BAB 12 MENULIS LAPORAN DAN PROPOSAL

MENULIS LAPORAN DAN PROPOSAL Bab ini membangun teknik dan gagasan menulis yang Anda pelajari di bab sebelumnya dengan isu yang sangat penting ketika menyiapkan format pesan yang lebih panjang. Pada pesan yang lebih singkat luangkan waktu sejenak sebelum mulai menulis untuk memastikan bahwa anda siap mengadaptasi pendekatan Anda pada penerima.

BERADAPTASI DENGAN PENERIMA BERSIKAPLAH SENSITIF TERHADAP KEBUTUHAN PENERIMA Pada bab sebelumnya membahas aspek sensitivitas penerima, dan kemudian diterapkan untuk laporan dan proposal: mengadopsi sikap “Anda”, mempertahankan rasa yang kuat tentang etiket menekan hal positif, dan menggunakan bahasa yang bias. Laporan dan proposal yang sangat teknis dan rumit, dan panjang dapat menjadi sangat menuntut bagi pembaca, sehingga sikap “Anda” bahkan mengambil kepentingan yang lebih besar dengan pesan yang panjang ini. Selain itu, berbagai anggota penerima mempunyai berbagai macam kebutuhan informasi yang berbeda-beda.

BERADAPTASI DENGAN PENERIMA MEMBANGUN HUBUNGAN YANG KUAT DENGAN PENERIMA Pastikan merencanakan cara Anda mengadaptasi gaya dan bahasa agar mencerminkan citra organisasi. Sangat penting membangun kredibilitas agar komunikasi berhasil. Untuk memperoleh kepercayaan penerima, telitilah setiap sisi topik, dan dokumentasikan temuan dengan sumber yang dapat dipercaya. Juga, sadarilah bahwa harapan yang terlalu tinggi pada penerima akan mengarah pada masalah kredibilitas.

BERADAPTASI DENGAN PENERIMA MENGENDALIKAN GAYA DAN NADA Tentukanlah gaya bahasa anda apakah itu formal atau informal. Jika membuatnya terlalu formal, sikap anda menjadi impersonal dan menjaga jarak, barangkali terlalu sulit untuk menjalin hubungan kerja yang sangat kuat dengan pihak lain. Begitupun jika membuat nada terlalu informal, penerima akan menolak pendekatan anda yang kasual ini.

MENYUSUN LAPORAN DAN PROPOSAL Sebagaimana dengan komunikasi bisnis tertulis lainnya, teks laporan dan proposal memiliki tiga bagian utama : pendahuluan, isi, dan penutup. Isi dan panjang setiap bagian bervariasi dalam hal jenis dan tujuan dokumen, struktur organisasional dokumen, panjang dan kedalaman materi, derajat formalitas dokumen, dan hubungan Anda dengan penerima.

PENDAHULUAN Memposisikan laporan atau proposal pada konteks yang lebih luas dengan mengaitkannya pada masalah atau penugasan. Meninjau terlebih dahulu gagasan dan aturan yang akan mencakupnya. Menetapkan nada dokumen dan hubungan penulis dengan penerimanya.

ISI Bagian tengah dari teks dalam laporan dan proposal. Bagian ini menyajikan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi yang dikumpulkan selama penyelidikan, dan mendukung rekomendasi atau kesimpulan yang dibahas dalam dokumen. Isi ini mencakup bukti, informasi mendetail yang diperlukan untuk mendukung kesimpulan dan rekomendasi.

PENUTUP Menekankan poin utama Meringkas manfaat bagi pembaca jika dokumen membutuhkan perubahan atau beberapa tindakan lain. Mengacu kembali pada semua bagian dan mengingatkan pembaca bagaimana keserasian bagian itu. Membawa semua item tindakan di satu tempat dan memberikan detail tentang siapa harus melakukan apa, kapan, di mana, dan bagaimana.

MEMBUAT KONSEP ISI LAPORAN Isi dan kualitas laporan dapat berdampak langsung terhadap keberhasilan anda karena menunjukkan seberapa baik anda memikirkan, mengumpulkan, dan menganalisis data, menarik kesimpulan, mengembangkan dan mendukung rekomendasi. Kredibilitas dan prospek masa depan anda dipertaruhkan dalam laporan bisnis yang anda tulis.

MEMBUAT KONSEP ISI LAPORAN Laporan yang anda buat akan berhasil jika isinya: Akurat. Lengkap. Seimbang. Jelas dan logis. Didokumentasikan dengan rapi.

PENDAHULUAN LAPORAN Otorisasi. Masalah/peluang/tujuan. Lingkup. Latar belakang. Sumber dan metode Definisi Batasan Pengorganisasian laporan

ISI LAPORAN Isi laporan hanya berisi cukup informasi untuk menyampaikan pesan dengan gaya yang meyakinkan; jangan memberi muatan yang lebih banyak pada bagian isi dengan materi yang menarik tetapi tidak perlu.

ISI LAPORAN Topik yang umumnya tercakup dalam bagian isi laporan meliputi: Penjelasan tentang masalah atau peluang. Fakta, bukti statistik dan tren. Hasil studi atau penyelidikan. Diskusi dan analisa potensi pengambilan tindakan. Keuntungan, kerugian, biaya, dan manfaat dari pengambilan tindakan tertentu. Prosedur atau langkah-langkah proses. Metode dan pendekatan. Kriteria pengevaluasian alternatif dan opsi. Kesimpulan dan rekomendasi. Alasan pendukung untuk kesimpulan atau rekomendasi

MEMBUAT KONSEP ISI PROPOSAL Terdiri dari : Pendahuluan Isi Penutup Proposal dalam dibuat berdasarkan permintaan maupun tidak melalui permintaan. Biasa nya, dalam proposal permintaan, akan terdapat format ataupun aturan yang diberlakukan. Tujuan : membujuk pembaca utuk melakukan sesuatu seperti membeli barang atau jasa, mendanai proyek, atau menerapkan program.

MEMBUAT KONSEP ISI PROPOSAL Dengan demikian, proposal harus dikemas dengan pendekatan yang persuasif agar mencapai tujuan dari proposal tersebut. Pendekatan ini juga biasa menggnakan konsep Attention, Interest, Desire ,Action (AIDA) Attention: memperoleh perhatian pembaca dengan manfaat yang benar-benar menarik minat riil Interest: membangun minat pembaca dengan menjelaskan manfaat lebih lanjut dan sesuai dengan logika Desire: membangun keinginan dan menujukkan bagaimana tawaran anda dapat benar-benar membantu pembaca Action: membangkitkan keinginan kuat untuk mengambil tindakan yang mudah dan menyediakan prasarana yang nyaman untuk mengambil langkah selanjutnya.

TIPS MEMBUAT PROPOSAL Tunjukan pengetahuan  mempunyai pengetahuan untuk solusi ataupun peluang dari masalah pembaca yang digarisbesarkan dalam laporan. Berikan informasi dan contoh konkret hindari generalisasi yang samar-samar dan tanpa pendukung, berikan detail yang dapat diukur secara kuantitatif agar dapat membujuk pembaca. Telitilah persaingan  tekankan bahwa solusi dari Anda merupakan pilihan yang optimal. Buktikan bahwa Anda berguna  harus tepat dan mungkin dikerjakan oleh penerima serta harus konsisten dengan keahlian penerima. Gunakan sikan “Anda”  kaitkan dengan kebutuhan pembaca Kemas proposal dengan menarik  ditulis dengan huruf menarik, mengundang, dan dapat dibaca.

PENDAHULUAN PROPOSAL Menyajikan dan meringkas masalah yang ingin Anda pecahkan ( peluang yang ingin Anda gali) , beserta solusi yang Anda ajukan. Jika proposal tersebut melalui permohonan, maka gunakan acuan RFP agar pembaca mengetahui apa yang Anda ajukan. Sedangkan jika tidak melalui permohonan, maka dapat menyebutkan hubungan saling menguntungkan atau pada pembicaraan sebelumnya yang pernah dilakukan.

PENDAHULUAN PROPOSAL Topik yang mencakup pendahuluan : Latar belakang atau pernyataan masalah  secara sekilas tinjaulah situasi pembaca dan tetapkan kebtuhan untuk mengambil tindakan. Tekankan bagaimana tujuan Anda bersekutu dengan tujuan penerima. Solusi  secara sekilas uraikan perubahan yang Anda ajukan dan tonjolkan pon penjualan kunci Anda serta manfaatnya ; memerlihatkan bagaimana proposal Anda akan membantu para pembaca mencapai tujuan bisnis mereka. Lingkup  batasi proposal Anda Pengorganisasian  memberikan orientasi pembaca ke sisa proposal dan menarik perhatian pada bagian utama dari informasi tersebut.

ISI PROPOSAL Isi proposal memberi detail lengkap tentang solusi yang diajukan dan menetapkan apa hasil yang akan diantisipasi. Para pembaca memahami bahwa proposal merupakan pesan yang persuasif, sehingga mereka bersedia untuk mengakomodasi tingkat penekanan promosional dalam tulisan Anda (sepanjang hal itu profesional dan memfokuskan pada kebutuhan mereka).

ISI PROPOSAL Isi proposal yang efektif mencakup hal-hal berikut: Pendekatan yang diajukan Rencana Kerja Pernyataan Kualifikasi Biaya

MEMBANTU PEMBACA MENENTUKAN ARAH Ketika anda mulai menyusun naskah untuk laporan, ingatlah bahwa kebanyakan pembaca tidak mengetahui bagaimana berbagai bagian dari laporan Anda berhubungan satu sama lain. Karena telah mengerjakan pekerjaan, Anda memiliki pemahaman dokumen seutuhnya dan dapat melihat bagaimana setiap halaman sesuai dengan keseluruhan struktur. Pada laporan yang singkat, pembaca agak terancam kehilangan arah; namun, ketika laporan semakin panjang, semakin besar peluang bagi para pembaca menjadi bingung dan kehilangan jejak hubungan antar-gagasan.

MEMBANTU PEMBACA MENENTUKAN ARAH Para pakar pembuat laporan seperti Beth Uyenco memberi para pembaca dengan tinjauan awal atau peta jalan dari struktur laporan, menjelaskan hubungan antara berbagai bagian. Jika Anda gagal memberikan petunjuk seperti itu untuk struktur laporan, para pembaca akan kehilangan poin penting atau berhenti sebelum mencapai tujuan yang sangat penting. Memberikan arah structural terutama penting bagi orang-orang dari budaya dan Negara yang berbeda, yang keterampilan berbahasa dan ekspektasi bisnisnya berbeda dari kita.

MEMBANTU PEMBACA MENENTUKAN ARAH Langkah percepatan bisnis dan meningkatnya kebiasaan dengan informasi online telah menaikkan akspektasi pembaca dalam cara lain. Para pembaca sekarang ini seiring kekurangan waktu atau minat untuk memperdalam laporan panjang halaman demi halaman, kata demi kata. Mereka hanya ingin mencari dengan cepat, menemukan bagian yang menarik, masuk untuk mencari detailnya, menarik keluar, mencari bagian yang lain, dan seterusnya. Sebenarnya, seringkali lebih aman untuk berasumsi bahwa hanya sedikit, kalaupun ada, anggota penerima yang akan membaca seluruh laporan Anda.

MEMBANTU PEMBACA MENENTUKAN ARAH Laporan terbaik menghasilkan poin paling penting yang mudah ditemukan sehingga setiap orang mendapatkannya. Jika Anda ingin para pembaca memahami dan menerima pesan, bantulah mereka dalam mengenali arah dokumen Anda. Untuk memberikan pemahaman keseluruhan struktur dokumen pada para pembaca dan menjaga mereka tetap berada pada jalurnya ketika merekja membaca, pelajari cara menggunakan tiga peralatan yang sangat membantu ini: judul, transisi yang mulus, serta tinjauan awal dan tinjauan ulang.

JUDUL DAN HUBUNGAN Judul meningkatkan keterbacaan dokumen dan secara khusus menjadi penanda yang berguna untuk menjelaskan kerangka kerja laporan. Juga, judul secara visual menunjukkan perpindahan dari suatu gagasan ke gagasan yang selanjutnya, yang akan membantu para pembaca untuk melihat hubungan antara subordinat dan gagasan utama.

TRANSISI Transisi sebagai kata-kata atau frase yang memertalikan gagasan dan memperlihatkan bagaimana satu pemikiran di hubungkan dengan pikiran yang lain. Transisi bergantung pada panjang laporan, transisi seperti itu dapat berupa kata, kalimat, atau paragraf lengkap.

TINJAUAN AWAL DAN TINJAUAN ULANG Bagian tinjauan awal (preview sections) memperkenalkan topic penting dengan membantu para pembaca mempersiapkan diri untuk menerima informasi baru. Bagian tinjauan ulang (review sections) muncul setelah isi materi dan meringkas informasi bagi para pembaca. Tinjauan ulang membantu para pembaca memahami details sementara itu tetap menjaga gambaran besarnya.

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI UNTUK MEMBUAT LAPORAN DAN PROPOSAL Template Dokumen dihubungkan dan dilekatkan (linked and embedded documents) Bentuk elektronik Dokumen elektronik Dokumen Multimedia