RESEPSIONIS PERUSAHAAN

RESEPSIONIS??

Resepsionis adalah penerima tamu pada suatu perusahaan Tugas: Menyiapkan buku tamu dan formulir tamu Membuat daftar janji temu Mengatur ruang tunggu dan ruang resepsionis Mengelola file tamu

Jenis-jenis Tamu Tamu dengan perjanjian Tamu tanpa perjanjian Tamu relasi pimpinan Tamu instansi pemerintah Tamu pegawai sendiri Tamu yang ingin membeli barang Tamu yang meminta sumbangan Tamu yang menawarkan barang Tamu luar negeri Tamu keluarga pimpinan

BUKU TAMU DAN FORMULIR TAMU

Buku tamu adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua tamu-tamu yang datang berkunjung ke organisasi yang bersangkutan

Contoh format buku tamu: No. Hari/Tanggal Nama Alamat Keperluan Jam Tanda Tangan Ket.

Formulir tamu adalah formulir yang akan diisi oleh setiap tamu yang berkunjung ke suatu organisasi

Ruang Tunggu Resepsionis

T E L E P O N

Bahasa Yunani tele = jauh phone = bunyi Pesawat atau alat penerima getaran bunyi dari jarak jauh

Alat komunikasi untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat dan bersifat komunikasi tidak langsung, sebab antara komunikator dan komunikan tidak bertatap muka, tetapi lewat perantaraan pesawat telepon.

MACAM-MACAM TELEPON

Ditinjau dari peletakannya Telepon meja (tablephone) Telepon dinding (wallphone) Telepon mobil, kapal, atau pesawat

Ditinjau dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan Satu jalur telepon (singleline telephone) Telepon dengan banyak tombol (multibutton telephone) Hunting system Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone)

Ditinjau dari segi jarak jangkauannya Hubungan lokal (setempat) Hubungan interlokal Hubungan internasional

Etika Bertelepon Jangan mulai dengan kata HALO

Etika Bertelepon Jangan gunakan telepon untuk kepentingan pribadi

Etika Bertelepon Dengarkan lawan bicara

Etika Bertelepon Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat Berbicaralah dengan tempo sedang Bila menelepon, sebutkan nama dan jabatan orang yang dituju di samping pokok pembicaraan Bila menelepon seseorang, tanyakan apakah waktunya tepat untuk berbicara

Persiapan dan Perencanaan Bertelepon Pensil Blocknote Formulir telepon Sikap duduk Tulis pesan secara terperinci Berbicara wajar

Persiapan dan Perencanaan Bertelepon Pembicaraan yang standar Waktu bicara secukupnya Laporkan pembicaraan pada pimpinan Informasi janji temu yang jelas Peletakan pesawat telepon Ingatkan pimpinan untuk memenuhi pesan-pesan telepon

Handling Telepon Internal Segera angkat saat telepon berdering (jangan sampai deringnya lebih dari 3x) Siapkan buku catatan dan alat tulis

Berikan salam kepada penelepon Jika penelepon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan ada, maka penelepon diminta menunggu sebentar untuk transfer hubungan Catat pada lembar formulir penerimaan telepon jika penelepon ingin meninggalkan pesan Ucapkan terima kasih sebelum menutup telepon

Handling Telepon Eksternal Persiapkan: nomor telepon, informasi, catatan Cara menelepon keluar (dengan/tanpa operator)