Pertemuan 5 Audit Program 2015 UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Pendahuluan Internal Audit Program merupakan suatu panduan dan supervisi bahwa langkah-langkah audit tertentu akan dilakukan. Langkah-langkah audit dibuat untuk : Mengumpulkan bukti audit Internal audit memberikan opini dalam efisiensi, ekonomi, dan keefektifan suatu aktivitas Singkat kata, suatu program dibuat agar auditor mengetahui : Apa yang harus dilakukan Kapan dilakukan Bagaimana dilakukan Siapa yang melakukan Berapa lama UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Keuntungan Audit Pogram Menentukan rencana sistematis Merencanakan pembagian tugas Untuk mengontrol dan mengevaluasi audit Sebagai acuan bagi supervisor & manager untuk menbandingkan antara yang dilakukan dengan yang direncanakan Membantu auditor pemula dalam melaksanakan audit Memberikan ringkasan audit yang telah dilakukan Memberikan acuan bagi auditor berikutnya, apa yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan Mengurangi supervisi langsung UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Disiapkan segera setelah survei pendahuluan Kapan?? Disiapkan segera setelah survei pendahuluan Audit program yang direncanakan dengan baik pun belum tentu dapat membuat auditor mengetahui sesuatu yang penting sampai akhirnya auditor terlibat lebih jauh dalam suatu audit. Kesimpulan : audit program adalah suatu hal yang tentatif. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tanggung Jawab Audit Auditor internal harus bertanggung jawab untuk merencanakan penugasan audit. Perencanaan harus didokumentasikan dan harus mencakup : 1.  Penetapan tujuan audit dan lingkup kerja. 2.  Perolehan latar belakang informasi tentang aktivitas yang akan diaudit. 3.  Penentuan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit. 4.  Komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit yang akan dilakukan. 5.  Pelaksanaan, jika layak,survei lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas dan kontrol yang akan diaudit, untuk mengindentifikasi hal-hal yang akan ditekankan dalam audit, dan untuk mengundang komentar dan saran dari klien. 6.  Penulisan program audit 7.  Penentuan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan dikomunikasikan. 8.  Perolehan pengesahan rencana kerja audit. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Lingkup Audit Menurut Standar, auditor internal yang profesional bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi efektivitas sistem kontrol internal organisasi. Tujuan-tujuan utama dari sistem kontrol internal ini adalah untuk memastikan : 1.    Keandalan dan integritas informasi. 2.    Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur,hukum, dan regulasi. 3.    Pengamanan aktiva. 4.    Penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien. 5.    Pencapaian tujuan dan sasaran yang di tetapkan untuk operasi dan program. Lingkup audit tidak boleh melebihi kewenangan yang diberikan manajemen senior kepada auditor. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Ekonomis, Efisiensi, Efektivitas Ekonomis (economy) sering digunakan untuk mengartikan penghematan, tetapi sebenarnya artinya lebih dari itu. Implikasi utamanya adalah adanya “manajemen yang berhati-hati” atau “gunakan hingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa” makna yang juga bisa diterapkan untuk efisiensi. Istilah tersebut lebih luas diterapkan dibandingkan istilah berhemat. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Ekonomis, Efisiensi, Efektivitas (lanjutan) Efisiensi (efficiency) berarti meminimalkan kerugian atau penghamburan energi. Bila mengacu ke manusia, istilah efisien berarti cakap dan kompeten. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Ekonomis, Efisiensi, Efektivitas (lanjutan) 2015 Ekonomis, Efisiensi, Efektivitas (lanjutan) Efektivitas (effectiveness) menekankan hasil aktual dari dampak atau kekuatan untuk menghasilkan dampak tertentu. Sesuatu bisa jadi efektif tetapi tidak efisien atau ekonomis. Program untuk membuat sistem menjadi lebih efisien atau ekonomis juga bisa menjadi lebih efektif. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015 UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA

Ekonomis, Efisiensi, Efektivitas (lanjutan) Suatu sistem pemrosesan data mungkin efektif dalam menghasilkan dokumen yang akurat dan baik, tetapi perjalanan dokumen dari meja ke meja mungkin tidak efisien karena melibatkan penelusuran yang tidak perlu. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur Tujuan (objective) adalah apa yang ingin dicapai. Prosedur (procedure) adalah teknik-teknik yang diterapkan untuk mencapai tujuan. Auditor internal memiliki seperangkat tujuan dan prosedur yang berbeda dalam pekerjaan mereka. Tercakup didalamnya tujuan dan prosedur operasi serta tujuan dan prosedur audit. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur (lanjutan) Periklanan. Periklanan biasanya berhubungan dengan agen periklanan. Agen akan menagih biaya iklan ditambah komisi. Tujuan audit : mengaudit catatan dan prosedur operasi yang dimiliki agen. Prosedur operasi lainnya seperti pembuatan anggaran iklan, pemilihan media yang tepat, atau penetapan kontrol keuangan. Pelepasan aktiva. Dengan menelaah persetujuan tertulis yang diberikan orang yang bertanggung jawab atas pelepasan tersebut, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan atau menentukan apakah pelepasan mengikuti prosedur yang ditetapkan akan memenuhi tujuan audit. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur (lanjutan) Kontribusi Medis Karyawan. Salah satu tujuan audit bisa berupa penentuan validitas pengurangan gaji karyawan untuk kontribusi opsi asuransi kesehatan. Prosedur audit untuk menentukan apakah pengurangan gaji didukung formulir otorisasi tertulis merupakan prosedur yang cepat dan relevan. Perlindungan lingkungan dan alat tanda bahaya. Seorang auditor internal ingin menentukan apakah alat tersebut dipasang dan beroperasi dengan layak. Prosedur audit yang mungkin menarik, tetapi tidak relevan, adalah memeriksa dokumen spesifikasi alat tanda bahaya dari arsistek, memeriksa faktur pembayaran alat tersebut, atau melakukan tanya jawab dengan pegawai keamanan pabrik. Satu-satunya prosedur yang akan memberikan keyakinan tentang pemasangan dan operasi alat tersebut adalah pengamatan penempatan alat dan melakukan uji langsung. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur (lanjutan) Persediaan.Tujuan auditnya adalah menentukan apakah persediaan telah disajikan dengan benar. Beberapa prosedur audit mungkin relevan tetapi tidak efektif, seperti mendapatkan pernyataan dari manajemen, atau membuat flowchart siklus persediaan, atau melakukan wawancara dengan karyawan. Prosedur yang efektif adalah melakukan atau menelaah persediaan fisik dan mendapatkan penilaian dari ahli Pembelian tanah.Tujuan auditnya adalah untuk memverifikasi kepemilikan legal atas tanah yang akan di beli. Pemeriksaan atas akta kepemilikan merupakan prosedur yang menarik tetapi tidak menyeluruh karena dokumen-dokumen tersebut mungkin sudah di ganti. Cara yang lebih meyakinkan untuk menentukan kepemilikan sah tanah tersebut adalah dengan memeriksa catatan terbaru atas tanah di kantor pengadilan lokal dan penilaian dari ahli. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur (lanjutan) Utang. Misalkan sedang dilakukan audit untuk kemungkinan kelebihan pembayaran utang. Berdasarkan sistem yang ada, pembayaran dilakukan berdasarkan perbandingan dokumen pembelian, penerimaan, dan penagihan. Kadang-kadang terjadi pembayaran parsial. Gaji. Misalkan tujuan audit adalah menentukan pembebanan biaya gaji. Prosedur audit yang bisa diterapkan misalnya : memeriksa kartu waktu kerja untuk melihat apakah ada persetujuan supervisor, atau membandingkan pembebanan biaya gaji dengan jam standar. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur (lanjutan) Penetapan harga. Untuk menentukan apakah terjadi ketidaktepatan dalam variasi tingkat keuntungan yang diterapkan pada produk di antara masing- masing pelanggan, prosedur yang tepat untuk itu adalah menentukan bahwa semua harga ditetapkan dengan objektif dan diikuti analisis biaya. Produksi. Tujuan auditnya adalah untuk membantu manajemen dalam mengevaluasi efektivitas dan efisiensi proses produksi. Prosedur yang tepat untuk tujuan ini adalah membandingkan biaya aktual dengan biaya standard. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Tujuan dan Prosedur (lanjutan) Pembelian. Tujuan auditnya adalah untuk menentukan apakah suatu organisasi kelebihan membeli bahan mentah. Yang harus diperhatikan untuk kasus ini adalah menentukan apakah anggaran produksi, pesanan kerja, tingkat persediaan standar, dan jumlah pesanan ekonomis telah dikaitkan dan digunakan untuk menentukan jumlah yang akan dibeli. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Menyiapkan Program Audit Setiap operasi yang luas dengan banyak keterkaitan dan proses dapat menghabiskan waktu audit jika auditor memutuskan untuk memeriksa setiap aktivitas yang dilakukan. Tetapi program yang efektif dan ekonomis memfokuskan pada hal-hal yang menarik perhatian. Auditor internal tidak bisa dibebankan tanggung jawab untuk mencegah kekurangan, pelanggaran, atau kesalahan. Hal ini merupakan tanggung jawab manajemen. Auditor internal bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang memungkinkan atau mendorong terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Jika terjadi kecurangan atau pelanggaran, auditor internal hanya memiliki satu alasan: metode dan prosedur mereka sudah dilakukan dengan profesional dan telah dipertimbangkan untuk mengidentifikasi dan mengetahui risiko-risiko perusahaan. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Program Audit Pembelian Tujuan-tujuan manajemen operasi pembelian yang paling umum berlaku adalah mendapatkan barang atau jasa yang tepat: 1.    Dengan harga yang tepat 2.    Dengan waktu yang tepat 3.    Dengan kuantitas yang tepat 4.    Dari pemasok yang tepat Risiko-risiko administratif yang bisa ditemukan dalam survey pendahuluan adalah: -  Bagan organisasi departemen pembelian tidak disiapkan. (bisa mengakibatkan kebingungan dalam hal siapa yang bertanggung jawab untuk membeli barang atau jasa tertentu) -  Kurangnya arahan yang mencakup wewenang dan tanggung jawab departemen pembelian. (organisasi-organisasi lainnya bisa dibebani wewenang untuk berhubungan langsung dengan pemasok) -  Kurangnya petunjuk operasi departemen pembelian. (karyawan bisa bertindak sesuai keinginannya, tidak berdasarkan cara yang konsisten dan disetujui). -  Tidak ada prosedur yang mengatur wewenang untuk menandatangani penerimaan barang dan jasa. (pesanan bisa dikeluarkan untuk kepentingan sendiri atau untuk membeli barang yang salah atau jumlah yang tidak tepat). UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Program Audit Pemasaran Beberapa tujuan penting organisasi pemasaran adalah 1. Menentukan potensi pasar untuk barang dan jasa organisasi (riset pasar) 2. Menyebarkan informasi, mengembangkan perilaku yang ramah pelanggan, dan mendorong tindakan yang bermanfaat bagi organisasi (periklanan) 3. Mendorong distributor memberikan perhatian lebih ke penjualan produk organisasi dan membujuk pelanggan membeli produk-produk tersebut (promosi penjualan) UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Program Audit Komprehensif Dalam beberapa kondisi, auditor internal mungkin ingin melakukan audit kompherensif atas suatu operasi. Mungkin audit pertama kali untuk operasi membutuhkan audit untuk semua aktivitas, baik yang berisiko tinggi ataupun tidak. Program audit sesuai kondisi mungkin masih yang terbaik, tetapi fokusnya adalah pada kontrol karena risiko tidak menjadi dasar utama untuk menentukan luas dan pendekatan audit. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Program Pro Forma Program Pro Forma sangat penting dan berguna jika audit akan dilaksanakan oleh auditor-auditor yang kurang berpengalaman yang pekerjaanya harus diawasi. Program tersebut juga bermanfaat jika : 1. Jenis audit yang sama akan dilakukan di sejumlah lokasi yang berbeda 2. Informasi yang bisa dibandingkan diperlukan untuk setiap loaksi 3. Laporan serupa atau laporan konsolidasi akan dikeluarkan 4. Operasi audit yang relatif serupa Program tersebut berfokus memberikan auditor latar belakang informasi yang menunjukan tujuan-tujuan operasi dan sistem kontrol. Program tersebut sangat bermanfaat dan membantu auditor serta mampu menghasilkan semua informasi yang diperlukan untuk evaluasi komprehensif dari aktivitas yang diperiksa. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Hubungan Program dengan Laporan Akhir Langkah-langkah audit bisa jadi sia-sia jika menghasilkan informasi yang tidak akan dilaporkan. Laporan audit akhir mulai bisa dipikirkan sejak tahap penyusunan program audit. Beberapa auditor intenal merasa efisien dan akan sangat membantu bila bagian-bagian dari laporan audit mereka ditulis sesuai kemajuan audit. Dalam penugasan audit berskala besar, laporan kemajuan memberikan informasi awal bagi klien dan membuat penyusunan laporan audit akhir lebih mudah. Jika laporan audit tetap dipikirkan saat program ditulis, format program itu sendiri akan membuat kerangka laporan resmi lebih mudah disiapkan. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Mekanisme Program Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap segmen audit. Estimasi ini memang merupakan estimasi awal, tetapi membantu penanggung jawab audit dan supervisor audit mengontrol dan menelaah kemajuan kerja. Estimasi juga membantu menentukan berapa staf yang harus ditugaskan untuk audit guna menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang wajar. Penyesuaian-penyesuaian terhadap estimasi mungkin diperlukan, sesuai kemajuan audit, jika keadaan berbeda dari yang diantisipasi. Jarang sekali terjadi pembuat program audit bisa mengantisipasi setiap keadaan atau kondisi yang akan dihadapi selama audit. Dalam praktiknya, audit terus berkembang sejak program awal. Program audit seharusnya diperbarui secara periodik sesuai kemajuan audit. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Penugasan Staf untuk Audit Berskala Kecil Sebuah laporan audit biasanya ditulis oleh satu orang. Seorang penulis laporan yang baik menyiapkan kerangka sebelum menulis laporan. Kerangka tersebut merupakan program untuk laporan tertulis. Disamping itu, organisasi yang kecil sekali pun menginginkan auditor eksternal memanfaatkan hasil pekerjaan auditor internal mereka guna mengurangi biaya audit. Namun auditor ekstrenal tidak cukup menghargai auditor internal yang pekerjaan auditnya tidak terprogram dan lingkup serta tujuan auditnya tidak didefinisikan dengan baik. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Pedoman Penyiapan Program Audit Pedoman penyiapan program akan mempertimbangkan hasil-hasil dari langkah-langkah yang dilakukan selama survey. Berikut ini beberapa pedoman untuk melaksanakan langkah-langkah tersebut dan alasan-alasannya : UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Kriteria Program Audit Program audit sebaiknya mengikuti kriteria tertentu untuk mencapai tujuan tertentu untuk mencapai tujuan departemen audit internal. Misalnya : - Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dengan jelas dan setujui klien - Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang mengharuskan sebaliknya - Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan, yaitu tujuan operasi dan kontrol yang akan diuji. - Langkah-langkah kerja harus mencukupi instruksi-instruksi positif, tidak dinyatakan dalam bentuk pertanyaan. - Jika memungkinkan, program audit harus menunjukkan prioritas relatif dari langkah-langkah kerja. Jadi, bagian yang lebih penting dalam program audit akan diselesaikan dalam waktu dan batas lain yang ditentukan. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Kriteria Program Audit - Program audit sebaiknya bersifat fleksibel dan memungkinkan munculnya inisiatif dan pertimbangan yang wajar untuk menyimpang dari prosedur yang sudah ditentukan - Program audit sebaiknya bersifat fleksibel dan memungkinkan munculnya inisiatif dan pertimbangan yang wajar untuk menyimpang dari prosedur yang sudah ditetapkan atau untuk memperluas cakupan kerja. Tetapi supervisor audit harus diinformasikan segera. - Program audit jangan dipisahkan dengan bahan-bahan dari sumber yang tersedia bagi staf. - Informasi yang tidak perlu harus dihindari. - Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum dilakukan. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015