Contoh Surat Undangan Kepala Naskah Dinas ditulis dengan huruf Times New Roman, ditutup dengan garis tebal tunggal ukuran 2 ¼ pt, berjarak 4,5 cm dr tepi kertas dan diberi logo ukuran 3x3 cm. Nama kementerian dan Universitas Terbuka ditulis dng huruf capital size 14 (tulisan Universitas Terbuka dicetak tebal). Alamat ditulis lengkap dng size 12. Seluruh Jenis Naskah Dinas menggunakan kertas A4 kecuali Naskah dinas yang bersifat Arahan Pembuka Surat terdiri dari nomor, lampiran (kata lampiran tdk ditulis jika tdk ada yg dilampirkan), hal, tanggal, dan tujuan surat Isi Surat Undangan mencakup pendahuluan, isi pokok ( dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, acara, serta dapat menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yg harus dikenakan), dan kalimat penutup Naskah diketik dengan jenis huruf Times New Roman, size 12 Tembusan ditulis sebaris dengan nama pejabat. Apabila yang diberi tembusan lebih dr 1, diberi nomor urut dengan angka. Penutup Surat ditulis di bagian kanan bawah dengan nama jabatan penanda tangan surat yg diakhiri koma, nama pejabat, dan NIP yang diikuti nomor tanpa jarak (Semua ditulis sejajar)

Format Penomoran Surat Nomor Urut Surat, tdk dikombinasi dng huruf (dr SIPUT) Kode Perihal Nomor : 8341/UN31.19/WS/2017 Kode Unit Kerja Tahun Pembuatan Surat Kode Perihal di Lingkungan Universitas Terbuka : PP : Pendidikan dan Pengajaran KM : Kemahasiswaan PM : Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (ABDIMAS), termasuk MOOC’s DT : Tata Pamong Perguruan Tinggi MT : Pengembangan SDM Pendidikan serta Penjaminan Mutu Pendidikan HK : Hukum OT : Organisasi dan Tatalaksana HM : Hubungan Masyarakat PR : Perencanaan LK : Perlengkapan LR : Layanan Rektor TU : Ketatausahaan dan Kerumahtanggan WS : Pengawasan DL : Pendidikan dan Pelatihan KP : Kepegawaian KU : Keuangan LL : Lain-lain

Kode Unit Kerja Kode Unit Kerja untuk Nomor Surat Dinas mengacu ke Lampiran I Keputusan Rektor UT No. 2626/UN31/KEP/2016 Diisi sesuai unit Pencipta surat ataupun pengusul/pengkonsep surat

Penggunaan Jenis Kertas Naskah dinas yang bernilaiguna sekunder atau permanen, harus menggunakan kertas dengan standar kertas permanen. a) Gramatur minimal 70 gram/ m2; b) Ketahanan sobek minimal 350 mN c) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18 (metode MIT) d) pH pada rentang 7,5-10 e) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg f) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minimal 5 Contoh : kertas conqueror (Perka ANRI No. 2 Tahun 2014)

Penggunaan Ukuran Kertas Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari: a) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x 330 mm; b) Naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); c) Gramatur kertas minimal 70gr (Perka ANRI No. 2 Tahun 2014)

Pembuatan Naskah Dinas Pembuatan naskah dinas dari draf hingga nett yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupakan satu berkas arsip. (Perka ANRI No. 2 Tahun 2014)