TUTORIAL TATAP MUKA ASIP4102 SEJARAH KEARSIPAN

Tujuan Instruksional Umum Setelah mengikuti tutorial ini, mahasiswa diharapkan dapat menjelaskan sejarah kearsipan secara universal, baik dari segi teoritis, teknis maupun hukum

PERTEMUAN KE-8

Tujuan Instruksional Khusus Menjelaskan kebijakan kearsipan nasional Menjelaskan pengembangan sistem kearsipan Menjelaskan implementasi sistem kearsipan pola baru Pokok Bahasan Kebijakan kearsipan nasional Pengembangan sistem kearsipan Implementasi sistem kearsipan pola baru

SISTEM KEARSIPAN ERA INDONESIA MERDEKA Kebijakan Kearsipan Nasional Kebijakan kearsipan nasional mengarah pada 2 hal : Arsip sebagai sumber informasi harus dapat mendukung pelaksanaan kegiatan suatu organisasi atau instansi. Arsip sebagai sumber informasi merupakan memori kolektif suatu bangsa, sehingga kebijakan kearsipan nasional mencakup pengembangan manajemen kearsipan dinamis, statis secara menyeluruh dan berkesinambungan  

Pengembangan Sistem Kearsipan Sistem Filing : suatu sistem bagaimana mengatur susunan arsip- arsip secara sistematis sehingga mudah ditemukan secara cepat dan tepat Buku Agenda dan nomor agenda Dalam penerapan sistem kearsipan, terdapat beberapa kendala yang terkait dengan penggunaan buku agenda yaitu : Penggunaan nomor ganda yang semula bertujuan untuk memberikan ciri khas arspip jarang dugunakan dalam penataan arsip karena terlalu ruwetnya. Penggunaan buku agenda yang tujannya sebagai penentu koleksi/ atau penentuan kembali arsip-arsip secara cepat dan tepat, ternyata banyak kendala dalam penerapannya karena no agenda/ no surat cukup rumit dan tidak ada ciri- ciri untuk mengingat Tidak semua arsip baik yang diterima atau dikirim dicatat seluruhnya secara benar dalam buku agenda  

Pemindahan , Penyusustan/Pemusnahan Arsip Tujuan pemindahan dan pemusnahan arsip : Penghematan ruang dan biaya Penghematan waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang dipinjam

Implementasai Sistem Kearsipan Pola Baru Klasifikasi dan kode Klasifikasi merupakan penggolongan arsip secara logis dan sistematis sebagi dasar pemberkasan (Klasifikasi fisik dan klasifikasi masalah  Kode merupakan bagian dari klasifikasi yang menjadi tanda pengenal masalah. Syarat kode : singkat dan jelas, mudah dipahami dan diingat, mudah dibaca dan sederhana dalam penulisan. Kode dapat berupa : angka, huruf, gabungan angka dan huruf  

Implementasai Sistem Kearsipan Pola Baru Indeks Indeks berfungsi sebagai tanda pengenal harus mempunyai syarat : Singkat , jelas dan mudah diingat Harus berupa kata benda atau yang memberi pengertian kebendaan Harus berasal dari surat Penentuannya harus berorientasi pada kebutuhan pemakai Harus dapat diklasifikasikan dalam pola klasifikasi sehingga diketahui tempat penyimpanannya.  

Implementasai Sistem Kearsipan Pola Baru Penyusutan dan pemusnahan merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara sbb : Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga negara atau pemerintahan Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku Menyerahkan arsip statis oleh unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI Manfaat penyusutan arsip sebagai berikut : Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi sehingga informasinya dapat digunakan secara optimal untuk kepentingan oprasional instansi ybs. Effisiensi dalam hal penggunaan ruang penyimpanan dan dana Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder yang harus diserahkan ke ANRI  

Terima Kasih