Management (knowedge area #4) pertemuan 5: Project Cost Management (knowedge area #4)

Pentingnya Project Cost Management Proyek TI memiliki catatan yang buruk dalam memenuhi anggaran biaya yang telah ditetapkan Rata-rata cost overrun menurut penelitian CHAOS di tahun 1995 mencapai 189% dari estimasi yang ada; turun sampai 145% di tahun 2001 Di tahun 1995, biaya proyek TI yang dibatalkan di US lebih dari $81 milyar

Apa itu Project Cost Management? Biaya adalah sumberdaya yang dipunyai atau yang habis untuk memperoleh tujuan tertentu atau sesuatu yang memberikan peningkatan dalam tukar-menukar (mis. pembelian barang) Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah Project cost management meliputi proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek bisa diselesai sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.

Proses-proses Project Cost Management Mengestimasi biaya (cost estimating): pengembangan pendekatan biaya dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas-aktifitas proyek Menganggarkan biaya (Cost budgeting): mengumpulkan estimasi biaya setiap aktifitas atau sekelompok pekerjaan untuk menetapkan baseline biaya Mengendalikan biaya (Cost Control): faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terciptanya cost variance dan pengendalian perubahan pada anggaran proyek

Mengestimasi Biaya Mengestimasi biaya pada semua sumberdaya yang akan dipakai dilakukan saat estimasi biaya aktifitas (activity cost estimate), yang mencakup labor/pekerja, material, peralatan, servis, fasilitas, teknologi informasi, cadangan untuk inflasi, biaya cadangan untuk peristiwa yang tak terduga Juga penting untuk pengembangan rencana manajemen biaya (cost management plan) yang mendiskipsikan bagaimana cost variance akan dikelola di suatu proyek

Teknik dan Sarana Estimasi Biaya Tiga teknik dan sarana dasar untuk mengestimasi biaya: Analogous atau top-down: menggunakan biaya aktual sebelumnya pada proyek sejenis sebagai dasar untuk estimasi baru atau analisis penawaran vendor Bottom-up: estimasi setiap item pekerjaan di tingkat terendah secara detail dan menjumlahnya sehingga diperoleh total estimasi Parametric: memakai statistik yang menghubungkan antara data historis dan variabel lain (cost rate, line of code, etc) untuk menghitung estimasi biaya.

Menganggarkan Biaya Anggaran biaya memerlukan alokasi perkiraan biaya proyek (project cost estimate) pada setiap item pekerjaan dan penetapan cost baseline Cost baseline adalah aspek waktu pada anggaran yang digunakan sebagai dasar untuk mengukur, mengawasi dan mengendalikan keseluruhan biaya pelaksanaan proyek

Mengendalikan Biaya Mengendalikan biaya proyek adalah proses untuk menentukan alasan terjadinya perbedaan, besarnya perbedaan dan memutuskan aksi perbaikan yang dibutuhkan jika terjadi perbedaan. Earned Value Management (EVM) merupakan sarana penting untuk pengendalian biaya

Earned Value Management (EVM) EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan data scope, time dan cost Dari rencana original plus perubahan yang telah disetujui (given a baseline), Anda dapat menentukan bagaimana sebaiknya proyek dapat mencapai tujuannya Anda harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk menggunakan EVM Anda harus memasukkan status tanggal informasi

Term di Earned Value Management Planed Value (PV), secara formal disebut Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS), disebut juga budget, yaitu sebagian dari persetujuan total estimasi biaya yang direncanakan untuk membiayai aktifitas selama periode yang telah ditetapkan. Actual Cost (AC), secara formal disebut Actual Cost of Work Performed (ACWP), yaitu total dari biaya langsung atau tidak langsung yang timbul dalam melaksanakan pekerjaan aktifitas selama periode yang telah ditetapkan. Earned Value (EV), secara formal disebut Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), yaitu persentase dari pekerjaan aktual yang telah diselesaikan dikalikan dengan nilai yang direncanakan Estimate to Completion (ETC), secara formal disebut forecasting of the remaining budget (perkiraan sisa anggaran) dari penyelesaian proyek, Estimate at Completion (EAT), secara formal disebut projected total final budget (total keseluruhan anggaran yang diproyeksikan) dari penyelesaian proyek.

Formula-formula Earned Value Term Formula (PMBOK 2004) Budget At Completion (BAC) Total PV at completion Earned Value (EV) BAC x % complete Cost Variance (CV) EV - AC Schedule Variance (SV) EV - PV Cost Performance Index (CPI) EV/AC Schedule Performance Index (SPI) EV/PV Estimate at Completion (EAC) BAC/CPI Estimated Time to Complete Original Time Estimate/SPI

Kalkulasi Earned Value untuk Satu Aktifitas Setelah Satu Minggu PV x % complete EV - AC EV - PV EV / AC EV / PV

Aturan yang Terbalik dari Nilai EV Jumlah negatif dari biaya dan schedule variance mengindikasikan adanya masalah dalam area tersebut. Biaya proyek yang sedang berjalan lebih besar dari yang direncanakan atau pengeluarannya lebih besar dari yang direncanakan. CPI dan SPI lebih kecil dari 100% mengindikasikan adanya masalah

Contoh Grafik Earned Value

Contoh Soal EVM Sebuah proyek memiliki anggaran $9000 dan dilaksanakan dalam 9 bulan. Diasumsikan bahwa pengeluaran biaya per bulan tetap. Setelah 2 bulan, manajer proyek menyatakan bahwa 15% pekerjaan telah selesai dengan pengeluaran biaya sebesar $1500. Hitunglah Earned Value (EV), Cost Variance (CV), Schedule Variance (SV)! Hitunglah Cost Performance Index (CPI) dan Schedule Performance Index (SPI)! Hitunglah Estimate at Completion (EAC) dan Estimated Time to Complete (ETC)!

Diketahui: BAC = $9000 PV = $2000 AW = 15% AC = $1500 a. EV = 15% x $9000 = $1350 CV = $1350- $1500 = -$150 (indikasi project over budget) SV = $1350 - $2000 = -$650 (indikasi project behind schedule) b. CPI = $1350/$1500 = 0.9 SPI = $1350/$2000 = 0.675 c. EAC = $9000/0.9 = 10000 ETC = 9/0.675 = 13,333 bulan

Diagram Alir Proses Project Management Cost