Pertemuan ke 6 Mail merge dan amplop

Mail merge Mail merge(surat massal) adalah fasilitas komputer untuk mengirimkan surat kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat,yang membutuhkan dua buah file(file dokumen dan dengan file data(source data) dalam menyelesaikan surat massal Membuat file data (source data) Klik tab Maillings dan pilih star mail merge Pilih dan klik tab (step by step mail merge wizard kemudian tampil task pane mail merge di sebelah Pilih dan klik letter pada perintah select document type kemudian next starting document Pilih dan klik use the current document pada perintah select starting document. Klik tombol next select recepient

Membuat file data lanjutan pilih dan klik tombol type a new list pada perintah select recepient Klik (create…) pada perintah type a new list sehingga tampil jendela new addres list. klik tombol customize column Klik tombol save sehingga tampil jendela mail

FILE DATA (SOURCE DATA) NAMA ALAMAT KOTA KODE POS ARIF BUDIMAN JL JENDRAL SUDIRMAN NO 5 JAKARTA 10001 UNIKOM BANDUNG HAMKA SATRIA JL SOEKARNO HATTA NO 67 40554 DIAH SUSILAWATI JL JENDRAL AHMAD YANI NO 106 BOGOR 20114 HUSEN SASRAWIJAWAYA JL TEUKU UMAR NO 345 JAKARTA SELATAN 34567

Membuat file dokumen( main document) File dokumen adalah file induk dimana kita akan menyisipkan file data source nya, file dokumen hanya membuat dokumen seperti format biasa. Dijendela task pane sebelumnya, pada kotak jendela mail merge klik next write your

Menyisipkan field pada dokumen Letakkan kursor dibawah teks Kepada Yth Di jendela task pane sebelah kanan, klik more item Pada kotak pilihan fields,pilih nama, klik insert sehingga muncul tampilan <<nama>> Perhatikan <<nama>>, <<alamat>>, <<kota>> dan <<kode pos>> tidak ditulis manual tapi secara otomatis.

Menampilkan merge data Untuk menampilkan data lengkap antara file dokumen dan file data nya , lakukan langkah sebagai berikut : klik next preview your letter untuk melihat data berikutnya klik tombol >> sedangkan melihat data sebelumnya adalah klik tombol << Dengan menggunakan preview result,sedang kan untuk pindah data gunakan toolbar goto record

Membuat amplop dan labels Didalam microsoft word selain membuat mail merge juga menyediakan fasilitas dalam membuat dan mencetak amplop dengan berbagai ukuran Klik tab mailing kemudian pilih envelops Pilih ukuran amplop yang diinginkan Tuliskan alamat pengirim dan tujuan pengirim