RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN BY LILIK CHUDAIFAH Diklatpim IV Angkatan : 7 Kelompok : 2 Absen : 12

JUDUL OPTIMALISASI PEMANFAATAN SIM MONITORING PROYEK GUNA MENINGKATKAN LAYANAN PENGADAAN DI SUB BAGIAN EVALUASI BIRO AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, DAN PERENCANAAN INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ANGGARAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH IDENTIFIKASI STAKEHOLDER TIME SCHEDULE TATA KELOLA PROYEK MILESTONE RUANG LINGKUP MANFAAT TIM EFEKTIF TUJUAN DESKRIPSI JUDUL NAMA GAGASAN PERUBAHAN LATAR BELAKANG

TERIMA KASIH

VISI ISU AKTUAL MISI TUSI MASALAH UTAMA LATAR BELAKANG

VISI Menjadi perguruan tinggi dengan reputasi internasional dalam IPTEKS, terutama yang menunjang industri dan kelautan yang berwawasan lingkungan

MISI Memberikan kontribusi nyata dalam pengembangan IPTEKS untuk kesejahteraan masyarakat dan pengelolaan system berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

TUSI Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan, layanan evaluasi pelaksanaan rencana, progam dan anggaran. ISU AKTUAL Sering ditemukan Adanya ketidaksesuaian perencanaan dengan realisasi pelaksanaan kegiatan pengadaan MASALAH UTAMA Belum optimalnya pemanfaatan SIM Monitoring Proyek di ITS.

GAGASAN PERUBAHAN JUDUL Pemanfaatan SIM monitoring proyek di Institut Teknologi Sepuluh Nopember JUDUL Optimalisasi Pemanfaatan SIM Monitoring Proyek Guna Meningkatkan Layanan Pengadaan di Sub Bagian Evaluasi Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Perencanaan ITS

DESKRIPSI Yang dimaksud dengan optimalisasi pemanfaatan SIM Monitoring Proyek adalah suatu proses atau cara untuk meningkatkan kualitas layanan kegiatan pengadaan, yang meliputi pendataan, penyusunan database, updating data tersistem serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pengadaan.

TUJUAN Meningkatnya layanan pengadaan melalui optimalisasi pemanfaatan SIM Monitoring Proyek MANFAAT Terjaminnya informasi mengenai perkembangan semua proyek pengadaan di lingkungan ITS dari tahap perencanaan anggaran hingga serah terima, sebagai informasi yang digunakan untuk mengambil kebijakan

RUANG LINGKUP Jangka pendek : Identifikasi kebutuhan, penyiapan pagu, penyesuaian pagu dengan MA, penyesuaian nama kegiatan, identifikasi sumber dana, peremajaan data, monev, dan pelaporan. Jangka menengah : melakukan integrasi SIM Monitoring proyek dengan SIM RBA serta monev. Jangka panjang : Melakukan monitoring dan maintenance pemanfaatan sistem.

MILESTONE Jangka Panjang Jangka Menengah 9. Pelaporan 8. Monev 1. Persiapan (Pembentukan tim) 2. Inventarisasi kebutuhan proyek perubahan 3. Penyiapan data pagu anggaran 4. Penyesuaian pagu dengan MA Jangka Panjang Jangka Menengah 9. Pelaporan 8. Monev 7. Peremajaan data 6. Identifikasi sumber pendanaan 5. Penyesuaian data kegiatan

Lililk Chudaifah, S.Si., M.Si. TATA KELOLA PROYEK MENTOR Ir. Ucik Maharani, MT. COACH Drs. Suyono, M.Pd. PROJECT LEADER Lililk Chudaifah, S.Si., M.Si. NARASUMBER Ir. M. Husni, M.Kom Tim 3 4 org Tim 2 2 org Tim 1 7 org Tim 1 : Tim Perencanaan Tim 2 : Tim IT Tim 3 : Tim PPK dan ULP

IDENTIFIKASI STAKEHOLDER Rektor WR IV WR I WR II WR III KEPALA BPS KEPALA PIMPITS PPK BIRO AKADEMIK, KMHSWN, PERENCANAAN Optimalisasi Pemanfaatan SIM Monitoring Proyek LPTSI BAGIAN PERENCANAAN REKANAN ULP LPSE BAGIAN KEUANGAN DIKTI ITJEN Gambar . Hubungan antar stakeholders

IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH No Kendala yang Mungkin Muncul Resiko yang Harus Diantisipasi bagi Keberhasilan Proyek Perubahan Strategi Mengatasi Kendala 1 Keterbatasan waktu petugas IT Kegiatan mundur Menunjuk tim lebih dari satu orang 2 Narasumber bertugas ke luar negeri Jadwal mundur Komunikasi melalui media sosial 3 Data yang dibutuhkan belum tersedia dengan baik Mengkoordinasikan semua tim terkait untuk saling membantu inventarisasi dan compiling data 4 Overlapping antara tugas kantor dengan tugas tim proyek perubahan Jadwal kegiatan mundur Mengantisipasi jumlah tim yang terkait lebih dari satu orang atau mengganti pelaksanaan pada waktu yang lain/ lembur 5 Anggaran kegiatan yang belum tersedia di RBA Pelaksanan kegiatan terganggu Melakukan revisi anggaran