Dra. H j. Herlina Sakawati, M.Si BAB 5 CARA KERJA SEKRETARIS OLEH: Dra. H j. Herlina Sakawati, M.Si

5.1 efesien & efektif 5.1. Biasanya istilah (efisiensi) dan efektif (efektivitas) sering tertukar, sehingga seringkali orang tidak dapat membedakannya lagi. Efektif berarti tepat sasaran, sasaran yang diinginkan dapat terwujud (tercapai) Efesien berarti tepat guna, yaitu bagaimana kita menggunakan berbagai sumber daya yang ada dengan baik sehingga akan memberikan hasil. pengertian lain dari efisien dan efektif adalah sebagai berikut: Efesien berarti mengerjakan sesuatu dengan baik / tepat (do the things right) Efektif berarti mengerjakan sesuatu yang tepat ( do the right things)

5.2 Bekerja Secara Efisien dan Efektif setelah memahami pengertian efisiensi dan efektivitas, seorang sekretaris perlu menerapkannya dalam bekerja. Sekretaris harus bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas. Seorang yang bekerja secara efisien akan mencari cara yang: Terhemat :menyangkut pemakaian biaya, bahan Tercepat : Menyangkut waktu Termudah : Menyangkut cara kerja Teringan : Menyangkut tenaga Tersingkat : Menyangkut jarak efisiensi dalam bekerja dapat dilakukan sekretaris untuk semua jenis pekerjaan kantor, baik pekerjaan besar ataupun pekerjaan yang kecil sehingga memperceoat penyelesaian tugas.

Mempelajari seluk beluk perusahaan Mempelajari pekerjaan ` agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas di kantor, maka dia perlu: Mempelajari seluk beluk perusahaan Mempelajari pekerjaan Menjalankan rencana kerja yang fleksibel Mengelola pekerjaan kecil Berfokus pada tugas Mendahulukan tugas yang sulit Rencanakan tugas berselang-seling Mengelompokkan tugas-tugas yang setara Rencanakan pekerjaan agar sekali jadi

5.3 hal-hal yang mempengaruhi efesiensi kerja sekretaris beberapa hal yang akan mempengaruhi efesiensi kerja seorang sekretaris adalah: Bentuk dan susunan kerja bentuk meja yang cocok untuk sekretaris adalah bentuk L atau U dengan letak komputer atau mesin tik di sebelah kiri dan berwarna terang seperti abu-abu, krem, biru muda atau hijau muda. Kursi Untuk Sekretaris sebaiknya Yang dapat berputar, empuk, ada sandaran tegak, tinggi kursi dapat diatur sesuai kebutuhan. Peletakan alat-alat di meja sekretaris sebaiknya yang sering dipakai, sedangkan alat-alat yang jarang dipakai simpan di laci meja

Pengaturan alat-alat di laci meja sekretaris, perlu diatur agar bisa lebih efisien Sebaiknya sekretaris ikut terjun dalam pengaturan tata letak ruangan kantor Mempunyai daya ingat yang baik merupakan salah satu dasar bekerja secara efisien

5.4 Bekerja Secara Profesional Setiap sekretaris harus mampu bekerja profesional, artinya harus memiliki pengetahuan (knowledge) yang mendalam, ditunjang kemampuan (capability), disertai attitude/ sikap, tingkah laku yang baik. Ia harus memegang teguh etika, serta mempu mengatur emosinya, sehingga akan menjadi seorang sekretaris yang: Ramah tamah ( warm welcome) Sopan santun (courtesy) Tulus dan ikhlas (sincerely goodwill) Bersahabat (freindliness)

5.4 Bekerja Secara Profesional Beberapa hal yang harus dilakukan sekretaris untuk meningkatkan profesionalismenya adalah: Meningkatkan kecerdasan mental: membangun rasa tanggung jawab tidak individualistis / egoistis memeberikan pelayanan dengan motivasi Sikap mandiri Berani mengambil resiko Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan formal melalui pendidikan non formal (kursus-kursus, pelatihan-pelatihan) On the job training (magang)

5.5. Bekerja Secara Harmonis Dengan Pimpinan Sekretaris yang ingin sukses dalam karier dan profesi sebaiknya mengikuti petunjuk cara bekerja yang harmonis dengan pimpinan yaitu: Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang disenangi pimpinan Cara menginterupsi pimpinan Menyarankan suatu ide atau menyampaikan informasi kepada pimpinan bila dimintai pendapatnya atau karena terpaksa Menyampaikan informasi kepada pimpinan tentang cara kerja yang lebih efisien Memperbaiki kesalahan pimpinan dengan cara halus dan dan bijaksana

5.5. Bekerja Secara Harmonis Dengan Pimpinan Mendapat tugas yang belum diketahui cara mengerjakannya maka jangan pernah menolak dan cari tahu cara mengerjakan tugas yang diberikan Menghadapi pimpinan yang gugp atau tidak sabar, maka jagan ikut-ikutan gugup, gesit tetapi tenang, bilah dimarahi jawablah dengan halus Pimpina n yang sulit diajak bekerja sama, maka berusaha dapat menyesuaikan diri, harus sabar dan tetap menyelesaikan pekerjaan Pimpinan yang suka menunda-nunda pekerjaan, maka jangan ikut-ikutan sifat pimpinan Berdiskusi masalah pribadi sekretaris dengan pimpinan Menerima kritik yang benar

5.6 Bekerja Sebagai Staf Paripurna Sekretaris yang profesional akan berupaya bekerja secara profesional akan berupaya bekerja secara maksimal sebagai staf paripurna. Untuk itu ciri-ciri utama staf paripurna antara lain: Sebagai pendukung Tidak mengikat Tuntas atau paripurna Prinsip-prinsip pekerjaan staf paripurna Bertanggung jawab memecahkan masalah Tidak mengembalikan masalah Tidak bertanya bagai mana Menyampaikan hasil pekerjaan paripurna Menyampaikan saran dengan alternatif

Sekian Dan Terima Kasih