Achmad Rozi El EROY, SE.MM Meeting Problem solving Achmad Rozi El EROY, SE.MM

Pendahuluan Rapat merupakan sekelompok orang yang masing-masing memiliki tujuan yang jelas dan terarah dalam pikiran, lalu membicarakannya. Arti Penting rapat Cara tercepat menyebarkan informasi Cara terbaik bersikap kreatif dan positif Cara tepat untuk menghemat waktu Cara untuk memperlihatkan reaksi secara tegas Cara untuk mengurangi ketegangan Cara untuk menyajikan ide-ide

Jenis rapat Dari tujuannya - Rapat informatif (information meeting) - Rapat pemecahan masalah (problem solving meeting) - Rapat perundingan (negotiation meeting) Dari Sifatnya - Rapat formal - Rapat Informal - Rapat terbuka - Rapat tertutup Dari jangka waktunya - Rapat harian - Rapat mingguan - Rapat bulanan - Rapat semesteran - Rapat tahunan Dari pesertanya - Rapat internl - Rapat ekstern Dari Keanggotaan rapat terdiri dari - Ketua rapat - Moderator - Notulis - Peserta rapat

Persiapan Rapat Sebelum melakukan rapat perlu adanya suatu persiapan diantaranya agenda yaitu investigasi awal dari suatu keberhasilan rapat sehingga sekaligus sebagai pedoman teknis disamping haru sjelas, sederhana dan tersusun dengan baik. Keterkaitan agenda rapat dengan dengan rapat diantaranya: Rapat mendorong seseoran untuk menguraikan masalah Rapat mendorong untuk mengurai kembali duduk permasalahan dan membawa setiap orang memiliki pemahaman yang sama Rapat mencari jalan keluar Rapat harus sesuai dan menentukan waktu Rapat harus menyeleksi peserta

Persiapan Rapat Salah satu penghambat keberhasilan rapat dikarenakan terlalu banyaknya jumlah peserta rapat. Sehingga seleksi peserta rapat perlu dilakukan untuk tercapaianya tujuan rapat. Menghadirkan orang, waktu dan tempat yang tepat tidaklah mudah. Beberapa hal yang bisa dilakukan dinataranya: membatasi peserta (misal, maksimal 15 orang) kurangi jumlah wakil dari setiap bagian yang diundang mintalah dari setiap wakil untuk menyampaikan pendapatnya masing-masing wakil harus mendapatkan kekuasaan penuh dalam rapat tersebut

Agenda Persiapan Rapat Pola pikir yang benar dan tepat sangat diperlukan dalam mengendalikan agenda rapat. Hal yang harus diperhatikan sebagai strategi dalam pengendalian rapat adalah : » most important first (yang terutama dalah yang terpenting) » least important first (yang kurang penting dibahas lebih dahulu) » topik hanya mempengaruhi satu/dua orang » perhatikan “topik panas” letakan di akhir agenda » perhatikan perihal rutinitas dalam mencari jalan keluar » perhatikan perihal rutinitas di akhir meeting dengan cara memberikan memo Agenda

Persiapan Rapat Setelah memastikan agenda, alokasikan berapa lama masing-masing topik akan di bicarakan. Hal ini ada baiknya disampaikan kepada masing-masing peserta agar mereka memahami dan dengan sendirinya ikut berperan dalam pengawasn jalanya rapat yang efektif. Arti penting pencantuman waktu dalam agenda: » meeting sesuai dengan jalur » memberi informasi kepada semua orang bertapa berharganya waktu » secara kejiwaan membuat “topik-topik”panas menjadi “dingin” kembali » alat pemotong bila diskusi dalam rapat tidak berguna » memberikan pengendalian » memotivasi peserta

Persiapan Rapat Dalam menuliskan agenda Sebaiknya memperbaiki pola-pola agenda yang ada berpikir beberapa saat untuk alokasi masing-masing topik. Termasuk memilih dan memilah topik-topik dengan skala prioritas. Contoh: WEEKLY MEETING Waktu : Rabu/10 Januari 2007 Tempat : Meeting Room 1 Pimpinan Rapat : Bpk. Arudji No. Topik Tujuan Penanggung Waktu Jawab Pembukaan Bpk. Arudji 5” Isu nasi bungkus klarifikasi Mgr. Publik Afffairs 30” Ganti untung meredam aksi Mgr. Keuangan 30” Diskusi mencari solusi semua 60” Tutup tindak lanjut Moderator 15”

Rapat 5 (lima) teknik dalam memimpin rapat: Recognition, yaitu bagaimana membuat seseorang merasa senang, perlakukan mereka sehingga merasa anda menghargai mereka berikut opininya. Bila mereka mengetahui apa yang dikatakannya tentu mereka tidak akan berteriak Disclosure, akan tercipta apabila kita memberi mereka beberapa informasi tentang diri/lembaga/keluarga anda dengan harapan agar mereka melakukan hal yang sama. Involment, mengajak peserta terlibat atau mengusahakan untuk berpartisipasi. Emphaty, yaitu memperlihatkan pengertian anda seperti apa yang tengah lawan rasakan (bagaimana merasakan apa yang dirasakan pihak lain, bukan tentang apa yang mereka katakan) Support

Rapat Handling/Challenges Tantangan dan/atau perlawanan sangat sulit diatasi, terlebih bila kita bukan yang mengawasinya. Hal ini akan berdampak pada: o Pemborosan waktu o Agenda terhambat o Meeting tidak meghasilkan apa-apa o Diperlukan meeting lanjutan o Hubungan empati akan terganggu o Hilangnya kepercayaan terhadap pihak lain o Frustasi o Menghindari datang pada meeting berikutnya

Rapat Melakukan meeting yang tidak terkendali Bila kita mendapati meeting tidak dapat mengawasi jalannya proses komunikasi dalam rapat, maka kedua belah pihak (pimpinan dan peserta) akan bermasalah. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengantisipasi dan penyelesaiannya, adalah: o Adanya volunter (seseorang yang sukarela mengambil alih pimpinan rapat) o Lakukan beberapa catatan penting o Berikan contoh-contoh yang baik o Berikan usulan yang menyerang untuk mengambil alih. (Amos, 2000:24)

Tindakan dan hasilnya Pencatatan dari hasil sebuah meeting sangat perlu dilakukan, mengingat akan berguna bagi bukti dan histori pada meeting-meeting berikutnya. Sehingga notulen perlu dibuat. Dalam notulen setidaknya terdiri dari: 1. Judul notulen 2. Waktu dan tempat rapat 3. Tempat, tanggal, bulan dan tahun 4. Pemimpin dan Sekretaris 5. Peserta, baik yan hadir atau tidak 6. Agenda Rapat 7. Jalanya rapat 8. Tanda tangan ketua dan sekretaris rapat No Uraian PIC Personnal in Charge ESD Estimate Compliance Date Remarks

End of Slides