PERLENGKAPAN PERKANTORAN By Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.

Penggolongan Perbekalan tata usaha kantor: Barang lembaran : kertas tik, karbon, bekas. Barang bentuk lainnya: lem, aret penghapus, tinta. Alat tulis: potlot, pulpen, cap nomor. Alat keperluan lainnya: Alat pencabut, jepitan kawat, mistar, bantalan cap. Mesin perkantoran: mesin tik, mesin hitung, mesin stensil. Perabotan perkantoran: meja, lemari, peti besi. Perlengkapan lainnya: lampu, permadani, kipas angin.

Perlengkapan tata usaha meliputi baik barang yang awet pakai maupun benda yang habis pakai. Barang Awet pakai ialah bahwa barang itu tahan lama dalam pemakaiannya, walaupun pada akhirnya karena pemakaian terus menerus yang sangat lama bisa juga rusa.karet penghapus. Barang habis pakai tidak selalu berarti bahwa benda itu menjadi musnah atau habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya, melainkan dapat juga berarti bahwa setelah sesuatu benda dipakai maka benda itu tidak dapat dipakai lagi untuk kedua kalinya.

Benda-benda keperluan tata usaha yang habis dalam pemakaiannya disebut Office Suplies (bekal tata usaha). Benda-benda yang khusus dipakai tulis menulis disebut statiinery (keperluan tulis menulis)

Menurut Leffingwell dan Robinson setiap meja tulis hendaklah dilengkapi dengan standard perlengkapan tata usaha yang terdiri dari: baki-baki surat (desk trays) Tanggalan meja (desk calendar ) Garisan (ruler) Pena-pena (pens) Potlot-potlot (Pencils) Potlot warna (colored pencils) Penghapus potlot (eraser) Kertas isap (blotters) Gunting (shears)

Penjepret kawat (stapler ) Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for clips) Bak untuk jarum-jarum (tray for pins) Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands) Berkas-berkas jepitan (binders) Cap tanggalan (band matter) Bantal cap (stamp pad) Blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis menulis (stationery requisitions) Kertas untuk coret-coretan (scratch paper)

Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic atau secara kimiawi. Misalnya: Mesin ketik (typewriter) Mesin dikte (dictating machine) Mesin hitung (calculating machine) Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment) mesin pengganda warkat (duplicator/copier) Mesin komunikasi (communication equipment)

Perabotan kantor yang paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor ialah meja tulis dan kursi. Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sbb: Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai yang memakainya. Permukaan hendaknya tidak berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberi warna muda dan terang. Luas meja tidak terlampau berlebihan.

Meja tulis untuk setiap karyawan berukuran 120 x 70 cm, kecuali untuk pelaksanaan pekerjaan khusus. Dalam pemakaiannya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja itu perlu disediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai masing-masing selebar minimum 40 cm, atau bila kamar kerja luas dapat disediakan 60 cm. Sedangkan ruang untuk kursi tempat duduk pegawai ke arah belakang punggungnya diperlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm.

Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripegawai biasa, yaitu 130 x 80 cm atau 150 x 90 cm. Untuk mengatasi kesempitan ruang, para ahli perabot kantor di luar negri , menciptakan meja berbentuk L. Meja bentyuk L ini dapat memberikan ruang kerja yang lebih luas dan sekaligus dapat dipakai pada saat yang sama untuk melakukan 2 macam pekerjaan.

Tinggi meja pada umumnya 72 cm, tapi untuk meja yang khusus dipergunakan untuk mengetik tingginya harus kurang 10 cm dari tinggi yang umum itu. Untuk bekerja 2 pegawai yang tugasnya bertalian sangat erat dapat disediakan meja kerja berbentuk huruf Z. Hal ini memungkinkan kerjasama yang sangat erat dan mencegah salah seorang pegawai mondar mandir menuju meja rekannya, dan meja bentuk Z ini menghemat luas lantai.

Untuk pejabat pimpinan yang banyak membaca warat sebaiknya kursi kerjanya berlengan, agar tangan mendapat penyangga sehingga tidak lekas letih. Tapi untuk para pegawai yang banyak mengetik, menulis, melakukan hubungan ian kemari lengan kursi dapat menjadi rintangan yang akan mengurangi pekerjaan atau kelincahan kerjanya.

Menurut Prof Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat sbb: Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya Kursi itu dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu

Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tepi depan dari tempat duduk itu hendaknya mempunyai bentuk yang bulat. Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan.