KANTOR DAN KEPALA KANTOR By Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.

Kantor dalam bahasa Belanda mempunyai arti berbeda dengan bahasa Inggris. Kantoor (Belanda) berarti: ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya. Biro, atau tempat kedudukan dari pada suatu pimpinan pada suatu administrasi. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Office (Inggris) berarti: Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function) Jabatan Markas atau ruang dimana seorang dan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya. Jasa pelayanan Tugas pekerjaan, komposisi dari pada urusan-urusan tertentu. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Tempat kedudukan dan kerja seseorang. Office (Inggris) atau kantoor (Belanda) pada pokoknya mencakup 3 pengertian utama yang menjadi satu, yaitu: Tempat kedudukan dan kerja seseorang. Jabatan daripada kedudukan seseorang. Tugas pekerjaan dari pada kedudukan seseorang.

Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Tempat terdiri atas ruangan-ruangan, perabot dan equipment. Staf personil terdiri atas berbagai macam personil dan berbagai macam kecakapan, keahlian dan kemampuan yang diperlukan untuk office operation (operasi ketatausahaan). Operasi ketatausahaan terdiri atas berbagai macam yang satu sama lain berhubungan, yang mempunyai ciri atau sifat yang khas.

Kantor dipimpin oleh seorang penanggung jawab yang disebut kepala kantor/office manager. Kepala kantor adalah setiap orang yang membantu seorang pemimpin dalam penyelenggaraan tata usahanya. Setiap manager adalah sekaligus juga merupakan kepala kantor.

Siapakah yang dapat dinamakan office manager? Setiap office manager tidak berdiri sendiri, tidak berkedudukan independen, melainkan menjalankan sesuatu untuk membantu seorang pemimpin organisasi atau pemimpin unit (kesatuan) organisasi yang cukup besar, yakni khusus dalam hal information handling walaupun setiap manajer atau kepala sebenarnya juga merupakan office manager sebagai salah satu fungsi atau perannya, disamping fungsi-fungsi manajer lainnya.