KONSEP dasar PERUBAHAN PERTEMUAN – 2 Mata Kuliah: Manajemen Perubahan Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP. 19811203 200604 1 004 (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ ; Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

MATERI : Pendahuluan Definisi Perubahan Tujuan Perubahan Makna Perubahan Sasaran Perubahan Faktor Pendorong Perubahan

Buku Referensi Wibowo. Manajemen Perubahan. Edisi Ketiga. 2011. Penerbit RajaGrafindo Persada. Jakarta. Winardi. Manajemen Perubahan (Management of Change). Edisi Pertama. 2005. Penerbit Kencana Prenada Media Group. Jakarta. Mike Bourne dan Pippa Bourne. Manajemen Perubahan yang Sukses (terjemahan). 2014. Penerbit Indeks. Jakarta. Pemimpin dan Kepemimpinan. Toman Sony Tambunan. Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta. 2015.

1. Pendahuluan Pada hakikatnya kehidupan manusia maupun organisasi diliputi oleh perubahan secara berkelanjutan. Artinya, segala sesuatu tidak ada yang pasti di dunia. Semua unsur kehidupan pasti mengalami perubahan. Perubahan merupakan sesuatu hal yang pasti (baik itu pasti ’terjadi’, dan pasti ’akan terjadi’). Kondisi yang sedang berlaku, atau sedang dihadapi, kurang memuaskan/kurang berhasil, sehingga diperlukan adanya ”PERUBAHAN” untuk mencapai kondisi yang lebih diinginkan.

Pendahuluan Ada ungkapan menyatakan bahwa: ”Satu-satunya hal yang konstan di dunia adalah PERUBAHAN”. Kenyataan menunjukkan bahwa perubahan dalam berbagai segi kehidupan dan penghidupan manusia memang selalu terjadi. Perubahan terjadi di bidang Politik, Ekonomi, Sosial Budaya, Keamanan, Ilmu Pengetahuan, dan Teknologi dalam bentuk, jenis dan intensitas yang belum pernah dialami oleh umat manusia sebelumnya. Dewasa ini, organisasi di berbagai belahan dunia manapun tidak terhindarkan lagi dari ’perubahan’. Ketika organisasi tersebut mengalami perubahan, ada banyak hal yang bisa dipelajari dari proses yang dijalaninya. Jadi, perubahan sudah menjadi kata kunci dalam bisnis dan organisasi pada masa kini.

Pendahuluan Manusia maupun organisasi perlu senantiasa menyesuaikan diri dengan ’perubahan’ dan ’tuntutan perubahan’. Manusia senantiasa ’berubah’ sesuai dengan tuntutan perubahan itu sendiri, misalnya perubahan dalam hal: - Perilaku; - Sistem nilai dan penilaian (contoh: nilai kebudayaan, adat istiadat); - Metode dan cara-cara bekerja; - Peralatan yang digunakan; - Cara berpikir; - Bersikap. Organisasi melakukan perubahan, harus berdampak kepada perubahan yang berkaitan dengan: - Struktur; - Orang (SDM); - Mekanisme dan prosedur; - Teknologi; - Budaya organisasi.

2. Definisi Perubahan Perubahan adalah transformasi dari keadaan sekarang menuju keadaan yang diharapkan di masa yang akan datang, suatu keadaan yang lebih baik. Perubahan adalah membuat sesuatu menjadi berbeda. Perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang suatu organisasi menuju pada keadaan yang diinginkan di masa depan.

Terjadinya suatu Perubahan : Perubahan dapat terjadi pada situasi: - Setiap saat; - Dimana saja; - Kapan saja situasi memerlukan. Perubahan terjadi, karena timbulnya dari: - Dorongan/kekuatan eksternal; - Kebutuhan internal. Oleh karena itu, perubahan perlu: DIKENAL, DIPAHAMI, DIKELOLA, dan bahkan DICIPTAKAN untuk meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan yang diharapkan, baik oleh individu, kelompok maupun organisasi.

3. Tujuan Perubahan - Memperbaiki kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. - Mengupayakan perubahan perilaku karyawan.

4. Makna Perubahan Perubahan senantiasa mengandung makna: - Beralihnya ”keadaan sebelumnya” (the before condition) menjadi ”keadaan setelahnya” (the after condition). - Berubahnya kondisi dari ”yang kurang baik” menjadi ”yang lebih baik”.

5. Sasaran Perubahan Perubahan organisasi dapat terjadi pada: a. Struktur Organisasi, didefinisikan sebagai bagaimana suatu tugas secara formal dibagi-bagi, dikelompokkan, dan diorganisasikan. Artinya, desain organisasi diubah pada beberapa elemen. Sehingga struktur, tugas, tanggungjawab dan birokrasi semakin efektif dan berdaya fungsi. b. Perbaikan Teknologi. Perubahan teknologi biasanya menyangkut pengenalan peralatan baru, metode otomatisasi atau komputerisasi c. Orang. Proses mengubah orang harus terdapat kesediaan orang untuk mengubah dirinya. Pada dasarnya setiap orang telah memiliki kebiasaan, sikap, perilaku dan budaya yang dirasakan paling sesuai. d. Pengaturan Fisik. Artinya, dilakukan dengan mengatur tata letak ruang kerja. Manajemen mempertimbangkan kebutuhan kerja, kebutuhan interaksi formal, dan kebutuhan sosial jika membuat keputusan tentang konfigurasi ruang, desain interior, penempatan peralatan, dll.

Sambungan ….Sasaran Perubahan e. Proses: menunjukkan apakah aliran pekerjaan dalam seluruh organisasi sudah berjalan secara efisien; apakah terjadi hambatan dan memperlambat aliran pekerjaan. f. Budaya: menyangkut budaya organisasi, apakah kepercayaan karyawan tentang pekerjaan, pelanggan dan bisnis pada umumnya mengganggu keberhasilan.

Sambungan ….Sasaran Perubahan Harvard Business Esentials, mengemukakan EMPAT sasaran perubahan, yaitu: a. Structural Change, dimaksudkan sebagai program yang memperlakukan organisasi seperti bagian fungsional dari model mesin. Selama proses perubahan struktural, manajemen puncak dengan dibantu konsultan, berusaha menggambarkan kembali bagian-bagian tersebut untuk mencapai kinerja yang lebih besar. b. Cost Cutting, merupakan program yang memfokus pada pengurangan aktivitas yang tidak esensial atau pada metode lain untuk menekan biaya operasional. c. Process Change, merupakan program yang memfokus pada mengubah tentang bagaimana segala sesuatu dilakukan. Perubahan dalam proses terutama dimaksudkan untuk membuat proses lebih cepat, lebih efektif, lebih andal, dan/atau tidak mahal. Contoh: perubahan sistem proses persetujuan pinjaman yang lebih cepat dan akurat. d. Cultural Change, merupakan program yang memfokus pada aspek manusia dalam organisasi, seperti pendekatan umum perusahaan dalam menjalankan bisnis atau hubungan antara manajemen dan karyawan.

6. Faktor Pendorong Perubahan 1. Sebagai kebutuhan akan perubahan. Terdapat ENAM faktor yang menjadi pendorong bagi kebutuhan akan perubahan, yaitu: - Perubahan teknologi terus meningkat. Sebagai akibat perubahan teknologi yang terus meningkat, kecepatan penyusutan teknologi semakin meningkat. Perkembangan baru mengakibatkan perubahan keterampilan, pekerjaan, struktur dan budaya. SDM harus selalu mengikuti perkembangan teknologi agar tidak tertinggal. - Persaingan semakin intensif dan menjadi lebih global. Dalam dunia yang semakin terbuka, terjadi persaingan yang semakin tajam dengan cakupan lintas negara. Banyak organisasi dipaksa mencapai standar kualitas dan biaya yang telah dicapai oleh perintis industri. Apabila tidak dapat mengikuti standar tersebut, maka akan kalah dalam bersaing. - Pelanggan semakin banyak tuntutan. Untuk menjadi organisasi yang kompetitif, perusahaan harus lebih cepat dalam merespons kebutuhan dan harapan pelanggan yang terus berubah, dan hal ini dapat berubah sepanjang waktu. - Profil demografis negara berubah. Perkembangan demografis (seperti: usia, jenis kelamin, dan tingkat keterampilan) akan sangat berpengaruh terhadap pola kebutuhan masyarakat. - Privatisasi bisnis milik masyarakat berlanjut. Dengan privatisasi bisnis, monopoli yang dimiliki sekelompok masyarakat tertentu menjadi hilang. Walaupun kepemilikan tidak berubah, sistem baru dibangun untuk menciptakan kompetisi dan tumbuhnya kekuatan pasar yang lebih besar lagi. - Pemegang saham minta lebih banyak nilai. Pengaruh pasar uang pada tuntutan terhadap kinerja korporat menciptakan tekanan untuk dilakukan perbaikan secara terus-menerus pada pertumbuhan kapital dan pendapat korporat.

Sambungan ….. Faktor Pendorong Perubahan 2. Kekuatan untuk perubahan. Kekuatan ini dipengaruhi oleh DUA faktor, yaitu: a. Kekuatan Eksternal, artinya kekuatan yang memiliki dukungan pengaruh global menyebabkan organisasi berpikir tentang inti dan proses dari bisnis dengan mana produk dan jasa dihasilkan. Ada EMPAT kekuatan eksternal, yaitu: - Karakteristik Demografis, seperti umur, pendidikan, tingkat keterampilan, gender, migrasi, dll. Organisasi perlu mengelola keberagaman secara efektif jika menginginkan untuk mendapatkan kontribusi dan komitmen maksimum dari pekerjanya. - Kemajuan teknologi, artinya organisasi yang tertinggal dalam teknologi akan mengalami kesulitan dalam persaingan. Baik orgnisasi manufaktur maupun jasa semakin meningkat dalam menggunakan teknologi untuk memperbaiki produktivitas. - Perubahan pasar. Perubahan pasar terjadi karena akibat merger, perubahan kekuatan persaingan domestik dan internasional, dan terjadi akibat resesi ekonomi. Organisasi harus belajar bagaimana menciptakan kerja sama yang saling menguntungkan dengan organisasi lain jika ingin survive dalam dunia luas yang penuh partnership (kerjasama). - Tekanan sosial dan politik. Tekanan sosial dan politik dapat tumbuh dari adanya perang, adanya nilai-nilai yang harus dipertahankan, maupun tipologi kepemimpinan.

Sambungan ….. Faktor Pendorong Perubahan b. Kekuatan Internal, artinya kekuatan yang datang dari dalam organisasi dan sifatnya lebih lunak, seperti rendahnya kepuasan kerja, atau dalam bentuk tanda seperti rendahnya produktivitas dan konflik. Ada DUA kekuatan internal, yaitu: - Problem/Prospek Sumber Daya Manusia. Masalah ini bisa timbul karena persepsi pekerja tentang bagaimana mereka diperlakukan di tempat kerja dan kecocokan antara kebutuhan dan keinginan individual dan organisasi. Ketidakpuasan pekerja terjadi karena tidak terpenuhinya kebutuhan dan ketidakpuasan kerja. Organisasi harus merespons masalah ini dengan menggunakan berbagai pendekatan dalam desain pekerjaan, dan konflik peran. Organisasi harus mampu menghargai dan memberikan pengakuan kepada pekerja yang berprestasi. Sementara itu, prospek bersifat positif yang diperoleh dari partisipasi dan saran dari - pekerja. - Perilaku/Keputusan Manajerial. Konflik antara manajer dan bawahannya merupakan tanda bahwa perubahan diperlukan. Kekuatan untuk perubahan dapat datang dari adanya konflik, kepemimpinan yang jelek, sistem penghargaan yang tidak adil, dan perlunya re-organisasi struktural.

Sambungan … Kekuatan Perubahan Selain kekuatan perubahan yang telah disebutkan diatas, berikut jenis kekuatan perubahan dari para ahli, yaitu: 1. Greenberg dan Baron, berpendapat bahwa terdapat beberapa faktor yang merupakan kekuatan di belakang kebutuhan akan perubahan, yaitu: a. Perubahan Terencana, yang dihadapi oleh organisasi adalah: - Perubahan dalam produk atau jasa. - Perubahan dalam ukuran dan struktur organisasi. - Perubahan dalam sistem administrasi → untuk memperbaiki efisiensi, citra perusahaan. - Perubahan teknologi baru → memengaruhi cara bekerja orang-orang dalam organisasi. b. Perubahan Tidak Terencana, terjadi karena adanya hal-hal berikut: - Pergeseran demografis pekerja. - Kesenjangan kinerja. - Peraturan Pemerintah. - Kompetisi global. - Perubahan kondisi ekonomi. - Kemajuan dalam teknologi. 2. Robbins, mengemukakan ENAM faktor yang merupakan kekuatan untuk perubahan, yaitu: - Sifat tenaga kerja. - Kejutan Ekonomi. - kecenderungan sosial. - Teknologi. - Persaingan.

Faktor Pendorong Perubahan Perubahan yang terjadi juga disebabkan paling sedikit oleh LIMA hal, yaitu: a. Perubahan tersebut justru terjadi karena dinamika manusia yang pada gilirannya membawa serta permasalahan-permasalahan baru yang makin rumit dan mengundang penyelesaian atau pemecahan. b. Perubahan yang terjadi dalam satu segi kehidupan pasti mempunyai dampak terhadap segi-segi kehidupan lainnya baik yang bersifat positif maupun negatif. c. Pemecahan berbagai masalah yang timbul ada kalanya bersifat global, regional, subregional, atau nasional. d. Sebagaian dari tantangan tersebut dapat diramalkan atau diperkirakan sebelumnya, akan tetapi sebagian muncul, sebagian ’kejutan’ karena tidak bisa diduga atau diperkirakan sebelumnya. e. Implikasi yang sangat kuat dari berbagai tantangan tersebut adalah meningkatnya tuntutan akan perlunya manajemen perubahan pada semua jenis organisasi, termasuk di lingkungan organisasi politik, birokrasi pemerintahan, organisasi sosial, organisasi nirlaba, dan organisasi bisnis, baik pada tingkat makro (tingkat nasional) maupun pada tingkat mikro (tingkat perusahaan).

SEKIAN & TERIMA KASIH