BENTUK-BENTUK KEGIATAN/HUBUNGAN DENGAN MEDIA (PERS)

Salah satu strategi media relations yang tepat digunakan untuk membantu hubungan baik dengan media adalah strategi media relations dengan menggunakan Reciprocity Model. Beberapa ciri dalam model hubungan ini: Hubungan yang dibangun memiliki tujuan untuk menciptakan suatu perdamaian Dalam hubungan ini setiap orang memiliki kebebasan Kebenaran menjadi satu hal yang sangat dihargai dalam hubungan in Kekeluargaan menjadi dasar dalam membangun hubungan antara PR dengan institusi media dan wartawan maupun dengan pekerja media Masing-masing anggota dalam interaksi yang terjadi memiliki kesadaran untuk mengoreksi kesalahan mereka sendiri. Hubungan yang terjalin adalah hubungan yang saling menguntungkan antara satu pihak dengan pihak lain dalam nuansa altruism (semangat untuk membantu dan mementingkan kepentingan orang lain) Hubungan dilakukan secara sukarela. Dalam hubungan ini, masing-masing anggota memperlakukan orang lain seperti orang lain memperlakukan mereka Hubungan dilakukan dalam tindakan, tingkah laku, atau perasaan Dalam model hubungan Reciprocy ini, ada dua fenomena yang sangat memengaruhi, yaitu rasa terima kasih dan menirukan.

Keberhasilan strategi Reciprocity Model ditunjang dengan berbagai kegiatan, secara garis besar, dibagi menjadi dua; acara-acara media relations (event) dan kepenulisan (tulisan) media relations (Sarah Silver, 2003 : 25): Press releases; Press conferences; Press calls; Media briefing; Media events (luncheons, a local fair you sponsor); Radio, television, newspaper, and magazine interviews; Radio talk shows; Appearances on radio and television talk shows; Development of your organization's own radio or television program; Meeting with editors; Placing opinion pieces in the local newspaper; Letters to the editor of the local newspaper; Press kit; Public service announcements; In-house publications, Newsletters; Electronic communications; Banners; Websites

Berbeda dengan Sarah Silver, Frank Jefkins menyebutkan ada tiga jenis acara- acara Pers. Ketiga jenis acara pers tersebut: konferensi pers (press conferences), resepsi pers (pers reception), dan kunjungan pers (facility pers) Konferensi pers (Press conferences). Merupakan sebuah pertemuan para jurnalistik yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan topik-topik yang sedang hangat dibicarakan. Bisa juga konferensi pers dilakukan oleh perusahaan untuk menjelaskan permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan kepada jurnalis. Resepsi pers (Press reception) Merupakan acara kumpul-kumpul para jurnalis dalam kondisi yang santai dan menyenangkan. Acara ini biasanya dilakukan secara informal dalam satu acara yang sudah direncanakan dan lebih terorganisasi. Dalam acara resepsi pers ini, para pemburu berita diundang untuk meliput suatu acara, mendengarkan keterangan-keterangan resmi, atau sekadar bercakap-cakap dengan tujuan supaya terbangun kedekatan antara pemburu berita ini dengan pihak perusahaan atau organisasi yang berperan sebagai penyelenggara acara ini. Acara ini biasanya disertai dengan jamuan, baik jamuan makan siang maupun jamuan makan malam. Di beberapa perusahaan atau organisasi, resepsi pers ini biasanya dilakukan secara rutin satu bulan sekali atau setengah tahun sekali.

Kunjungan pers (Facility Pers) Untuk memperjelas berita yang dibuat, sering kali sebuah perusahaan atau organisasi mengundang wartawan atau pekerja media untuk mengunjungi perusahaan atau organisasi mereka. OIeh karena itu, tidak jarang pekerja media ini kemudian melakukan kunjungan ke pabrik, menghadiri acara pembukaan kantor baru, yang kemudian disusul dengan peninjauan bersama atau acara demonstrasi pabrik baru. Acara ini biasanya juga disertai dengan fasilitas transportasi, jamuan, selingan ramah tanralr, dan terkadang akomodasi menginap satu malam (apabila tempatnya di luar kota, mengunjungi tempat wisata yang baru dlibuka oleh perusahaan). Press Calls Kegiatan yang dilakukan oleh seorang praktisi PR untuk menyampaikan suatu informasi atau berita kepada pekerja media dengan menggunakan telepon.  Media Briefing Media briefing merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seorang PR untuk memberikan penjelasan singkat kepada para jurnalis sebelum suatu kegiatan dilakukan. Tujuannya, supaya seriap wartawan yang terlibat dalam acara tersebut mengetahui tata cara dan aturan-aturan yang berlaku selama acara itu dilakukan, dengan harapan supaya kegiatan peliputan yang dilakukan oleh wartawan tidak mengganggu acara yang diadakan.

Media Events Adalah kegiatan dengan mengundang media massa ketika perusahaan menjadi sponsor dalam launching suaru produk.  Radio, Television, Newspaper, and Magazine Interviews Media massa melakukan interviu dengan narasumber dari perusahaan tersebut tentang suatu topik atau permasalahan yang hangat saat ini. Radio Talk Shows and Television Talk Shows Diskusi interaktif yang diadakan media dengan narasumber dari perusahaan. Development of' your Organization's Own Radio or Television Program Meeting with Editors Bertemu dengan editor menjadi satu hal penting. Sayangnya, kegiatan ini sering kali kurang mendapat perhatian. Saat bertemu dan berdiskusi dengan editor, seorng PR akan mengerti tema dan topik yang sedang dibahas di media massa. Praktisi PR juga dapat mengetahui aturan menulis dan 'selera' menulis di media massa tersebut. Berikutnya menciptakan hubungan yang lebih dekat dengan editor dan institusi media .

Kepenulisan dalam Media Relations Press Releases Warren K. Agee dkk memberikan definisi tentang Pers Release: “A press release is a piece of news written by organization whose activities it describes” Press release merupakan sebuah berita yang disusun oleh sebuah organisasi yang menggambarkan kegiatannya. Menurut Jefkin, sebuah release bukan sekadar tulisan dalam bentuk tulisan pers, tetapi bisa juga dalam bentuk artikel dan foto-foto captions yang memiliki nilai berita yang tinggi. Placing Opinion Pieces in the Local Newspaper Merupakan kegiatan dengan menempatkan opini-opini dari pihak perusahaan atau organisasi yang menjadi bagian dari kegiatan media relations pada surat kabar lokal yang ada di daerah tersebur. Tujuannya adalah untuk membangun opini positif masyarakat tentang organisasi.  Letters to the Editor of the Local Newspaper Membuat surat atau tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada editor merupakan satu kegiatan yang dapat dilakukan oleh Public Relations. Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk membuat publisitas. Publisitas dapat dilakukan oleh Public Relations dengan menggunakan banyak cara, mulai dari membuat release, membuat opini, memberikan masukan ke editor, hingga membuat surat pembaca.

Public Service Announcements Bentuk tulisan lain adalah pemberitahuan-pemberitahuan layanan public. Pemberitahuan-pemberitahuan layanan publik me'rupakan bentuk tanggung jawab sosial suatu perusahaan kcpada masyarakat. I n -house Pu blications, Newsletters Kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh seorang PR bukan hanya komunikasi eksternal, tetapi juga komunikasi internal seperti membuat in-house publications; house journal, newsletters. Electronic Communications Dengan perkembangan teknologi komunikasi ini, kegiatan media relations bisa dilakukan dengan menggunakan media elektronik, termasuk internet; e-mail , publisitas dengan menggunakan media internet, memasang iklan pada media internet, menggunakan media sosial. Banners Banners merupakan media komunikasi tertulis yang dapat dilakukan untuk memublikasikan perusahaan atau organisasi tempat PR berada. Websites

KONFERENSI PERS Salah satu kegiatan media relations yang paling sering dilakukan oleh PR adalah konferensi pers. Keberhasilan konferensi pers sangat dipengaruhi oleh banyak hal, salah satunya adalah persiapan dalam melakukannya. Sarah Silver dalam A Media Relations Handbook for Non-Governmental Orga-nizations mengemukakan bahwa penyelenggaraan konferensi pers harus diatur dengan dua alasan : lnformasi yang ingin dikomunikasikan oleh PR adalah sesuatu yang sangat kompleks sehingga perlu didiskusikan dan diklarifikasikan. Public Relations secara terus-menerus merasa ingin mendramatisasi berita yang dia buat. Konferensi pers adalah sebuah kesempatan yang dimiliki seorang PR untuk menyampaikan kebenaran dari berita yang bisa dia sampaikan dalam bentuk laporan berita. Sebagai contoh, seorang PR harus memberikan respons yang sangat cepat untuk sebuah berira yang dimuat oleh media massa dan dapat menyampaikan berita kepada media yang tidak dapat dijangkau satu per satu.

MERENCANAKAN KONFERENSI FERS Perencanaan konferensi Pers sangat terganTung pada kompleksitas event pers yang akan dibuat serta waktu yang sudah diagihkan. Pemberitahuan tertulis dari pers dapat mengambil beberapa bentuk. Daftar yang disarankan untuk sebuah konferensi pers harus berisi tentang siapa, apa, di mana, dan kapan tentang event yang akan dilakukan. Daftar tersebut harus dikirim dengan menggunakan e-mail sekitar 5 sampai 7 hari kerja sebclumnya. Pers release sangar dibutuhkan untuk melengkapi konferensi pers. Pers release perlu dipersiapkan dan disebarkan pada saat konferensi pers. Supaya penyelenggaraan konferensi pers dapat berhasil, ada beberapa hal yang perlu PR: 1. Kontak media. Sekitar dua atau tiga hari sebelum konferensi pers, seorang PR Relations harus merencanakan untuk menghubungi sumber-sumber berita yang potensial untuk dapat meng-cover kegiatan yang akan dibuatnya dengan tujuan untuk menjelaskan materi-materi yang akan disampaikan. Supaya informasi yang berasal dari seorang PR bisa cepat sampai ke sumber-sumber berita maka seorang PR harus menyerahkannya dengan menggunakan email. Praktisi PR juga harus menghubungi wartawan dengan menggunakan e-mail, telepon, ataupun dengan fax minimal 48 jam sebelum kegiatan tersebut dilakukan.

2. Format. Menyediakan tempat yang sangat nyaman dalam suatu konferensi pers untuk mendukung topik dari konferensi pers itu sendiri menjadi satu hal yang sangar penting. Contohnya, ketika konferensi pers pada bulan Ramadan, artis-artis bisa mengadakan konferensi pers di rumah yatim piatu atau di pengajian-pengajian. 3. Visual. Dengan visualisasi, konferensi pers menjadi lebih menarik. Kegiatan konferensi pers ini bisa dimulai dengan mem-blow-up logo, menampilkannya di atas podium. Pastikan logo ditempatkan di dekat mikrofon. Jika PR mempunyai video klip atau slogan, moto atau logo, maka mereka bisa membuat salinannya dan membagikannya kepada pihak media massa. Editor biasanya lebih suka membuat kesimpulan untuk meng-co ver event yang dilakukan oleh PR jika ada cerita visual yang ditampilkan. 4. Waktu. Umumnya konferensi pers antara pukul 10.00 - 11.00 siang atau antara pukul 13.30 - 15.00. Jika seorang PR akan mengadakan konferensi pers sebelum pukul 09.00 atau sesudah pukul 15.00 maka berisiko kehilangan kesempatan bertemu dengan pihak media karena waktunya dead-line bagi wartawan. Pada jam-jam itu wartawan harus membuat berita, melaporkan apa yang mereka dapat di lapangan. PR harus mencoba membatasi konferensi pers antara 30 - 45 menit atau paling lama 1 jam..

5. Pembicara. Batasi jumlah pembicara supaya wartawan memiliki waktu cukup umtuk mengajukan pertanyaan. Batasi pembicaranya sekitar 2 atau 3 orang dan pilihlah dua diantaranya untuk menjawab pertanyaan yang diajukan wartawan. Jika seorang PR memiliki topik yang akan dibicarakan dalam konferensi pers, maka gunakan narasumber yang representative. Jangan lupa membawa dan mendistribusikan release, termasuk di dalamnya press kit. Pembicara harus bisa menjawab pertanyaan. 6. Pres Kit. Press kit terdiri dari alat-alat yang dibutuhkan dalam konferensi pers yang meliputi berita dan pesan-pesan yang akan disampaikan. Press kit akan digunakan oleh para wartawan untuk meng-cover konferensi dan orang-orang yang tidak terlihat dalam acara tsb. Press kit meliputi: Pernyataan pembicara konferensi pers yang menjadi kepala berita dalam tulisan tersebut. Pers release. Deskripsi tentang pertanyaan-pertanyaan yang ditujukan pada kebijakan yang dibuat Penambahan kontak pers pada kasus tersebut Pengesahaan dari orang-orang yang berkompeten dan organisasi lain. Tampilan logo dan identitas dari sponsor dalam konferensi pers yang dituliskan dalam latar belakangnya  

7. Follow up. Untuk melakukan follow up, ada beberapa hal yang harus dimiliki oleh seorang PR. Ia harus memiliki lembar tanda tangan dari para wartawan yang datang dalam konferensi pers yang diadakan. Cek dalam daftar tentang identitas wartawan dan media yang tidak tertarik dengan konferensi pers tersebut. Jka memungkinkan, antarkan press kit itu kepa-da mereka secara langsung, kemudian tindaklanjuti dalam waktu yang singkat dengan menelepon waftawan atau editor secara khusus. Sering kali, tipe follow up ini dapat meningkatkan ulasan berita rentang event tersebut atau menstimulasikan penambahan berita. 8. Evaluasi. Evaluasi sangat penting untuk me-review apakah konferensi pers itu berjalan dengan baik dan bermanfaat. Buatlah jadwal sebuah evaluasi dengan staf kunci secepat untuk mendiskusikan pengaturan event sebagai cara untuk melihat reaksi para peserta konferensi pers melalui pertanyaan mereka, apakah mereka mengulas event tersebut atau justru mencela. Sesi evaluasi ini menjadi satu kesempatan untuk melihat cara yang lebih efektif yang dapat diterapkan pada konferensi pers berikutnya.  

Konferensi pers (Press conference) Wisata pers (Press tour) BENTUK KEGIATAN/HUBUNGAN DENGAN MEDIA MASSA (PERS) DAPAT DISIMPULKAN DALAM BENTUK: Kontak resmi : 1. Dpt dikontrol (under controlling) oleh pihak humas krn pengendalian berita sepenuhya di pihak hms; 2. Publikasi pemberitaan tidak menyimpang jauh dari tema pembicaraan dan tujuan yg disiapkan humas. Kontak tidak resmi Pemberitaan/publikasi tdk dpt dikontrol penuh oleh humas karena yg mempunyai inisiatif membuat dan mengendalikan berita adalah pers Kontak resmi Konferensi pers (Press conference) Wisata pers (Press tour) Resepsi pers (Press reception) & Press Gathering Taklimat Pers (Press briefing)

Konferensi pers (Press conference) Pertemuan resmi dengan pers yang telah ditetapkan waktu,tempat, temanya Pejabat humas bertindak sebagai narasumber Wartawan diundang secara resmi & didaftar sebagai peserta Wisata pers (Press tour) Wartawan diundang untuk berkunjung ke suatu tempat pada event khusus untuk meliput secara langsung kegiatan tsb. Contoh : Kunjungan dinas bersama pejabat tinggi negara untuk meliput berbagai kegiatan Resepsi pers (Press reception) & Press Gathering Jamuan pers bersifat sosial untuk mengikat tali silahturahmi. Contoh : Buka puasa bersama, Natal bersama, pertandingan olahraga,dll Taklimat Pers (Press briefing) Bentuk jumpa pers resmi yang diselenggarakan secara periodik tertentu, pada awal/akhir bulanan atau tahunan oleh pihak humas atau pimpinan peusahaan, dan pejabat tinggi instansi bersangkutan

Kontak tidak resmi Keterangan Pers (Press statement). Pertemuan dengan pers tanpa ada undangan resmi. Wawancara pers (Press interview). Biasanya inisiatif wawancara datang dari pers.