Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011 MEETING MANAGEMENT Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011

Pengertian Pertemuan yang direncanakan untuk menghasilkaan suatu kesepakatan

PENGAMBILAN KEPUTUSAN MEETING MANAGEMENT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan Keputusan Studi Lingkungan Formulasi dari Representasi Masalah Penyusunan Formulasi dalam Simbol Matematik

Tujuan Pembuatan Model dalam Proses Pengambilan Keputusan Menentukan Tujuan dan asumsi dengan tegas Mengidentifikasi Variabel keputusan yang mempengaruhi tujuan Mengidentifikasi dan mencatat interaksi yang relevan antar variabel keputusan Mencatat Kendala dan nilai variabel yang diasumsikan

Spektrum Situasi Keputusan 1. Keputusan Terstruktur. Terprogram

2. Keputusan Semi Terstruktur/ Semi Terprogram

Jenis Keputusan vs Tingkatan Manajerial Top Manager Tidak Terstruktur Semi Terstruktur Middle Manager Terstruktur First-Line Manager Sumber : RHM

JENIS KONDISI MASALAH Kondisi Pasti (Certainty) Kondisi Resiko (Risk) Kondisi Tak Pasti (Uncertainty)

GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Decisive Style GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Systematic Style Flexible Style Hierarchical Style Integrative Style

SIX THINKING HATS

RAPAT YANG EFEKTIF Peraturan Rapat / Tata tertib Penanganan Acara Rapat Peran dan fungsi setiap yang terlibat Proses pengambilan keputusan

PERAN PEMIMPIN Aktivitas Sebelum Rapat Peranan Saat Rapat Berlangsung Aktivitas Pasca Rapat

Aktivitas Pemimpin Rapat Sebelum Rapat Merumuskan Tujuan dan Sasaran Rapat Menetukan Agenda Rapat yang Jelas Menentukan Jadwal yang Jelas Mengirim Agenda Kepada Peserta Mengirim Informasi Pendukung Mempersiapkan Laporan Rapat

Peranan Saat Rapat Berlangsung-1 Memulai Rapat Tepat Waktu Pastikan Kehadiran peserta Sah untuk Mengambil Kesepakatan (Quorum) Meninjau Ulang Agenda Rapat Mengontrol jalannya rapat agar pembicaraan tetap terfokus pada masalah Peserta Untuk Aktif dalam Rapat (Partisipasi)

Peranan Pemimpin Rapat-2 Mengemukakan masalah yang akan dibahas secara jelas Memberikan kesempatan seadil-adilnya kepada peserta untuk memberikan pemikiran pada masalah yang dibahas. Menetralisir keadaan jika pembicaraan telah mengarah kepada konflik Melakuakan pendekatan agar konflik tersebut dapat diselesaikan. Memancing peserta untuk tetap berminat kepada jalannya persidangan Menjaga agar pembicaraan terus maju

Peranan Saat Rapat Berlangsung-3 Mengarahkan untuk mengambil keputusan Menyimpulkan keputusan Membuat Rencana Aksi (follow up) Merancang agenda untuk pertemuan berikut Mengevaluasi Jalannya Rapat

Aktivitas Pasca Rapat Mendistribusikan Notulen/Risalah Rapat Mengarsip Keseluruhan Dokumen Rapat Mengontrol Pelaksanaan Keputusan Rapat

BEBERAPA MASALAH DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT Menyudahi Rapat Tepat Waktu Tidak dapat membuat Keputusan Peserta yang dominan Peserta yanng pasif Keputusan yang dimentahkan kembali Berkutat pada masalah spele bukan yang utama Ketidak hadiran orang yang berperan  

Peranan Peserta Rapat Aktif memberikan kontribusi pemikiran Mengemukakan pendapat seijin pemimpin rapat Berpendapat dgn tepat, tegas dan penuh retorik Berpendapat secara meyakinkan Mengengar pendapat orang lain dengan penuh perhatian Memotong pembicaraan atau menyanggah dengan sopan dan bijaksana Semua proses harus seijin pimpinan rapat. Berusaha untuk memahami pandangan orang lain.

BEBERAPA PETUNJUK PRAKTIS Clarifying aims and purposes Creating an actionable agenda Allotting time for topics Getting started on time Ending on time Agree on ground rules Assigning key meeting roles Creating a visual record Evaluating your meetings periodically

HAL-HAL YANG PERLU DIHINDARI Kehadiran yang tidak perlu Kurang Persiapan Taktik yang buruk Komunikasi yang tidak efektif Masalah-masalah pribadi Kesalahan prosedural

Most meetings need people playing four roles Leader convenes the meeting Facilitator keeps discussion and decision-making process moving along Recorder takes notes on paper, laptop or on flip charts Timekeeper reminds leader when time almost up for a given item.

PENUTUP Rapat yang efektif diukur pencapain target dari rapat tersebut Keberhasilan ditentukan oleh pemimipin dan partisipasi anggota Peranan Pemimpin mulai dari persipan, pelaksanaan sampai monitor hasil keputusan Kemampuan mengelola rapat akan menghasilkan keputusan yang produktif, efektif dan implementatif