Azas – Azas Organisasi Kuliah Pertemuan Kedua Mata Kuliah Organisasi & Manajemen Dosen Pengampu : Anisa Setya Arifina, M.Si

Organisasi dan Manajemen Melibatkan koordinasi antara manusia dan sumber daya material menuju tujuan yang telah disepakati. Proses perencanaan (planning), pengelolaan (organizing), dan pengendalian (controlling). Kekuatan utama dalam organisasi yang mengkoordinasi aktivitas subsistem dan hubungannya mereka dengan lingkungannya Organisasi Sekelompok orang yang berorientasi pada tujuan, sekelompok orag yang berinteraksi di dalam kelompok dengan system psikososial, sekelompok orang yang menggunakan teknologi, pengetahuan dan teknik, sekelompok orang yang bekerja dan berhubungan secara terstruktur serta terintegrasi

Pentingnya memahami azas-azas organisasi “Berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar memperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancar” Azas-azas organisasi berperan dua macam yaitu : a. pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien b. Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan lancar. : Apakah azas-azas organisasi ini bisa berkembang? Alasannya? Perubahan ekonomi, perubahan pasar, perubahan kondisi sosial, perubahan teknologi Q

Berdasar hasil survei yang dilakukan pada pegawai pemerintah federal Amerika Serikat oleh Partnership for Public Service and Deloitte & Office of Personnel Management (OPM) tahun 2012 menunjukkan bahwa : Pada tahun 2011 dan 2012 organisasi pemerintahan Amerika mengalami ketertinggalan dengan organisasi swasta dalam hal kepemimpinan. Ketertinggalan ini meliputi kepuasaan pegawai atas informasi yang mereka terima terkait dengan apa yang terjadi di dalam organisasi tempat mereka bekerja. Pemimpin-pemimpin pada organisasi pemerintahan mengalami hambatan berkomunikasi secara efektif dengan agensi-agensi di bawahnya. Intinya masalah ada pada senior leaders dan supervisor.

PERUMUSAN TUJUAN YANG JELAS (1) Peter F. Drucker said : “Objectives are not fate; they are direction. They are not commands; they are commitments. They do not determine the future; they are means to mobilize the resources and energies of the business for the making of the future.”

PERUMUSAN TUJUAN YANG JELAS (2) Pentingnya perumusan tujuan: Penggunaan aspek finansial agar tepat guna Diperlukan untuk melakukan koordinasi Diperlukan untuk menetapkan haluan, prosedur, metode, strategi, peraturan dll Tongkat ukur untuk mencapai hasil tertentu Dasar dari organisasi

PERUMUSAN TUJUAN YANG JELAS (3) Karakteristik tujuan organisasi : Terstruktur dalam hierarki Memperkuat tujuan individu dan sebaliknya Pada tingkat yang lebih tinggi, tujuan atasan muncul pada tujuan dari bawahan dan dapat dicapai melalui kerjasama Divisions Departments Sections Work Groups

PERUMUSAN TUJUAN YANG JELAS (5) Hubungan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi menurut Herbert G. Hicks: Bertolak belakang Berbeda sebagian Netral Hampir sama Tepat sama

PERUMUSAN TUJUAN YANG JELAS (4) Distant future Jenis tujuan organisasi : Immediate objective Attainable objective Visionary objective Research Technology Knowledge

Departemenisasi (1) “Aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu” Terdapat 2 macam satuan organisasi yaitu : Satuan organisasi utama Satuan organisasi lanjutan

Departemenisasi (2) Pedoman pembentukan satuan organisasi : Aktivitas dikelompokkan ke dalam satuan organisasi berdasarkan : kesamaan pelaksanaannya, rangkaian kerja, langganan, jasa, alat, wilayah, waktu, aktivitas khusus, matrix Jika ada perluasan aktivitas, maka diusahakan untuk ditampung dulu oleh satuan organisasi yang sudah ada Penambahan/ pengurangan satuan organisasi berdasarkan volume kerja dan bukan berdasarkan keinginan subjektif individu di dalam organisasi ………..lanjutan

Departemenisasi (3) Pedoman pembentukan satuan organisasi : 4. Satuan-satuan organisasi hendaknya dikelompokkan menurut pembagian fungsi umum dalam organisasi. Pengelompokan satuan organisasi berdasar fungsi umum : - satuan pimpinan - satuan kontrol - satuan haluan - satuan konsultasi - satuan operasi - satuan komersial - satuan penataan

Departemenisasi (4) Pedoman pembentukan satuan organisasi : 5. Penggunaan nomenklatur yang dicantumkan di depan nama satuan organisasi. Tujuannya adalah agar orang dapat mengetahui fungsi satuan organisasi dan agar seragam.

Kenapa pembagian kerja merupakan hal yang penting untuk dilakukan? Pengelompokan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu Pengelompokan tugas-tugas yang sejenis atau erat hubungannya untuk dilakukan oleh pejabat tertentu. Kenapa pembagian kerja merupakan hal yang penting untuk dilakukan? Q

Pembagian Kerja (2) Dalam pembagian kerja hendaknya diperhatikan beberapa hal berikut : Memiliki rincian aktivitas yang jelas Jumlah tugas yang dibebankan sebaiknya berkisar antara 4-12 macam Variasi tugas hendaknya diusahakan sejenis/erat hubungannya Beban aktivitas sebaiknya diberikan secara merata bagi tiap satuan organisasi Penempatan individu hendaknya tepat Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan volume kerja

Pembagian Kerja (3) Dalam pembagian kerja hendaknya diperhatikan beberapa hal berikut : Pembagian tugas jangan sampai menimbulkan pemahaman bahwa antara individu satu dan lain tidak terkait. Penggolongan tugas (rutin, special, kreatif) Menilai apakah pembagian kerja yang dilakukan efektif dengan cara membuat tabel aktivitas kerja di masing-masing satuan organisasi Pembagian kerja dapat dilakukan berdasarkan fungsi pekerjaan (sifat/pelaksanaannya)

Koordinasi (1) Menurut Henry Fayol “Mengikat bersama, menyatukan dan menselaraskan semua kegiatan dan usaha” Menurut Herbert G. Hicks “Prinsip koordinasi menerangkan bahwa pelaksanaan organisasi itu efektif apabila semua orang dan sumber disinkronkan, diseimbangkan dan diberikan pengarahan” Menurut James D. Mooney “Pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama”

Koordinasi (2) “Apa yang terjadi akibat kurangnya koordinasi?” “Apa manfaat dari koordinasi bagi sebuah organisasi?” Q Q

Koordinasi (3) Cara organisasi melakukan koordinasi : Pertemuan informal Pertemuan formal Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan Mengangkat koordinator Membuat buku pedoman organisasi Memanfaatkan teknologi komunikasi Membuat tanda-tanda

Pelimpahan wewenang (1) “Penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain” Menurut Andrew Carnegie : “The secret of success is not doing your own work, but in recognizing the right man do it”

Pelimpahan wewenang (2) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pelimpahan wewenang : Mengetahui batas wewenang yang dimiliki Tanggung jawab dipikul bersama Mempercayai pejabat yang diserahi wewenang Membimbing dan mengontrol Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang diserahi wewenang

Pelimpahan wewenang (3) Manfaat pelimpahan wewenang : Hemat waktu dalam membuat keputusan maupun melakukan tugas-tugas yang lain Inisiatif dan rasa tanggung jawab dapat diperbesar Aktivitas dapat berjalan meskipun pejabat yang bersangkutan sedang berhalangan hadir

Pelimpahan wewenang (4) Saat yang baik untuk melimpahkan wewenang : Apabila pimpinan dan bawahan telah siap secara mental Tambahan pegawai baru Bawahan yang berhenti Ada satuan organisasi baru Munculnya kewajiban-kewajiban baru Kenaikan pangkat Pengunduran diri mendekat

Pelimpahan wewenang (5) Halangan pelimpahan wewenang : Atasan Bawahan UNSUR PSIKOLOGIS

Rentangan Kontrol (1) “Jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh atasan” Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan kontrol : Faktor subjektif dari atasan (kepandaian, pengalaman, kesehatan, umur, kejujuran, keahlian, kecakapan, dll) Faktor objektif yang berada di luar atasan (corak pekerjaan, jarak/lokasi pejabat bawahan, stabil/labilnya organisasi, jumlah tugas atasan, waktu penyelesaian pekerjaan)

Rentangan Kontrol (2) Satuan utama jumlah pejabat bawahan langsung sebaiknya berkisar antara 3-10 orang. Satuan lanjutan jumlah pejabat bawahan sebaiknya berkisar antara 10-20 orang Intinya rentangan kontrol bersifat TERBATAS, apa alasannya?

Rentangan Kontrol (3) Macam-macam hubungan di dalam rentangan control Hubungan tunggal Hubungan kelompok Hubungan silang Hubungan total

Jenjang Organisasi / Hierarki (1) “Perbedaan antara peranan atasan dan bawahan. Peranan pejabat adalah berhak untuk menggunakan wewenang atas bawahan. Sedangkan bawahan mengharap untuk menerima wewenang dari atasan dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada atasan” Macam-macam struktur organisasi dilihat sebagai berikut: Struktur organisasi pipih Struktur organisasi datar Struktur organisasi curam

Jenjang Organisasi / Hierarki (2) Pemakaian garis-garis saluran pada jenjang organisasi : Hubungan menegak ke bawah Hubungan menegak ke atas Hubungan mendatar Hubungan diagonal ke bawah Hubungan diagonal ke atas

Kesatuan Perintah (1) Tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat atasan tertentu

Fleksibilitas Struktur organisasi hendaknya mudah diubah untuk disesuaikan dengan perubahan- perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan

Berkelangsungan Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melakukan aktivitas operasinya secara terus menerus

keseimbangan Satuan-satuan organisasi sebaiknya ditempatkan di pada struktur organisasi sesuai dengan peranannya.

Daftar pustaka Kast, Fremont E & James E. Rosenzweig. (1985). Organization and Management A system and Contingency Approach Fourth Edition. USA : McGraw Hill Muhammad, Arni. (1992). Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara Sutarto. (1989). Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta : Gadjahmada University Press Ziegenfuss, James T. (2002). Organization and Management Problem Solving : A System and Consulting Approach. USA: Sage