..”; Untuk pengesahan SPM-BLU dan SPM Hibah menggunakan tipe supplier 1 (satker); Aplikasi SPM dan Aplikasi GPP harus selalu menggunakan update versi terbaru; Penulisan apapun dalam aplikasi SPM maupun GPP, tidak boleh menggunakan simbol (ASCII), yang diperbolehkan adalah yang ada pada keyboard komputer.

PERMASALAHAN DAN SOLUSI PENGELOLAAN DATA SUPPLIER

Permasalahan Data input dari Satker Supplier No Permasalahan Solusi 1 NPWP tidak valid Konfirmasi ke KPP terkait NPWP yang valid. Sistem memvalidasi NPWP harus 15 digit dan digit ke-10 s.d digit ke-12 adalah kode KPP 2 Nama pemilik rekening (Nomor rekening yang sama telah terdaftar dengan nama pemilik rekening yang berbeda) Untuk mencegah retur dan penolakan data supplier karena perbedaan nama pemilik rekening, satker harus memastikan kebenaran nama pemilik rekening dengan meminta referensi bank supplier dan melakukan perekeman pada aplikasi SPM dengan benar dan tepat sesuai referensi bank

Permasalahan Data input dari Satker Supplier No Permasalahan Solusi 3 Data-data yang bersifat mandatory tidak diisi Lihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data supplier 4 Terdapat karakter yang tidak dapat dikenali sistem sehingga mengakibatkan data ditolak Perhatikan pada saat perekaman data supplier agar operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam perekaman data supplier. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol ©, simbol  , dll

Permasalahan Data input dari Satker No Permasalahan Solusi 5 Pembayaran kepada penerima tunggal untuk tipe supplier banyak penerima  Kesalahan menentukan tipe supplier, sebagian data mandatory tidak terisi Tetap menggunakan tipe supplier ke banyak penerima sesuai peruntukannya. Tujuan dalam baris additional bank info diisi hanya 1 penerima. 6 Pembayaran langsung ke rekening penerima untuk selain belanja pegawai (menggunakan supplier tipe 6 untuk beasiswa, honorarium dan sejenisnya) Apabila penerima adalah pns/ polri, informasi rekening tujuan yang digunakan (untuk pembayaran dengan tipe supplier 6) tidak boleh sama dengan yang digunakan untuk pembayaran gaji (tipe supplier 3). 7 Pembayaran ke rekening bank di luar negeri Dipersyaratkan menggunakan kode swift. Dapat menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank tujuan.

Permasalahan Data input dari Satker No Permasalahan Solusi 8 Kode Pos Supplier satker  menggunakan kode pos satker, sesuai pada data referensi aplikasi SPM Supplier rekanan menggunakan kode pos rekanan Kode pos untuk supplier yang digunakan pada data kontrak tertentu harus konsisten (khususnya apabila telah terdapat pembayaran) 9 Alamat e-mail Menggunakan alamat email satker (email untuk vendor belum diaktifkan) 10 Pembayaran ke rekening bank di luar negeri Dipersyaratkan menggunakan kode swift. Dapat menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank tujuan.

Poin-poin Khusus terkait Supplier dan Kontrak Gunakan / cantumkan data supplier secara konsisten. Pastikan memilih tipe supplier yang benar demi kelancaran pendaftaran kontrak dan pembayaran sesuai Perdirjen Perbendaharaan Nomor 58 Tahun 2013. Tata cara perekaman data bendahara/supplier pada aplikasi SPM harus sesuai dengan petunjuk pengisian dari DJPBN. Perhatikan aturan mengenai supplier yang sering mengalami kesalahan pada saat didaftarkan: supplier yang terkait dengan bantuan sosial, beasiswa, daya dan jasa, pengesahan (SPM nihil) dan supplier banyak penerima yang didaftarkan sebagai lampiran. Data yang didapat dari pihak eksternal harus ditulis sama persis dengan yang diterbitkan pihak eksternal tersebut. Hal yang paling utama adalah “nama rekening” harus sama dengan nama rekening pada rekening koran/buku tabungan yang diterbitkan bank. Lakukan konfirmasi jika data yang dimiliki satker dinilai meragukan. Misalnya NPWP seharusnya 15 digit tetapi data yang diterima hanya 13 digit. Apabila seorang pegawai menerima honor/ allowance beasiswa/ hak selain belanja pegawai, hendaknya jangan menggunakan rekening yang biasa digunakan untuk menerima gaji. Tidak ada pembayaran dengan tujuan “terlampir” dalam SPAN. Poin2 ini perlu ditekankan sebab 1) sering terjadi 2) jika terjadi maka pembayaran tidak bisa dilanjutkan

PERMASALAHAN DAN SOLUSI PENGELOLAAN DATA KONTRAK

Permasalahan Data input dari Satker Kontrak No Permasalahan Solusi 1 Data-data yang bersifat mandatory tidak diisi Lihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data kontrak 2 Terdapat karakter yang tidak dapat dikenali sistem sehingga mengakibatkan data ditolak Perhatikan pada saat perekaman data kontrak agar operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam perekaman data kontrak. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol ±, simbol permil, dll 3 Nilai kontrak tidak sama dengan total nilai termin Agar dipastikan pada saat merekam data kontrak total nilai termin yang direkam sama dengan nilai kontraknya

Permasalahan Data input dari Satker Kontrak No Permasalahan Solusi 4 Tidak memenuhi validasi terkait tanggal-tanggal dalam kontrak (Tanggal kontrak, tanggal mulai dan selesai kontrak, tanggal kontrak release dan multiyear) Agar dipastikan pada saat perekaman tanggal sesuai dokumen kontrak . Tanggal mulai kontrak/pekerjaan tidak boleh lebih awal dari tanggak kontrak, tanggal 5 Informasi Supplier dalam ADK Kontrak tidak sama dengan data Supplier yang telah terdaftar di SPAN Agar memperhatikan data/informasi yang tercantum dalam laporan informasi supplier yang telah dikirim ke satker. 6 Penolakan addendum kontrak terkait perubahan struktur kontrak (menambah atau mengurangi baris dan termin pembayaran) Sesuai Perdirjen 58 tahun 2013, Perubahan struktur kontrak dilakukan dengan user kepala KPPN. Satker mengajukan surat permintaan perubahan data kontrak.

Poin-poin Khusus terkait Kontrak Tipe data kontrak ada 3, yaitu : Data kontrak tahunan Data kontrak tahun jamak Data komitmen tahunan kontrak tahun jamak (release tahun jamak) Data kontrak yang disampaikan ke KPPN adalah data kontrak yang menurut ketentuan pada PP 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah harus menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Perjanjian sebagai tanda bukti perjanjiannya Data kontrak yang disampaikan ke KPPN akan dijadikan sebagai dasar pencadangan dana dan salah satu dasar perencanaan kas Data kontrak konsorsium disampaikan ke KPPN untuk masing-masing bagian anggota konsorsium [sesuai ketentuan Perdirjen Perbendaharaan No - 22/PB/2012] Kontrak dengan lebih dari satu mata uang, data kontraknya disampaikan ke KPPN untuk masing-masing mata uangnya Data kontrak untuk porsi PHLN, nilainya dicantumkan sebesar nilai fisik yang dialokasikan dalam DIPA (PPN tidak dipungut) sebagaimana diatur dalam ketentuan terkait penyusunan dan penelaahan RKA-KL

SINERGI BERSAMA SUKSESKAN SPAN