Contract close out Pertemuan 13 Matakuliah : S0812 – Aspek Hukum dan Manajemen Kontrak Tahun : 2008 Contract close out Pertemuan 13

TEKNIS DAN NON TEKNIS Pada tahap penutupan proyek pimpro mempunyai tugas-tugas yang bersifat teknis dan non teknis pada tahap penutupan Perencanaan dan kenyataan yg sering berbeda di waktu kegiatan proyek mulai menurun Bina Nusantara

KEGIATAN NON TEKNIS Perencanaan tersebut meliputi: Pelepasan sesuai dengan tingkat kebutuhan proyek Perencanaan penugasan hendaknya terbuka Pimpro hendaknya ikut aktif dalam perencanaan Dipilih waktu yang tepat untuk menyampaikan rencana diatas agar tidak mempengaruhi sikap mereka thd penyelesaian pekerjaan yg masih tertinggal Tugas yang bersifat non teknis mencakup masalah yang berkaitan dengan sikap, perasaan dan harapan personil proyek sebagai akibat selesainya proyek Cara yg dianjurkan adl agar pimpro menjelaskan kpd mereka hal-hal yg sebenarnya mengenai segala sesuatu yang berhubungan dgn perencanaan penugasan mereka Bina Nusantara

KEGIATAN TEKNIS Kegiatan teknis yang dihadapi pimpro dalam rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut. Menyerahkan hasil fisik proyek. Kontraktor mempersiapkan penyerahan fasilitas atau produk kepada pemilik sesuai kontrak, sedangkan pemilik menerima dan menyerahkannya kepada organisasi operasi yang ditunjuk atau dibentuknya. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi operasi. Menyusun laporan penutupan proyek, menjelaskan keberhasilan dan kekurangan kepada pimpinan perusahaan serta bahan masukan untuk proyek yang akan datang. Bagian pengadaan dan keuangan menye­lesaikan masalah klaim, warranty dan guaranty, pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan menutup buku keuangan, Membuat catatan aset dan persiapan pe­meriksaan audit. Bina Nusantara

KEGIATAN TEKNIS Pimpro dan pimpinan perusahaan induk membuat perencanaan re-assignment te­naga ahli dan personil tetap. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan konstruksi. Membersihkan barang-barang sisa proyek. Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan, dan sisa-sisa ke­perluan proyek lainnya, yang bila mungkin dapat didayagunakan kembali untuk operasi atau proyek yang lain. Tetapi yang tidak berguna lagi harus di­bersihkan dari lokasi proyek Implementasi program masa jaminan (war­ranty & guaranty). Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup, maka proyek tidak bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya. Meskipun demikian, proyek berkewajiban agar penyerahan masalah ini kpd organisasi operasi berjalan sebaik2nya, dgn memberikan data, gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tsb Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional. Bina Nusantara

BUKU PANDUAN OPERASI DAN PEMELIHARAAN Buku panduan (manual) operasi dan pemeliharaan merupakan bagian dari dokumen proyek yang harus dipersiapkan sebelum proyek ditutup. Buku ini berisi keterangan lengkap tentang bagaimana menjalankan operasi (stan­dard operating procedure) instalasi atau produk hasil proyek, dan dipersiapkan untuk menjadi pegangan bagi operator dan mekanik pemeliharaan. Buku ini menjelaskan perihal: Fungsi tiap peralatan. Sistem instrumen untuk pengendalian operasi. Prosedur start-up, operasi normal, dan operasi darurat. Petunjuk penanganan bahan kimia dan katalis untuk operasi. Petunjuk pemeliharaan. Disamping itu buku2 panduan diatas, sebelum proyek ditutup perlu diselesaikan dokumen2 sbb : Data2 teknis dan engineering Gambar engineering as-built Hasil studi dan survei Bina Nusantara

PENYERAHAN INSTALASI HASIL PROYEK Bagi proyek industri berskala besar dikenal dua tahap penyelesaian, yaitu penyelesaian fisik dan operasional. Penyelesaian operasional didahului oleh penyelesaian fisik atau mekanik. Adapun penyerahan kepada pemilik dapat dilakukan secara bertahap atau langsung. Kedua bentuk penyerahan tsb diikuti dengan penyelesaian administrasi dan keuangan sebelum proyek dapat dinyatakan selesai secara keseluruhan. Bina Nusantara

PENYERAHAN INSTALASI HASIL PROYEK a. Penyerahan Bertahap Pada penyerahan bertahap, kontraktor akan bertanggung jawab sampai pem­bangunan fisik instalasi selesai dan menyerahkannya kepada pemilik. Langkah selanjutnya, pemilik (organisasi operasi dari pemilik) melaksanakan start-up dan operasi instalasi yang baru selesai dibangun, termasuk uji kemampuan dan kinerja operasi (perfor­mance test), serta mengkaji hasil-hasilnya. Penyerahan semacam ini di Indonesia dikenal secara luas, di antaranya proyek-proyek LNG dan LPG Arun dan Bontang, serta berbagai proyek pembangunan kilang-kilang minyak. Pada umumnya, bila pemilik telah memiliki organisasi operasi yang mampu menangani operasi instalasi hasil proyek, akan memilih cara penyerahan bertahap. b. Penyerahan Langsung Di sini kontraktor bertanggung jawab di samping penyelesaian fisik, juga start-up pra­operasi yang berupa uji kemampuan dan kinerja. Maksud penyelesaian langsung adalah untuk mendapatkan penanggung jawab tunggal, dalam hal ini kontraktor, atas pelaksanaan pembangunan instalasi, dimulai sejak pemberian kontrak EPK sampai instalasi selesai operasional. Hat ini berarti instalasi telah terbukti mampu beroperasi secara lancar dan berproduksi dengan kapasitas penuh, yang ditunjukkan dalam suatu uji kemampuan sebelum diserahterimakan kepada pemilik proyek. Bina Nusantara

UJI COBA DAN SERTIFIKASI PENYELESAIAN OPERASI Uji Coba Operasi Prosedur yg mengatur pemeriksaan akhir dan uji coba praoperasi berbeda dari satu proyek-ke lain proyek, tetapi umumnya dimulai dgn permintaan dr pihak kontraktor kpd pemilik untuk melakukan pemeriksaan akhir pd bagian instalasi yg dianggap selesai Penyelesaian Fisik Setelah seluruh bagian instalasi selesai mengalami pemeriksaan akhir uji coba secara memuaskan, maka pihak pemilik mengeluarkan sertifikat yang menandai bahwa instalasi telah selesai dr segi fisik, dan pihak Pemilik kemudian menyerahkan kpd organisasi operasi untuk start-up operasi Penyelesaian Operasi Selanjutnya bila semua bagian instalasi telah siap secara fisik, maka start-up operasi sepenuhnya dapat dimulai Bina Nusantara

LAPORAN PENUTUP PROYEK Laporan penutupan proyek dipersiapkan pada akhir proyek, disusun oleh penanggung jawab proyek yang dipimpin oleh pimpro. Laporan ini memuat sejarah proyek dengan penekanan pada aspek teknis dan manajemennya, menjelaskan apa yang telah dicapai, dan membandingkan dengan sasaran dan perencanaan yang ditetapkan semula. Bina Nusantara

LAPORAN PENUTUP PROYEK Maksud dan Tujuan adalah memberikan keterangan dan bahan pemikiran untuk dikaji dan digunakan untuk proyek yang akan datang. Menimba pengalaman kemudian dipisahkan mana yang perlu dicontoh dan mana yang harus dihindari. Dengan demikian laporan ini minimal harus memuat: Masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf tentang aspek pengelolaan proyek. Umpan balik bagi bidang teknik khususnya dan bidang-bidang lain pada umum­nya, mengenai kinerja yang berurusan dengan peranannya dalam penyelenggaraan proyek. Hal-hal lain yang bersifat khusus, seperti kondisi lokasi, tenaga kerja, transportasi, dan lain-lain. Kesulitan, hambatan yang dialami selama siklus proyek. Bina Nusantara

LAPORAN PENUTUP PROYEK Materi Laporan Untuk tujuan di atas materi laporan perlu mencakup butir-butir sebagai berikut: Uraian perihal pendekatan aspek mana­jemen dan organisasi yang telah dilakukan, keputusan-keputusan strategis yang telah diambil, serta pemilihan alternatif dan dampaknya pada implementasi fisik. Se­perti misalnya dipilih bentuk organisasi matriks padahal kesiapan sikap personil ternyata tidak mendukung. Aspek manajemen, yaitu pengalaman­Pengalaman yang berkaitan dengan usaha­usaha koordinasi dan integrasi antara pe­serta proyek, seperti kontraktor, suplier atau pemasok, konsultan, dan bidang­bidang fungsional internal organisasi. Prestasi atau kinerja aspek teknis. Terma­suk kategori ini adalah jadwal biaya dan mutu antara rencana dan kenyataan yang dicapai, dan keterangan singkat penyebab­nya. Kinerja aspek administrasi, termasuk ke­uangan, administrasi kontrak, kepegawai­an, perburuhan, dan lain-lain. Bina Nusantara

LAPORAN PENUTUP PROYEK Materi Laporan Untuk tujuan di atas materi laporan perlu mencakup butir-butir sebagai berikut: Uraian perihal pendekatan aspek mana­jemen dan organisasi yang telah dilakukan, keputusan-keputusan strategis yang telah diambil, serta pemilihan alternatif dan dampaknya pada implementasi fisik. Se­perti misalnya dipilih bentuk organisasi matriks padahal kesiapan sikap personil ternyata tidak mendukung. Aspek manajemen, yaitu pengalaman­Pengalaman yang berkaitan dengan usaha­usaha koordinasi dan integrasi antara pe­serta proyek, seperti kontraktor, suplier atau pemasok, konsultan, dan bidang­bidang fungsional internal organisasi. Prestasi atau kinerja aspek teknis. Terma­suk kategori ini adalah jadwal biaya dan mutu antara rencana dan kenyataan yang dicapai, dan keterangan singkat penyebab­nya. Kinerja aspek administrasi, termasuk keuangan, administrasi kontrak, kepegawai­an, perburuhan, dan lain-lain. Bina Nusantara

LAPORAN PENUTUP PROYEK Di samping itu, materi laporan hendaknya juga menyinggung rincian masalah-masalah yang spesifik seperti: Terbitnya change order yang diakibatkan oleh kurang tepatnya pekerjaan desain en­gineering, ataupun kurang tepatnya pasok­an barang oleh suplier atau rework oleh su­bkontraktor. Evaluasi kinerja peralatan-peralatan utama. Persoalan yang ditimbulkan oleh kurang tepatnya atau kurang lengkapnya pasal­pasal kontrak EPK. Laporan penutupan proyek disamping diala­matkan kepada pimpinan perusahan atau corporate planner, juga diberikan kepada semua kepala bidang yang berperan dalam pengem­bangan dan implementasi proyek. Bina Nusantara