PERKANTORAN MODERN

KANTOR Kantoor (Belanda): Ruang/kamar kerja Markas Biro Instansi,badan,jawatan,pers. Office (Inggris) : Kewajiban tugas,duty, task, function Jabatan( tanure of official position) Markas/ gedung ( Quarter ) Jasa layanan (kind help, Service ) Tugas pekerjaan ( duties ) TEMPAT/RUANG (statis) PROSES (dinamis) SARANA (fungsional) Copyright @ Purwadi HP. 2005. Allright reserved. LAB PRODUKSI MEDIA PENDIDIKAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI DEPDIKNAS 2005

PENGERTIAN KANTOR 1.Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan 2. Proses penyelenggaraan kegiatan 3. Secara fungsional sbg tempat berkumpulnya pejabat dan staf melakukan kegiatan yang sifatnya administratif Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan,digerakkan semua sumber daya yang terlibat, perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya

MANAJEMEN PERKANTORAN Arthur Gregor : “ Office management is the fuction of administering the communication and record service of an organization”. William Leffingwell & Edwin Robinson : “Office management as fuction , is the branch of the art and science which is concerned with the efficient performance of office works, whenever and wherever the work is to be done” Hal Nourse : “… office management in the broader sense might embrace, not onlythe generally accepted service function, but also the arise of functional control administrative direction of most clerical and paperworks”. Edwin Robinson :” Office management is concerned with the direction and supervision of office work “.

PEKERJAAN KANTOR Terry, OFFICE MANAGEMENT AND CONTROL,1966 : -” Office management...as the planning, controlling ,and organizing of office works, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives . It deals with the life cycle of business information and retention ,if of permanent value, of destruction if obsolete” “ Office works includes verbal transmission of information and producing of written record and report ” - perencanaan,pengorganisasian,penggerakan - pengendalian,pengwasan,pengarahan - pelaksanaan yg efisien - tata penyelengaraan DATA/ INFORMASI ttg semua sumber daya

ADMINISTRASI KESELURUHAN ( SISTEM) PROSES KEGIA- TAN USAHA BERSAMA YANG DILAKUKAN OLEH DUA ORANG ATAU LEBIH UNTUK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN: Manajemen (dinamis ; merencanakan, melaksanakan, menggerakkan,mengawasi) Organisasi : ( statis: wadah, berkumpulnya orang mengerjakan sesuatu pekerjaan)

MANAJEMEN PERKANTORAN KESELURUHAN PROSES KERJA SAMA ANTARA DUA ORG. ATAU LEBIH YANG DIDASARKAN ATAS RASIONALITAS TERTENTU UNT. MENCAPAI TUJUAN DALAM PERKANTORAN ADMINISTRASI = MANAJEMEN OFFICE ADMINISTRATION = OFFICE MANAGEMENT

KANTOR MODERN KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA : Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Hubungannya dgn perkantoran : Punya bangunan dan tata ruang yg baik Perlengkapan ,alat/perabot yg tepat Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin,akuntabel Bekerja analitis,sistematis, rational, terbuka dan demokratis Memiliki sikap ,cara berpikir,bertindak sesuai perk. jaman Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif,efisien,produktif Mendasarkan atas sistem informasi ( information based organz.) Computer based ?

LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL Perencanaan : merencanakan secara benar Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar Imbalan : Imbalan yg sesuai : kndisi kerja,kesehatan, pengembangan diri, gaji

9 PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN Komarudin : Membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan Tata ruang kantor Mesin dan perlengkapan Kajian gerak dan waktu (Time and motion study) Sistem dan prosedur kantor Sitem manajemen arsip/naskah Hubungan kepegawaian , melalui analisis pekerjaan , diklat Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan

SIFAT PEKERJAAN PERKANTORAN MENYUSUP KE SEMUA BIDANG DENGAN KEGIATAN MEMBANTU, MELAYANI, MEMUDAHKAN ,MELANCARKAN PERAN 1. Menunjang tugas pokok dan tugas penunjang yg lain 2. Menunjang tugas pimpinan 3. Peran utama : menjediakan data dan informasi

PENCAPAIAN TUJUAN PERKANTORAN TUGAS POKOK Kegiatan pokok organisasi, kegiatan penunjang lainnya tidak mungkin terlepas dari kegiatan perkantoran karena semua pengolahan data/informasi dilakukan pada unit perkantoran.

KEGIATAN PENUNJANG PIMPINAN 1 2 3 4 UNIT LINI/TUGAS POKOK SEKRETARIAT UNIT PENUNJANG UNIT PERKANTORAN 1 2 3 4 1 2 3 4 UNIT LINI/TUGAS POKOK

LINGKUP PEKERJAAN KANTOR OFFICE POLICY & PHYSICAL CONDITION LAYOUT & EQUIPMENT & WORK STATION INPUT M OUTPUT CHAIR & DESK MACHINES SPACE UTILIZATION ENVIRONMENT REGULATION