Pengabdian Masyarakat HIMPAUDI Kecamatan Baturraden Maret 2016 Mail Merge Pengabdian Masyarakat HIMPAUDI Kecamatan Baturraden Maret 2016

Apa itu Mail Merge ? Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

A. Membuat Isian Formulir Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain) Klik ribbon Mailings  kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard 1

Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan 2

Pilih Use the current document kemudian klik Next Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create. 3 4

Akan muncul jendela New Address list.  Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

Klik Customize columns 5

Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus. 6

Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb) 7

Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda. Jika dirasa sudah cukup klik OK 8

Muncul jendela New address list Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK 9

Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save. 10

Muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan Muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut. 11

12 Klik Next : Write your letter untuk melajutkan Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan. 12

Pada pilihan write your letter, pilih More item 13

Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert 14

Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini. 15

Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil 16

Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters  Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer.  Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan. 17

B. Membuat Surat Undangan Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan :  Siapkan data pada di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau dll lah yang mau ditampilkan di undangan)  Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail merge

Buka dulu Ms.Excel  buat kolom Nama, Alamat, Hari, dan Tanggal 1

Rename nama sheet di bagian bawah ini dengan ALAMAT 2 3

Setelah semua diatas selesai Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save. diberi nama "Database Alamat" 4 5

Start Program  Pilih Program Aplikasi Microsoft Word Buatlah desain suratnya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. Akan kita diisi secara otomatis. Seperti contoh dibawah ini:

6

Selanjutnya kita atur mail merge-nya Selanjutnya kita atur mail merge-nya. Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard 7

Akan keluar panel tambahan di bagian kanan Microsoft Word, seperti gambar dibawah ini 8 Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

Pada tahap ini, pilihlah Use the current document  Klik Next 9 Klik tulisan Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen excel yang sudah dibuat

Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang sudah kita rename tadi, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK 10

Akan muncul jendela  Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau dipake dalam keadaan ter-centang  Klik OK 11

Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. 12

Sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat di dokumen undangan kita . Misalnya, kita akan meletakan nama di belakang kata-kata Yth di undangan kita Yth, nama 13

Jika berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>. Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di Microsoft Excel 14

Seterusnya caranya sama untuk Alamat, Hari dan Tanggal sebagaimana gambar berikut 15

Kalau sudah berhasil seperti itu Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan kita: 16

Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir  Printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat Microsoft Excel. 17